Hoe u de beste tool voor projectbeheer voor online bedrijven vindt

Last Updated on mei 31, 2023 by DMEditor

Uw team is belangrijk en gevarieerd, werkt vanuit verschillende locaties en brengt unieke verzamelingen vaardigheden samen.

Uw team moet ook kunnen communiceren en samenwerken zodat taken gezamenlijk kunnen worden uitgevoerd en voltooid wanneer dat nodig is.

Het is mogelijk dat uw team niet gewend is om samen te werken, en sommige leden zijn misschien zelfs helemaal niet gewend om samen te werken.

Dit is waarom effectieve projectmanagement is zo belangrijk - het is vaak de enige manier om iedereen te laten samenwerken aan hetzelfde doel, zodat het juiste resultaat kan worden bereikt.

In dit artikel gaan we beginnen met u een paar vragen te stellen die u zullen helpen beoordelen waar uw bedrijf zich bevindt op dit moment betreffende projectmanagement.

Vervolgens zullen we het hebben over veelvoorkomende hindernissen bij projectbeheer, namelijk die welke met het juiste hulpmiddel kunnen worden opgelost.

Daarna geven we u een overzicht van hoe projectbeheertools kunnen helpen, waarna we ingaan op de belangrijkste kenmerken waarop u moet letten en ze uitsplitsen per subkenmerk.

We gaan u ook vertellen welke functies kunnen ontbreken en hoe deze nadelen van sommige tools het projectbeheer een stuk moeilijker kunnen maken.

Tot slot geven we u drie kostenspecifieke winkeltips, bespreken we snel de keuze van de populairste gereedschappen en laten we u achter met een stappenplan voor het vinden van de software die geschikt is voor jouw team.

Inzicht in de huidige staat van projectbeheer in uw bedrijf

Om de juiste projectbeheeroplossing voor uw bedrijf te kiezen, moet u weten hoe uw projectbeheerprocessen en workflows werken. nu. Beantwoord deze vragen om een beeld te schetsen van uw huidige projectmanagementsituatie:

Hoe complex zijn uw projecten?
Op welke gebieden kunnen uw teams zich verbeteren?
Welke projectmanagementstijlen gebruikt uw team?
- Bijvoorbeeld: Six Sigma, Agile Project Management Tool, Creatieve PM Team aanpak...
Wat is de typische grootte van een team?
Welke hulpmiddelen gebruikt u die geen resultaten opleveren?
Hebt u bedrijfs- of productiviteitstoepassingen die u van plan bent in de toekomst te gebruiken?

Mogelijk moet u ook samenwerken met uw IT-directeur om de technische vereisten te bepalen voor het opzetten en integreren van een nieuw projectbeheersysteem.

Gemeenschappelijke hindernissen voor projectbeheer

Er zijn een aantal hindernissen waarmee teams en projectmanagers voortdurend worden geconfronteerd, zoals:

Geografisch verspreide teams die moeilijk te betrekken of te motiveren zijn (of het nu gaat om een klein of een groot team)
Onnauwkeurigheid bij het verzamelen van eisen
Onervaren projectmanager
Onvoldoende doelen of visie
Slechte communicatie
Slechte schattingen van middelen en/of tijd per projecttaak
Projectdoelstellingen die steeds veranderen
Verspilde tijd met het zoeken naar e-mails of bijlagen

Het juiste instrument voor projectbeheer kan veel of al deze gemeenschappelijke uitdagingen helpen of oplossen.

Wat doen Project Management Tools?

Bron: Eenvoudig project

Hulpmiddelen voor projectbeheer helpen het hele team om een project van begin tot eind te doorlopen en ervoor te zorgen dat het op tijd en binnen het budget binnenkomt. Ze laten projectmanagers doelen en planningen toewijzen en taken toewijzen, waarna teamleden op een centrale plaats kunnen samenwerken aan hun taakverdeling.

Documenten en versies van documenten kunnen worden gedeeld en opgeslagen zodat iedereen toegang heeft, en ze kunnen informatie bevatten over de wijzigingen die zijn aangebracht. Projectmanagementsoftware heeft meestal een dashboard waar iedereen een overzicht van het project kan krijgen, inclusief status, prestaties en algemene voortgang.

Project management tools zijn er om het team te ondersteunen zodat ze het werk gedaan kunnen krijgen, rekening houdend met verschillende werkstijlen (of verschillende projecten) en omgevingen. Dat betekent dat teams traditioneel kunnen zijn, zoals allemaal in hetzelfde kantoorgebouw werken, of niet-traditioneel, zoals teams op afstand die vanuit internationale locaties werken.

Belangrijkste kenmerken van de beste projectbeheertools

Zonder de juiste functies in de tool die u kiest, hebt u meer tools nodig om alles te omvatten wat u nodig hebt. Wanneer teams verschillende productiviteitstools tegelijk moeten gebruiken, wordt de productiviteit beperkt in plaats van gemaximaliseerd. En omdat teamleden kiezen welke tools ze het meest gebruiken, is het bijna onmogelijk om iedereen op één lijn te krijgen en effectief te laten communiceren. Overweeg deze kernfuncties bij het zoeken naar de beste projectmanagementsoftware.

Klantenservice

Hoe ervaren u ook wordt met uw projectmanagementtool, er komt een moment dat u hulp van buitenaf nodig hebt. Persoonlijk zou ik geen enkele belangrijke zakelijke tool gebruiken zonder te weten dat er een klantenservice achter zit die me zal helpen. Idealiter heeft de software die u gebruikt twee soorten ondersteuning:

Zelfbediening, met bijvoorbeeld een uitgebreide kennisbank of een uitgebreide FAQ-sectie
Live ondersteuning via chat, e-mail of telefoon

Wanneer u experimenteert met de projectmanagementtool, bijvoorbeeld tijdens uw gratis proefperiode, geef het klantenserviceteam dan een paar uitdagingen om te zien hoe ze reageren. Zelfs als je weet dat ze je snel terugbellen of dat het een week duurt voordat ze reageren, kan dat je beslissing beïnvloeden. Als u geen extra tijd hebt om de klantenondersteuning te testen, kijk dan naar recensies om te zien hoe andere gebruikers de klantenservice van de software hebben ervaren.

Beheer van documenten

Naarmate er aan projecten wordt gewerkt, gaan teamleden documenten delen en wijzigingen aanbrengen in die documenten. Project management software laat dit allemaal gebeuren binnen een veilige, gecentraliseerde locatie. Kenmerken van documentbeheer kunnen zijn:

Mogelijkheid om bestanden te delen vanaf meerdere apparaten en meerdere projecten (of zelfs onbeperkt aantal projecten)
Een centrale bibliotheek waar alle bijlagen en uploads kunnen worden doorzocht en geraadpleegd
Bestanden vergrendelen zodat wijzigingen niet overschreven kunnen worden
Het bijhouden van actuele informatie en de mogelijkheid om te zien wat er met een document is gedaan via change tracking, documentgeschiedenis en versiebeheer.
Documenten delen binnen alle softwaretools in plaats van slechts één gebied te reserveren voor het delen van documenten (bijvoorbeeld de mogelijkheid om documenten te delen binnen communicatietools en ook op taakborden).

Project Management Platform Flexibiliteit

Hoewel flexibiliteit niet noodzakelijkerwijs een reeks hulpmiddelen binnen uw projectbeheersoftware is, is het een zeer belangrijk onderdeel van software, dat van invloed is op alles van bruikbaarheid tot schaalbaarheid. Hier zijn een paar dingen om op te letten als het gaat om flexibiliteit:

Eenvoudige opzet en projectbeheer, of het nu gaat om eenvoudige of complexe projectopzetten (met taakafhankelijkheid), en om nieuwe of routinematige projecten.
Gemakkelijk te begrijpen en intuïtieve training voor gebruikers in alle stadia, of ze nu gloednieuwe of ervaren teamleden zijn.
Gereedschap dat gemakkelijk toegankelijk is als je het nodig hebt, zonder in de weg te zitten als je het niet nodig hebt.
24 uur per dag en vanaf elk apparaat beschikbaar

Project Management App Integraties

Zelfs de beste, meest robuuste projectmanagementsoftware heeft misschien niet alle functies die u nodig hebt, of u wilt misschien dat het een aanvulling is op bepaalde tools die u al gebruikt. Als u hebt vastgesteld welke tools die u momenteel gebruikt een hulp zullen zijn in plaats van een belemmering voor de prestaties, dan zult u projectmanagementsoftware willen kiezen die soepel integreert met uw huidige processen. Hier zijn enkele voorbeelden van veel voorkomende integraties:

Kalenders: De kans is groot dat uw teamleden naast de projectmanagementkalender ook persoonlijke kalenders hebben. De mogelijkheid om beide te combineren, met name zodat de persoonlijke agenda ook werkinformatie toont, is een enorme hulp voor teamleden die veel informatie bij te houden hebben.
CRM activiteit: Wanneer gegevens worden gewijzigd in uw CRM-systeem, zoals Salesforcekan ook uw projectmanagementsoftware een melding krijgen of worden bijgewerkt. Als u bijvoorbeeld werkt aan een project voor een specifieke klant, kan zijn klantendossier onmiddellijk worden bijgewerkt met de laatste informatie.
E-mail: Voeg automatisch gefilterde e-mails toe aan de projectbeheersoftware. U zult de e-mails die het belangrijkst zijn voor het project kunnen zien en erop kunnen reageren zonder te worden afgeleid door e-mails die u op dat moment niet nodig hebt.
Sociale media: Merken moeten vaak hun sociale-mediaprofielen controleren op belangrijke merkactiviteiten, maar dit kan snel afleiden. Om de informatie te krijgen die u nodig hebt zonder in een social media-gat te vallen, zoekt u naar projectbeheersoftware die uw sociale platforms monitort en belangrijke verbintenissen binnenhaalt, zodat u snel kunt reageren.
Website activiteit: Het is vaak belangrijk voor bedrijven om op de hoogte te zijn van website-activiteiten op hoog niveau, zoals ingevulde formulieren, wanneer die plaatsvinden. Dit is vooral belangrijk voor klantenservice- en verkoopteams. Met integraties van projectbeheertools kunt u deze informatie in real-time krijgen, zodat uw team snel kan reageren.

Beheer van middelen en werklast

Het is belangrijk dat projectmanagers een duidelijk overzicht hebben van de lopende en komende werkzaamheden om de middelen en de werklast (gezamenlijk aangeduid als grondstoffenbeheer). Deze functies kunnen helpen bij het volgende:

Middelen verdelen op basis van capaciteit
De beschikbaarheid van teamleden bekijken om ze aan taken toe te wijzen
Zien welke teamleden aan welke taken werken, en bepalen wie overbelast is en wie meer werk aankan.
Werk spreiden en balanceren voor overbelaste teamleden
Werk toewijzen aan teamleden met hiaten
Projectbudgetten bijhouden om ervoor te zorgen dat ze niet worden overschreden

Een handige functie is workload self-assessment, wat betekent dat teamleden feedback kunnen geven over hun eigen workload. Dit laat de projectmanager weten of een teamlid zich comfortabel of ongemakkelijk voelt bij wat er van hem of haar wordt verwacht. Met deze informatie kan de projectmanager wijzigingen aanbrengen in het beheer en de toewijzing van middelen voordat een taak de deadline overschrijdt zonder te worden voltooid.

Toezicht en rapportage

Dankzij de controle- en rapportagefuncties, met name die in het centrale dashboard, kunnen de projectmanager en het team zien hoe alle projecten vorderen. Functies kunnen zijn:

Toegang tot een overzicht van lopende, achterstallige en komende werkzaamheden.
Aangepaste dashboards en rapporten
Metriek en real-time statistieken die grafieken, diagrammen en tijdlijnen kunnen bevatten
Bekijken hoe de voortgang van het team zich verhoudt tot het projectplan

mavenlink masterplanning

Bron: Mavenlink

Projectplanning en planning

Met functies voor projectplanning en planning in uw software voor projectbeheer kunt u doelen stellen en ook uitzoeken hoe u die zult bereiken. Functies kunnen het volgende omvatten:

Maak een projectsjabloon of gebruik reeds gemaakte sjablonen
Projectvereisten definiëren zodat elk teamlid op één lijn zit.
Stappenplannen ontwerpen voor geavanceerde werkstrategieën (agile methodologie & agile projectmanagement voor een agile team)
Mijlpalen en deadlines voor taken plannen zodat de duur duidelijk is
Gantt-diagram gebruiken om taakschema's en verwachtingen te visualiseren

Als het gaat om projectplanning en het plannen van onbeperkte projecten, overweeg dan het gebruik van een Gantt-diagram. Deze horizontale staafdiagrammen illustreren twee belangrijke elementen van een taak: de duur en de hiërarchie. Het Gantt-diagram wordt gekoppeld aan de taken op uw Kanban-bord (we hebben het hieronder over Kanban-borden) om de voortgang van het project automatisch bij te werken.

Team Gantt

Bron: Team Gantt

Beveiliging

Project management software moet veilig zijn zodat het team en alleen het team toegang heeft. Beveiligingsfuncties kunnen zijn:

Toegangscontrole op basis van rollen
Encryptie om gegevens over alle bestanden te beschermen, inclusief encryptie tijdens het vervoer en terwijl de bestanden in rust zijn
Meerdere back-ups die dagelijks worden gemaakt en versleuteld, en vervolgens worden opgeslagen op een veilige locatie
Privacycontroles voor gevoelige inhoud
Verificatie in twee stappen

Taakbeheer

Functies voor taakbeheer omvatten een reeks hulpmiddelen voor het toewijzen, organiseren en prioriteren van taken, zodat ze correct en op tijd worden uitgevoerd. Deze hulpmiddelen kunnen helpen met de volgende functies:

Teamleden automatisch informeren over activiteiten en deadlines
Kanban-borden maken met bestanden en commentaar
Taakbeheer personaliseren voor individuen
Stel deadlines voor taken, zodat teamleden weten wat er van hen wordt verwacht.
Takenlijst bijwerken met statussen die het hele team kan bekijken
Alle taken bekijken, inclusief de geplande maar niet gestarte taken, de lopende taken, de achterstallige taken en de voltooide taken.

Een ongelooflijk nuttig hulpmiddel voor taakbeheer is het online Kanban-bord, een manier om een project visueel te organiseren en te beheren. Het Kanban-bord heeft kaarten en elke kaart stelt een taak voor. De kaarten kunnen in een van de drie kolommen worden geplaatst, afhankelijk van het stadium waarin de taak zich bevindt: Gepland, Bezig of Gereed. Naarmate de taak zich door deze stadia beweegt, verplaatst de persoon die aan de taak is toegewezen de kaart naar de juiste kolom. Elke kaart kan ook een checklist met deeltaken hebben, zodat iedereen weet welke specifieke acties moeten worden ondernomen om de taak te voltooien.

Kanban bord dashboard

Bron: Taak Duif

Team Samenwerking

Dankzij functies voor teamsamenwerking kunt u samenwerken met allerlei teamleden, of het nu gaat om een intern team, een team op afstand of een externe partner. Een virtuele, allesomvattende werkplek helpt het team te plannen en samen te werken.

Marketing virtuele teamsamenwerking

Bron: Samepage

De functies voor teamsamenwerking omvatten:

Mogelijkheid om gegevens, documenten en contactgegevens te delen
Toegankelijkheid op elk apparaat, wat vooral handig is voor reizende teamleden
Kalenders die gesynchroniseerd kunnen worden met persoonlijke kalenders
Communicatiemiddelen die e-mails kunnen vervangen, zoals één-op-één chatten en real-time berichtgeving
Conversatiethreads om alle communicatie over een taak of project te centraliseren, inclusief bijlagen, opmerkingen, feedback en tags
Online vergaderingen die kunnen worden gepland en gehouden binnen de projectbeheertool
Persoonlijke takenlijsten met herinneringen om individuele teamleden op de hoogte te houden van deadlines
Visuele indicatoren die langere berichten overbodig maken, zoals "percentage voltooid"-indicatoren op taken of emoji-reacties

Als het gaat om functies voor teamsamenwerking binnen een projectbeheer-app, is de belangrijkste tool misschien wel de communicatietool. Hoewel sommige software je e-mails kan ophalen, is het voor iedereen handiger om ingebouwde communicatiemogelijkheden te hebben. Hier zijn enkele voordelen van een ingebouwde communicatietool:

Alle informatie over een project blijft binnen de virtuele ruimte, wat veel gestroomlijnder is dan al die informatie via e-mail over verschillende teamleden te verspreiden. Teamleden kunnen vragen stellen, hun ideeën en documenten delen en feedback geven.
Door een teamlid te taggen, krijgen ze in realtime een melding.
Hashtags maken het gemakkelijk voor teamleden om specifieke informatie in een thread te vinden.
Wanneer nieuwe teamleden aan boord komen, kunnen zij gemakkelijk op de hoogte geraken door de gespreksonderwerpen te lezen.

Nadelen van sommige Project Management Tools

Wanneer u beslist welke projectmanagementtool voor u geschikt is, is het nuttig om de gemeenschappelijke nadelen te kennen van de vele tools die vandaag op de markt zijn. Het zoeken naar de functies die u wilt hebben is slechts een deel van het proces - u wilt ook controleren of bepaalde functies niet onderdeel van het pakket.

Extra functies die taken bemoeilijken

Op het eerste gezicht lijkt het fantastisch dat een projectmanagementtool een functie heeft voor elk klein onderdeel van het proces van concept tot oplevering. Maar als er een tool is voor elke taak, kan dit de projectmanagementsoftware helemaal ingewikkeld maken. Niet alleen kan het uiteindelijk veel langer duren dan nodig is om taken te voltooien, maar de software zelf zal zo'n steile leercurve hebben dat het onmogelijk zal zijn om elk teamlid de software volledig onder de knie te krijgen.

Ontbrekende functies voor eenvoudige taken

Aan de andere kant van een pakket overbodige functies is het ontbreken van functies voor basale, terugkerende taken. Als uw projectmanagementtool bijvoorbeeld geen meldingsfunctie heeft, worden teamleden niet gewaarschuwd voor de mijlpalen die ze naderen of de deadlines die in zicht komen. Dit beperkt hoe goed de projectmanager met het team kan communiceren.

Gebrek aan transparantie

Wanneer statusrapporten beperkt blijven tot slechts een paar mensen in het team, is de transparantie beperkt. Teamleden hebben er baat bij te zien hoe goed een project verloopt en welke problemen moeten worden opgelost. Tenzij er een serieus of wettelijk probleem is om projectgerelateerde informatie te beperken, overweeg dan projectmanagementtools die transparantie stimuleren, zodat iedereen echt het gevoel heeft deel uit te maken van het team.

Vereist uitgebreide training om te gebruiken

De beste projectmanagementtools zijn intuïtief en gemakkelijk te gebruiken, wat betekent dat ze geen uitgebreide training in projectmanagementtechnieken vereisen. Tools die een zware leercurve hebben en veel training vereisen, zijn eerder een nadeel dan een voordeel. Als de projectmanager niet snel op stoom kan komen en ook de rest van het team niet kan begeleiden in het gebruik van de projectmanagementtool, zijn tegenslagen en mislukkingen veel waarschijnlijker.

3 snelle tips voor het kiezen van projectbeheersoftware

We hebben het gehad over de kenmerken waarmee u rekening moet houden bij het vinden van de beste projectbeheersoftware voor u, en hoewel dat het belangrijkste deel van uw zoekproces zal zijn, wilden we u niet laten gaan zonder nog een paar winkeltips te geven, met name in verband met de prijs.

Graaf in hun prijsmodellen. De standaardprijs kan nog maar het begin zijn. Vaak heeft deze software extra prijzen voor elk team of gebruiker met het betaalde plan, wat snel kan oplopen. Zelfs gratis project management software aanbiedingen zijn zelden zonder verplichtingen of resource management beperkingen.
Let goed op de functies die in de verschillende prijsklassen worden aangeboden. De basisfuncties zijn misschien niet genoeg voor uw team.
Zoek uit hoeveel klantenondersteuning u gratis krijgt versus welke soorten ondersteuning u moet betalen.. De kennisbank en bepaalde supporttickets kunnen bijvoorbeeld gratis zijn, maar voor training moet u betalen.

Een opmerking over populariteit

Er zijn een heleboel instrumenten voor projectbeheer waaruit u kunt kiezen, en uw opties beperken kan aanvoelen als een eindeloze cyclus van onderzoek en notities maken. Hoewel wij u nooit willen ontmoedigen om met een nieuwkomer in zee te gaan die echt een prachtig pakket projectbeheerprogramma's heeft, vinden wij dat de populairdere keuzes de veiligste keuze zijn.

De producten die het populairst zijn, zijn populair om een reden - ze hebben een geweldige staat van dienst bij klanten en ze hebben in wezen de norm gesteld als het gaat om functies. De oplossingen waar vraag naar is, zijn in trek omdat ze zo goed werken. Hoewel deze tools misschien niet de juiste softwareoplossing voor u zijn, zijn ze een goede plek om te beginnen.

Volgende stappen

Nu u uw huidige workflow voor projectbeheer onder de knie hebt en weet welke functies u wel en niet wilt, is het tijd om die kennis toe te passen. Maak een checklist met uw huidige en toekomstige eisen, inclusief de functies die u nodig hebt.

Noteer ook welke functies u zou willen maar die niet noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld, welke functies u liever zou hebben maar waarvoor u niet extra wilt betalen). Het is ook nuttig om te bepalen waar u graag ruilt omwille van de functionaliteit (welke functie zou u opgeven om er een andere voor in de plaats te hebben).

Hier zijn andere gerelateerde artikelen die u wellicht wilt lezen om de beste projectmanagementtools voor uw organisatie te vinden:

De digitale handelaar

Hoe vindt u de beste tool voor projectbeheer voor online bedrijven?