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Comment trouver le meilleur outil de gestion de projet pour les affaires en ligne

Comment trouver le meilleur outil de gestion de projet pour les entreprises en ligne.

Dernière mise à jour le 22 octobre 2022 par DMEditor

Votre équipe est importante et variée, elle travaille dans des endroits différents et rassemble des compétences uniques.

Votre équipe doit également être capable de communiquer et de collaborer. afin que les tâches puissent être travaillées ensemble et achevées au moment voulu.

Il est possible que votre équipe n'ait pas l'habitude de travailler ensemble, et que certains membres n'aient même pas l'habitude de collaborer du tout.

C'est pourquoi l'efficacité gestion de projet est si important - c'est souvent le seul moyen d'amener tout le monde à travailler ensemble vers le même objectif afin d'obtenir le bon résultat.

Dans cet article, nous allons commencer par vous poser quelques questions qui vous aideront à évaluer la situation de votre entreprise. à l'heure actuelle concernant la gestion de projet.

Ensuite, nous aborderons les obstacles courants de la gestion de projet, à savoir ceux qui peuvent être résolus avec le bon outil.

Ensuite, nous vous donnerons un aperçu de l'utilité des outils de gestion de projet, puis nous nous plongerons dans les fonctionnalités de base à rechercher et les décomposerons en sous-fonctionnalités.

Nous allons également vous parler des fonctionnalités qui peuvent manquer et vous expliquer comment les inconvénients de certains outils peuvent rendre la gestion de projet beaucoup plus difficile.

Pour finir, nous vous donnerons trois conseils d'achat en fonction des coûts, nous vous parlerons rapidement du choix des outils les plus populaires et nous vous laisserons avec un plan de match pour trouver l'outil le plus adapté à vos besoins. logiciel qui convient à votre équipe.

Comprendre l'état actuel de la gestion de projet dans votre entreprise

Afin de choisir la bonne solution de gestion de projet pour votre entreprise, vous devez savoir comment fonctionnent vos processus et flux de travail en matière de gestion de projet. maintenant. Répondez à ces questions pour dresser un tableau de votre situation actuelle en matière de gestion de projet :

  • Quelle est la complexité de vos projets ?
  • Dans quels domaines vos équipes peuvent-elles s'améliorer ?
  • Quels sont les styles de gestion de projet utilisés par votre équipe ?
    • Par exemple: Six Sigma, outil de gestion de projet Agile, approche créative de l'équipe PM...
  • Quelle est la taille typique d'une équipe ?
  • Quels sont les outils que vous utilisez et qui ne donnent pas de résultats ?
  • Avez-vous des applications professionnelles ou de productivité que vous comptez utiliser à l'avenir ?

Vous devrez peut-être aussi faire équipe avec votre directeur informatique pour déterminer les exigences techniques de la mise en place et de l'intégration d'un nouveau système de gestion de projet.

Obstacles communs à la gestion de projet

Les équipes et les chefs de projet sont confrontés en permanence à un certain nombre d'obstacles, dont les suivants

  • Des équipes géographiquement dispersées qui sont difficiles à engager ou à motiver (qu'il s'agisse d'une petite ou d'une grande équipe).
  • Imprécision lors de la collecte des exigences
  • Un chef de projet inexpérimenté
  • Objectifs ou vision insuffisants
  • Une mauvaise communication
  • Mauvaises estimations des ressources et/ou du temps par tâche du projet
  • Des objectifs de projet qui changent constamment
  • Perte de temps à rechercher des e-mails ou des pièces jointes

Le bon outil de gestion de projet peut aider ou résoudre un grand nombre de ces problèmes courants, voire tous.

Que font les outils de gestion de projet ?

diagramme de gantt de projet facile

Source : Projet facile

Les outils de gestion de projet aident l'ensemble de l'équipe à suivre un projet du début à la fin, tout en veillant à ce qu'il soit réalisé dans les délais et dans le respect du budget. Ils permettent aux chefs de projet d'assigner des objectifs, des calendriers et des tâches, puis aux membres de l'équipe de collaborer dans un endroit centralisé pour l'attribution de leurs tâches.

Les documents et les versions de documents peuvent être partagés et stockés pour que tout le monde puisse y accéder, et ils peuvent inclure des informations sur les modifications qui ont été apportées. Les logiciels de gestion de projet sont généralement dotés d'un tableau de bord permettant à chacun d'avoir une vue d'ensemble du projet, notamment de son statut, de ses performances et de son avancement global.

Les outils de gestion de projet sont là pour soutenir l'équipe afin qu'elle puisse accomplir son travail, en tenant compte des différents styles de travail (ou des différents projets) et des environnements. Cela signifie que les équipes peuvent être traditionnelles, comme celles qui travaillent toutes dans le même immeuble de bureaux, ou non traditionnelles, comme les équipes à distance travaillant depuis des sites internationaux.

Caractéristiques principales des meilleurs outils de gestion de projet

Si l'outil que vous choisissez n'offre pas les bonnes fonctionnalités, il vous faudra d'autres outils pour englober tout ce dont vous avez besoin. Lorsque les équipes doivent utiliser plusieurs outils de productivité à la fois, la productivité finit par être limitée au lieu d'être maximisée. De plus, comme les membres de l'équipe choisissent les outils qu'ils utilisent le plus, il est presque impossible de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et communique efficacement. Tenez compte de ces caractéristiques essentielles lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de gestion de projet.

Service à la clientèle

Quelle que soit l'expérience que vous acquérez avec votre outil de gestion de projet, il arrivera un moment où vous aurez besoin d'une aide extérieure. Personnellement, je n'utiliserais pas un outil commercial important sans savoir qu'il y a un service clientèle derrière qui m'aidera. Idéalement, le logiciel que vous choisirez offrira deux types d'assistance :

  • Le libre-service, qui peut comprendre une base de connaissances riche ou une longue section de FAQ.
  • Assistance en direct par chat, courriel ou téléphone

Lorsque vous expérimentez l'outil de gestion de projet, par exemple pendant votre période d'essai gratuite, lancez quelques défis à l'équipe de support client pour voir comment elle réagit. Le fait de savoir qu'ils vous répondent rapidement ou qu'ils mettent une semaine à vous répondre peut avoir un impact sur votre décision. Si vous n'avez pas le temps de tester le support client, consultez les avis pour voir comment les autres utilisateurs ont vécu le service client du logiciel.

Gestion des documents

Au fur et à mesure que l'on travaille sur des projets, les membres de l'équipe vont partager des documents et apporter des modifications à ces documents. Les logiciels de gestion de projet permettent de réaliser tout cela dans un endroit sécurisé et centralisé. Les caractéristiques de la gestion de documents peuvent inclure :

  • Possibilité de partager des fichiers à partir de plusieurs appareils et de plusieurs projets (ou même un nombre illimité de projets)
  • Une bibliothèque centrale où toutes les pièces jointes et tous les téléchargements peuvent être recherchés et consultés.
  • Verrouillage des fichiers afin que les modifications ne puissent pas être écrasées.
  • Maintien d'informations à jour et possibilité de voir ce qui a été fait sur un document grâce au suivi des modifications, à l'historique des documents et à la gestion des versions.
  • Partager des documents dans tous les outils du logiciel au lieu de ne consacrer qu'une seule zone au partage de documents (par exemple, pouvoir partager des documents dans les outils de communication et également sur les tableaux de tâches).

Flexibilité de la plateforme de gestion de projet

Bien que la flexibilité ne soit pas nécessairement un ensemble d'outils au sein de votre logiciel de gestion de projet, il s'agit d'un composant très important du logiciel, qui affecte tout, de la convivialité à l'évolutivité. Voici quelques éléments auxquels il faut prêter attention en termes de flexibilité :

  • Une configuration et une gestion de projet faciles, que le projet et les tâches soient des configurations de projet simples ou complexes (avec dépendance des tâches), et qu'il s'agisse de projets nouveaux ou de routine.
  • Une formation facile à comprendre et intuitive pour les utilisateurs à tous les stades, qu'il s'agisse de nouveaux membres de l'équipe ou de vétérans.
  • Des outils facilement accessibles lorsque vous en avez besoin et qui ne vous gênent pas lorsque vous n'en avez pas besoin.
  • Disponibilité 24 heures sur 24 et à partir de n'importe quel appareil

Intégrations des applications de gestion de projet

Même le meilleur et le plus robuste des logiciels de gestion de projet n'a peut-être pas toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, ou vous souhaitez peut-être qu'il soit un complément à certains outils que vous utilisez déjà. Si vous avez déterminé les outils que vous utilisez actuellement et qui seront une aide plutôt qu'un obstacle à la performance, alors vous voudrez choisir un logiciel de gestion de projet qui s'intègre en douceur à vos processus actuels. Voici quelques exemples d'intégrations courantes :

  • Les calendriers : Il y a de fortes chances que les membres de votre équipe aient des calendriers personnels en plus du calendrier de gestion de projet. La possibilité de combiner les deux, notamment pour que le calendrier personnel affiche également les informations relatives au travail, est une aide précieuse pour les membres de l'équipe qui ont beaucoup d'informations à gérer.
  • Activité CRM : Lorsque des données sont modifiées dans votre système de CRM, par exemple SalesforceSi vous travaillez sur un projet, votre logiciel de gestion de projet peut recevoir une notification ou être mis à jour également. Par exemple, si vous travaillez sur un projet pour un client spécifique, sa fiche client peut être immédiatement mise à jour avec les dernières informations.
  • Courriel : Ajoutez automatiquement les e-mails filtrés dans le logiciel de gestion de projet. Vous pourrez voir et réagir aux courriels les plus importants pour le projet sans vous laisser distraire par des courriels dont vous n'avez pas besoin pour le moment.
  • Les médias sociaux : Les marques doivent souvent surveiller leurs profils de médias sociaux pour détecter les activités importantes de la marque, mais cela peut rapidement devenir une source de distraction. Pour obtenir les informations dont vous avez besoin sans tomber dans le piège des médias sociaux, recherchez un logiciel de gestion de projet qui surveille vos plateformes sociales et repère les engagements importants pour vous permettre de réagir rapidement.
  • Activité du site Web : Il est souvent important pour les entreprises de connaître l'activité de haut niveau du site Web, comme les formulaires remplis, lorsqu'elle se produit. Ceci est particulièrement important pour les équipes de support client et de vente. Grâce à l'intégration des outils de gestion de projet, vous pouvez obtenir ces informations en temps réel afin que votre équipe puisse réagir rapidement.

Gestion des ressources et de la charge de travail

Il est important pour les chefs de projet d'avoir une vue d'ensemble claire des travaux en cours et à venir afin de gérer avec précision les ressources et la charge de travail (collectivement appelés gestion des ressources). Ces fonctions peuvent vous aider dans les domaines suivants :

  • Distribuer les ressources en fonction des capacités
  • Visualiser la disponibilité des membres de l'équipe afin de les affecter à des tâches
  • Voir quels membres de l'équipe travaillent sur quelles tâches, et déterminer qui est surchargé et qui peut assumer davantage de travail.
  • Répartir et équilibrer le travail pour les membres de l'équipe surchargés.
  • Attribuer le travail aux membres de l'équipe qui ont des lacunes
  • Suivez les budgets des projets pour vous assurer que vous ne les dépassez pas.

Une fonction utile est l'auto-évaluation de la charge de travail, ce qui signifie que les membres de l'équipe peuvent donner leur avis sur leur propre charge de travail. Cela permet au chef de projet de savoir si un membre de l'équipe est à l'aise ou non avec ce que l'on attend de lui. En disposant de ces informations, le chef de projet peut apporter des modifications à la gestion et à l'affectation des ressources avant qu'une tâche ne dépasse la date limite sans être achevée.

Suivi et rapports

Les fonctions de suivi et de rapport, notamment celles du tableau de bord central, permettent au chef de projet et à l'équipe de voir comment tous les projets progressent. Les fonctionnalités peuvent inclure :

  • Accédez à un condensé qui donne un aperçu des travaux en cours, en retard et à venir.
  • Tableaux de bord et rapports personnalisés
  • Métriques et statistiques en temps réel pouvant inclure des tableaux, des graphiques et des chronologies
  • Voir comment les progrès de l'équipe sont liés au plan du projet.

mavenlink master planning

Source : Mavenlink

Planification et ordonnancement des projets

Grâce aux fonctions de planification et de programmation de votre logiciel de gestion de projet, vous pouvez fixer des objectifs et déterminer comment les atteindre. Les fonctionnalités peuvent inclure les éléments suivants :

  • Créez un modèle de projet ou utilisez des modèles déjà créés
  • Définir les exigences du projet afin que chaque membre de l'équipe soit sur la même longueur d'onde.
  • Concevoir des feuilles de route pour des stratégies de travail avancées (méthodologie agile & gestion de projet agile pour une équipe agile)
  • Planifiez les étapes et les échéances des tâches pour que la durée soit claire.
  • Utiliser le diagramme de Gantt pour visualiser le calendrier des tâches et les attentes.

Lorsqu'il s'agit de planifier et de programmer des projets illimités, pensez à utiliser un diagramme de Gantt. Ces diagrammes à barres horizontales illustrent deux éléments importants d'une tâche : la durée et la hiérarchie. Le diagramme de Gantt se connectera aux tâches qui se trouvent sur votre tableau Kanban (nous parlons des tableaux Kanban ci-dessous) afin de mettre automatiquement à jour l'avancement du projet.

Équipe Gantt

Source : Équipe Gantt

Sécurité

Le logiciel de gestion de projet doit être sécurisé afin que l'équipe et les uniquement l'équipe a accès. Les caractéristiques de sécurité peuvent inclure :

  • Contrôle d'accès basé sur les rôles
  • Le cryptage pour protéger les données de tous les fichiers, y compris le cryptage pendant le transit et lorsque les fichiers sont au repos.
  • des sauvegardes multiples qui seront créées et cryptées quotidiennement, puis stockées dans un endroit sûr.
  • Contrôles de confidentialité pour les contenus sensibles
  • Vérification en deux étapes

Gestion des tâches

Les fonctions de gestion des tâches comprennent un ensemble d'outils permettant d'attribuer, d'organiser et de hiérarchiser les tâches afin qu'elles soient effectuées correctement et dans les délais. Ces outils peuvent vous aider dans les fonctions suivantes :

  • Informer automatiquement les membres de l'équipe des activités et des échéances
  • Créer des tableaux Kanban incluant des fichiers et des commentaires
  • Personnaliser la gestion des tâches pour les particuliers
  • Fixez des échéances aux tâches afin que les membres de l'équipe sachent ce qu'on attend d'eux.
  • Mettez à jour la liste des tâches avec des statuts que toute l'équipe peut consulter.
  • Visualisez toutes les tâches, y compris celles qui sont planifiées mais non commencées, en cours, en retard et terminées.

Un outil de gestion des tâches incroyablement utile est le tableau Kanban en ligne, qui permet d'organiser et de gérer visuellement un projet. Le tableau Kanban comporte des cartes, chacune représentant une tâche. Les cartes peuvent être placées dans l'une des trois colonnes suivantes, en fonction de l'étape à laquelle se trouve la tâche : planifiée, en cours ou terminée. Au fur et à mesure que la tâche progresse dans ces étapes, la personne affectée à la tâche déplace la carte dans la bonne colonne. Chaque carte peut également comporter une liste de contrôle avec des sous-tâches, afin que chacun sache quelles actions spécifiques doivent être entreprises pour mener à bien la tâche.

Tableau de bord du tableau Kanban

Source : Pigeon de service

Collaboration des équipes

Les fonctions de collaboration d'équipe vous permettent de collaborer avec toutes sortes de membres de l'équipe, qu'il s'agisse d'une équipe interne, distante ou d'un partenaire externe. Le fait de disposer d'un lieu de travail virtuel et global aide l'équipe à planifier et à travailler ensemble.

Collaboration entre équipes virtuelles de marketing

Source : Samepage

Les fonctions de collaboration d'équipe comprennent :

  • Possibilité de partager des données, des documents et des informations de contact
  • Accessibilité sur n'importe quel appareil, ce qui est particulièrement utile pour les membres de l'équipe qui voyagent.
  • Calendriers pouvant être synchronisés avec les calendriers personnels
  • Outils de communication pouvant remplacer les courriels, tels que le chat individuel et la messagerie en temps réel.
  • des fils de conversation pour centraliser toutes les communications relatives à une tâche ou à un projet, y compris les pièces jointes, les commentaires, les réactions et les étiquettes.
  • Réunions en ligne qui peuvent être programmées et organisées dans l'outil de gestion de projet.
  • Des listes de tâches personnelles avec des rappels pour que chaque membre de l'équipe respecte les délais.
  • Des indicateurs visuels qui éliminent le besoin de longs messages, tels que les indicateurs de "pourcentage d'achèvement" sur les tâches ou les réactions par emoji.

Lorsqu'il s'agit de fonctionnalités de collaboration d'équipe dans une application de gestion de projet, l'outil le plus important est peut-être l'outil de communication. Bien que certains logiciels soient capables de récupérer vos e-mails, il est plus pratique pour tout le monde d'avoir des capacités de communication intégrées. Voici quelques avantages d'avoir un outil de communication intégré :

  • Toutes les informations relatives à un projet restent dans l'espace virtuel, ce qui est beaucoup plus rationnel que de disperser toutes ces informations aux différents membres de l'équipe par courrier électronique. Les membres de l'équipe peuvent poser des questions, partager leurs idées et leurs documents, et donner leur avis.
  • Le fait de marquer un membre de l'équipe lui enverra une notification en temps réel.
  • Les hashtags permettent aux membres de l'équipe de trouver facilement des informations spécifiques dans un fil de discussion.
  • Lorsque de nouveaux membres de l'équipe sont intégrés, ils peuvent facilement se mettre à niveau en lisant les fils de conversation.

Inconvénients de certains outils de gestion de projet

Lorsque vous décidez de l'outil de gestion de projet qui vous convient, il est utile de connaître les inconvénients communs à de nombreux outils présents sur le marché aujourd'hui. La recherche des fonctionnalités que vous souhaitez inclure ne constitue qu'une partie du processus - vous devez également vérifier que certaines fonctionnalités ne sont pas fait partie du paquet.

Des fonctions superflues qui compliquent les tâches

Au début, il peut sembler génial qu'un outil de gestion de projet dispose d'une fonction pour chaque petite partie du processus de la conception à la livraison. Cependant, lorsqu'il y a un outil pour chaque tâche, cela peut compliquer le logiciel de gestion de projet dans son ensemble. Non seulement les tâches pourraient prendre beaucoup plus de temps que nécessaire, mais le logiciel lui-même aura une courbe d'apprentissage si raide qu'il sera impossible de faire en sorte que chaque membre de l'équipe apprenne le logiciel complètement.

Fonctions manquantes pour des tâches simples

L'inconvénient d'avoir une série de fonctions inutiles est l'absence de fonctions pour les tâches de base et récurrentes. Par exemple, si votre outil de gestion de projet ne dispose pas d'une fonction de notification, les membres de l'équipe ne seront pas avertis des jalons qu'ils approchent ou des échéances qui se rapprochent. Cela limite la capacité du chef de projet à communiquer avec son équipe.

Manque de transparence

Lorsque les rapports d'état sont limités à quelques personnes de l'équipe, la transparence est limitée. Les membres de l'équipe ont tout à gagner à voir comment le projet se déroule et quels problèmes doivent être résolus. À moins qu'un problème grave ou juridique ne justifie la restriction des informations relatives au projet, envisagez des outils de gestion de projet qui encouragent la transparence afin que chacun ait vraiment le sentiment de faire partie de l'équipe.

L'utilisation nécessite une formation approfondie

Les meilleurs outils de gestion de projet sont intuitifs et faciles à utiliser, ce qui signifie qu'ils ne nécessitent pas de formation approfondie aux techniques de gestion de projet. Les outils qui ont une courbe d'apprentissage importante et qui nécessitent beaucoup de formation sont plus un handicap qu'un atout. Si le chef de projet n'est pas en mesure de se mettre rapidement à niveau et de guider le reste de l'équipe dans l'utilisation de l'outil de gestion de projet, les revers et les échecs sont beaucoup plus probables.

3 conseils rapides pour choisir un logiciel de gestion de projet

Nous avons parlé des caractéristiques à prendre en compte pour trouver le meilleur logiciel de gestion de projet pour vous, et bien que cela soit la partie principale de votre processus de recherche, nous ne voulions pas vous laisser partir sans vous offrir quelques conseils d'achat supplémentaires, en particulier concernant le prix.

  1. Examinez leurs modèles de tarification. Le prix de base n'est peut-être qu'un début. Souvent, ce logiciel a un prix supplémentaire pour chaque équipe ou utilisateur avec le plan payant, ce qui peut rapidement s'additionner. Même les offres gratuites de logiciels de gestion de projet sont rarement sans conditions ou limitations de gestion des ressources.
  2. Prêtez une attention particulière aux fonctionnalités proposées dans les différents niveaux de prix. Les fonctionnalités de base ne sont peut-être pas suffisantes pour votre équipe.
  3. Découvrez le niveau d'assistance client auquel vous pouvez accéder gratuitement et les types d'assistance pour lesquels vous devrez payer.. Par exemple, la base de connaissances et certains tickets d'assistance peuvent être gratuits, mais la formation peut être payante.

Une note sur la popularité

Il existe une tonne d'outils de gestion de projet parmi lesquels on peut choisir. réduire vos options peut ressembler à un cycle sans fin de recherche et de prise de notes. Bien que nous ne voulions pas vous décourager d'opter pour un nouveau venu sur la scène qui dispose vraiment d'une merveilleuse suite d'outils de gestion de projet, nous pensons qu'il est plus sûr d'opter pour les choix les plus populaires.

Les produits les plus populaires le sont pour une raison précise : ils ont fait leurs preuves auprès des clients et sont devenus la référence en matière de fonctionnalités. Les solutions les plus demandées le sont parce qu'elles fonctionnent très bien. Même si ces outils ne sont pas forcément la solution logicielle qui vous convient, ils constituent un excellent point de départ.

Les prochaines étapes

Maintenant que vous avez une idée de votre flux de travail actuel en matière de gestion de projet et que vous avez découvert les fonctionnalités dont vous avez besoin et celles dont vous ne voulez pas, il est temps d'appliquer ces connaissances. Dressez une liste de contrôle qui comprend vos besoins actuels et futurs, y compris les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Notez également les fonctionnalités que vous aimeriez avoir mais qui ne sont pas indispensables (par exemple, les fonctionnalités que vous préféreriez avoir mais pour lesquelles vous ne payerez pas de supplément). Il est également utile de déterminer dans quels cas vous êtes prêt à faire un échange au nom de la fonctionnalité (à quelle fonctionnalité renonceriez-vous pour en avoir une autre à la place).

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Comparaison des outils de gestion de projet

Guides des logiciels de gestion de projet

Revues des outils de gestion de projet

 

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