Wie man das beste Projektmanagement-Tool für Online-Unternehmen findet

Ihr Team ist wichtig und vielfältig, arbeitet an verschiedenen Standorten und bringt einzigartige Fähigkeiten zusammen.

Ihr Team muss auch in der Lage sein, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten damit Aufgaben gemeinsam bearbeitet und bei Bedarf abgeschlossen werden können.

Möglicherweise ist Ihr Team nicht daran gewöhnt, zusammenzuarbeiten, und einige Mitglieder sind es vielleicht nicht einmal gewohnt, überhaupt zusammenzuarbeiten.

Aus diesem Grund sind wirksame Projektleitung ist so wichtig - Dies ist oft die einzige Möglichkeit, alle Beteiligten dazu zu bringen, gemeinsam auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten, damit das richtige Ergebnis erzielt werden kann.

In diesem Artikel werden wir Ihnen zunächst einige Fragen stellen, die Ihnen helfen werden, die Lage Ihres Unternehmens zu beurteilen im Augenblick zu Projektleitung.

Dann werden wir über die üblichen Projektmanagement-Hürden sprechen, nämlich die, die mit dem richtigen Tool gelöst werden können.

Danach geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie Projektmanagement-Tools helfen können, und gehen dann auf die wichtigsten Funktionen ein, auf die Sie achten sollten, und schlüsseln sie nach Unterfunktionen auf.

Wir werden Ihnen auch sagen, welche Funktionen möglicherweise fehlen und wie diese Nachteile einiger Tools das Projektmanagement erschweren können.

Zum Schluss geben wir Ihnen drei kostenspezifische Einkaufstipps, sprechen kurz über die Auswahl der beliebtesten Werkzeuge und geben Ihnen einen Plan für die Suche nach dem Software die für Ihr Team geeignet ist.

Den aktuellen Stand des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen verstehen

Um die richtige Projektmanagementlösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, müssen Sie wissen, wie Ihre Projektmanagementprozesse und Arbeitsabläufe funktionieren jetzt. Beantworten Sie diese Fragen, um sich ein Bild von Ihrer derzeitigen Projektmanagement-Situation zu machen:

  • Wie komplex sind Ihre Projekte?
  • In welchen Bereichen können sich Ihre Teams verbessern?
  • Welchen Projektmanagementstil verwendet Ihr Team?
    • Zum Beispiel: Six Sigma, agiles Projektmanagement-Tool, kreativer PM-Team-Ansatz...
  • Wie groß ist ein Team in der Regel?
  • Welche Tools verwenden Sie, die keine Ergebnisse liefern?
  • Haben Sie Geschäfts- oder Produktivitätsanwendungen, die Sie in Zukunft nutzen möchten?

Möglicherweise müssen Sie auch mit Ihrem IT-Direktor zusammenarbeiten, um die technischen Anforderungen für die Einrichtung und Integration eines neuen Projektmanagementsystems zu ermitteln.

Häufige Projektmanagement-Hürden

Es gibt eine Reihe von Hürden, mit denen Teams und Projektleiter immer wieder konfrontiert werden:

  • Geografisch verstreute Teams, die schwer zu motivieren sind (egal, ob es sich um ein kleines oder ein großes Team handelt)
  • Ungenauigkeit bei der Erfassung von Anforderungen
  • Unerfahrener Projektleiter
  • Unzureichende Ziele oder Visionen
  • Schlechte Kommunikation
  • Schlechte Schätzungen der Ressourcen und/oder der Zeit pro Projektaufgabe
  • Projektziele, die sich ständig ändern
  • Vergeudete Zeit bei der Suche nach E-Mails oder Anhängen

Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool lassen sich viele oder alle dieser häufigen Herausforderungen lösen.

Was leisten Projektmanagement-Tools?

einfacher Projekt-Gantt-Diagramm

Quelle: Einfaches Projekt

Projektmanagement-Tools helfen dem gesamten Team, ein Projekt von Anfang bis Ende zu begleiten und dabei sicherzustellen, dass es pünktlich und im Rahmen des Budgets fertiggestellt wird. Sie ermöglichen es den Projektmanagern, Ziele und Zeitpläne festzulegen und Aufgaben zuzuweisen. Anschließend können die Teammitglieder an einem zentralen Ort zusammenarbeiten und ihre Aufgaben zuweisen.

Dokumente und Versionen von Dokumenten können gemeinsam genutzt und gespeichert werden, so dass jeder darauf zugreifen kann, und sie können Informationen über die vorgenommenen Änderungen enthalten. Die Projektmanagement-Software verfügt in der Regel über ein Dashboard, auf dem sich jeder einen Überblick über das Projekt verschaffen kann, einschließlich Status, Leistung und Gesamtfortschritt.

Projektmanagement-Tools sind dazu da, das Team zu unterstützen, damit es die Arbeit erledigen kann, wobei unterschiedliche Arbeitsweisen (oder unterschiedliche Projekte) und Umgebungen berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass es sich um traditionelle Teams handeln kann, die z. B. alle im selben Bürogebäude arbeiten, oder um nicht-traditionelle Teams, die z. B. an internationalen Standorten arbeiten.

Hauptmerkmale der besten Projektmanagement-Tools

Wenn das von Ihnen gewählte Tool nicht über die richtigen Funktionen verfügt, benötigen Sie weitere Tools, um alles Notwendige zu erfassen. Wenn Teams mehrere Produktivitäts-Tools gleichzeitig verwenden müssen, wird die Produktivität am Ende eingeschränkt, anstatt sie zu maximieren. Und da die Teammitglieder sich aussuchen, welche Tools sie am häufigsten verwenden, ist es fast unmöglich, dass alle auf derselben Seite stehen und effektiv kommunizieren. Achten Sie bei der Suche nach der besten Projektmanagement-Software auf diese Kernfunktionen.

Kundenbetreuung

Ganz gleich, wie viel Erfahrung Sie mit Ihrem Projektmanagement-Tool haben, es wird der Zeitpunkt kommen, an dem Sie Hilfe von außen benötigen. Ich persönlich würde kein wichtiges Business-Tool verwenden, ohne zu wissen, dass ein Kundendienst dahinter steht, der mir hilft. Im Idealfall bietet die Software, für die Sie sich entscheiden, zwei Arten von Support:

  • Selbstbedienung, die eine umfangreiche Wissensdatenbank oder einen ausführlichen FAQ-Bereich umfassen könnte
  • Live-Support über Chat, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie mit dem Projektmanagement-Tool experimentieren, z. B. während des kostenlosen Testzeitraums, sollten Sie das Kundensupport-Team vor einige Herausforderungen stellen, um zu sehen, wie es reagiert. Selbst wenn Sie wissen, dass Sie schnell eine Antwort erhalten oder dass es eine Woche dauert, bis Sie eine Antwort erhalten, könnte dies Ihre Entscheidung beeinflussen. Wenn Sie keine Zeit haben, den Kundensupport zu testen, lesen Sie die Bewertungen anderer Nutzer, um herauszufinden, wie sie den Kundenservice der Software erlebt haben.

Verwaltung von Dokumenten

Während der Arbeit an einem Projekt werden Teammitglieder Dokumente gemeinsam nutzen und Änderungen an diesen Dokumenten vornehmen. Mit einer Projektmanagement-Software kann dies alles an einem sicheren, zentralen Ort geschehen. Zu den Funktionen des Dokumentenmanagements gehören unter anderem:

  • Gemeinsame Nutzung von Dateien von mehreren Geräten und mehreren Projekten (oder sogar einer unbegrenzten Anzahl von Projekten)
  • Eine zentrale Bibliothek, in der alle Anhänge und Uploads durchsucht und abgerufen werden können
  • Sperren von Dateien, damit Änderungen nicht überschrieben werden können
  • Aufrechterhaltung aktueller Informationen und der Möglichkeit, über Änderungsverfolgung, Dokumentenhistorie und Versionsverwaltung zu sehen, was an einem Dokument geändert wurde
  • Gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit allen Werkzeugen der Software, anstatt nur einen Bereich für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu reservieren (z. B. gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Kommunikationswerkzeugen und auf Aufgabentafeln)

Flexibilität der Projektmanagement-Plattform

Auch wenn Flexibilität nicht unbedingt zu den Werkzeugen Ihrer Projektmanagement-Software gehört, ist sie doch eine äußerst wichtige Komponente der Software, die sich auf alles auswirkt, von der Benutzerfreundlichkeit bis zur Skalierbarkeit. Hier sind einige Dinge, auf die Sie in Bezug auf Flexibilität achten sollten:

  • Einfache Einrichtung und Projektverwaltung, unabhängig davon, ob es sich um ein einfaches oder komplexes Projekt (mit Aufgabenabhängigkeit) handelt und ob es sich um ein neues Projekt oder eine Routineaufgabe handelt
  • Leicht verständliche und intuitive Schulungen für Benutzer in allen Phasen, egal ob sie ganz neu sind oder schon lange im Team arbeiten
  • Werkzeuge, auf die man leicht zugreifen kann, wenn man sie braucht, ohne dass sie im Weg sind, wenn man sie nicht braucht
  • Verfügbarkeit rund um die Uhr und von jedem Gerät aus

Projektmanagement-App-Integrationen

Selbst die beste und robusteste Projektmanagement-Software verfügt möglicherweise nicht über alle Funktionen, die Sie benötigen, oder Sie möchten, dass sie bestimmte, bereits verwendete Tools ergänzt. Wenn Sie herausgefunden haben, welche Tools Sie derzeit verwenden, die für Ihre Leistung hilfreich und nicht hinderlich sind, dann sollten Sie eine Projektmanagement-Software wählen, die sich nahtlos in Ihre derzeitigen Prozesse einfügt. Hier sind einige Beispiele für gängige Integrationen:

  • Kalender: Die Chancen stehen gut, dass Ihre Teammitglieder neben dem Projektmanagement-Kalender auch persönliche Kalender haben. Die Möglichkeit, beide zu kombinieren, insbesondere so, dass der persönliche Kalender auch Arbeitsinformationen anzeigt, ist eine große Hilfe für Teammitglieder, die viele Informationen im Blick behalten müssen.
  • CRM-Aktivität: Wenn Daten in Ihrem CRM-System geändert werden, wie Salesforcekann Ihre Projektmanagementsoftware eine Benachrichtigung erhalten oder auch aktualisiert werden. Wenn Sie zum Beispiel an einem Projekt für einen bestimmten Kunden arbeiten, kann dessen Kundendatensatz sofort mit den neuesten Informationen aktualisiert werden.
  • E-Mail: Fügen Sie automatisch gefilterte E-Mails in die Projektmanagementsoftware ein. So können Sie die für das Projekt wichtigsten E-Mails sehen und darauf reagieren, ohne von E-Mails abgelenkt zu werden, die Sie im Moment nicht brauchen.
  • Soziale Medien: Marken müssen ihre Social-Media-Profile oft auf wichtige Markenaktivitäten hin überwachen, aber das kann schnell ablenkend wirken. Um die benötigten Informationen zu erhalten, ohne in ein Social-Media-Loch zu fallen, suchen Sie nach einer Projektmanagement-Software, die Ihre sozialen Plattformen überwacht und wichtige Aktivitäten erfasst, damit Sie schnell reagieren können.
  • Website-Aktivität: Für Unternehmen ist es oft wichtig, über hochgradige Website-Aktivitäten wie ausgefüllte Formulare Bescheid zu wissen, wenn sie stattfinden. Dies ist besonders wichtig für den Kundensupport und die Vertriebsteams. Mit der Integration von Projektmanagement-Tools können Sie diese Informationen in Echtzeit erhalten, damit Ihr Team schnell reagieren kann.

Verwaltung von Ressourcen und Arbeitsbelastung

Für Projektmanager ist es wichtig, einen klaren Überblick über die laufenden und anstehenden Arbeiten zu haben, um Ressourcen und Arbeitsbelastung genau verwalten zu können (zusammenfassend als Ressourcenmanagement). Diese Funktionen können bei den folgenden Aufgaben helfen:

  • Verteilen Sie die Ressourcen je nach Kapazität
  • Anzeige der Verfügbarkeit von Teammitgliedern, um sie Aufgaben zuzuweisen
  • Sehen Sie, welche Teammitglieder an welchen Aufgaben arbeiten, und ermitteln Sie, wer überlastet ist und wer mehr Arbeit bewältigen kann
  • Verteilen und Ausgleichen der Arbeit für überlastete Teammitglieder
  • Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder, die Lücken haben
  • Verfolgen Sie Projektbudgets, um sicherzustellen, dass Sie sie nicht überschreiten

Eine hilfreiche Funktion ist die Selbsteinschätzung der Arbeitsbelastung, d. h. die Teammitglieder können Feedback zu ihrer eigenen Arbeitsbelastung geben. Auf diese Weise kann der Projektleiter feststellen, ob ein Teammitglied mit dem, was von ihm erwartet wird, zufrieden oder unzufrieden ist. Anhand dieser Informationen kann der Projektleiter Änderungen am Ressourcenmanagement und an der Ressourcenzuweisung vornehmen, bevor eine Aufgabe nach Ablauf der Frist nicht erledigt wird.

Überwachung und Berichterstattung

Die Überwachungs- und Berichtsfunktionen, insbesondere die des zentralen Dashboards, geben dem Projektmanager und dem Team einen Überblick über den Fortschritt aller Projekte. Die Funktionen können umfassen:

  • Zugang zu einer Übersicht über laufende, überfällige und bevorstehende Arbeiten
  • Maßgeschneiderte Dashboards und Berichte
  • Metriken und Echtzeit-Statistiken, die Diagramme, Grafiken und Zeitleisten enthalten können
  • Anzeige der Fortschritte des Teams im Verhältnis zum Projektplan

mavenlink Gesamtplanung

Quelle: Mavenlink

Projektplanung und Terminplanung

Mit den Projektplanungs- und Zeitplanungsfunktionen in Ihrer Projektmanagement-Software können Sie Ziele setzen und auch herausfinden, wie Sie diese erreichen werden. Die Funktionen können Folgendes umfassen:

  • Erstellen Sie eine Projektvorlage oder verwenden Sie bereits erstellte Vorlagen
  • Definition der Projektanforderungen, damit alle Teammitglieder auf derselben Seite stehen
  • Entwurf von Fahrplänen für fortgeschrittene Arbeitsstrategien (agile Methodik & agiles Projektmanagement für ein agiles Team)
  • Planen Sie Meilensteine und Fristen für Aufgaben, damit die Dauer klar ist.
  • Verwendung eines Gantt-Diagramms zur Visualisierung von Aufgabenplänen und Erwartungen

Wenn es um die Projektplanung und die Terminierung unbegrenzter Projekte geht, die Verwendung eines Gantt-Diagramms in Betracht ziehen. Diese horizontalen Balkendiagramme veranschaulichen zwei wichtige Elemente einer Aufgabe: die Dauer und die Hierarchie. Das Gantt-Diagramm wird mit den Aufgaben auf Ihrer Kanban-Tafel verbunden (wir sprechen weiter unten über Kanban-Tafeln), um den Projektfortschritt automatisch zu aktualisieren.

Team Gantt

Quelle: Team Gantt

Sicherheit

Projektmanagement-Software sollte sicher sein, damit das Team und die nur das Team Zugang hat. Zu den Sicherheitsfunktionen können gehören:

  • Zugriffskontrolle auf der Grundlage von Rollen
  • Verschlüsselung zum Schutz der Daten aller Dateien, einschließlich der Verschlüsselung während des Transports und im Ruhezustand der Dateien
  • Mehrere Backups, die täglich erstellt und verschlüsselt und dann an einem sicheren Ort gespeichert werden
  • Datenschutzkontrollen für sensible Inhalte
  • Zweistufige Überprüfung

Aufgabenverwaltung

Die Funktionen zur Aufgabenverwaltung umfassen eine Reihe von Werkzeugen, die dabei helfen, Aufgaben zuzuweisen, zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen, damit sie korrekt und rechtzeitig erledigt werden. Diese Werkzeuge können bei den folgenden Funktionen helfen:

  • Automatische Benachrichtigung von Teammitgliedern über Aktivitäten und Fristen
  • Kanban-Tafeln mit Dateien und Kommentaren erstellen
  • Personalisierung der Aufgabenverwaltung für Einzelpersonen
  • Festlegung von Fristen für Aufgaben, damit die Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird
  • Aktualisieren der Aufgabenliste mit Status, den das gesamte Team einsehen kann
  • Anzeige aller Aufgaben, einschließlich der geplanten, aber nicht begonnenen, laufenden, überfälligen und abgeschlossenen Aufgaben

Ein unglaublich hilfreiches Tool für das Aufgabenmanagement ist die Online-Kanban-Tafel, mit der sich ein Projekt visuell organisieren und verwalten lässt. Die Kanban-Tafel hat Karten, und jede Karte steht für eine Aufgabe. Die Karten können in eine von drei Spalten eingeordnet werden, je nachdem, in welchem Stadium sich die Aufgabe befindet: Geplant, In Arbeit oder Erledigt. Während die Aufgabe diese Stadien durchläuft, verschiebt die Person, die mit der Aufgabe betraut ist, die Karte in die richtige Spalte. Jede Karte kann auch eine Checkliste mit Unteraufgaben enthalten, so dass jeder weiß, welche spezifischen Maßnahmen zur Erledigung der Aufgabe ergriffen werden müssen.

Dashboard für Kanban-Tafeln

Quelle: Aufgabe Taube

Zusammenarbeit im Team

Mit den Funktionen für die Zusammenarbeit im Team können Sie mit allen Arten von Teammitgliedern zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob es sich um ein internes Team, ein Remote-Team oder einen externen Partner handelt. Ein virtueller, allumfassender Arbeitsplatz hilft dem Team, gemeinsam zu planen und zu arbeiten.

Zusammenarbeit im virtuellen Marketingteam

Quelle: Samepage

Zu den Funktionen für die Zusammenarbeit im Team gehören:

  • Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung von Daten, Dokumenten und Kontaktinformationen
  • Zugänglichkeit auf jedem Gerät, was besonders für reisende Teammitglieder hilfreich ist
  • Kalender, die mit persönlichen Kalendern synchronisiert werden können
  • Kommunikationstools, die E-Mails ersetzen können, wie z. B. One-on-One-Chat und Echtzeit-Messaging
  • Konversations-Threads zur Zentralisierung der gesamten Kommunikation über eine Aufgabe oder ein Projekt, einschließlich Anhängen, Kommentaren, Feedback und Tags
  • Online-Meetings, die innerhalb des Projektmanagement-Tools geplant und abgehalten werden können
  • Persönliche Aufgabenlisten mit Erinnerungsfunktion, damit die einzelnen Teammitglieder die Fristen im Auge behalten
  • Visuelle Indikatoren, die längere Nachrichten überflüssig machen, wie z. B. "Prozentsatz abgeschlossen"-Anzeigen bei Aufgaben oder Emoji-Reaktionen

Wenn es um Funktionen für die Zusammenarbeit im Team innerhalb einer Projektmanagement-App geht, ist das wichtigste Werkzeug vielleicht das Kommunikationswerkzeug. Manche Software kann zwar Ihre E-Mails einbeziehen, aber es ist für alle bequemer, über integrierte Kommunikationsfunktionen zu verfügen. Hier sind einige Vorteile eines integrierten Kommunikationstools:

  • Alle Informationen über ein Projekt verbleiben im virtuellen Raum, was wesentlich effizienter ist als die Verteilung all dieser Informationen an verschiedene Teammitglieder per E-Mail. Die Teammitglieder können Fragen stellen, ihre Ideen und Dokumente austauschen und Feedback geben.
  • Wenn Sie ein Teammitglied markieren, erhält es eine Benachrichtigung in Echtzeit.
  • Hashtags erleichtern den Teammitgliedern das Auffinden bestimmter Informationen innerhalb eines Threads.
  • Wenn neue Teammitglieder an Bord kommen, können sie sich leicht einarbeiten, indem sie die Gesprächsfäden durchlesen.

Nachteile einiger Projektmanagement-Tools

Bei der Entscheidung, welches Projektmanagement-Tool das richtige für Sie ist, ist es hilfreich, die allgemeinen Nachteile vieler heute auf dem Markt befindlicher Tools zu kennen. Die Suche nach den gewünschten Funktionen ist nur ein Teil des Prozesses - Sie sollten auch prüfen, ob bestimmte Funktionen sind nicht Teil des Pakets.

Äußere Merkmale, die Aufgaben erschweren

Auf den ersten Blick mag es großartig erscheinen, dass ein Projektmanagement-Tool eine Funktion für jeden noch so kleinen Teil des Prozesses von der Idee bis zur Auslieferung hat. Wenn es jedoch für jede Aufgabe ein eigenes Tool gibt, kann dies die Projektmanagement-Software insgesamt verkomplizieren. Es kann nicht nur sein, dass die Aufgaben viel länger dauern als nötig, sondern auch, dass die Software selbst eine so steile Lernkurve hat, dass es unmöglich ist, alle Teammitglieder dazu zu bringen, die Software vollständig zu erlernen.

Fehlende Funktionen für einfache Aufgaben

Die Kehrseite einer Reihe unnötiger Funktionen sind fehlende Funktionen für grundlegende, wiederkehrende Aufgaben. Wenn Ihr Projektmanagement-Tool beispielsweise nicht über eine Benachrichtigungsfunktion verfügt, werden die Teammitglieder nicht auf bevorstehende Meilensteine oder Fristen aufmerksam gemacht. Dies schränkt die Möglichkeiten des Projektleiters ein, mit dem Team zu kommunizieren.

Mangel an Transparenz

Wenn Statusberichte nur für einige wenige Teammitglieder bestimmt sind, ist die Transparenz eingeschränkt. Die Teammitglieder profitieren davon, zu sehen, wie gut ein Projekt läuft und welche Probleme gelöst werden müssen. Sofern keine schwerwiegenden oder rechtlichen Gründe für die Einschränkung projektbezogener Informationen vorliegen, sollten Sie Projektmanagement-Tools in Erwägung ziehen, die die Transparenz fördern, damit sich jeder wirklich als Teil des Teams fühlt.

Erfordert umfangreiche Schulungen zur Nutzung

Die besten Projektmanagement-Tools sind intuitiv und einfach zu bedienen, d. h. sie erfordern keine umfassende Schulung in Projektmanagementtechniken. Tools, die eine hohe Lernkurve aufweisen und viel Training erfordern, sind eher eine Belastung als eine Stärke. Wenn der Projektleiter nicht in der Lage ist, sich schnell einzuarbeiten und auch den Rest des Teams bei der Verwendung des Projektmanagement-Tools anzuleiten, sind Rückschläge und Misserfolge sehr viel wahrscheinlicher.

Projektmanagement-Rahmenwerke und -Methoden

Bei der Einführung einer speziellen Projektmanagement-Software ist es oft hilfreich, zunächst zu ermitteln, welche Art von Framework Ihr bestehendes Team verwendet.

ODER finden Sie heraus, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, wenn Sie noch keine bestimmte Methodik anwenden.

Dies sind die wichtigsten Projektmanagement-Frameworks und -Methoden von heute:

  • Wasserfall-Projektmanagement: Hierbei handelt es sich um einen linearen, sequenziellen Ansatz, bei dem jede Phase eines Projekts abgeschlossen wird, bevor die nächste in Angriff genommen wird. Er ist nützlich für Projekte, bei denen die Ergebnisse im Voraus bekannt sind.
  • Agiles Projektmanagement: Agile ist ein iterativer Ansatz, bei dem Flexibilität, Zusammenarbeit mit dem Kunden und die Bereitstellung kleiner, funktionaler Teile des Projekts im Vordergrund stehen.
  • Scrum: Eine Form der agilen Methodik, bei der ein kleines Team in Sprints (in der Regel 2-4 Wochen) arbeitet, um Teile des Projekts abzuliefern, und dann den Plan für den nächsten Sprint überprüft und anpasst.
  • Kanban: Das aus dem Toyota-Produktionssystem hervorgegangene Kanban ist ein visueller Ansatz für das Projektmanagement, der Teams hilft, effizienter zusammenzuarbeiten.
  • Schlankes Projektmanagement: Diese Methode zielt darauf ab, im Rahmen eines Projekts mehr Wert mit weniger Verschwendung zu schaffen, wobei der Schwerpunkt auf kontinuierlicher Verbesserung und Effizienz liegt.
  • Sechs Sigma: Six Sigma ist eine datengesteuerte Projektmanagement-Methode, die darauf abzielt, Fehler zu beseitigen und die Variabilität von Prozessen zu verringern.
  • PRINCE2 (Projekte in kontrollierten Umgebungen): Es handelt sich um eine prozessorientierte Methodik, die einen detaillierten, schrittweisen Leitfaden für das Management von Projekten bietet.
  • Methode des kritischen Pfades (CPM): Bei dieser Technik werden alle für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Aufgaben, die für jede Aufgabe benötigte Zeit und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ermittelt.
  • Management kritischer Projektketten (CCPM): Diese Methode konzentriert sich auf das Ressourcen- und Puffermanagement und zielt darauf ab, ein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen zu halten.
  • Technik der Programmbewertung und -überprüfung (PERT): PERT ist eine Methode zur Analyse der Aufgaben, die mit der Durchführung eines Projekts verbunden sind, insbesondere der Zeit, die für die Durchführung jeder Aufgabe benötigt wird, und zur Ermittlung der Mindestzeit, die für die Durchführung des gesamten Projekts erforderlich ist.

3 Kurztipps für die Auswahl von Projektmanagementsoftware

Wir haben über die zu berücksichtigenden Funktionen gesprochen, wenn es darum geht, die beste Projektmanagement-Software für Sie zu finden, und obwohl dies der Hauptteil Ihres Suchprozesses sein wird, wollten wir Sie nicht gehen lassen, ohne Ihnen noch ein paar weitere Einkaufstipps zu geben, insbesondere in Bezug auf den Preis.

  1. Informieren Sie sich über deren Preismodelle. Der Grundpreis ist möglicherweise nur der Anfang. Oft hat diese Software zusätzliche Preise für jedes Team oder jeden Benutzer mit dem kostenpflichtigen Plan, die sich schnell summieren können. Selbst kostenlose Projektmanagement-Softwareangebote sind selten ohne Bedingungen oder Einschränkungen bei der Ressourcenverwaltung.
  2. Achten Sie genau auf die Funktionen, die in den verschiedenen Preiskategorien angeboten werden. Die Basisfunktionen reichen für Ihr Team möglicherweise nicht aus.
  3. Finden Sie heraus, wie viel Kundensupport Sie kostenlos in Anspruch nehmen können und für welche Arten von Support Sie bezahlen müssen. So können beispielsweise die Wissensdatenbank und bestimmte Support-Tickets kostenlos sein, aber für Schulungen müssen Sie möglicherweise bezahlen.

Ein Hinweis zur Popularität

Die Auswahl an Projektmanagement-Tools ist groß, und es gibt Eingrenzung Ihrer Optionen kann sich wie ein nicht enden wollender Kreislauf der Recherche und des Notierens anfühlen.

Wir möchten Sie zwar nicht davon abhalten, sich für einen Newcomer in der Szene zu entscheiden, der wirklich eine wunderbare Suite von Projektmanagement-Tools hat, aber wir sind der Meinung, dass es am sichersten ist, sich für die populäreren Lösungen zu entscheiden.

Die beliebtesten Produkte sind nicht ohne Grund beliebt - sie haben sich bei den Kunden bestens bewährt und setzen im Wesentlichen die Maßstäbe in Bezug auf ihre Funktionen.

Die Lösungen, die gefragt sind, sind gefragt, weil sie so gut funktionieren. Auch wenn diese Tools vielleicht nicht die richtige Softwarelösung für Sie sind, so sind sie doch ein guter Anfang.

Im Laufe der Jahre haben wir hier bei TDM eine Menge Tools vorgestellt. Hier sind einige der führenden Tools und die dazugehörigen Artikel, die wir erstellt haben:

Projektmanagement-Tools nach Anwendungsfällen

Wir haben auch damit begonnen, verschiedene Anwendungsfälle aus dem Bereich Projektmanagement zu behandeln, sei es nach Branche oder Art der Arbeit. 

Hier finden Sie einige Leitfäden, die Ihnen dabei helfen, die Auswahl weiter einzugrenzen;

Rollen des Projektmanagements

Es kann hilfreich sein, die spezifischen PM-Rollen und Interessengruppen innerhalb Ihrer Organisation zu definieren, bevor Sie ein neues Software-Framework einführen.

Vor diesem Hintergrund sind hier einige der Schlüsselrollen zu unterscheiden.

Nächste Schritte

Jetzt, da Sie Ihren aktuellen Projektmanagement-Workflow im Griff haben und wissen, welche Funktionen Sie brauchen und welche nicht, ist es an der Zeit, dieses Wissen anzuwenden. Erstellen Sie eine Checkliste, die sowohl Ihre aktuellen als auch Ihre geplanten Anforderungen enthält, einschließlich der Funktionen, die Sie benötigen.

Notieren Sie auch, welche Funktionen Sie gerne hätten, die aber nicht unbedingt erforderlich sind (z. B. welche Funktionen Sie gerne hätten, aber nicht extra bezahlen würden). Es ist auch hilfreich festzustellen, wo Sie bereit sind, zugunsten der Funktionalität einen Kompromiss einzugehen (welche Funktion würden Sie aufgeben, um eine andere an ihrer Stelle zu haben).

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