Cómo encontrar el mejor software y las mejores herramientas de contabilidad

Supongo que habrá sido testigo de cómo el comercio electrónico ha crecido exponencialmente en los dos últimos años.

De hecho, se espera que esta tendencia siga aumentando de forma constante, a un ritmo que hará que las ventas minoristas de comercio electrónico en EE.UU. se disparen. $735.000 millones en 2023.

Bastante notable, debo decir. Pero, por si aún no se ha enterado, no sólo el proceso de venta online se ha ido transformando progresivamente. El comercio electrónico, combinado con la tecnología moderna, también ha disparado el crecimiento de lo que se considera el campo profesional más antiguo del mundo: la contabilidad.

Gracias a la digitalización resultante, es innegable que el campo de la contabilidad ha alcanzado la mayoría de edad. 64,4% de las pequeñas empresas aprovechan ahora los programas de contabilidad, la mayoría de los cuales se ofrecen ahora como herramientas basadas en la nube.

Bueno, mientras el comercio electrónico siga progresando, puede apostar a que los avances en tecnología contable no se detendrán pronto. Ni mucho menos. Tanto es así que el mercado mundial de software de contabilidad se expandirá previsiblemente a $11.800 millones en los próximos años.

¿Y dónde te deja eso?

De acuerdo, el problema con las tareas de contabilidad es el siguiente: aunque los proveedores de software siguen lanzando herramientas más sencillas, el software de contabilidad sigue pareciendo una auténtica pesadilla.

Lo admito. Es, con diferencia, el aspecto más complicado de la gestión empresarial.

Por eso sólo 14% de la población propietaria de pequeñas empresas puede presumir de tener grandes conocimientos de finanzas y contabilidad.

Seamos realistas. La contabilidad no es ciertamente una de esas cosas que puedes ignorar y aún así arreglártelas para sobrevivir cómodamente en el mundo del comercio electrónico. Como comerciante de un negocio en línea, tienes que saber no sólo lo básico, sino también el meollo de las herramientas de contabilidad.

Por eso nos hemos propuesto ayudarle a entender todo lo relacionado con las soluciones de contabilidad más destacadas del mercado del comercio electrónico.

Nuestro experto revisiones de herramientas contables se han desglosado en piezas fáciles de digerir que, en última instancia, harán que su proceso de contabilidad digital sea como recitar el alfabeto.

Y todo empieza por comprender exactamente cómo puede encontrar las mejores herramientas de contabilidad para su negocio en línea.

Pero primero...

¿Qué es el software de contabilidad?

Empecemos por lo básico. Contabilidad estados financieros y la conciliación bancaria por lo general implica:

  • Balance de sumas y saldos - Saldo de todos los libros contables en el Haber y en el Debe, necesario para la elaboración de informes financieros una vez finalizado un ejercicio contable.
  • Nómina
  • Libro mayor - Un informe financiero de todas y cada una de las cuentas relativas a los gastos, ingresos, fondos propios, pasivos (incluido el préstamo comercial, etc.) y activos de su empresa.
  • Cuentas por cobrar - Fondos que varias partes deben a su empresa.
  • Cuentas por pagar - Fondos que su empresa debe a diversas partes (facturas pendientes o una factura de tarjeta de crédito, por ejemplo).

Todos estos elementos son procesados sistemáticamente por el software de contabilidad, mientras usted controla los números a través de una interfaz intuitiva.

Dicho esto, las herramientas de contabilidad tienen muchas formas: además de los sistemas de gestión de tiempo y gastos, existen sistemas de planificación de recursos empresariales, sistemas de gestión de nóminas, sistemas de facturación, sistemas de facturación, etc.

Aunque algunos de ellos existen como sistemas exclusivamente dedicados, muchos se desarrollan para servir a múltiples funciones a través de una interfaz de software central.

Bueno, clasificar todas estas opciones para elegir las mejores herramientas de contabilidad para su tienda de comercio electrónico puede parecer un poco abrumador al principio.

Por lo tanto, antes de pasar a la sección de análisis para comparar los detalles más sutiles de las distintas herramientas, vamos a repasar los aspectos fundamentales para seleccionar la herramienta perfecta.

Elegir las mejores herramientas de contabilidad para su negocio en línea

Herramientas de contabilidad para comercio electrónico

Antes incluso de empezar a evaluar las versiones de software disponibles en el mercado, debe comprender con precisión cómo funciona su empresa.

Si su tienda en línea procesa transacciones por valor de millones de dólares al año, por ejemplo, sus herramientas de contabilidad específicas diferirán de las que suelen utilizar las empresas más pequeñas que sólo ganan unos pocos miles de dólares al año.

Para hacerse una idea aproximada de lo que necesita, realice un análisis exhaustivo del marco financiero y de gestión de su tienda. Presta mucha atención no solo al modo de funcionamiento y la estructura, sino también a los puntos débiles correspondientes.

También debería tomarse su tiempo para evaluar otras empresas de la misma escala que la suya, en particular las que parecen haber integrado perfectamente soluciones de contabilidad digital.

Y ya que estás, prueba a consultar a varios profesionales contables con experiencia en contabilidad moderna. Ellos te ayudarán a identificar posibles lagunas en tu proceso contable que podrían sellarse eficazmente con el software de contabilidad online pertinente.

Y hablando de eso, es especialmente aconsejable considerar las necesidades de contabilidad del comercio electrónico en su nicho de negocio particular. Esto, en consecuencia, le servirá de guía a la hora de elegir herramientas de contabilidad optimizadas específicamente para su nivel.

Si su sitio de comercio electrónico es una tienda minorista típica construida en Shopify, por ejemplo, hay numerosos decente opciones para las pequeñas empresas de Shopify en función de su configuración contable concreta.

Al final, podrá encontrar una categoría de software de contabilidad en línea ideal que se adapte perfectamente a sus necesidades de contabilidad de comercio electrónico. Y para ayudarte con eso, aquí están las categorías especializadas populares para el software de contabilidad de pequeñas empresas y medianas empresas:

  • Herramientas de nómina y contabilidad para pequeñas empresas Se trata de soluciones que ofrecen funcionalidades para la gestión de datos financieros generales (tesorería) y nóminas en pequeñas empresas típicas.

Un buen ejemplo es QuickBooks (tanto el cliente en línea como el cliente de escritorio Quickbooks Pro)que es un software de contabilidad bastante popular proporcionado por Intuit.

A las pequeñas tiendas de comercio electrónico les gusta principalmente por su versatilidad. Puede aprovechar su amplia gama de complementos para adaptarlo a sus necesidades contables concretas.

Otra opción considerablemente flexible es Programa de contabilidad Waveque le permite pagar en función del número de usuarios de su organización.

Puede saber cuál de las dos soluciones le conviene más a través de nuestro completo revisión comparativa de QuickBooks frente al programa de contabilidad Wave.

  • Software de gestión empresarial- Se trata de paquetes de software más avanzados que incluyen un conjunto dinámico de herramientas para gestionar cuentas y todo el proceso de comercio electrónico. Algunas de sus funcionalidades comunes son la gestión de recursos empresariales, las compras, la facturación y la gestión de las relaciones con los clientes, control de inventariomás punto de venta.

Una de las opciones más destacadas de esta categoría es Netsuite, que se comercializa como una potente solución con herramientas para todos los procesos del comercio electrónico.

  • Herramientas de contabilidad basadas en la nube Se trata de soluciones de software de contabilidad basadas en web que gozan de gran popularidad en el mundo de los negocios en línea. Teniendo en cuenta 58% de las grandes empresas han adoptado la contabilidad en nube, y 78% de las pequeñas empresas se habrán sumado al carro en 2021, es bastante evidente que ya estamos en la era de la contabilidad especializada en línea.

A los comerciantes les encanta esta categoría o por su flexibilidad ilimitada y accesibilidad remota, además de por su rentabilidad y mayor productividad. De hecho, un encuesta de Xero informó de que las empresas que aprovechan exclusivamente la contabilidad en la nube están atrayendo cinco veces más clientes que sus homólogas que sólo adoptan esta tecnología de forma selectiva.

Y tras convertirlo en cifras, el informe establece además un crecimiento interanual de los ingresos de 15% para la primera.

Así que, por supuesto, tiene sentido por qué 67% de contables prefieren las opciones basadas en la nube frente a otras herramientas.

Software de contabilidad Usabilidad

Aunque una gestión financiera eficaz sólo puede lograrse con una sofisticada herramienta de contabilidad, seamos sinceros sobre una cosa. Necesitas un sistema fácil de usar para controlarlo y aplicarlo como es debido.

Por lo tanto, aunque la plataforma subyacente puede ser complicada, como es lógico, la interfaz de software correspondiente debe tener un diseño bien organizado y una estructura de navegación sencilla, por lo que no debería llevarle mucho tiempo aprender a manejarla.

Bueno, puedes consultar a profesionales de la contabilidad para que te informen sobre la facilidad de uso de las distintas herramientas. Es aceptable, pero no se quede ahí, ya que a menudo se trata de una cuestión subjetiva. Un programa que los contables consideran sencillo puede convertirse en una pesadilla para usted.

Por lo tanto, siempre es una buena idea probar las herramientas seleccionadas aprovechando cualquier oferta de prueba gratuita. Observa atentamente cómo se han configurado sus respectivas funciones, la correspondiente capacidad de respuesta del sistema y la facilidad general para generar informes en tiempo real.

Una herramienta ideal no debería llevarte mucho tiempo descifrarla, aunque sólo entiendas algunos conceptos básicos de contabilidad.

Otro elemento que debes evaluar a este nivel es la política de uso de cada software de contabilidad online. Un sistema de cuenta de usuario único, para empezar, podría funcionar bien para una pequeña startup con un solo contable. Pero, eso sólo debe ser un acuerdo temporal.

¿Por qué?

Los departamentos de contabilidad, cuando se piensa en ellos, suelen estar compuestos por varios miembros del equipo que trabajan simultáneamente. Una empresa de nueva creación con un solo contable tiene bastantes posibilidades de ampliarse con el tiempo para incluir a más profesionales.

Por lo tanto, lo mejor para la mayoría de la gente sería una herramienta de contabilidad que permitiera la ampliación secuencial de las cuentas de usuario único para dar cabida a varios usuarios (o -idealmente- a un número ilimitado de usuarios) a medida que crece el equipo. Esto es especialmente importante en el caso del software de contabilidad para pequeñas empresas, de modo que pueda ampliarse sin problemas. 

Ahora bien, el límite máximo de usuarios depende de lo mucho que tenga previsto expandirse. Sin embargo, mi consejo es que optes por herramientas capaces de soportar tu negocio infinitamente a largo plazo, con bajos costes generales cada vez que invites a colaboradores.

FreshBookspor ejemplo, ofrece planes con distintos porcentajes para el número de clientes facturables, mientras que la tarifa aplicable a los miembros adicionales del equipo se mantiene constante: $10 por persona. Y si prefiere algo más sencillo, puede consultar Cosechaque ofrece un número ilimitado de proyectos en cada plan.  

Ahora bien, el análisis de usabilidad de un software también implica evaluar sus funciones individuales. Aunque aquí nos centramos en la contabilidad, puedes considerar otras funciones adicionales como parte de tu plan estratégico de comercio electrónico.

Si su negocio en línea va a experimentar un mayor crecimiento, sería inteligente adquirir un software de contabilidad que también funcione como un sistema de gestión integral con otras funciones.

La mejor opción, sin embargo, sería una suite ampliamente versátil que no sólo sea escalable cuando necesite actualizar sus funciones de contabilidad, sino que también admita una amplia gama de integraciones o complementos suplementarios en caso de que desee capacidades adicionales de gestión de comercio electrónico.

Algunos de los posibles extras con los que puede tropezar incluyen herramientas de producción, compras, ventas y gestión de inventarios.

Características

Ni que decir tiene que la gama de prestaciones en el ámbito de la tecnología contable es bastante amplia. Elegir entre ellas puede resultar bastante abrumador, sobre todo para los principiantes.

Por lo tanto, siempre es una buena idea trabajar mano a mano con expertos contables, que le ayudarán a identificar las características adecuadas de la herramienta de contabilidad que se ajusten a las necesidades precisas de su empresa.

Dicho esto, he aquí algunos de los aspectos críticos que puede tener en cuenta a la hora de evaluar distintos programas de contabilidad y sus respectivas funcionalidades:

  • Funciones básicas de contabilidad- Antes de llegar a las funcionalidades avanzadas, asegúrese de tener una buena idea de las funciones básicas de contabilidad que necesita su empresa. Los comerciantes suelen optar por prestaciones estándar como gestión de clientes, presupuestos, facturación y seguimiento de gastos e ingresos. Si su tienda maneja una amplia gama de artículos, es posible que desee añadir funciones de pedidos de compra, gestión de proveedores y seguimiento de inventarios.
  • Seguridad- Los datos financieros son sin duda una de las informaciones más sensibles en el comercio electrónico. Teniendo en cuenta que una sola brecha podría ser potencialmente perjudicial para tu negocio, tienes que dar prioridad a las características de seguridad que ofrecen las distintas herramientas de contabilidad. Averigua cómo gestionan los datos en reposo y durante la transmisión, sus normas de cumplimiento de seguridad, sus correspondientes políticas de privacidad y, por supuesto, las medidas que han implementado para supervisar sus redes y prevenir posibles ataques.
  • Funciones de previsión- Algunas herramientas contables modernas aprovechan ahora potentes sistemas de inteligencia artificial para evaluar exhaustivamente los patrones financieros y, posteriormente, prever los ingresos y el crecimiento. Curiosamente, debido a la eficacia resultante, 55% de contables tienen previsto adoptar la IA en los próximos tres años. Pero eso sólo se consigue con una herramienta que haya demostrado ser precisa. Así que céntrate en los sistemas de contabilidad capaces de realizar análisis y previsiones en profundidad.
  • Funciones de automatización La automatización es sin duda una de las principales razones por las que nos gusta utilizar herramientas de contabilidad. Las mejores herramientas de contabilidad cuentan con motores de automatización para informes, conciliaciones, pagos globales, gestión de facturas, cumplimiento fiscal, incorporación de proveedores y cuentas por pagar. De hecho, una herramienta que automatiza sin problemas las cuentas por pagar de su empresa podría ayudarle a ahorrar unos 1.000 millones de euros. $16 por factura- se amortiza por sí sola en un plazo de 6 a 18 meses.
  • Funciones de apoyo fiscal- Para sacar el máximo partido a la hora de declarar los impuestos de tu empresa, necesitas una herramienta de contabilidad con funciones de asistencia fiscal. Debe racionalizar sistemáticamente todos los datos de flujo de caja y los KPI en línea con tus variables financieras para ayudarte a procesar los impuestos en consecuencia.
  • Capacidades de integración. El ecosistema empresarial del comercio electrónico es ampliamente dinámico, con numerosos elementos que siempre están sincronizados entre sí. Un entorno tan fluido, por supuesto, requiere herramientas de contabilidad versátiles que puedan integrarse a la perfección con una amplia gama de soluciones de terceros. En esencia, las mejores herramientas de contabilidad deben ser capaces, como mínimo, de conectarse con las aplicaciones de Google, además de con sistemas de marketing por correo electrónico, CRM, ERP, gestión de inventario, procesamiento de pagos y TPV, entre otros,
  • Funcionalidades móviles- A estas alturas, el soporte móvil es una característica bastante estándar entre el software de contabilidad para comercio electrónico. Como mínimo, esta prestación ayuda a los miembros del equipo a acceder a los sistemas basados en la nube de forma remota desde cualquier lugar. Bastante admirable, pero necesitas más que eso para gestionar las finanzas de tu tienda de forma eficiente. Una herramienta ideal debería ir más allá del soporte móvil básico para replicar la operatividad del PC en el móvil.
  • Funciones de información Ahora que lo pienso, El objetivo de utilizar herramientas de contabilidad es poder generar informes financieros relevantes de forma eficaz. Mientras que algunos sistemas sólo proporcionan informes básicos sobre beneficios y pérdidas, lo mejor es un software de contabilidad que pueda profundizar y ofrecer informes detallados con un número ilimitado de categorías. En definitiva, debería poder generar informes precisos sobre todo su rendimiento financiero en tiempo real.

Coste y rentabilidad

Al igual que otros programas informáticos para empresas en línea, las herramientas de contabilidad suelen tener un precio.

Si ha investigado, se habrá dado cuenta de que el coste en sí no es generalizado, sobre todo para las empresas en crecimiento.

Aunque se puede acceder a algunos sistemas previo pago único, la mayoría de las herramientas de contabilidad en la nube se venden como servicios cuya suscripción se renueva periódicamente.

Pero también es posible que hayas oído hablar de herramientas de contabilidad gratuitas y programas de software de contabilidad gratuitos que se pueden adquirir a coste cero. Parece un buen negocio, pero ¿son fiables las herramientas de contabilidad gratuitas?

La verdad es que depende. Aunque es aconsejable tratar los sistemas de software de contabilidad gratuitos con el escepticismo que merecen, es posible conseguir una herramienta de contabilidad sólida de forma gratuita.

Por ejemplo, puedes conseguir un paquete de software de contabilidad gratuito en un programa de confianza, que incluye funciones como gestión de nóminas, impresión de cheques y facturación. La pega es que sólo facilitará un número limitado de cuentas de clientes. Y si quieres más, tendrás que pasarte a una versión de pago, que suele estar disponible en varios paquetes, con distintas funciones para empresas de distintos tamaños.

Es sólo un ejemplo entre muchos otros. Ofrecer una versión básica gratuita junto con funciones avanzadas de pago es un enfoque de precios bastante popular. Los proveedores de servicios lo aprovechan para atraer a nuevos usuarios que, a la larga, se pasarán a los planes premium correspondientes a medida que su negocio crezca.

Si acabas en ese grupo, tendrás que pagar entre $10 y $100 al mes por varios niveles de funciones contables. Y eso no es todo. Puede costarte más si introduces complementos adicionales o servicios suplementarios como el procesamiento de pagos.

Pero también es posible contrarrestarlo optando por un periodo de suscripción más largo. Muchas herramientas ofrecen descuentos especiales a los suscriptores anuales. Sin embargo, como esto básicamente te ata durante doce meses, deberías asegurarte de que has probado el servicio a fondo antes de comprometerte.

En general, la cantidad de dinero que pague por su herramienta de contabilidad depende no sólo de la marca, sino también de las funciones que adopte y, por supuesto, del número de usuarios admitidos (idealmente, usuarios ilimitados). Los paquetes más baratos suelen estar pensados para pequeñas empresas con necesidades contables básicas y no para empresas en rápido crecimiento.

Por otro lado, las más caras se dirigen a medianas y grandes empresas con funcionalidades avanzadas como órdenes de compra, seguimiento de inventario, capacidades superiores de elaboración de informes, funciones de equipo, recordatorios automatizados, seguimiento y facturación de proyectos, facturas recurrentes, además de seguimiento de ventas y gastos.

El coste también puede aumentar si se opta por herramientas de contabilidad sectoriales o verticales. Estos programas, a diferencia de las herramientas de contabilidad general, suelen distribuirse a través de revendedores de valor añadido (VAR). Y eso se traduce en costes adicionales de atención al cliente, que finalmente se cargan a los usuarios.

Teniendo en cuenta todos estos factores, debería ser capaz de identificar una herramienta de contabilidad bien de precio después de comparar los precios y las características de numerosas opciones de software. El mayor retorno de la inversión posible sólo puede provenir de un sistema que ofrezca potentes funciones de contabilidad a un coste razonable. Y aunque debería centrarse principalmente en las necesidades actuales de su negocio, lo mejor es conformarse con un programa de software que ofrezca planes de funciones adicionales que pueda actualizar en función de sus necesidades.

Algunas de las mejores herramientas de contabilidad para el comercio electrónico

Aquí tienes una lista completa de los mejores programas de contabilidad para ecommerce y negocios digitales:

Resumen

Visión general- Las ventas minoristas de comercio electrónico en EE.UU. superarán los $735.000 millones en 2023.

- 64,4% de las pequeñas empresas aprovechan ahora las herramientas de contabilidad digital.

- En un par de años, se espera que el sector de la contabilidad digital supere los $11.800 millones.

- Apenas 14% de los propietarios de pequeñas empresas confían en sus conocimientos de finanzas y contabilidad.

¿Qué es el software de contabilidad?- Un programa de contabilidad típico ofrece funciones para procesar y gestionar el balance de su empresa, el libro mayor, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

- Las herramientas de contabilidad pueden ser sistemas de gestión de tiempo y gastos, sistemas de planificación de recursos empresariales, sistemas de gestión de nóminas, sistemas de facturación, sistemas de facturación, etc.

Elegir las mejores herramientas de contabilidad
Necesidades contables del comercio electrónico- Para determinar lo que necesita, realice una evaluación completa de las necesidades financieras y de gestión de su empresa.

- Estudie otras tiendas similares de su sector de comercio electrónico.

- Revise las necesidades contables en su nicho de negocio específico.

- Pida consejo a contables con experiencia.

- Las herramientas de contabilidad y nóminas para pequeñas empresas son soluciones de software que ofrecen funciones de contabilidad, además de coordinar la información financiera estándar y las nóminas de las pequeñas empresas.

- Las soluciones de software de gestión empresarial son sistemas integrales de alto nivel que ofrecen un sinfín de herramientas de gestión del comercio electrónico.

- Herramientas de contabilidad basadas en la nube: son soluciones de gestión financiera que se distribuyen y a las que se accede a través de la web.

Usabilidad- Aunque el motor de procesamiento en sí puede ser sofisticado, la interfaz de usuario de contabilidad en general debe ser amigable y estar bien estructurada.

- Aproveche las ofertas de pruebas gratuitas probando varias herramientas para evaluar su facilidad de uso.

- La política de uso más favorable debería permitir la actualización sistemática de cuentas de usuario único a cuentas multiusuario a medida que se amplía el equipo de contabilidad, sin incurrir en elevados gastos generales.

- El mejor programa de contabilidad es un sistema integral que admite la ampliación de las funcionalidades contables, así como la adición de procesos de gestión adicionales mediante complementos o integraciones.

Características- Las pequeñas empresas suelen elegir funciones de contabilidad típicas, como gestión de clientes, presupuestos, facturación y seguimiento de gastos e ingresos.

- Para asegurarse de que sus datos financieros están debidamente protegidos, evalúe las herramientas de contabilidad en función de sus funciones de cifrado, sus normas de cumplimiento de seguridad, sus correspondientes políticas de privacidad, además de los sistemas de supervisión de la red.

- Su herramienta de contabilidad debe contar con capacidades de IA para analizar las tendencias financieras y, en consecuencia, prever los ingresos y el crecimiento.

- Los potentes programas de software de contabilidad automatizan la elaboración de informes, las conciliaciones, los pagos globales y la gestión de facturas, cumplimiento de las obligaciones fiscales, incorporación de proveedores, además de cuentas por pagar.

- Para agilizar la declaración de impuestos, su herramienta de contabilidad debe alinear los números de su empresa con las variables fiscales pertinentes.

- Como mínimo, tu herramienta de contabilidad debería poder integrarse con las aplicaciones de Google, además de con sistemas de marketing por correo electrónico, CRM, ERP, gestión de inventario, procesamiento de pagos y TPV.

- Los potentes programas de software de contabilidad proporcionan aplicaciones móviles con funcionalidades de nivel PC.

- Para generar informes detallados y precisos, su programa de contabilidad debe ser capaz de controlar todos los datos cruciales en tiempo real.

Coste/ROI- Aunque algunas herramientas cobran una cuota única, la mayoría de los sistemas basados en la nube ofrecen paquetes de suscripción mensual o anual para los usuarios.

- En la mayoría de los casos se ofrecen planes de contabilidad gratuitos junto con planes de pago a los que se puede acceder para obtener funciones premium.

- Optar por complementos o servicios suplementarios como el procesamiento de pagos podría obligarle a pagar más por su herramienta de contabilidad.

- El precio de los paquetes suele venir determinado por la marca de la herramienta de contabilidad, el nivel de prestaciones y el número de usuarios admitidos (o ilimitados).

- El mejor retorno de la inversión lo generan las herramientas de contabilidad que ofrecen funcionalidades comparativamente potentes a través de planes a precios razonables.

Y ya está. Estos son los puntos básicos para encontrar las mejores herramientas de contabilidad para tu negocio online. Ahora, al siguiente paso: ¿qué herramientas de contabilidad específicas deberías considerar seriamente?

Nuestros análisis imparciales y exhaustivos de herramientas de contabilidad le ayudarán a conseguirlo. Por lo tanto, no dude en continuar e incluso descubrirá cosas que varios programas de software están tratando de ocultar de usted.

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