Monday.com vs Smartsheet

Última actualización en diciembre 8, 2023 por Ewen Finser

Encontrar el mejor software de gestión de proyectos que se adapte a sus necesidades puede ser todo un reto.

Con las nuevas herramientas que surgen cada día, es difícil mantenerse al día de todas las opciones y decidir cuál funcionará para su negocio. También hay que tener en cuenta varios factores, como la experiencia del usuario, las funciones y las integraciones.

Como gestor de proyectos, necesitará herramientas que le ayuden en todos los aspectos de su trabajo, desde la gestión de tareas y la colaboración con los miembros del equipo hasta la elaboración de informes sobre el rendimiento del proyecto y la comunicación con la dirección. 

En este artículo analizaremos dos de los mejores programas de gestión de proyectos, monday.com y Smartsheet, para ayudarte a decidir cuál es el más adecuado para ti.

Principales diferencias entre Smartsheet y monday.com

Las principales diferencias entre Smartsheet y monday.com son:

• Monday.com sólo tiene notificaciones por correo electrónico y push, mientras que Smartsheet es más personalizable en cuanto a notificaciones, ya que los usuarios pueden recibir mensajes por correo electrónico, push móvil, solicitudes de aprobación y aplicaciones de mensajería.
• Monday.com permite a los usuarios establecer las funciones y los niveles de permiso de los miembros del equipo invitados, mientras que con Smartsheet, sólo pueden modificar los permisos de la cuenta después de que el nuevo usuario se haya incorporado.
• Monday.com's Columna de control del tiempo le permite controlar el tiempo que dedica a las tareas individuales, mientras que Smartsheet carece de una función integrada de control del tiempo, lo que le obliga a depender de integraciones de terceros para implementar esta funcionalidad.
• Monday.com sólo admite un número ilimitado de invitados que sólo pueden ver las hojas, pero no editarlas, mientras que Smartsheet cuenta con un modelo que permite a un número ilimitado de usuarios editar hojas y acceder a cuadros de mando e informes.
• Monday.com dispone de un modo de pánico que puede activarse en caso de violación de la seguridad de la cuenta, mientras que Smartsheet no cuenta con esta función.

¿Qué es Monday.com? - Breve resumen

Monday.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que se centra en la gestión de proyectos, el trabajo en equipo y el análisis.

La herramienta se sincroniza con tu calendario y tareas y te permite crear horarios para tu equipo. 

El software pretende ayudar a los equipos a trabajar de forma más inteligente, rápida y eficaz proporcionándoles una plataforma racionalizada y unificada en la que puedan gestionar a la perfección cada parte de su flujo de trabajo. También ayuda a las empresas a organizar proyectos y seguir su progreso.

Características de Monday.com

Interfaz de usuario sencilla e intuitiva

Monday.com agiliza la comunicación y la gestión de proyectos en una intuitiva plataforma multiportal. Ofrece una interfaz de usuario (IU) intuitiva que te permite poner al día a tu equipo sobre el progreso al instante, ofrecer comentarios y delegar tareas.

Tipos de columnas personalizables

Además de las plantillas, el software viene con más de treinta tipos de columnas que te ayudan a personalizar el proyecto como quieras. Puedes sincronizar elementos, subelementos y actualizaciones para tener todo lo que necesitas en un solo lugar. Los botones de estado muestran el trabajo real de tu equipo para que los miembros del equipo puedan estar al día de sus proyectos. También puedes añadir archivos y enlazar tableros, lo que facilita la agilización de procesos y tareas.

Diferentes visualizaciones de datos

Monday.com dispone de ocho visualizaciones diferentes que te ayudan a ver tus datos en varios formatos. Puede utilizar Calendario, Kanban, Gantt, Cronología, Mapa, Formulario, Carga de trabajo o Principal para ver los datos.  

Con las vistas Cronograma y Gantt, puedes hacer un seguimiento de tus proyectos para asegurarte de que cumples los plazos. Con la vista Calendario, puedes ver el progreso de todo un proyecto y de todas las iniciativas a lo largo del año.

La vista Kanban es una forma excelente de que los equipos planifiquen tareas y sprints. Los gestores también pueden ver quién está ocupado con qué en la vista Carga de trabajo.

Compatibilidad con distintos dispositivos y sistemas operativos

Lunes.com le permite comunicarse con su equipo desde cualquier lugar. Con una experiencia personalizada para ordenadores de sobremesa, portátiles y dispositivos móviles, es fácil estar al tanto de todo desde casa o fuera de ella. La aplicación te permite compartir archivos, imágenes, actualizaciones y comentarios con tu equipo en tiempo real. 

Lunes de trabajo

Lunes.com's Documentos de trabajo es la mejor forma de crear flujos de trabajo fluidos, compartir actualizaciones al instante y colaborar con su equipo en cualquier dispositivo. Al estar integrado en Lunes.com's Work OS permite a los equipos de trabajo estar al tanto de sus tareas conectando todos sus aspectos en un solo lugar.

Automatización

Lunes.com automatiza muchas de las tareas más tediosas y lentas. También agiliza los flujos de trabajo al permitir a los usuarios automatizar tareas recurrentes y seguir su progreso en tiempo real. También puedes centrarte en el trabajo que importa en lugar de perder el tiempo comprobando constantemente si algo está actualizado o no.

El software ofrece varias recetas de automatización predeterminadas para garantizar un flujo de trabajo personalizado. Puede crear el flujo de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades cambiando los desencadenantes y las acciones. Algunas de las recetas predeterminadas son:

• Cambio de estado: se produce cuando cambia el estado de una tarea concreta. 
• Notificaciones: para crear recordatorios y alertas.
• Tareas recurrentes: para automatizar tareas repetitivas

Integraciones de monday.com

Lunes.com integra con la mayoría de las herramientas para garantizar que todos sus datos estén actualizados y en un único lugar. Con el uso de más de 40 integraciones, tu equipo tendrá acceso instantáneo a la información de todos los departamentos.

Cualquier cambio realizado en una herramienta aparecerá mágicamente en todas las demás, ahorrando tiempo y confusión a su equipo. También puede importar y exportar datos rápidamente, lo que permite a su equipo centrarse en el trabajo estratégico en lugar de perder tiempo cambiando de una herramienta a otra.

Buscar, compartir y almacenar archivos

Monday.com se encarga de todas las tediosas tareas de gestión de archivos: buscar, almacenar, organizar y compartir archivos. Con este software, puedes buscar actualizaciones antiguas, subir archivos y compartir comentarios, todo en un solo lugar.

El software se integra perfectamente con tus herramientas de almacenamiento favoritas, como Dropbox, Box, Amazon Drive y Google Drive. Monday.com cuenta con un archivo de tu trabajo en el que se pueden realizar búsquedas completas, por lo que nunca perderás nada y tu equipo se mantendrá organizado.

Asistencia en directo 24/7

Puedes obtener asistencia del equipo técnico de Monday.com a cualquier hora del día. El uso del soporte en directo de la plataforma garantiza que no te quedes atascado y puedas ejecutar tus proyectos sin ningún contratiempo.

Precios de Monday.com

Monday.com ofrece mensualmente planes de precios con características variables. 

• Individual - $0 - El paquete es adecuado para particulares que deseen llevar un registro de su trabajo y viene con dos puestos de usuario. El paquete ofrece muchas funciones, como tablones ilimitados, documentos ilimitados, más de 20 tipos de columnas y más de 200 plantillas.
• Básico – $8 por plaza y mes - El plan incluye todas las características del plan individual, incluidos artículos ilimitados, espectadores gratuitos ilimitados, 5 GB de almacenamiento y atención al cliente prioritaria. Una buena opción para opción de gestión de proyectos autónomos o consultores independientes.
• Estándar - $10 por plaza y mes - Este plan le ayuda a colaborar y optimizar los procesos de su equipo. En este plan, obtendrás todas las funciones del paquete básico más vista de calendario, vistas de cronograma y Gantt, acceso de invitados, automatización e integraciones. También puedes crear un tablero que combinará hasta 5 tableros diferentes.
• Pro - $16 por asiento y mes - en este plan, obtienes todas las funciones del plan estándar más otras como vista de gráfico, seguimiento del tiempo, tableros y documentos privados, columnas de fórmulas y dependencias, integraciones y automatización. El plan te ayuda a agilizar los complejos flujos de trabajo de tu equipo y a crear un tablero para combinar hasta 10 tableros.
• Empresa - Monday.com ofrece este plan bajo demanda. Está hecho a medida para las organizaciones que buscan características de nivel empresarial. Además de todas las funciones del plan Pro, también obtendrá informes y análisis avanzados, permisos multinivel, incorporación personalizada, asistencia premium, seguridad y gobernanza de nivel empresarial, etc.

Ventajas de Monday.com

• Más de un usuario puede editar la misma lista simultáneamente, lo que supone una gran comodidad para las personas que trabajan en equipo.
• Realiza un seguimiento eficaz de los problemas y las tareas, lo que es crucial para una gestión eficaz de los proyectos.
• Los paneles visuales y la sencilla interfaz de usuario facilitan la búsqueda de información de un vistazo.
• Ofrece diferentes vistas de la línea de tiempo para que puedas seguir fácilmente tu progreso.
• Puedes utilizarlo como principal herramienta de comunicación entre los miembros de tu equipo, lo que ayuda a centralizar todos los compromisos en un solo lugar.

Contras de Monday.com

• Puede resultar difícil para un usuario hacer un seguimiento de los costes de cada tarea y de todas las funciones relacionadas para un cliente.
• Su capacidad de elaboración de informes es limitada.
• Su modo de tarificación es caro, sobre todo para los equipos grandes.
• Es imposible seguir o ver todo aquello de lo que uno es responsable.
• Demasiada información tiende a ralentizar el sistema.

¿Qué es Smartsheet? - Breve descripción

Smartsheet es una herramienta dinámica de gestión de proyectos que facilita la gestión, el seguimiento y el análisis de sus proyectos en un solo lugar. Es fácil de usar y puede utilizarse en todas las organizaciones porque ofrece un uso compartido flexible, lo que significa que los miembros del equipo pueden ver los mismos datos desde sus ordenadores.

Con SmartsheetLas empresas pueden crear una herramienta de gestión de proyectos similar a una "hoja de cálculo" que combina la flexibilidad de una hoja de cálculo con las comodidades de una plataforma en línea. Facilita y agiliza la colaboración entre equipos distribuidos, lo que permite crear soluciones de forma rápida y eficaz.

A través de SmartsheetLos empleados pueden organizar fácil y rápidamente sus días, agilizar sus procesos de trabajo y crear planes. También pueden hacer un seguimiento de los recursos, compartir información rápidamente y centrarse en su trabajo sin depender de largos correos electrónicos y reuniones innecesarias.

Características de Smartsheet

Gestión de contenidos

Smartsheet es una app de gestión de contenidos ideal para blogueros, YouTubers, diseñadores y fotógrafos por su facilidad de uso y asequibilidad. Si eres un creador de contenidos, no necesitas contratar más personal porque esta herramienta hace que la gestión de contenidos no suponga ningún esfuerzo.

Almacenamiento de documentos

Smartsheet te permite adjuntar archivos a las tareas de cada hoja de cálculo. Es una forma estupenda de documentarlo todo en un trabajo -incluidas imágenes y documentos-, manteniendo los archivos organizados.

Colaboración en equipo

Smartsheet le ayuda a usted y a su equipo a comunicarse plenamente con clientes y miembros de la organización. Puede compartir un elemento, varios o todo un espacio de trabajo. Además, Smartsheet le permite recoger opiniones y comentarios anónimos a través de formularios fáciles de crear.

Automatización de tareas

Puede ahorrar tiempo automatización de tareas repetitivas o manuales mediante la automatización del flujo de trabajo de Smartsheet. Un flujo de trabajo automatizado es una herramienta visual, por lo que no necesita conocimientos de codificación para crear uno.

Los tres componentes de los flujos de trabajo automatizados son las acciones, los desencadenantes y las condiciones. Las acciones tienen lugar cuando el usuario realiza una tarea específica. Los desencadenantes activan la acción. Las condiciones especifican si el activador debe estar activo y cuándo.

Integraciones y complementos

El software te permite colaborar fácilmente con cualquier persona, independientemente de las herramientas que utilice. Se integra con casi todas las aplicaciones de comunicación y gestión de proyectos. Por lo tanto, no tienes que cambiar a otras aplicaciones ni pagar por ellas.

Informes avanzados

Los informes de Smartsheet le ayudan a ver rápidamente cómo están las cosas generando informes a través de hojas y espacios de trabajo. Puedes generarlos a partir de varias hojas, para que la gestión de proyectos sea más eficiente.

Hojas compartidas

Smartsheet le ayuda a organizar y compartir cualquier trabajo con un número ilimitado de usuarios. La herramienta le permite invitar a varios usuarios a ver y editar sus libros de trabajo y publicarlos en la web.

Alertas y recordatorios

La función de notificaciones de Smartsheet le garantiza que recibirá actualizaciones inmediatas cuando se acerquen fechas importantes o se produzcan cambios en su cuenta. Puede elegir enviar notificaciones de forma inmediata o diaria.

Precios de Smartsheet

Smartsheet ofrece tres planes de preciosaunque puede aprovechar la versión de prueba gratuita para ver si el software se ajusta a sus necesidades. A continuación se indican los paquetes de precios entre los que puede elegir.

• Pro - $7 por usuario y mes - este plan prevé un mínimo de tres usuarios y un máximo de veinticinco. Permite a los equipos colaborar, gestionar, seguir y ejecutar su trabajo en tiempo real.
• Empresas - $25 por usuario y mes - Este plan facilita la gestión de sus proyectos, programas y procesos con flujos de trabajo automatizados ilimitados. 
• Empresa - Smartsheet ofrece este plan como un paquete a medida según sus necesidades. El plan empresarial es para grandes empresas. Con un potente creador de aplicaciones sin código, gobierno y administración de TI, y seguridad y gestión mejoradas, le ayuda a gestionar el trabajo en toda la empresa.

Ventajas de Smartsheet

• Smartsheet es fácil de aprender, especialmente si se está familiarizado con Microsoft Excel. Además, el diseño es limpio y profesional.
• Dispones de múltiples formas de ver los datos, incluida una vista de calendario (ideal para los equipos de marketing y ventas que trabajan en torno a la programación), Kanban, etc.
• Smartsheet dispone de herramientas para seguir las tendencias más significativas de su sector y le ayuda a controlar el funcionamiento de una empresa compartiendo archivos, gestionando equipos y registrando datos.
• Es fácilmente personalizable.
• Altamente escalable.

Contras de Smartsheet

• Costes mensuales elevados.
• Smartsheet no está integrado con la función de seguimiento del tiempo.
• Tiene un registro de actividad limitado en comparación con Monday.com.
• No se ajusta a metodologías específicas de gestión de proyectos.

Resumen de monday.com vs Smartsheet

Así es como veo las ventajas y desventajas generales entre Smartsheet y monday.com para la gestión del trabajo:

Características	lunes.com	Smartsheet
Interfaz de usuario	monday.com tiene un diseño visualmente agradable e intuitivo. Es fácil de usar y navegar, incluso para usuarios no expertos en tecnología.	Smartsheet tiene una interfaz más tradicional, similar a la de una hoja de cálculo. Es familiar para quienes estén acostumbrados a Excel, pero puede resultar menos intuitiva para otros.
Automatización	monday.com ofrece potentes funciones de automatización para agilizar los flujos de trabajo y reducir las tareas manuales.	Smartsheet ofrece automatización, pero a menudo se describe como menos robusta e intuitiva en comparación con monday.com.
Colaboración	monday.com destaca en la colaboración, proporcionando actualizaciones en tiempo real, etiquetado y herramientas de comunicación directamente dentro de la plataforma.	Smartsheet también admite la colaboración, pero carece de la inmediatez y la integración de las herramientas de comunicación que se encuentran en monday.com.
Plantillas	monday.com dispone de una amplia variedad de plantillas prediseñadas para diferentes sectores y casos de uso.	Smartsheet también ofrece plantillas, pero son más generales y menos variadas que las que ofrece monday.com.
Integraciones	monday.com admite un gran número de integraciones con otras herramientas populares, lo que aumenta su flexibilidad.	Smartsheet también cuenta con un buen número de integraciones, pero carece de algunas de las principales que admite monday.com.
Informes	monday.com ofrece sólidas funciones de elaboración de informes, incluidos cuadros de mando visuales e informes personalizados.	Los informes de Smartsheet son más básicos y menos personalizables que los de monday.com.
Precios	Los precios de monday.com suelen considerarse más flexibles y asequibles, con una gama de planes que se adaptan a diferentes necesidades.	Los precios de Smartsheet pueden ser más elevados, especialmente para equipos grandes o casos de uso más complejos.
Atención al cliente	monday.com es conocido por su excelente servicio de atención al cliente, que incluye asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana.	El servicio de atención al cliente de Smartsheet es bueno, pero no tan valorado como el de monday.com.

Otras alternativas a Smartsheet

Estos son algunos de los principales alternativas a Smartsheet También consideré, muchos de los cuales he probado, ensayado o utilizado activamente en nuestro negocio a lo largo de los años:

• Smartsheet vs ClickUp
• Smartsheet vs Wrike
• Smartsheet vs Asana

Otras alternativas a monday.com

Del mismo modo, así es como veo el principales alternativas a monday.com apilándose:

• monday.com vs Basecamp: ¿Cuál es el mejor software de gestión?
• Comparación entre monday.com y el software de gestión Wrike
• monday.com vs Microsoft Project 
• monday.com vs Slack para la colaboración en equipo
• monday.com vs Trello Automatización del flujo de trabajo
• monday.com vs Notion Automation
• monday.com vs Wrike Automatización
• monday.com vs Zoho Clasificación general
• monday.com vs Jira: Cuál es el mejor software de gestión de proyectos
• monday.com vs ClickUp
• monday.com vs Airtable
• monday.com vs Hubspot
• monday.com vs Asana
• monday.com vs Salesforce
• monday.com vs Hive
• monday.com vs Pipedrive

Preguntas frecuentes

Monday.com vs Smartsheet: Conclusión

Monday.com y Smartsheet son populares aplicaciones de software de gestión de proyectos que permiten a los equipos crear tablones de tareas y compartir tareas y datos. Ambas aplicaciones ofrecen funciones de gestión de proyectos de eficacia probada en un solo lugar, y cada una ofrece distintos niveles de personalización.

Si buscas una herramienta de gestión de proyectos fácil de usar pero completa, Monday.com puede ser la tuya. Su enfoque móvil la hace ideal para equipos distribuidos por todo el mundo. 

También puede integrar su sitio web y sus campañas de marketing directamente en el sistema para realizar un seguimiento de los progresos y mantenerse en contacto con los clientes.