Notion frente a Monday: ¿Qué software de gestión de proyectos es mejor?

Última actualización el 24 de agosto de 2023 por Ewen Finser

Si tiene curiosidad por saber si Notion puede ser una buena alternativa frente a lunes.comha llegado al lugar adecuado.

¿Por qué?

Pues bien, este artículo le ahorrará tiempo y dinero al proporcionarle una clara decisión de compra en relación con Notion vs Monday.

Lo primero que hay que señalar es que monday.com es un sistema operativo de trabajo y altamente especializado en gestión de proyectos en cuanto al software que proporciona. Notion.so, en cambio, no es ni de lejos tan específico.

En cambio, Notion es más bien una plataforma de manitas que te permite realizar una amplia gama de trabajos dentro de un sistema integrado.

Esto no quiere decir que Notion no pueda utilizarse para gestionar proyectos: sí puede. Lo que ocurre es que le va a dar serios quebraderos de cabeza a la hora de acceder a las características y funcionalidades del software para agilizar las actividades empresariales.

En este sentido, su competidor está muy por delante. Pero dependiendo de tus necesidades podrías ahorrar dinero eligiendo Notion en lugar de Monday.com.

Si quieres saber más sobre cómo se comparan y contrastan estas dos plataformas, lee el resto de este artículo.

Resumen de los resultados: Yo personalmente amor Noción para la gestión del conocimiento al estilo wiki y los PNT, pero la mejor herramienta pura de gestión de proyectos es sin duda monday.com aquí. Sí, claro, puede personalizar Notion en una aplicación de gestión de proyectos, pero va a costar mucho trabajo perfeccionarla.

Notion vs Monday.com | La principal diferencia entre

• Notion.so es un espacio de trabajo todo en uno, mientras que Monday.com es un Sistema Operativo de Trabajo (SO de Trabajo).
• Notion no proporciona Diagramas de Gantt o el seguimiento del tiempo para la gestión de proyectos, mientras que Monday.com ofrece estas dos funciones.
• Notion ofrece Wikis, Revistas y otros tipos de contenidos útiles por sector, mientras que Monday.com no.
• Notion.so ofrece un plan gratuito, mientras que Monday.com no.
•  Notion.so no incluye análisis de riesgos, API ni seguimiento presupuestario (de fábrica), mientras que Monday.com sí.

Notion vs Monday.com | Gestión de proyectos

Notion Funcionalidad del diagrama de Gantt

Cuando se gestiona un proyecto con un programa informático diseñado para ofrecer una visión de conjunto, algunas herramientas son imprescindibles. Una de ellas es el diagrama de Gantt.

Los diagramas de Gantt mejoran la visibilidad de los proyectos, facilitan la colaboración y agilizan la planificación. En otras palabras, hacen que sea más fácil ver lo que está pasando. Notion no ofrece un diagrama de Gantt de fábrica, aunque sí ofrece vista cronológica que proporciona una visibilidad similar.

Lo que la pone en desventaja a la hora de competir con Wrike, Asana, Trello y también con Monday.com. Por lo tanto, si buscas mejorar la claridad de las tareas, la eficiencia y la colaboración en equipo, lo mejor es que elijas Monday en lugar de Notion.

ACTUALIZACIÓN: He podido encontrar un Plantilla de nociones para diagramas de Gantt aquí. Es la mejor solución que he encontrado para replicar la funcionalidad, aunque no es tan fácil de usar como la funcionalidad Gantt de monday.com.

Control del tiempo

El control del tiempo es una de las herramientas de gestión de proyectos imprescindibles. El software de control del tiempo ayuda a cumplir plazos ajustados. Ni que decir tiene que la gestión del tiempo mejora considerablemente con un buen software de control del tiempo.

Por lo tanto, debe elegir una plataforma de gestión de proyectos (PM) que posea una herramienta de este tipo. Una vez más, Monday.com ofrece la función de seguimiento del tiempo desde el primer momento. En cambio, Notion no. Para acceder a las funciones de seguimiento del tiempo con Notion, debe integrarse con un proveedor externo.

Personalmente, prefiero que el seguimiento del tiempo esté incorporado. Por eso, Monday.com me parece una propuesta más atractiva. Pero el widget de seguimiento del tiempo de Monday.com sólo está disponible para los usuarios con precios de nivel Pro y Enterprise. Por lo tanto, para algunos usuarios en pequeños equipos o por sí mismos no hay ninguna ventaja en el seguimiento del tiempo con Monday.com sobre Notion.

Wikis y gestión del conocimiento

Noción posee un constructor de Wiki. Este constructor es independiente de Wikipedia, pero funciona de manera similar. El objetivo es crear un recurso en línea al que puedan contribuir y editar varias personas.

Los equipos internos pueden beneficiarse mucho de las wikis a la hora de aclarar el estado de las tareas del proyecto, las estrategias y las actividades que hay que realizar. Las páginas Wiki de Notion permiten hacerlo con el objetivo de compartir conocimientos de forma más eficaz.

Otro gran ejemplo es el de los equipos virtuales. Wikis puede facilitar a los miembros del equipo el intercambio de información, la colaboración y los enlaces a recursos útiles.

Además, los wikis pueden durar para siempre, por lo que es fácil volver a visitar un wiki creado durante un proyecto. La wiki puede utilizarse para analizar lo que el equipo ha hecho bien y lo que no, con el fin de mejorar para la próxima vez.

En términos de Wikis en estas dos plataformas, Notion es el claro ganador porque Monday no permite crear Wikis.

Me gusta crear Wikis con Notion - la aplicación tiene algunas plantillas útiles. Dicho esto, vale la pena señalar algunas alternativas a Notion Wiki, como MediaWiki y DokuWiki.

Entre los wikis que pueden crearse con Notion se incluyen:

• Wiki personal
• Wiki de ventas
• Wiki de ingeniería
• Wiki de gestión de productos

Gestión y seguimiento del presupuesto

Ya he mencionado que Monday.com dispone de un sistema de seguimiento del tiempo, mientras que Notion requiere una integración o la introducción de una fórmula para acceder a dicha funcionalidad.

Pero no he hablado del seguimiento del presupuesto ni con Monday ni con Notion. Así que echemos un vistazo para ver qué ofrecen.

Monday.com facilita el seguimiento del presupuesto, lo que da a los clientes una idea de cuánto cuestan los recursos de principio a fin. He encontrado Entrada del lunes detallando cómo utilizar eficazmente su Work OS para gestionar un presupuesto útil.

Monday también proporciona funciones y unidades útiles que ayudan en el seguimiento del presupuesto. Por ejemplo, puedes añadir unidades de divisas como £ o $.

También es posible añadir divisas manualmente para no quedarse con las unidades por defecto. Es posible situar la unidad a la izquierda o a la derecha de la cifra introducida para representar adecuadamente esa moneda, lo que resulta muy útil. También me ha gustado que monday.com ofrezca funciones que calculan automáticamente la "suma", la "media" y la "mediana" de los costes por columna. Todo lo que tengo que hacer es introducir los totales correctos en cada columna.

Todo lo que tengo que hacer es introducir los totales correctos en cada línea de natación. Monday.com ofrece una plantilla de seguimiento de presupuestos, que me ha parecido estupenda. También me gustó la plantilla de seguimiento de presupuestos de Notion, aunque me pareció más una herramienta de contabilidad que un simple indicador de gestión de proyectos.

Notion también ofrece un rastreador de presupuesto o al menos un método de rastrear un presupuesto y ese es el registro de gastos.

Voy a incluir un enlace a un video tutorial que explica cómo crear un registro de gastos dentro de la plataforma de gestión de Notion. Sin embargo, Notion no dispone de automatizaciones o funciones presupuestarias.

Por lo tanto, Monday.com es una mejor opción para el seguimiento del presupuesto. Jerad Hill tiene un vídeo muy útil tutorial en el que se detalla la mejor manera de hacer un registro de gastos con Notion.ga

Ambas plataformas ofrecen plantillas de seguimiento presupuestario.

Kanban

La mayoría de los gestores de proyectos estarían de acuerdo en que los tableros y tarjetas Kanban son beneficiosos durante los proyectos. Kanban se describe mejor como un método utilizado para construir un sistema eficaz de gestión de proyectos.

Un buen software Kanban:

• visualiza los flujos de trabajo
• limita las tareas activas o impide la multitarea
• gestiona eficazmente su flujo de trabajo
• utiliza circuitos de retroalimentación
• facilita la colaboración y proporciona métricas para las pruebas
• explicita las políticas

Por supuesto, esto es sólo lo básico, pero sin embargo, le da una idea de lo que puede esperar. Si un tablero Kanban cumple los criterios anteriores, la productividad, la visibilidad y la eficiencia general mejorarán.

La creación de tableros Kanban con Notion es muy sencilla. Al crear una nueva página, puedo añadir Kanban desplazándome hasta "Base de datos" y haciendo clic en "Tableros" o escribiendo "/tablero" para elegir un tablero de página completa o en línea. Cuando creas un tablero en Monday.com, puedes convertirlo en "Kanban" haciendo clic en la opción "Tablas principales" del menú desplegable y seleccionando "Kanban" en "añadir vista".

Veredicto sobre Notion vs monday.com Kanban View

Personalmente, crear una vista de tablero Kanban con Monday.com es más intuitivo. Por el contrario, la plantilla Kanban de Notion requería un poco más de clic y no reflejaba las tarjetas de tablero de estilo Kanban más tradicionales con tanta eficacia como Monday.

Ambas aplicaciones web de gestión de proyectos ofrecen carriles de natación con funciones de arrastrar y soltar. Me pareció que esto facilitaba la gestión del flujo.

Sin embargo, en general Prefiero Monday.com. Creo que es más fácil asignar tareas a personas, añadir plazos por fecha, agrupar tareas y marcar el estado de las tareas. No es que estos procesos sean difíciles con Notion, simplemente me parecía que había que hacer demasiados clics, pasar el ratón por encima y buscar. Monday hace un mejor trabajo añadiendo automatizaciones, permisos de visualización/edición de tableros e integraciones. Pero debo decir que prefería clasificar y filtrar tableros con Notion aquí.

Escribir tareas pendientes y asignarlas

Escribir tareas pendientes utilizando la función de lista de tareas de Notion fue agradable y fácil. La curva de aprendizaje es un mero bache.

Lo primero que notarás en la lista de tareas de Notion es su formato de arrastrar y soltar. Puede mover las tareas de una columna a otra dentro de la plantilla "Lista de tareas". Otra característica útil es la posibilidad de establecer propiedades de estado. Algunos ejemplos son:

• Tareas pendientes
• En
• Hecho

Estos estados, combinados con la función de arrastrar y soltar de la lista de tareas de Notion, facilitan la creación y el traslado de tareas de un estado a otro. Por ejemplo, puedes crear una tarea en "Tareas pendientes" y moverla fácilmente a "Hecho" utilizando sólo el ratón.

La posibilidad de crear filtros, compartir tareas a través de canales de Slack, aplicar fechas de creación e información sobre la última vez que se editó por se consideraron características útiles para la colaboración.

Y ahora echemos un vistazo a Monday.com...

Para mantener el equilibrio en este post, echemos ahora un vistazo a la oferta de Monday. Lo primero que me llamó la atención fue el esquema de colores interactivo y la naturaleza intuitiva de la plataforma de Monday. Es realmente fácil de usar. Algo que me llamó la atención fue la posibilidad de crear tableros privados y compartibles con Monday.com. Hace que distinguir la planificación "personal" de la planificación "en equipo" sea mucho más fácil. Los tableros públicos también están disponibles con Monday.

Al igual que con Notion, había muchas opciones para filtrar, clasificar y asignar personas a tareas. Sin embargo, Monday.com hace un mejor trabajo a la hora de facilitar este proceso y ofrecer más opciones.

Monday.com añade color a los flujos de trabajo y eso ayuda a comunicar el estado de las tareas. Por ejemplo, puedes poner las tareas completadas en verde para indicar que se han completado correctamente.

Se dispone de un porcentaje por tablero para destacar el grado de avance de las tareas por agrupación de tableros. Al igual que Notion, Monday ofrece un diseño de arrastrar y soltar.

En general, creo que Monday.com facilita la creación de tareas pendientes y la asignación de tareas. Pero Notion es gratuita y Monday no. Por lo tanto, tu decisión de compra debe tener muy en cuenta el precio.

Una cosa que destacaré: las notificaciones por correo electrónico. Son increíblemente útiles para recordatorios y cumplimiento de plazos. Ambas plataformas las ofrecen.

Integración API

Esto es un poco innecesario, pero una API puede ser útil para crear conexiones y personalizaciones para impulsar cada etapa del ciclo de vida del proyecto. Como tal, es importante señalar que Notion no tiene - en el momento de escribir - una API. Aunque hay planes para conseguir una.

En cambio, Monday.com tiene una API con un centro de documentación adjunto. Me gustaría decir que Notion todavía puede aprovechar el poder de las integraciones, sólo que esta funcionalidad debe adquirirse a través de un widget.

Gestión de riesgos

Un aspecto importante de la gestión de proyectos con Monday.com es la gestión de riesgos mediante la comprensión de cómo interactúan las juntas directivas. El registro de riesgos y la plantilla de registro de riesgos son dos funciones útiles.

He aquí una sólida entrada de blog de un socio y gestor de proyectos de Monday.com. Explica cómo utiliza Monday.com para gestionar el riesgo.

Por lo que yo sé, el análisis de riesgos está ausente del espacio de trabajo todo en uno de Notion "out of the box", algo así como Google Workspace (con Google Doc, Google Sheet, etc...).

Integración de la IA

La IA se encuentra ahora mismo en su momento álgido, pero existen algunos casos de uso relevantes dentro de las aplicaciones de gestión del lugar de trabajo.

Aunque monday.com ha prometido algunas nuevas funciones de IA, es claramente Notion quien parte con ventaja gracias a su paquete de productos "Notion AI".

¿Qué es Notion AI?

Notion AI es un asistente conectado muy avanzado, diseñado para aumentar tu productividad y creatividad en tu lugar de trabajo. Es una herramienta multifuncional que sirve para varios propósitos. En particular, puede generar respuestas de texto basadas en las preguntas del usuario y el contexto, mejorando así sus habilidades de escritura y extrayendo información significativa.

Una de sus características más destacadas es su capacidad para generar resúmenes de alto nivel del contenido existente, lo que lo hace especialmente útil para recapitular investigaciones o resumir notas de reuniones. Además, ayuda a convertir notas desordenadas en elementos procesables y documentos pulidos, eliminando así la necesidad de hacer malabares con las notas.

Notion AI también se integra con plantillas de bases de datos para tareas de seguimiento automatizadas, lo que la convierte en una herramienta inestimable para la gestión de proyectos y el seguimiento de tareas. En esencia, Notion AI es su compañero de equipo ultracapacitado, que hace que su trabajo sea más eficiente, ágil y eficaz.

Cómo utilizo Notion AI: Me gustan todas estas funciones, pero la que más utilizo es nuestra propia base de datos Notion. Se trata de una función realmente innovadora que resulta más útil cuanto mayor es la base de conocimientos de Notion.

Facilidad de uso

Monday.com es fácil de usar. Notion.so lo es un poco menos. Probablemente porque no está tan codificada por colores y parece un poco aburrida en comparación con la interfaz de su competidor. Además, Notion requiere más búsquedas y clics que Monday, lo que puede resultar molesto a primera hora de la mañana.

Pero, en general, es bastante sencillo en términos de UX. El salpicadero de Notion está tan despejado como puede estarlo un espacio de trabajo todo en uno. Mientras que Monday/s Work OS es colorido y acogedor de una manera lúdica y divertida.

Nota sobre las aplicaciones móviles

Aunque tanto monday.com como Notion admiten aplicaciones móviles funcionales, tengo la sensación de que no es el uso previsto aquí.

monday.com, en particular, es bastante diferente de la aplicación de escritorio y no ofrece una gran vista "una vez sobre el mundo". Dicho esto, es útil tener en un apuro.

Notion es un poco más útil para comprobar cosas (como puedes ver en los ejemplos de abajo). Yo todavía no haría ningún trabajo pesado o la construcción de cualquiera de los dos, pero Noción se siente un poco más amigable móvil.

Work OS frente a All in One Workspace

Notion es el mejor servicio para cualquiera que desee llevar un diario, escribir una lista de tareas, realizar búsquedas de usuarios o gestionar sus cargas de trabajo personales. Me gusta el hecho de que cubra tantas verticales como:

• RRHH
• Ventas
• Ingeniería
• Gestión de productos
• Educación

No creo que Monday.com se acerque a ofrecer tantas opciones de plantillas de nicho. Aunque Monday.com es un sistema superior para la gestión de proyectos con sus plantillas de tablero, seguimiento de presupuesto, diagramas de Gantt, seguimiento de tiempo, facturación y API todos los puntos fuertes.

Calendario

Monday.com y Notion ofrecen una herramienta de calendario. Pero el calendario de Monday no está disponible en su plan "Básico". Todos los demás planes incluyen esta función. Todos los planes de Notion incluyen la función de calendario. Por lo tanto, Notion tiene una ligera ventaja en ese aspecto. Pero el calendario de Monday ofrece una mejor experiencia de usuario.

Atención al cliente

El soporte es un aspecto vital de una solución de gestión de proyectos. Para empezar, veamos el tipo de asistencia disponible en ambas plataformas.

El equipo de "Soporte"/"Éxito del cliente" de Monday.com está disponible 24/7 independientemente del plan que tengas. Notion.so también ofrece asistencia al cliente a todos los titulares de licencias de sus planes de pago. El plan gratuito de Notion no incluye soporte.

La documentación de apoyo es importante. Nadie quiere tener que ponerse en contacto con un ticket de correo electrónico sobre las tareas más banales. Dicho esto, hay veces que es necesario. Pero esos casos ocurren menos con Monday. El blog y la base de conocimientos de Work OS facilitan la búsqueda de soluciones sin complicaciones. Aunque debo decir que me gustó el enfoque cuidadosamente enumerado dentro del centro de ayuda de Notion.

En cuanto a los canales de asistencia, puede ponerse en contacto con Monday.com a través de:

• Correo electrónico (la dirección es [email protected])
• Formulario (PULSE AQUÍ para ver)
• Número de teléfono (+1 (201) 778-4567)
• Post (Esta es la dirección que figura en el sitio web oficial: 34 W 14th St. Nueva York, NY 10011, EE.UU.)
• Canales sociales (Tweet o Facebook)

Puede ponerse en contacto con el equipo de asistencia de Notion.so a través de:

• Correo electrónico ([email protected])
• Mensaje a través del chat de Notion
• Twitter (Tweet AQUÍ)
• Formulario de contacto de ventas (AQUÍ)

Una función de asistencia que Monday ofrece a sus titulares de licencia es el seguimiento de tickets. Es una forma estupenda de agilizar el servicio de atención al cliente y priorizar la asistencia para que los clientes que pagan los precios más altos o tienen las preocupaciones más acuciantes reciban el tipo de ayuda que necesitan.

Precios

Precios de Notion:

Precios del lunes

Precio por plaza

Si necesita más de 100 puestos (usuarios), tendrá que contacta directamente con monday.com. De lo contrario, puede utilizar la tabla en tiro disponible el lunes para descubrir los precios.

monday.com Funcionalidad del diagrama de Gantt

monday.com más explícitamente ofrece aquí la función de diagrama de Gantt. Es bastante fácil conseguir un gráfico visualmente conciso y útil en cuestión de minutos:

Incluso puede importar gráficos desde Excel (mediante importación CSV) si necesita trasladar un proyecto, o simplemente necesita actualizaciones esporádicas de versiones.

monday.com incluye los siguientes elementos existentes para componer una vista modular completa del diagrama de Gantt:

• Tareas
• Cronología
• Duración
• Hitos
• Dependencias
• Cesionarios

Funcionalidad de Notion Gantt Chart: Vistas de la línea de tiempo

Como actualización a este artículo original, un amigo señaló que Notion SÍ ofrece vistas de línea de tiempo. Quiero explorar esto un poco más.

Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, la vista de línea de tiempo proporciona una visión general "tipo Gantt" de los proyectos por línea de tiempo:

No se llama diagrama de Gantt, lo que lo hace algo confuso de contar, pero efectivamente es bastante similar. 

Para más detalles sobre las distintas formas de utilizar Notion como diagrama de Gantt con vista de línea de tiempo, consulte esta página de recursos con ideas.

Conclusión, como casi todo con Notion, PUEDE configurarse para la funcionalidad de diagrama de Gantt con todas las características disponibles. 

Notion vs Monday | Preguntas frecuentes

Decisión de compra

Si busca una herramienta de gestión de proyectos, entonces Yo recomendaría elegir Monday.com.

Monday.com es un sistema superior para gestionar proyectos con sus plantillas de tablero, seguimiento de presupuesto, diagramas de Gantt, gestión de tareas, seguimiento de tiempo, facturación y API, todo ello ausente en la plataforma de su competidor. Dicho esto, si sólo buscas algo para tomar notas y organizarte de forma gratuita, Notion es una opción mejor.

Resumen: Personalmente, me encanta Notion para la gestión del conocimiento y los procedimientos operativos normalizados al estilo wiki, pero la mejor herramienta pura de gestión de proyectos es sin duda monday.com aquí. Claro que puedes personalizar Notion para convertirla en una aplicación de gestión de proyectos, pero te costará mucho trabajo perfeccionarla.

¿Aún no se ha decidido? Puede continuar investigando con algunos de nuestros artículos directos que comparan Notion y monday.com a continuación.

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