Revisión de monday.com [2023]: ¿Vale la pena la gestión de proyectos de monday?

Última actualización el 20 de junio de 2023 por Ewen Finser

La trampa de tener una empresa de éxito es que cada vez resulta más difícil gestionarla a medida que se adquieren más clientes, proyectos y responsabilidades.

Las herramientas de gestión de proyectos y equipos son tu mejor baza para aprovechar el caos y convertirlo en calendarios y flujos de trabajo que te ayuden a prosperar. En esta revisión de monday.com, vamos a explorar herramienta de gestión de proyectos y equipos Lunesque cuenta con capacidades tanto de navegador como de aplicación móvil.

¿Qué es el lunes?

Antes llamado dapulse, Lunes El lema es: "Simplifique la forma de trabajar de su equipo." Después de utilizar la herramienta de gestión de proyectos, no estoy seguro de que "simplificar" sea la palabra adecuada, aunque los usuarios que aprecien el lunes no necesitarán una herramienta "sencilla", sino una capaz, personalizable y fructífera, y la tendrán.

Aunque hay un montón de campanas y silbatos, Objetivo principal del lunes es ayudarte a gestionar tu carga de trabajo y comunicarte con todo tu equipo a través de tableros (aunque toma prestado de los tableros Kanban, es MUCHO más que un tablero Kanban básico).

En este sentido, no es SÓLO una herramienta de gestión de proyectos o un paquete de software de gestión.

Proceso de inscripción en monday.com

Justo en la página de inicio, introduces tu correo electrónico del trabajo y luego haga clic en Crear cuenta gratuita.

Te envían un código de seis dígitos a tu cuenta de correo electrónico para que puedas desbloquear la prueba gratuita. Recibí inmediatamente el correo electrónico con el código y lo introduje en la página. Me llevó a otra página de registro que me pedía más información.

En la siguiente pantalla, se te pide que introduzcas información sobre tu equipo. Me gusta que haya una opción para "Solo yo", porque a veces los solopreneurs no están representados en las opciones de herramientas de gestión del trabajo.

Hay otra página más, y ahora desearía que el proceso de inscripción fuera más rápido. Casi preferiría una o dos páginas con más preguntas que rellenar que varias páginas en las que tengo que hacer clic continuamente.

Además, el menú desplegable de "¿A qué se dedica su equipo?" incluye un montón de opciones, como contabilidad, desarrollo empresarial, diseño, herramienta de gestión de proyectos, etc.

Supongo que un empresario con un gran equipo de personas tendría problemas para elegir una sola respuesta, ya que un equipo suele abarcar varios aspectos diferentes de la gestión de una empresa. Simplemente opto por "Otros" y luego escribo "Marketing online", que es una de las sugerencias.

La última pantalla de registro es para elegir la URL de tu cuenta. Yo opto por la que ya está rellenada. Es importante que recuerdes tu URL, porque es la que utilizarás para iniciar sesión en adelante (aunque siempre puedes volver a solicitar el enlace utilizando tu correo electrónico).

A continuación, puedes añadir a personas de tu equipo enviándoles una invitación por correo electrónico y eligiendo si deben ser Admin o no. Los administradores pueden invitar a otros usuarios y gestionar su cuenta. Es una buena opción para las personas que ocupan un puesto directivo o para enviar a un asistente que debe tener acceso a todo.

Ahora que ya he terminado con el proceso de inscripción, es hora de empezar.

Cómo utilizar monday.com

Lo primero que aparece es el salpicadero con una ventana emergente que me indica por dónde empezar. Me encanta porque no tengo que resolverlo por mi cuenta.

Creo un nuevo tablero y aparece una lista de opciones en Plantillas destacadas. Hay varias plantillas prediseñadas para elegir en función de para qué quiero usarla. También hay una opción para crear una plantilla desde cero.

Elijo Mi semana en el menú Autónomos. Hay una opción para importar mis datos existentes copiando y pegando filas. Sin embargo, no estoy seguro de qué tipo de datos quieren, porque todavía no he visto la plantilla. Me salto esto por ahora.

En la siguiente pantalla, hay un vídeo emergente en la parte inferior que puedo reproducir para ver cómo utilizar el tablero. (Se vuelve molesto, así que pasa el ratón por encima para salir con una "X").

Cómo crear un tablón en monday.com

Ninguna reseña de monday.com estaría completa sin hablar de los tableros. Ahora que tengo una plantilla con la que jugar, estoy listo para construir mi tabla.

Una vez más, veo un mensaje para importar mis datos, a los que se refieren como pulsos en lugar de filas de hoja de cálculo (que funciona de manera similar a una hoja de cálculo Excel). Todavía no estoy seguro de lo que es esto, pero estoy interesado, así que tomo los datos de una hoja de cálculo al azar de mi Google Drive para importar.

Me imagino que la hoja que utilizo para realizar el seguimiento de las tareas de mi asistente virtual (seguimiento del tiempo / registro de actividades) es una buena hoja para probar.

Copio los datos de la hoja, que incluye varias columnas y filas.

Pego la información en la casilla, tal como dice. Pero sólo copia la primera columna, cosa que no entiendo muy bien.

Esto es frustrante porque parece ser una característica que Monday está impulsando, pero no está nada claro cómo o por qué usarla. Hago clic en "Añadir filas" para ver qué pasa, y así es como se cargan los datos en Monday.

monday.com Tareas y subtareas

Ahora que puedo ver cómo se convierte la información a Monday, creo que lo mejor es añadir una única lista de tareas (y subtareas) para la herramienta de gestión de tareas. Elimino esta importación, luego vuelvo a mi Hoja de Google y copio sólo la columna con los nombres de las tareas en ella, luego la importo a Monday como antes. Esto se ve mejor, aunque no puedo entender su codificación por colores.

Ahora quiero rellenar estas otras columnas. Hago clic en el campo Estado de la tarea y aparece esto.

Realmente no se aplican a estas tareas de flujo de trabajo, así que decido editar las etiquetas (lo que hice para nuestras tareas recurrentes y la gestión de tareas).

Averiguar cómo codificar por colores y eliminar etiquetas podría ser más sencillo, pero de momento puedo trabajar con ello.

Relleno el resto de la vista del gráfico (similar a un diagrama de Gantt), y también descubro que puedo añadir varios clientes a una tarea.

Me encanta porque a menudo tengo que hacer la misma gestión de tareas para diferentes clientes, y esto evita la necesidad de crear una fila separada (o Pulse, en términos de software de gestión de proyectos Monday com) para cada uno.

Si yo asignara tareas a mi asistente virtual, él podría agrupar tareas similares para realizarlas de forma más eficiente.

También me gusta que cuando me desplazo hacia abajo, la información que introduje en el cuadro de gestión principal se ha segmentado en función de las fechas de vencimiento.

Resumen del flujo de trabajo de Monday.com

Esta herramienta me facilita ver tanto una visión completa de mi gestión de tareas como una visión más reducida del trabajo que hay que hacer esta semana y la siguiente.

Sin embargo, no parece que vaya más allá, ya que establecí una Fecha de vencimiento para mediados de agosto que no se refleja en las vistas semanales. Decido averiguar si puedo ver vistas semanales o mensuales para más adelante.

Me parece que hay varias vistas para añadir, pero no parece que pueda obtener el mismo tipo de sinopsis que con los resúmenes semanales. Puedo ver un calendario para agosto y más allá (como Google Calendar), sin embargo, que es algo útil.

Socios integradores de monday.com

Los propios tableros de gestión disponen de varias herramientas:

• Añadir tareas, elementos de la lista de tareas pendientes, misiones y proyectos
• Asignar personas para trabajar en proyectos o tareas específicas
• Planifique con antelación su carga de trabajo y la de su equipo
• Ver estados para determinar el progreso

También hay funciones de colaboración y comunicación, como:

• Comentar el trabajo de los miembros del equipo o dar el visto bueno.
• Recibe notificaciones en tiempo real a través del ordenador o el móvil
• Mención de personas o equipos enteros en los Pulsos
• Vea quién está trabajando y quién está disponible para asumir tareas

Además, puedes invitar a tus clientes a ver también información sobre sus proyectos, lo que es una forma estupenda y sencilla de mantenerlos al tanto de tus progresos sin tener que actualizarlos manualmente cada día o cada semana. Se sentirán implicados con esta herramienta de colaboración y no requerirá ninguna comunicación adicional por tu parte.

Otras funciones de automatización de la plataforma son:

• Capacidad para escalar a medida que evolucionan sus necesidades con un proyecto complejo (varios consejos, varios proyectos, colaboración en equipo).
• Arrastrar y soltar documentos y archivos
• Integraciones con herramientas como Dropbox, Google Apps y Zapier para una automatización avanzada y espacio de almacenamiento adicional.
• Amplias funciones de búsqueda de tareas, imágenes, proyectos y actualizaciones

Más información sobre el lunes aquí.

Software de gestión de proyectos Facilidad de uso

La plataforma Monday es bastante fácil de usar (con un sencillo proceso de incorporación), y tiene un aspecto estupendo, pero hay ciertos problemas de usabilidad que son problemas menores pero persistentes de la interfaz de usuario.

Por ejemplo, al hacer clic en la columna "¿Cuánto tarda esto?" de mi gráfico de pulsos importados, se abría automáticamente la línea de tiempo de arriba, que ocupaba la mitad de la página, lo que limitaba la parte del gráfico que podía ver mientras me desplazaba por mis tareas.

Hay una "X" en la línea de tiempo para cerrarla, pero no era obvio de inmediato, así que usé el gráfico así por un tiempo, lo cual fue inconveniente y probablemente no era el uso previsto de la línea de tiempo.

Me encontré con que quería una herramienta aún más intuitiva que supiera cuándo utilizaba ciertas funciones por primera vez y me dirigiera a todo lo que quisiera saber sobre ellas.

Me encanta que haya varias formas de ver mi carga de trabajo y que pueda alternar entre ellas siempre que quiera. Algunos días, me apetece una vista fluida, como con el calendario, y otros días quiero algo mucho más directo, como la lista de tareas.

También es increíblemente práctico que haya aplicaciones para Android y para iOS, de modo que puedo utilizar Monday incluso cuando no estoy delante del ordenador.

Planes de precios de monday.com: ¿Cuánto cuesta monday.com?

Existen mucho de opciones de precios. Para empezar, hay cuatro planes entre los que elegir.

Dentro de estos planes, el precio del proveedor de software varía en función del número de usuarios. También varía si eliges facturación mensual, anual o bienal, y obtienes descuentos escalonados para todo lo que supere la facturación mensual. Visite la página de precios aquí.

Como puede deducirse de la tabla, tienden a empujar a la MAYORÍA de los usuarios hacia el Plan Estándar para empezar.

También hay una prueba gratuita de 14 días que te permite probar el plan Pro sin necesidad de introducir los datos de tu tarjeta de crédito. Durante mi prueba gratuita, me ofrecieron este descuento, por lo que vale la pena dejar la prueba gratuita sal corriendo en caso de que también te ofrezcan un trato.

Función de atención al cliente de monday.com

Todos los planes de Monday, incluido el plan Basic más económico por $25 al mes, incluyen atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que lo convierte en una gran opción si tu equipo está repartido por todo el mundo en diferentes zonas horarias.

Sin embargo, su base de conocimientos es tan amplia que parece que no es necesario ponerse en contacto con el equipo de atención al cliente. Por ejemplo, disponen de seminarios web para enseñarle a utilizar Monday (con soporte multilingüe); guías de gestión de proyectos; y artículos que responden a sus preguntas más frecuentes. Tampoco ocultan su Póngase en contacto con nosotros forma e información, lo que supone un soplo de aire fresco.

También creo que merece la pena mencionar la frecuencia con la que me enviaron boletines informativos después de inscribirme.

Inmediatamente recibí dos correos electrónicos de bienvenida, uno con los datos de acceso y otro con un enlace a un vídeo sobre todo lo que puedo hacer con Monday.

Al día siguiente, recibí otro correo electrónico sobre cómo tres equipos diferentes utilizan Monday, y había tres ejemplos de plantillas que podía añadir a mi cuenta. Luego recibí un correo con una noticia sobre una ronda de financiación, sea lo que sea eso. Y luego otro con lo más destacado del día anterior.

Todo esto fue antes de las 10 de la mañana del segundo día de tener el servicio en mi función de gestor de proyectos. Cinco correos electrónicos en menos de 24 horas me parece excesivo, aunque estoy seguro de que puedo darme de baja de algunos de ellos.

Además, cuando te conectas, te lleva inmediatamente a tu bandeja de entrada, donde me esperaba un mensaje introductorio con algunos consejos para aprovechar al máximo mi experiencia.

Conclusión: monday.com Review

La aplicación de los lunes puede tener un montón de opciones y un poco de curva de aprendizajepero También tengo la clara sensación de que hay infinitas formas de crear tableros y de que se adapten a mis necesidades (y de liberar mi tiempo con automatizaciones). 

No se trata de una simple aplicación de productividad.

También parece que puedo personalizar los tableros para adaptarlos a cada tipo de cliente o proyecto, aunque sean muy diferentes entre sí. Las aplicaciones para iOS y Android son igualmente funcionales como aplicaciones móviles.

Es un poco engañoso que la prueba gratuita automáticamente te pone en el plan Pro, que es el segundo más caro, pero Dado que aprender a usar los tableros es la parte principal del uso de Monday, me llevaré esos conocimientos aunque baje al plan Básico.

En resumen, monday tiene sus pros y sus contras, pero en general es una de las MEJORES soluciones de software en el ámbito de la automatización de flujos de trabajo personalizables que he utilizado recientemente.

Más información sobre la herramienta de gestión del flujo de trabajo y las opciones de la aplicación

Si te interesa monday.com pero quieres ver cómo se compara con otras aplicaciones para gestionar proyectos, echa un vistazo a estas comparaciones.

• monday.com vs Trello Software de gestión de proyectos
• monday.com vs Asana Herramienta de gestión de proyectos
• monday com vs Plataforma de gestión de proyectos Wrike
• monday com vs Plataforma de gestión de proyectos Basecamp
• monday.com vs Teamwork Aplicación de gestión de proyectos
• monday.com vs Slack Workflow Apps
• monday.com vs Salesforce CRM Software
• monday.com vs Jira Enterprise Plan
• monday.com vs ClickUp
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