Notion vs Trello: ¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos?

Última actualización en diciembre 4, 2023 por Ewen Finser

¿Tiene dificultades para gestionar las tareas de su empresa y busca una forma eficaz de alcanzar los objetivos de su organización? El éxito empresarial está ligado a su capacidad para gestionar bien sus proyectos y evitar errores costosos. 

Según una encuesta del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), las organizaciones malgastan alrededor de 1.000 millones de euros al año. dos billones de dólares cada año debido a malas prácticas de gestión de proyectos. Utilizar herramientas de gestión de proyectos como Notion vs Trello es una forma de asegurarse de que completa sus proyectos dentro del presupuesto y a tiempo.

En este artículo compararemos Notion y Trello para ver en qué se diferencian. Veremos sus características, precios, diferencias y mucho más para ayudarte a elegir la mejor para tu negocio.

Resumen de los resultados: Si tuviera que elegir sólo uno, sin duda me inclinaría por el plataforma Notion más flexible y robusta aquí. Dicho esto, en realidad se puede tener lo mejor de ambos mundos y utilizar Notion para la base de datos principal de conocimientos y el tablero, pero integrarlo con Trello para los tableros en cascada. 

Principales diferencias entre Notion y Trello

Las principales diferencias entre Notion y Trello son:

• Trello es una plataforma basada en Kanban centrada únicamente en la gestión de proyectos, mientras que Notion es una plataforma de contenidos completa y dinámica.
• Notion se basa en plantillas para empezar, mientras que Trello utiliza un sistema de tablero Kanban para hacer avanzar las tareas a medida que avanza el proyecto.
• Notion puede funcionar en varios sistemas operativos, como Windows OS, Mac OS, Android y Web, mientras que Trello funciona bien en Windows OS, Android 5.1+ y Web.
• Notion es principalmente una herramienta de gestión de archivos que incluye la posibilidad de tomar notas, mientras que Trello es una aplicación para hacer listas que ayuda a la colaboración en equipo, el software de productividad y la gestión de tareas y proyectos.
• Trello ofrece 250 MB de almacenamiento de archivos con la cuenta estándar, mientras que Notion ofrece cargas ilimitadas de archivos previo pago de un precio específico.

¿Qué es Notion?

Notion es un espacio de trabajo único donde puedes planificar, escribir, colaborar y organizarte. La app te permite tomar notas, añadir tareas y gestionar proyectos.  

Dispone de un calendario integrado que facilita el control de la agenda. Al mismo tiempo, una barra lateral personalizable te permite organizar tu contenido en áreas de interés específicas. Funciona en todas las plataformas, como Android, iOS, Mac, Windows y Web.

Ventajas de Notion

• Navegar por la interfaz de Notion es rápido y sencillo
• Notion ofrece una prueba gratuita para que puedas decidir si la aplicación es adecuada para ti.
• Puedes acceder a tu cuenta Notion desde cualquier dispositivo, ya sea un móvil, un ordenador o Internet.
• Notion está repleto de funciones excepcionales y esenciales que le ayudarán a realizar un seguimiento de sus proyectos
• La aplicación te permite tenerlo todo en un mismo sitio. Ya no tendrás que cambiar entre ventanas y pestañas, sino que podrás obtener toda la información que necesites con sólo hacer clic en un único bloc de notas 

Contras de Notion

• La versión gratuita tiene funciones limitadas
• Es un poco complicado y lleva tiempo configurarlo.
• La función de notificaciones no funciona si no la utilizas con frecuencia
• Tiene una curva de aprendizaje pronunciada, lo que lo convierte en una opción desfavorable para su uso inmediato. 

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que organiza la información en tarjetas, listas y tableros. Cada tarjeta representa una acción o un dato que debes recordar. 

Trello es una herramienta de gestión de proyectos en línea para particulares y equipos pequeños, que le permite colaborar en tareas desde cualquier lugar gracias a su enfoque práctico y sencillo. Ofrece una interfaz magnífica y fácil de usar que te permitirá gestionarlo todo online sin necesidad de descargar ni instalar ningún software.

Ventajas de Trello

• Trello te envía notificaciones instantáneas sobre cualquier actualización de tareas o comentarios 
• La herramienta funciona en tiempo real, lo que permite a los miembros del equipo trabajar simultáneamente en un proyecto.
• Utiliza el Sistema Kanbanque le permite dividir un proyecto en tareas más pequeñas para facilitar la gestión del trabajo.
• Trello tiene un excelente diseño web que le permite funcionar en cualquier dispositivo sin importar el tamaño de la pantalla
• Es fácil añadir nuevos miembros al equipo
• Fácil de utilizar Trello como CRM básico

Contras de Trello

• No se puede trabajar en la plataforma sin acceso a Internet
• Tiene un almacenamiento limitado para sus usuarios gratuitos que sólo permite subir 10MBs
• No es adecuado para grandes proyectos
• Trello no te da la opción de hacer ediciones en los comentarios que haces en las tarjetas

Notion vs Trello - ¿Cómo se comparan?

Personalización

En Trellopuede personalizar tareas y procesos específicos para el proyecto en cuestión. De este modo, te aseguras de que trabajas en tus tareas al tiempo que mantienes el flujo de trabajo organizado de un modo que se adapte a tu equipo.

Al utilizar Notiony puedes adaptarlo al aspecto de tu empresa. Puedes crear un espacio de trabajo que encaje con el estilo visual de tu marca o dejar que la personalidad de tu equipo brille con un tema personalizado. 

Automatización

Con la API de nocionesPuedes mantener tu flujo de trabajo automatizado y tener siempre tu información en un solo lugar. Te permite conectar Notion a Google Calendar para una programación rápida y Todoist para una captura rápida o enviar correos electrónicos a Notion desde cualquiera de tus apps favoritas.

El sistema de automatización integrado en Trello puede ser una forma eficaz de planificar y gestionar tu flujo de trabajo. Mediante el uso de Trello's Aplicación Butlerpuede automatizar casi cualquier acción en la plataforma, desde comandos hasta reglas automáticas, para agilizar el trabajo de su equipo. 

Integraciones

Notion se integra con montones de herramientas para simplificar tu flujo de trabajo diario. Por ejemplo, se conecta fácilmente con herramientas web y de correo electrónico como Gmail y Google Drive. También puede conectar Notion a servicios como Typeform y Twitter para la creación de formularios, encuestas en línea e interacciones en redes sociales.

Trello se integra perfectamente con las aplicaciones favoritas de tu equipo, como Slack, Dropbox, Outlook, Gmail, Salesforce, InVision y Jira. Por ejemplo, puedes usar Slack para colaborar con tus compañeros de trabajo e integrar Dropbox con Trello para compartir archivos.

Trello también te permite crear flujos de trabajo a medida para las necesidades de tu negocio añadiendo Power-Ups a tus tableros. Los Power-Ups pueden convertir tus tableros de Trello en cualquier cosa, desde sistemas de tickets de atención al cliente hasta calendarios de redes sociales y mucho más.

Facilidad de uso

Notion simplifica la búsqueda y gestión de todo tipo de información. Combina documentos y otros tipos de contenido -fotos, listas, información de contacto o notas- en un único lugar. Notion te permite arrastrar y soltar estos elementos para organizarlos en un orden determinado. Su función de anidamiento de páginas te permite acceder rápidamente a cualquier información que necesites.

Trello es una herramienta excelente para equipos que buscan una plataforma sencilla e intuitiva para gestionar proyectos y tareas. No importa si estás empezando un nuevo proyecto, incorporando a un nuevo miembro del equipo o trabajando en un nuevo puesto. Todo es sencillo y fácil y sólo requiere unos pocos clics.

Colaboración en equipo

Notion te permite trabajar en un proyecto concreto, compartir ideas y colaborar con tus compañeros en un mismo lugar. Puedes utilizar Notion como herramienta personal para tomar notas y como software de colaboración en grupo. Notion dispone de sincronización inteligente, que guarda inmediatamente todos los cambios realizados en todos los dispositivos.

Trello incluye una amplia gama de herramientas de colaboración para ayudar a los empleados a trabajar de forma más rápida y eficiente. Los gestores pueden asignar a los miembros del equipo tareas específicas, para que los usuarios conozcan siempre sus horarios. Los usuarios también pueden comentar los trabajos, etiquetar a compañeros de equipo y mantener las tareas centralizadas en cada proyecto.

Aplicación móvil

Las aplicaciones móviles de Notion te ayudan a revisar y modificar tus proyectos sin complicaciones. Las funciones de las aplicaciones de Notion te permiten mantenerte organizado incluso cuando no estás delante del ordenador. Notion está disponible para dispositivos Android e iOS. 

Con la versión móvil de Trello, puedes hacer casi todo lo que puedes hacer con la versión de escritorio. La aplicación móvil es más eficiente que la versión de escritorio porque es fácilmente accesible estés donde estés. La aplicación móvil de Trello te mantiene en contacto con el equipo en todo momento.

Atención al cliente

Notion ofrece varias formas de ponerse en contacto con su equipo de atención al cliente. Además del correo electrónico y el chat en vivo, también puede hacer preguntas en el página de ayuda o a través del chat en línea.

Con sus excelentes tutoriales, guías y seminarios web, Trello es muy eficaz tanto para principiantes como para usuarios más avanzados. Incluso añade tutoriales interactivos al inicio para ayudar a los usuarios a empezar. Para ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente, puedes utilizar el formulario de contacto de la página de soporte. 

Múltiples puntos de vista

Con Notion, puede cambiar fácilmente entre vistas como la vista Calendario, la vista Kanban, la vista Gantt, la vista Gráfico, etc. También puede personalizar aún más cualquiera de estas vistas en función de la información que desee mostrar.

Trello te permite ver tus proyectos desde todos los ángulos. Puedes obtener una visión general de todas las tareas y subtareas con la vista de Tablero, hacer zoom en tareas específicas con la vista de Tabla, o seguir tu progreso viéndolas a través de una vista de Calendario.

Gestión del tiempo y las tareas

Notion te permite ver todas las actividades de tus proyectos entre todos los miembros del equipo. Las tareas están codificadas por colores en función de su estado, lo que facilita la distinción entre las que aún están en curso y las completadas. Hay tres estados de color para mayor claridad: Verde significa que la tarea está completa. Amarillo significa trabajo no completado o en curso; Rojo significa que la tarea está atrasada o necesita seguimiento.

Trello facilita la asignación de tareas y el control del tiempo dedicado a cada una de ellas. También permite adjuntar notas y archivos a las tareas, lo que puede ser muy útil cuando se trabaja con clientes o equipos en distintos lugares.

Precios de Trello

Trello ofrece un plan gratuito y tres planes diferentes planes de pago, como se muestra a continuación.

• Plan gratuito - Este plan te permite tener listas, tarjetas, miembros y archivos adjuntos ilimitados con 10 MB de espacio de almacenamiento por archivo.
• Plan estándar - $5 por usuario y mes (facturado anualmente) - el paquete estándar ofrece todo lo del plan gratuito más tableros ilimitados, listas de control avanzadas y campos personalizados. También dispone de almacenamiento ilimitado de hasta 250 MB por archivo.
• Plan Premium - $10 por usuario y mes (facturado anualmente) - este plan incluye todo lo del plan estándar más múltiples vistas, espacio de trabajo ilimitado, ejecución de comandos, mayores funciones de administración y seguridad, etc. También ofrece una versión de prueba gratuita.
• Plan de empresa - $17,50 por usuario al mes (facturado anualmente) -incluye todo lo del plan Premium más espacios de trabajo ilimitados, permisos para toda la organización, etc. El precio de $17,50 es para un mínimo de 25 usuarios. Este precio disminuye al añadir más usuarios hasta un límite de cinco mil usuarios. 

Notion Precios

Notion ofrece un servicio gratuito y tres de pago planes de precioscomo se muestra a continuación.

• Plan personal - gratis y viene con páginas ilimitadas y sincronización a través de múltiples dispositivos. También te permite compartir con hasta cinco invitados.
• Plan personal pro - $4 al mes - Incluye todas las funciones del paquete personal más invitados y descargas de archivos ilimitadas. También puedes acceder a un historial de versiones de 30 días.
• Plan de equipo - $8 por usuario y mes - Te permite invitar a miembros de tu equipo y colaborar con ellos en un solo lugar. Sus funciones incluyen todo lo del plan personal pro, permiso para compartir y varias herramientas de administración.
• Plan de empresa - Este plan le proporciona el apoyo y el control para dirigir su negocio. Incluye todo lo del plan equipo, controles de seguridad avanzados, historial de versiones ilimitado, gestor de éxito dedicado, etc. Para obtener este plan, debe ponerse en contacto con el equipo de ventas para obtener precios personalizados. 

Integración de Trello y Notion

Definitivamente hay una manera de tener lo mejor de ambos mundos. De hecho, puedes integrar Trello EN Notion (Notion es muy fácil de integrar) para conseguir la combinación perfecta para tus necesidades.

Personalmente prefiero la facilidad de uso y el atractivo visual de los tableros Kanban de Trello, así que integrarlo sólo por esta característica merece la pena.

He aquí algunas formas de integrar estos dos sistemas:

• Notion tiene un gran recurso para integrando Trello de forma nativa aquí. Simplemente haz clic en el botón +Añadir a Notion. Puedes sincronizar fácilmente las tarjetas de Trello en Notion simplemente pegando un enlace. 
• Zapier también ofrece una variedad de integraciones selectas aquí. Esta es una gran solución si sólo desea importar algunas funciones o tuberías de datos, pero no todo el sistema.

Preguntas frecuentes sobre Notion y Trello

Pregunta: ¿Proporciona Notion opciones de facturación mensual y anual?

Respuesta: Sí. Notion ofrece dos planes de facturación: mensual o anual. La mayoría de los planes cuestan bastante menos si se pagan anualmente en lugar de mensualmente. Por ejemplo, el plan Team cuesta $10 por miembro al mes si se paga mensualmente, pero sólo cuesta $8 por miembro al mes si se paga anualmente.

Pregunta: ¿Están las aplicaciones de terceros que se integran con Trello cubiertas por su política de privacidad?

Respuesta: No. Trello no controla las aplicaciones y servicios de terceros, por lo que su política de privacidad no los cubre. Para obtener más información sobre cómo las aplicaciones de terceros utilizan tu información, debes revisar sus políticas.

Pregunta: ¿Es Trello una buena herramienta de gestión de proyectos para mi empresa?

Respuesta: Sí. Trello es un software de gestión de proyectos basado en Kanban que simplifica la colaboración y la gestión de tareas. El software es excelente para todo tipo de proyectos y equipos, tanto si eres propietario de una pequeña empresa como de una gran corporación. Tiene una amplia lista de características, pero su verdadera fuerza radica en la comodidad puesta en su diseño.

Pregunta: ¿Garantiza Notion la seguridad de mis datos?

Respuesta: Sí. Notion encripta sus datos en todo momento y almacena sus credenciales e información de forma segura. Utiliza estándares probados en la industria y protocolos aceptados como TLS 1.2 para encriptar la comunicación entre los navegadores de los usuarios y la plataforma Notion. También encripta sus credenciales de conexión a la base de datos y sus datos en reposo utilizando la encriptación AES de 256 bits.

Conclusión: Trello vs Notion

Notion y Trello son excelentes herramientas de gestión de proyectos con mucho en común. Ambas tienen versiones gratuitas, están basadas en la nube y están disponibles en las principales plataformas. Notion es un poco más flexible en cuanto a los medios que puedes utilizar para organizar tus tareas: puedes gestionarlas con un poco más de libertad. Trello ofrece más tipos de tarjetas predefinidas que sirven para todo.

En general, mi elección es NotionNotion es una aplicación de gestión de proyectos más completa que no se centra únicamente en Kanban como Trello. También puede obtener opciones de precios más baratos para los equipos que utilizan Notion. Además, Notion incluye la potencia de la gestión de proyectos Kanban, con la comodidad y el valor de una plataforma digital.

Resumen: Si tuviera que elegir sólo uno, sin duda me inclinaría por el plataforma Notion más flexible y robusta aquí. Dicho esto, en realidad se puede tener lo mejor de ambos mundos y utilizar Notion para la base de datos principal de conocimientos y el tablero, pero integrarlo con Trello para los tableros en cascada. 

Otras alternativas como Trello

Si te inclinas por Trello, pero aún no estás seguro, echa un vistazo a estas comparaciones directas.

• Comparación entre Trello y ClickUp
• Comparación entre Trello y monday.com
• Comparación entre Trello y Wrike
• Comparación entre Trello y Slack
• Comparación entre Trello y Favro
• Comparación entre Trello y Teamwork

Otras alternativas como Notion

Del mismo modo, a continuación puedes leer las comparaciones de Notion con otras herramientas populares realizadas por nuestro equipo editorial.

• Comparación entre Notion y monday.com
• Comparación entre Notion y ClickUp
• Comparación entre Notion y Evernote
• Comparación entre Notion y Todoist
• Comparación entre Notion y Coda
• Comparación entre Notion y Airtable