Notion vs Todoist: ¿Qué aplicación es mejor?

Última actualización el 11 de octubre de 2023 por Ewen Finser

Como amante de la productividad, comprendo tu frustración cuando te abres paso entre un sinfín de aplicaciones que supuestamente deberían ayudarte.

A veces, parece que en lugar de ayudar, sólo te hacen entrar en una espiral de lectura de reseñas y otras informaciones.

En este artículo de Notion vs Todoist, voy a desglosarlo todo de forma que sea fácil ver qué herramienta es la más adecuada para ti.

En lugar de sentirte perdido en la salsa, podrás consultar sus características, una visión general de la empresa, así como los precios y otros detalles importantes, y saber qué se adapta a tu vida o a tu negocio.

Resumen de los resultados: Mientras Todoist es una gran herramienta o simple seguimiento, Prefiero Notion por su interfaz de usuario así como todas las funciones que tiene. Además, el precio es adecuado, sobre todo si lo usas para asuntos personales y no trabajas con un equipo. ¿Ese precio justo? F-R-E-E para empezar. 

Principales diferencias entre Notion y Todoist

Las principales diferencias entre Notion y Todoist son:

• Notion es muy granular con la información y la organización, mientras que Todoist no es tan profundo.
• Notion se integra decentemente con otras herramientas, mientras que Todoist se integra con un montón de cosas y facilita la adición de tareas.
• Notion te permite ver todos los detalles de la gestión de una tarea completada, mientras que Todoist hace que sea difícil mirar hacia atrás en las tareas completadas y no tiene buenos detalles.

Notion puede ayudarte realmente con cualquier tarea de gestión de proyectos en la que estés trabajando si no te importa que sea complicada. De hecho, para cualquier proyecto complejo (múltiples tareas, especialmente para equipos grandes) Prefiero Notion como verdadera herramienta de colaboración en proyectos.

Todoist simplifica las cosas como herramienta de gestión de tareas, pero eso no siempre es bueno.

¿Qué es Notion?

Notion es una empresa de San Francisco fundada en 2013 por Chris Prucha, Ivan Zhao, Jessica Lam y Simon Last. Su fundador sabía que la mayoría de nosotros nos pasamos el día delante de un ordenador intentando hacer cosas y que no siempre sale lo mejor debido a la sobrecarga masiva.

Simpatizaban con la gente que tiene quince pestañas abiertas en su navegador, y hablaban de cómo todo parece estar "pegado con cinta adhesiva".

Los fundadores de Notion vieron el potencial de una vida laboral mejor y más agradable con menos complicaciones pero con toda la funcionalidad imprescindible. El objetivo de Notion es reunir todo en un solo lugar para simplificar las cosas y reducir la necesidad de quince pestañas.

Para quienes necesiten información muy detallada, Notion es una gran herramienta. Puedes organizar tu información y hacer que sea más fácil entender tus proyectos en el gran esquema de las cosas.

Cuando quieres conectarlo todo, Notion es genial para hacerlo, siempre y cuando todo esté dentro de Notion. Sus integraciones no son las mejores en este momento, pero siguen trabajando en su producto para mejorarlo para sus usuarios.

Revisión de Notion: Pros y contras

Estas son algunas de las principales ventajas e inconvenientes de Notion

Pros

• Interfaz de usuario Notion limpia
• Gran flexibilidad a la hora de configurar las páginas
• Fácil de incrustar en otros sitios y aplicaciones de productividad
• Ideal para tomar notas
• Excelente ecosistema de terceros creadores de plantillas de nociones (grandes efectos de red)

Contras

• A algunas personas les preocupa la seguridad (Yo no, pero puede fomentar el pensamiento perezoso)
• Notion To Do List funcionalidad está ahí, pero no la orientación principal de la aplicación
• La funcionalidad de la base de datos Notion no es muy buena
• Notion requiere cierto "trabajo" para diseñar la configuración adecuada, es de código abierto pero no siempre está perfeccionada

Comparación de planes de precios de Notion

Cuando conozcas los precios de Notion, puede que te emociones como yo. Sí. Una herramienta por la que no tengo que pagar porque sólo la utilizo para uso personal. Increíble. Sin embargo, incluso si eres una empresa, el precio no está nada mal. Entremos en materia y veamos qué plan te conviene más si te decides por Notion.

• El plan de precios Personal de Notion es gratuito. Obtendrás páginas y negros ilimitados, la posibilidad de compartir con cinco invitados y sincronizar entre dispositivos, así como acceso a la API de Notion.
• El precio del plan Personal Pro de Notion es de $5 al mes. y le ofrece todo lo que ofrece el plan Personal. Además de eso, obtienes carga ilimitada de archivos, invitados ilimitados y un historial de versiones de 30 días.
• El plan de precios de Notion Team es de $8 al mes y le ofrece todo lo que ofrece el plan Personal Pro. Además, tendrás miembros de equipo ilimitados, espacio de trabajo colaborativo, herramientas de administración y permisos de uso compartido.
• Plan de precios Enterprise de Notion sólo está disponible si te pones en contacto con la empresa y te ofrece todo lo que incluye el plan Team. Además de eso, obtienes SAML SSO, controles y seguridad avanzados, un gestor de éxito dedicado, un contrato personalizado, historial de versiones ilimitado y aprovisionamiento de usuarios.

Como puedes ver, Notion es bastante impresionante en cuanto a precios. Si no planeas usarlo para negocios, puedes usarlo literalmente hasta que se te caigan las ruedas. Mientras no necesites subir un montón de archivos, en general está muy bien.

¿Qué es Todoist?

Amir Salihefendić empezó a crear Todoist cuando estaba en la universidad. Se dio cuenta de que la mayoría de la gente solo alaba las cosas importantes de su vida en lugar de usar una app de productividad. Quería compartir los sistemas que había creado para ayudarle a conseguir sus objetivos.

Estaba en un dormitorio en Aarhus, Dinamarca, cuando empezó a trabajar en Todoist. Estudiaba informática, tenía dos trabajos a tiempo parcial y trabajaba en algunos proyectos personales, así que improvisar no era una opción para Amir.

Ahora todo el mundo puede utilizar Todoist para dividir sus tareas en pequeños trozos en el gestor de tareas y llegar a cero todos los días.

Una de las cosas buenas de Todoist es que tiene un "karma" que te muestra las cosas buenas que ya has hecho. Esto puede ser un verdadero estímulo para tu ego, así como hacerte ver cuando consigues hacer más de lo que podrías sentir que has hecho.

Amir dice que Todoist también le ayuda a conseguir la bandeja de entrada cero con sus emails. No le gusta tener correos electrónicos colgando en su bandeja de entrada y cree que Todoist puede ayudar a cualquiera a lograr este objetivo.

Pros y contras de Todoist

Estas son algunas de las principales ventajas e inconvenientes de Todoist

Pros

• Buen soporte técnico
• Utilice sus listas en varios dispositivos para gestionar las tareas (software de gestión de tareas)
• Descuentos para centros educativos y organizaciones sin ánimo de lucro
• Funcional como aplicación personal para tomar notas

Contras

• No se pueden recuperar las tareas ya realizadas
• Automatización limitada de tareas recurrentes
• A veces se retrasa

Comparación de precios de Todoist

Los planes de precios de Todoist son bastante razonables e incluso gratuitos. Si estás empezando, puedes hacerlo fácilmente con el primer plan de precios de Todoist.

• El plan de precios Free de Todoist no es gratuito, pero tiene sus límites. Solo tienes cinco proyectos activos, cinco colaboradores, cinco MB para subir archivos, tres filtros y un historial de actividad de una semana.
• El plan de precios Pro de Todoist te da acceso a trescientos proyectos activos, veinticinco colaboradores por proyecto, cien MBD de subida de archivos, ciento cincuenta filtros, recordatorios, historial de actividad ilimitado, así como temas y copias de seguridad automáticas. Todo ello por sólo $4 al mes.
• El plan de precios Business de Todoist te da acceso a todo lo de Pro más quinientos proyectos activos por miembro, cincuenta personas por proyecto (colaboración en equipo), una bandeja de entrada de equipo, facturación de equipo, administración y roles de miembro, así como soporte prioritario. Cuesta $6 al mes.

El plan de precios de Todoist es bastante impresionante, pero para lo que yo necesito, simplemente necesito algo como Notion, que es por lo que Notion gana para mí al final. Los precios son tan similares también, que no hay mucho que me haga cambiar lo que uso.

Principales ventajas de utilizar este tipo de herramienta de gestión de proyectos

Es posible que aún no se haya decidido a utilizar una herramienta de gestión de proyectos. Puede ser un poco frustrante intentar aprender algo nuevo, pero las ventajas realmente superan las molestias de aprender algo nuevo.

Facilita la planificación

Contar con una herramienta de gestión de proyectos facilita mucho la planificación y la programación. Cuando puedes ver quién hace qué, cuándo y dónde, no tienes que adivinar. También puedes optar por priorizar las tareas (gestión de tareas) sin tener que darle demasiada importancia a las cosas porque es fácil ver lo que está pasando.

Trabajar a distancia es más fácil

El trabajo a distancia se está convirtiendo en la norma, en lugar de estar sentado en cubículos deseando llegar a casa. Cuando un software de gestión de proyectos te ayuda a gestionar el equipo y todos los proyectos necesarios, puedes hacer las cosas sin estresarte.

Más productividad

Cuando todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y cuándo tiene que hacerlo, todo se hace mucho más rápido. El aumento de la productividad también se debe a que tú, como gestor del proyecto, puedes ver lo que está pasando y tomar decisiones mucho más rápido.

Notion vs Todoist Alternativas

Notion y Todoist no son las únicas buenas herramientas de gestión de proyectos. Es posible que te interesen algunas de estas otras que pueden ser de tu interés, tanto si buscas un sistema de gestión del conocimiento empresarial en el lugar de trabajo como una herramienta de gestión de proyectos para autónomos.

• Coda - Se trata de una herramienta muy eficaz que permite crear hojas de cálculo, hacer tratamiento de textos y gestionar bases de datos. Sin embargo, su precio es un poco más elevado que el de Notion o Todolist. Seguir leyendo: Comparación directa de Coda y Notion.
• Evernote - Esta herramienta es un poco más tosca que algunas de las más recientes, pero es estable y estable. Yo la usaba y hace lo que debe hacer. Tienen un plan de precios gratuito, así que no está mal para mirar en función de lo que necesita. Seguir leyendo: Comparación directa de Evernote y Notion.
• ClickUp - Esta popular herramienta de gestión de proyectos es una buena opción porque ofrece una buena experiencia de usuario y tiene muchas funciones avanzadas útiles. Dispone de un plan gratuito, pero puedes ampliarlo si tus necesidades son mayores. Más información: Comparación directa entre ClickUp y Notion.

Posibilidades de integración de Notion y Todoist

Por supuesto, hay una forma muy práctica de utilizar AMBAS herramientas. Puedes hacerlo de varias maneras:

• Inserta tu lista Todoist en Notion: Como señala el artículo enlazado, es un proceso relativamente fácil de 5 pasos conectar Todoist dentro de Notion usando la función /embed. En resumen, funcionan muy bien juntos. He utilizado esto para aprovechar la aplicación Todoist en mi teléfono (por ejemplo) - que me resulta más fácil de usar sobre la marcha - sin dejar de actualizar el gran tablero de Notion.
• Utilice los activadores de Zapier para comunicarse: Con este método puedes hacer que los dos sistemas "hablen" entre sí y compartan tantos o tan pocos datos como sea necesario.
• Stack Todoist + Notion + Airtable: Este es quizás el "último" mejor uso de cada herramienta, sin tener que doblar sólo UNA para tratar de servir a todas las funciones. Todoist es un gran sistema de seguimiento de tareas, Notion es un gran ecosistema de gestión del conocimiento y Airtable es ideal para las capas de datos y la gestión de datos.

Generalmente he encontrado que la mejor manera es hacer una integración de Notion, por ejemplo, Todoist o Airtable DENTRO de Notion, ya que Notion está en una posición única para hacer esto y es lo suficientemente flexible para que los datos sean útiles en su contenedor.

Preguntas frecuentes

Notion vs Todoist - Mi opinión final

Tanto Todoist como Notion son buenas herramientas para tener a mano en caso de que las necesites. Sin embargo, Notion hace mucho más que Todoist. Si quieres tener algo que puedas personalizar, como yo, Notion es la mejor opción.

Notion también se ha puesto muy de moda, así que si te gusta, es otra ventaja. Es probable que mucha gente que conozcas la adopte, y podréis intercambiar consejos entre vosotros.

Dicho esto, si sólo necesitas una aplicación móvil bastante sencilla para las tareas diarias (personales o de un pequeño equipo), Todoist es una forma realmente accesible de EMPEZAR a gestionar mejor tu tiempo y tus proyectos.

Notion y Todoist frente a otras alternativas

Si alguna de estas herramientas no te convence, nuestro equipo editorial ha comparado varias alternativas populares a cada una de estas soluciones. Echa un vistazo a las secciones siguientes para encontrar la herramienta adecuada.

Notion frente a otros programas comparables

Así es como nuestro equipo editorial (yo incluido) ve las otras opciones alternativas de Notion en comparación:

• Comparación entre Notion y Trello
• Comparación entre Notion y monday.com
• Comparación entre Notion y ClickUp
• Comparación entre Notion y OneNote
• Comparación entre Notion y Airtable
• Comparación entre Notion y Coda
• Comparación entre Notion y Obsidian
• Comparación entre Notion y Slite
• Comparación entre Notion y Google Docs
• Comparación entre Notion y Slack
• Comparación entre Notion y Basecamp
• Comparación entre Notion y Craft

Todoist vs Otras Apps Populares

• Comparativa Todoist vs Wunderlist
• Comparativa Todoist vs ClickUp