Qué es un diagrama de Gantt y cómo utilizarlo

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Hay muchas formas de organizar y gestionar un proyecto. Pero, sea cual sea, la calidad gestión de proyectos significa organizar las tareas que hay que realizar, definir qué hay que hacer y cuándo (incluyendo qué tareas dependen unas de otras), y asegurarse de que todo se mantiene según lo previsto a lo largo del proyecto.

El diagrama de Gantt es una de las formas más populares que tienen las empresas de gestionar proyectos, ya que representa gráficamente el calendario del proyecto en forma de diagrama de barras horizontales.

En él se indican las fechas de inicio y fin de los distintos elementos, y las barras que discurren horizontalmente muestran cuándo tendrán lugar determinados aspectos del proyecto y los avances que se han hecho en ellos. El diagrama de Gantt debe su nombre a su creador, Henry Gantt, ingeniero mecánico.

Lo esencial por adelantado

Un diagrama de Gantt es una herramienta que utilizan los jefes de proyecto y las empresas para hacer un seguimiento de las distintas tareas necesarias para completar un proyecto, cuánto tiempo llevarán, quién trabajará en ellas y qué tareas dependen unas de otras.

Un eje Y y un eje X organizan los nombres de las tareas y los plazos, y las barras dentro del gráfico muestran cuánto tiempo llevará cada tarea y cuándo se trabajará en ella.

Elementos de un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt pueden ser simples o detallados, y también pueden empezar siendo sencillos e ir haciéndose más detallados a medida que se desarrolla el proyecto. Hay tres elementos principales en un diagrama de Gantt, por minimalista o detallado que sea:

• Las tareas pendientes. Se sitúan en el eje Y, es decir, en la columna izquierda del gráfico.
• Las etapas de progreso, que se dividen en periodos de tiempo, como los meses de un año. Estos se extienden a lo largo del eje X, que es la fila superior del gráfico.
• Barras de progreso horizontales con fechas de inicio y fin.

Hablemos un poco más de estos elementos:

Columna del eje Y

En la parte izquierda del gráfico hay una columna que enumera las tareas de arriba abajo, en el mismo orden en que deben completarse. Por ejemplo, la columna de la izquierda puede tener una lista vertical de tareas como:

• Lluvia de ideas
• Plan
• Investigación
• Diseño
• Implementar
• Seguimiento

Por supuesto, puedes sustituir la lista anterior y ampliarla con lo que tenga sentido para tu proyecto. Pero este ejemplo te dará una idea de los tipos de tareas que se incluyen en un diagrama de Gantt y de cómo se ordenan según lo que debe completarse de primero a último.

Eje X Fila

En la fila superior, de izquierda a derecha, está el calendario. A menudo, estará desglosado por meses. Por ejemplo, la fila superior puede tener lo siguiente de izquierda a derecha:

• Enero de 2023
• Febrero de 2023
• Marzo de 2023
• Abril de 2023
• Y así sucesivamente...

No te sientas obligado a utilizar meses. Puedes utilizar el calendario que mejor se adapte a tu proyecto, tanto si es más corto que los meses como si es más largo.

Barras de progreso horizontales

En la parte principal del gráfico, habrá barras horizontales de diferentes longitudes, y a veces estarán codificadas por colores. Estas barras representan el calendario general del proyecto, y cada una de ellas está designada para una tarea específica y su secuencia dentro del proyecto, su duración y sus fechas de inicio y fin. La barra también puede ilustrar qué parte de la tarea se ha completado y qué parte queda por hacer.

Ventajas del diagrama de Gantt para la gestión de proyectos

Los diagramas de Gantt permiten a los gestores de proyectos y a los miembros del equipo visualizar el calendario de un proyecto, incluidas todas las diferentes tareas y subproyectos que deben completarse a lo largo del mismo. El diagrama permite programar, gestionar y supervisar esas tareas, así como los recursos que necesitará un proyecto. Estas son algunas de las ventajas de utilizar un diagrama de Gantt:

Adaptabilidad versátil

Los diagramas de Gantt sirven para todo tipo de proyectos. Son tan útiles cuando se construye una autopista o un puente como cuando se lanza un nuevo producto para una empresa. tienda de comercio electrónico o el desarrollo de programas informáticos.

Visualización sencilla

Un diagrama de Gantt permite ver lo que se ha completado, lo que está por venir y todo lo que queda por hacer en un proyecto. Esto facilita a los gestores de proyectos la tarea de explicar los planes o el estado de un proyecto a clientes, otros equipos, partes interesadas, etc.

Solución preliminar de problemas

Como los diagramas de Gantt presentan cada tarea de forma organizada y clara, es fácil ver rápidamente qué tareas dependen de otras, así como qué tareas pueden completarse al mismo tiempo que otras.

Por ejemplo, no se puede pasar a la fase de Investigación de un proyecto antes de haber terminado la fase de Lluvia de ideas, por lo que esas tareas dependen unas de otras. Pero cuando se completan ciertas tareas de Diseño, algunos miembros del equipo pueden pasar a la Implementación mientras se siguen gestionando otras tareas de Diseño, por lo que algunas de esas tareas pueden trabajarse en tándem.

Un diagrama de Gantt permite ver todo esto rápidamente. Además, cuanto más detalladas sean las tareas, más metódicamente podrá el equipo abordar el proyecto.

Estas barras también permiten a los gestores de proyectos detectar posibles cuellos de botella. ¿Se va a dispersar demasiado el equipo porque hay que hacer demasiadas cosas a la vez? En ese caso, el director de proyecto puede optar por deshacerse de tareas no críticas o trasladarlas a otro punto del calendario.

Pros y contras del diagrama de Gantt

Aunque nos encanta un buen diagrama de Gantt, no está exento de defectos. En esta sección, vamos a repasar brevemente los principales pros y contras de los diagramas de Gantt:

Pros del diagrama de Gantt

• Un diagrama de Gantt ofrece una visión general a gran escala de un proyecto de forma atractiva, ágil y visual.
• Todos los miembros del equipo sabrán exactamente cuál es su papel y de qué tareas son responsables, así como quién se encarga de otras partes del proyecto.
• El flujo de trabajo y el progreso de las tareas, así como el progreso del proyecto en su conjunto, son muy fáciles de seguir cuando se utiliza un diagrama de Gantt.
• Los diagramas de Gantt muestran claramente cómo ciertas tareas dependen unas de otras o pueden solaparse, y cuáles son totalmente independientes.
• Los diagramas de Gantt no tienen por qué ser 100% definitivos. Tienen una cierta flexibilidad que le permitirá hacer cambios, adiciones y supresiones según sea necesario.

Contras del diagrama de Gantt

• Antes de crear el calendario, hay que tener claros los detalles del proyecto y los plazos.
• Configurar un diagrama de Gantt puede llevar mucho tiempo, sobre todo en los proyectos más complejos.
• Los diagramas de Gantt no siempre muestran la importancia de una tarea, sólo cuándo hay que hacerla, cuánto tiempo debe llevar y cómo se relaciona con otras tareas.
• Para proyectos muy grandes con muchas subtareas, el diagrama de Gantt puede estar tan saturado de información que deje de ser fácil de entender, lo que puede anular el propósito de utilizarlo en primer lugar.
• No es posible gestionar todos los recursos necesarios para un proyecto con un diagrama de Gantt, por lo que tendrá que utilizar una herramienta adicional para ello.

5 herramientas de diagramas de Gantt que puede utilizar

Un diagrama de Gantt es relativamente fácil de crear con una simple hoja de cálculo en el ordenador. Sin embargo, puede que quieras algo más potente que te ayude a organizar un proyecto lo mejor posible. En ese caso, piense en un software de diagramas de Gantt: ¡hay un montón donde elegir!

El software especializado en diagramas de Gantt ofrece algunas ventajas específicas que no obtendrías con una hoja de cálculo normal:

• Desglosar las tareas principales en pasos factibles para que todo el mundo esté de acuerdo en lo que hay que hacer.
• Controlar cuánto tiempo se tarda realmente en terminar las tareas (en lugar de depender de los informes de los empleados sobre el tiempo empleado).
• Impedir que se inicien tareas cuando otras tareas dependientes aún no se han completado.
• Verificar los miembros del equipo asignados a distintas tareas: puede que en un diagrama de Gantt tradicional no haya espacio suficiente para ello.

Tenga en cuenta que la mejor manera de utilizar el software de diagrama de Gantt es tener ya una idea bastante clara del plan del proyecto, sus tareas y las diferentes fechas de vencimiento. Así será mucho más fácil introducir la información en el programa, aunque, por supuesto, siempre puedes hacer cambios una vez que tengas una mejor visión de tu proyecto.

Ahora, repasemos algunos de los mejores productos digitales para la creación y gestión de diagramas de Gantt.

Bitrix24

Si suele estar de viaje, necesita un sistema de diagrama de Gantt que le permita acceder a su proyecto esté donde esté, así como mantenerse en contacto con su equipo en la medida de lo posible.

Ahora, usted puede piense en que sólo trabajarás cuando estés delante del ordenador, pero créelo de un autónomo: habrá muchas ocasiones en las que te resulte más cómodo tener el trabajo al alcance de la mano. A veces, este nivel de accesibilidad es la mejor forma de lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal, porque no te distraerás preguntándote qué te estás perdiendo o intentando recordar tareas pendientes.

También, Bitrix24 te permite crear tantos gráficos como necesites, por lo que no tendrás que cambiar entre varias herramientas para controlar todos los proyectos que tienes entre manos. Y, como ya hemos mencionado, dispone de aplicaciones para Android e iOS para que puedas gestionar tus proyectos desde tu dispositivo móvil. También hay muchas formas de comunicarte con tu equipo, como el chat y las videollamadas.

ClickUp

Aunque muchos gestores de proyectos y empresas pueden utilizar ClickUp por su enfoque de estilo Kanban, el servicio también dispone de funciones de diagrama de Gantt.

Lo mejor de ClickUp es que puede ver un proyecto de varias maneras, incluyendo Gantt, así como calendario, línea de tiempo, y más. ClickUp también incluye muchas funciones de primer nivel, como la asignación de tareas a varios miembros del equipo, la creación de listas de tareas pendientes y la visualización del porcentaje de progreso de una tarea.

En mi experiencia, ClickUp tiene una curva de aprendizaje pronunciada y puede ser un poco quisquilloso (¿qué herramienta digital no puede serlo?). Sin embargo, como también tiene muchas funciones y características, probablemente valdrá la pena dedicarle tiempo. Además de crear diagramas de Gantt, en ClickUp podrás hacer de todo, desde comunicarte con los miembros de tu equipo hasta gestionar los recursos.

GanttProyecto

A veces, quieres diseñar un proyecto sin tener que aprender a utilizar un montón de funciones. Si lo que quieres es un simple creador de diagramas de Gantt, considera GanttProyecto.

Sus herramientas básicas te permiten hacer todo lo necesario para construir un diagrama de Gantt, como trazar líneas entre tareas para ilustrar dependencias y codificarlas por colores para agruparlas de forma más organizada. Personalmente, creo que GanttProject es una forma excelente de esbozar un diagrama de Gantt y ver cómo va a encajar todo. Siempre puedes recrearlo con un software más detallado más adelante, cuando hayas perfeccionado los detalles.

Instagantt

Si eres usuario de Asana y quieres integrar un diagrama de Gantt en tu flujo de trabajo de gestión de proyectos, echa un vistazo a Instagantt.

Una de las principales características de Instagantt es la gestión de la carga de trabajo, que te permite ver rápidamente qué equipos o empleados están sobrecargados para que puedas reasignar su trabajo. Además, los hitos te permiten ver lo que se ha conseguido y qué parte del proyecto queda por hacer.

Asana es una alternativa cercana a ClickUp, y la que prefieras se basará más en las preferencias personales que en las herramientas disponibles (y quizá el precio también sea un factor, ya que los costes de Asana pueden llegar a ser elevados). Personalmente, Asana siempre me ha parecido más agradable de usar, pero tiende a bajar mucho, lo que puede ser un gran problema si tú y tu equipo la utilizáis prácticamente a todas horas. Para compensar ese inconveniente, sin embargo, me parece más fácil de aprender y usar que ClickUp.

En cualquier caso, lo más probable es que no quieras hacer malabarismos con demasiadas herramientas. Mi sugerencia es que elijas una principal, y luego si necesita para utilizar cualquier otra herramienta, asegúrate de que se integra. Así, Instagantt sería una gran integración con Asana, pero si vas a optar por ClickUp, entonces quédate sólo con esa herramienta (y tal vez otras que se integren perfectamente). De esta forma, tendrás todo lo que necesitas prácticamente en el mismo sitio.

Redbooth

Como ClickUp, Redbooth es mucho más que un simple creador de diagramas de Gantt: también es un completo sistema de gestión de proyectos. Y con la extensión de Chrome, puedes hacer el seguimiento de un proyecto directamente desde el navegador.

Además, puedes crear plantillas de proyectos, lo que significa que no tendrás que crear un proyecto desde cero si es similar a algo en lo que has trabajado en el pasado. Aunque no soy usuario de Chrome, los que sí lo son se vuelven locos por las integraciones con navegadores: no hay nada más fácil que tener todo lo que necesitas a un golpe de ratón y un clic de distancia.

3 consejos profesionales para empezar a utilizar un diagrama de Gantt

Si crees que utilizar un diagrama de Gantt te ayudará a mantener el rumbo de tu próximo proyecto, asegúrate de seguir los siguientes consejos. A continuación te explicamos cómo hacer que un diagrama de Gantt funcione para ti y tu equipo: empezar con buen pie te garantizará el éxito una vez que empieces a elaborar el diagrama:

1. Identifique su proyecto

Lo primero es lo primero: ¿es el diagrama de Gantt el más adecuado para su proyecto? Si quiere documentar un proyectoprobablemente te funcione bien. Pero si estás tratando de mantener un registro u organizar un procesoPuede que tenga más suerte con un diagrama de flujo. Aquí tienes las diferencias básicas entre un proyecto y un proceso para ayudarte a decidir:

Proyecto: Un proyecto es un esfuerzo único que requiere múltiples pasos para completarse. Tiene una fecha de inicio y otra de finalización, además de una serie de pasos intermedios para que el proyecto avance.

Proceso: Un proceso es un conjunto de pasos que deben realizarse en un orden determinado y que pueden repetirse. Un proceso puede formar parte de un proyecto, pero es un camino de hacer algo, no una resultado de esos pasos.

2. Dividir el proyecto en partes manejables

Antes de saber qué hay que hacer y cuándo, hay que dividir el proyecto para que sea más manejable. Determina los componentes principales del proyecto, luego divídelos en tareas y, a continuación, divide las tareas en subtareas.

3. Establecer el calendario del proyecto

Antes de empezar a configurar tu diagrama de Gantt, ten una idea de las grandes fechas asociadas a tu proyecto, es decir, las fechas de inicio y fin. También será más fácil introducir la información si conoces la fecha de inicio, la fecha de vencimiento y la duración de todas las tareas del proyecto.

Si utilizas un programa de diagramas de Gantt, gran parte del trabajo de programación se hará por ti, sobre todo en lo que respecta a los fines de semana y las vacaciones. Pero si tu herramienta de diagramas de Gantt no es tan intuitiva, tendrás que calcular tú mismo esas fechas.

Cómo no utilizar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt no son la mejor solución para cada tipo de proyecto. A continuación te explicamos cuándo debes evitarlos, junto con otros errores del diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt no debería ser su primera herramienta de planificación de proyectos

Un diagrama de Gantt puede ayudarte a organizar un proyecto, pero no es una buena herramienta para crear tu plan de proyecto inicial. Los diagramas de Gantt son demasiado estrictos cuando se trata de averiguar los entresijos del proyecto, sobre todo a medida que tomas decisiones, añades aspectos del proyecto, te deshaces de otros, etc.

Pase a la creación de diagramas de Gantt sólo cuando haya resuelto lo siguiente:

• Las principales tareas que requerirá el proyecto.
• La duración prevista de cada tarea.
• El orden en que deben completarse esas tareas.

Si tratas de averiguarlo mientras creas el diagrama de Gantt, puedes perderte un paso fundamental y tener que empezar de cero. Tómate tu tiempo para pensar a fondo el proyecto antes de plasmarlo en un diagrama de Gantt.

No intente crear manualmente un diagrama de Gantt

Sí, podrías técnicamente crear un diagrama de Gantt utilizando sólo una hoja de cálculo, pero esto va a suponer más problemas de los que merece la pena, sobre todo si tienes que trazar un proyecto semicomplejo. El principal problema es que este método no es lo suficientemente flexible: si tienes que cambiar, añadir o eliminar algo, tendrás que rehacer todo el diagrama (o al menos gran parte de él). Si utiliza un programa de diagramas de Gantt, estos ajustes serán mucho más sencillos y, a menudo, el diagrama se actualizará automáticamente para adaptarse a los cambios.

Los diagramas de Gantt no sirven para gestionar recursos

En un diagrama de Gantt no hay espacio suficiente para incluir todos los recursos necesarios para completar una tarea. Y tampoco es una buena representación del alcance. Las barras de un diagrama de Gantt representan el tiempo que se tardará en completar las tareas, pero no reflejan su coste ni su alcance. Por ejemplo, una tarea prevista para dos semanas puede requerir una tonelada de recursos aunque encaje en un plazo corto. Por eso necesitarás otra herramienta para gestionar los recursos.

4+ Herramientas a considerar cuando un diagrama de Gantt no es la mejor opción

A veces, un diagrama de Gantt no es la mejor opción para el proyecto en cuestión o la fase del proyecto en la que te encuentras. Aquí tienes algunas alternativas que pueden funcionar mejor.

Mapa mental

¿No está seguro de qué elementos necesitará su proyecto? Si necesitas una forma creativa y en constante expansión de sacar todas las ideas de tu proyecto de la cabeza y plasmarlas en papel, considera la posibilidad de hacer un mapa mental. Es una de las formas más libres de hacer una lluvia de ideas y, como al final las convertirás en un plan de proyecto más racionalizado, puede ser tan desordenado como necesites.

Cronología

Aunque un diagrama de Gantt tiene aspectos de un calendario, es más complejo que un simple calendario. Pero a veces, un simple cronograma es exactamente lo que se necesita, nada más. Si vas a presentar un proyecto a otro departamento o a un cliente, por ejemplo, puede que sólo quieran saber los puntos más importantes de cómo va a progresar, sin preocuparse por cuánto tiempo llevará cada una de las tareas.

Tableros Kanban o Scrum

Si su equipo prefiere un flujo de trabajo más flexible con una forma de representar físicamente su progreso en una tarea, considere la posibilidad de utilizar un tablero kanban o scrum en lugar de un diagrama de Gantt.

Aunque existen herramientas digitales que le permitirán configurarlo, como AsanaTambién puedes crearla tú mismo con una pizarra y notas adhesivas. Básicamente, las tareas se mueven de una columna a otra a medida que avanzan hacia su finalización: pueden empezar en "Por hacer", pasar a "En curso" mientras se trabaja en ellas y luego a "Hecho" o "Necesita revisiones".

Software de gestión de recursos

Como ya hemos comentado, los diagramas de Gantt no son una buena solución para la gestión de recursos, por lo que necesitarás una herramienta adicional para hacer un seguimiento de todos los recursos que requiere un proyecto. Programas como Kantata, Runn, y ResourceGuru dispondrá de las herramientas que necesita, como control presupuestario, previsión de la capacidad de trabajo y gestión del calendario.

Preguntas frecuentes

Reflexiones finales sobre los diagramas de Gantt para la gestión de proyectos

Aunque un diagrama de Gantt puede tener detalles de alto nivel, es esencialmente una herramienta de gestión de proyectos básica y directa. También es fácil de entender de un vistazo. Eso significa que todas las personas implicadas en un proyecto, ya sea el equipo que trabaja en él o los clientes que solo se preocupan por su progreso, podrán comprender el estado del proyecto en cualquier momento.

E incluso si una herramienta de gestión de proyectos acabe utilizándose -por ejemplo, si el equipo necesita más comunicación de la que permite un diagrama de Gantt-, sigue siendo una forma excelente de visualizar todos los componentes de un proyecto antes de su lanzamiento.