- Mi cuenta de resultados por adelantado: ¿Qué es el modelo RACI?
- Todo sobre RACI: ¿Qué es el modelo RACI?
- El acrónimo RACI
- Mi experiencia con RACI
- Lo que RACI no es ...
- RACI no lo es:
- ¿Quién utiliza una matriz RACI?
- ¿Cómo crear un modelo RACI?
- Herramientas para ayudarle a crear una matriz RACI
- Mejores prácticas del modelo RACI: 16 consejos
- Ventajas e inconvenientes de utilizar RACI
- Alternativas al modelo RACI
- Preguntas frecuentes
Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser
Cuando empecé a trabajar para una empresa de eventos de participación masiva hace unos años, una de las muchas herramientas de gestión de proyectos que utilizábamos para gestionar nuestros eventos era una matriz RACI. Al principio pensé: "¿Qué es el modelo RACI?", pero pronto quedó claro cómo esta matriz de asignación de responsabilidades ayuda a facilitar la vida de los gestores de proyectos.
Asigna funciones y responsabilidades claras, para que todo el mundo sepa exactamente cuál es su deber y su papel. Y créeme, cuando tienes un proyecto a gran escala (también conocido como evento multitudinario) con muchas partes interesadas, quieres tenerlo todo controlado y saber quién es responsable de qué.
En los proyectos suele haber confusión entre quién es responsable de una tarea y quién tiene autoridad para completar el producto final. Además, si no hay una comunicación y un entendimiento claros sobre quién es responsable de qué aspectos del proyecto, es probable que se produzca desmotivación, confusión y frustración. Es fácil olvidar que uno forma parte de un equipo y no trabaja en su propio silo.
He comprobado lo beneficioso que puede ser el modelo o matriz o gráfico RACI (porque cada uno lo llama de una manera) en un proyecto, y quiero compartirlo hoy con vosotros.
Aquí tiene todo lo que necesita y le gustaría saber sobre el modelo RACI y cómo puede ayudarle a gestionar mejor un proyecto.
Mi cuenta de resultados por adelantado: ¿Qué es el modelo RACI?
Un modelo o matriz (o gráfico o tabla) RACI es un tipo de matriz de asignación de responsabilidades que los directores de proyecto utilizan para asegurarse de que las funciones y responsabilidades de cada parte interesada están claramente designadas. Esto ayuda a garantizar que no haya cuellos de botella, confusión, frustración ni lentitud en la toma de decisiones que repercutan en el éxito del proyecto.
RACI es más adecuado para proyectos a gran escala que requieren la participación de interesados de varios departamentos o empresas.
Todo sobre RACI: ¿Qué es el modelo RACI?
La RACI recibe varios nombres:
- El modelo RACI
- La matriz RACI
- El gráfico RACI
- La matriz de asignación de responsabilidades (aunque la RACI no es más que un tipo de éstas).
Las siglas RACI significan:
- R: Responsable
- A: Responsable
- C: Consultado
- I: Informado
Y estos términos denotan las funciones de las partes interesadas en un proyecto. Pero antes de profundizar en ellos, demos un paso atrás.
El modelo RACI es una matriz, diagrama, tabla, hoja de cálculo o gráfico que establece quién es responsable de qué en un proyecto. Es una representación visual que puedes compartir con todas las partes implicadas, para que todos tengan una visión clara de lo que tienen que hacer.
Más allá de eso, una herramienta de asignación de recursos o gestión de proyectos Una herramienta como RACI ayuda a equilibrar la carga de trabajo de un proyecto para que todo el mundo se sienta implicado (¡y así debe ser!). El modelo RACI también enumera todas las partes interesadas del proyecto y su nivel de implicación en una tarea. Las letras R, A, C o I indican el papel de cada persona y, una vez hecho esto, se puede empezar a trabajar en el proyecto.
RACI establece quiénes son las partes que toman las decisiones. No establecer y acordar quién es la "figura de autoridad decisoria" es un enorme descuido en un proyecto, ya que provoca frustración y ansiedad innecesarias.
Una vez que entiendas el proyecto, ponlo en marcha con una matriz RACI. Establece un buen tono para el proyecto y todo el mundo sentirá que está contribuyendo.
El acrónimo RACI
RACI significa "Responsable, Arrespondiente, Consultado, y Informado". Puede que esté claro lo que significa cada una de ellas, pero también sé que "responsable" y "rendir cuentas" son muy similares, dependiendo del contexto.
Así que adentrémonos en estas funciones que asignarás a las partes interesadas del proyecto.
Papel |
Significado |
Responsable |
|
Responsable |
|
Consultado |
|
Informado |
|
En esencia, las diferencias entre "responsable" y "contable" en el modelo RACI son:
- Más de una persona puede ser responsable de una tarea, pero sólo puede haber una persona responsable de la tarea.
- Los responsables están orientados a las tareas, mientras que los que rinden cuentas están orientados a los resultados.
- La persona responsable firma el entregable, debe responder si algo va mal y asume las consecuencias si no se cumplen los objetivos del proyecto.
Mi experiencia con RACI
Hay muchas, muchas, muchas partes interesadas en un evento de participación masiva, como un maratón con más de 20.000 participantes. Hay que pensar en el lugar, la logística, el recorrido y la seguridad, el sonido, la marca, el agua para los corredores, los patrocinadores y los propietarios y proveedores del evento, el equipo de marketing y muchas cosas más.
Yip, yo formaba parte del equipo de gestión del proyecto, y todo recaía sobre nuestros hombros, aunque cada "departamento" también era responsable y rendía cuentas de sus elementos.
Esencialmente, no teníamos una sola matriz RACI, sino varias para cada "departamento". Creé una hoja de cálculo Excel con cada departamento en una pestaña y, a partir de ahí, tuve que enumerar todas las tareas que el departamento tenía que completar. Luego había que saber quiénes eran las partes interesadas y asignarles funciones y responsabilidades.
También teníamos un complejo plan de proyecto que utilizábamos junto con RACI. El plan del proyecto también era una herramienta de gestión general, pero lo utilizábamos más para marcar lo que se había hecho y controlar las fechas de entrega.
¿Cómo era mi RACI?
Este es un ejemplo de un gráfico RACI que yo habría creado para la marca del evento:
Tarea /
Partes interesadas |
Propietario del evento |
Patrocinadores |
Jefe de proyecto
(Director de carrera) |
Ejecutivo de eventos
(Me) |
Averigüe qué marcas tenemos en stock del evento anterior |
A |
I |
C |
R |
Compruebe si ha habido cambios en el logotipo del patrocinador |
I |
C |
A |
R |
Obtenga presupuestos para nuevos diseños |
A |
I |
C |
R |
Aprobar presupuesto |
A |
C |
R |
I |
Breve proveedor |
A |
C |
I |
R |
Colaborar con el proveedor en relación con los requisitos de la marca del acontecimiento. |
A |
C |
R |
R |
Mi RACI real habría sido mucho más compleja: había muchas más tareas que añadir a la matriz y muchas más partes interesadas (al menos 5 patrocinadores, más miembros en nuestro equipo de trabajo, los proveedores, etc.). Y al final del día, decida si es usted un purista de RACI o un rompedor de las reglas de RACI. Los primeros utilizarán RACI tal y como está concebido, mientras que los segundos utilizarán los principios básicos de RACI y los adaptarán a las necesidades de su proyecto.
Lo que RACI no es ...
RACI no lo es:
Un plan de proyecto o la sustitución de uno
La diferencia entre un plan de proyecto y una matriz RACI es que esta última se limita a designar las funciones de las partes interesadas. Un plan de proyecto detalla cada tarea, muestra el calendario y explica cómo se gestionará el proyecto.
Un gráfico DACI
Un DACI (pronunciado ver) significa "conductor, responsable, consultado e informado". Estos dos gráficos son prácticamente lo mismo.
¿Quién utiliza una matriz RACI?
Los jefes de proyecto utilizan las matrices RACI porque son una herramienta valiosa cuando en el proyecto intervienen muchas partes interesadas. Sin embargo, RACI puede no ser adecuada o necesaria para todos los proyectos. Al considerar la RACI para su proyecto, tenga en cuenta la escala del mismo y la estructura del proyecto, la empresa o el departamento.
Dado que RACI anima a cada miembro del equipo a ser responsable de su tarea o a delegar en otra persona cuando sea necesario, no es adecuado para organizaciones ágiles en las que los equipos deben autoorganizarse. Tampoco es ideal ni necesario para proyectos pequeños dentro de un equipo o departamento.
El modelo RACI funciona mejor en estos casos:
- Cuando se trata de un proyecto a gran escala que necesita grupos de trabajo o tareas bien definidos
- Cuando una organización o proyecto tiene funciones y responsabilidades estáticas
- Cuando un proyecto abarca varios departamentos y equipos e incluso apoyo o proveedores externos
- Cuando el proyecto afectaba a industrias muy reguladas
- Cuando en el proyecto intervienen varias partes interesadas para diferentes resultados
¿Cómo crear un modelo RACI?
Por suerte, crear un modelo RACI no es ciencia ficción. Sin embargo, hay elementos del proyecto que debes conocer y comprender antes de crear la matriz RACI propiamente dicha. Y si sabes cómo crear una tabla, es bastante fácil diseñar una plantilla de modelo RACI y luego simplemente rellenarla. Me llevó unos 5 minutos crear una plantilla de matriz RACI en Google Sheets.
No lo he rellenado del todo, pero se entiende lo esencial. Tengo una columna para las tareas/objetivos que divido en áreas o frases y otra para las partes interesadas. He creado un menú desplegable utilizando "validación de datos" para el papel de cada persona, y he codificado las cosas por colores para que sea más fácil a la vista utilizando "formato condicional".
También he añadido una clave en la parte inferior (puede moverla a cualquier sitio) para que quienes no estén familiarizados con el modelo RACI puedan entender la letra de cada acrónimo. Para mi Hoja, también congelé la primera columna (A) y las seis primeras filas (1-6), de modo que si tienes una matriz RACI elaborada, siempre podrás ver esa columna y esas filas.
Si tienes un equipo pequeño y un proyecto en el que una matriz RACI facilita las cosas, puedes establecer la matriz en una pizarra en lugar de digitalizarla. Aquí está mi plantilla de matriz RACI en Ver en Google Sheets. Lamentablemente, debido a los permisos de uso compartido, no puedes ver los desplegables como en la captura de pantalla anterior.
Siga estos pasos para crear una tabla RACI para su proyecto:
Paso 1: Identifique el alcance de su proyecto y si RACI es adecuado para usted
El primer paso es entender su proyecto: qué implica y cómo de "grande" es. También hay que preguntarse ¿Es el modelo RACI la mejor herramienta de gestión de proyectos para el suyo? ¿O funciona mejor otra estrategia de recursos de proyectos?
Si RACI es ideal para su proyecto y sus necesidades, pase al Paso 2.
Paso 2: Identificar a los miembros del equipo del proyecto
El siguiente paso es saber quiénes son los miembros del equipo del proyecto. Para mí, en el sector de los eventos, significaba saber quién forma parte de cada fase del proyecto y de cada "área" del proyecto, ya fuera la marca, la ruta y la logística, el lugar de celebración, los requisitos técnicos u otra "área".
Teníamos muchas partes interesadas: el propietario del evento (que tenía un equipo propio), nosotros (los directores del evento; mi jefe era el director de carrera), los patrocinadores (y sus equipos), los diversos proveedores y también ayuda "externa".
Es posible que no tenga tantos interesados en su proyecto, y eso está perfectamente bien.
Consejo profesional: Al añadir los miembros del equipo a la matriz RACI, añada el nombre de la persona, ya que ayuda a consolidar su implicación y compromiso. También añadiría sus títulos o cargos.
Incluso puedes añadir comentarios si hay algo específico sobre la persona que quieres destacar (no tiene por qué ser compartible, sólo para el equipo interno del proyecto).
Paso 3: Identificar los principales hitos o entregables
El propósito de un modelo RACI no es incluir en la matriz cada uno de los pequeños entregables; es mejor proporcionar una visión general de alto nivel de los principales hitos que figuran en la matriz.
Sin embargo, creo firmemente que hay que hacer que RACI funcione para uno, y para nuestros proyectos, funcionó mejor tener hitos significativos y los entregables clave más pequeños en la matriz. Así todo el mundo era responsable y nada se escapaba.
Cuando se trabaja en un acontecimiento de tal magnitud, es fácil olvidar algo, y cuando cada elemento es esencial, pasar por alto algo pequeño puede tener consecuencias desastrosas.
Paso 4: Crear el modelo RACI
Decide si quieres crear un modelo RACI desde cero con Excel, Google Sheets o PowerPoint. O puedes utilizar una plantilla de una aplicación de gestión de proyectos y rellenar la matriz con los detalles relevantes de tu proyecto.
Paso 5: Rellenar la matriz RACI
Este es el aspecto que lleva más tiempo: hay que rellenar los entregables y los miembros del equipo, y posiblemente haya que ajustar RACI al alcance del proyecto.
También tienes que designar funciones y responsabilidades para cada miembro del equipo que figure en la matriz y para cada entregable. Así que rellena cada celda de la tabla con:
- R responsable
- A para responsables
- C para consultados
- I con conocimiento de causa
En lugar de las letras, también puedes optar por escribir las palabras.
Paso 6: Considerar el proyecto y la matriz RACI y obtener la aprobación
En este paso, debe considerar el proyecto en su conjunto y, a continuación, examinar su matriz RACI. Hágase estas preguntas:
- ¿Lo has incluido todo?
- ¿Hay una persona responsable por tarea?
- ¿Define claramente la RACI quién es responsable de qué?
- ¿Se ajusta a su plan de proyecto?
Si está satisfecho con la matriz RACI, necesitará su aprobación. Quién apruebe la matriz dependerá de tu proyecto.
En nuestro caso, me encargué de crear el gráfico RACI con la ayuda del jefe de proyecto. También tenía que aprobarlo antes de compartir la matriz con el responsable del evento, que tenía la última palabra. (1TP5Era complicado, lo sé).
Paso 7: Compartir la matriz RACI con el equipo
El último paso es compartir la matriz RACI con todas las partes implicadas en el proyecto. Si se trata de una hoja de cálculo de Google, puedes compartir el enlace, quizá con acceso VISUALIZADO para que nadie pueda cortar y cambiar cosas a su antojo. Si tiene una hoja Excel o el gráfico RACI en otro formato, adjúntelo a un correo electrónico.
Herramientas para ayudarle a crear una matriz RACI
Si no quieres crear tu modelo RACI desde cero, hay varias plataformas de software que puedes utilizar para hacerte la vida más fácil. A mí me gusta diseñar mis propias plantillas porque me da un mayor control sobre el aspecto de algo, cómo puedo compartirlo y cómo puedo adaptarlo.
Pero echa un vistazo a estas plantillas en estos sitios:
- Plantilla RACI en Lucidchart
- Cómo crear un modelo RACI en TeamGantt (o consulte su Vídeo de YouTube)
- Plantilla RACI en Monday.com
- Plantilla de matriz RACI en spreadsheet.com
- Plantilla de gráfico RACI en Gráficos RACI
Mejores prácticas del modelo RACI: 16 consejos
Para garantizar el éxito de la matriz RACI, siga estas buenas prácticas:
- Antes de crear y rellenar la matriz RACI, trace cuidadosamente los entregables del proyecto. En su lugar, consulta a las partes interesadas pertinentes para asegurarte de cuáles son los entregables.
- Si estás creando el gráfico RACI y te encuentras en la parte inferior de la jerarquía (#workmule), puede que te asuste asignar responsabilidades y funciones a los que ocupan puestos de liderazgo de alto nivel. E incluso si ocupas un puesto más alto, asignar trabajo a alguien que está más arriba en la escala jerárquica sigue dando miedo. Pero no se asuste. Esos superiores también son responsables del éxito del proyecto, y el modelo RACI ayuda a garantizar ese compromiso.
- Cuando se trata de cualquier proyecto, es esencial que todos, desde los altos cargos hasta los becarios, estén de acuerdo. Así que asegúrate de estandarizar el enfoque del proyecto para todos los miembros del equipo. De este modo se garantiza el reparto de funciones y responsabilidades.
- Sólo hay una persona responsable por tarea o entregable. Si siempre es la misma persona, puede crear un cuello de botella.
- Asegúrese de que la persona responsable del entregable tiene autoridad para ayudar a completar la tarea.
- Cada tarea debe tener un responsable obligatorio. Puede que no sea necesario consultar o informar a las partes interesadas sobre todas las tareas, sino solo sobre las más importantes.
- Mantenga informados a todos los interesados de cualquier actualización o cambio en el proyecto, incluso a los niveles más bajos (que forman parte del proyecto).
- Mantenga siempre actualizado el modelo RACI. Esto garantiza que no se escape nada y permite que todo el mundo sepa si algo ha cambiado. Una matriz RACI "antigua" sin actualizar no ayuda a nadie.
- Asegúrese de que todas las partes interesadas del diagrama RACI reconocen y aceptan su parte de funciones y responsabilidades. Hay que conseguir su aceptación para garantizar el éxito del proyecto.
- No incluya en su modelo RACI detalles como informes de situación y reuniones de equipo; céntrese en las decisiones, los hitos y los resultados del proyecto.
- Incluya una clave con las definiciones de los términos RACI en la matriz, para que todos puedan consultarlos fácil y rápidamente cuando sea necesario.
- El diagrama RACI debe estar en consonancia con el plan del proyecto para que no haya confusiones sobre las fechas de entrega, los detalles y quién hace qué.
- Si su equipo solicita que se añadan más tareas a la matriz RACI (pequeñas y detalladas), le convendría hacer circular el plan del proyecto.
- Aunque tener un modelo RACI es bueno, y se puede estandarizar, es esencial recordar que cada proyecto es único. Puede tener diferentes hitos y niveles de complejidad, y el modelo RACI debe ajustarse a ellos.
- Cada persona debe ceñirse a sus funciones y responsabilidades en la matriz RACI, una vez aprobada. Los cambios en las funciones predefinidas generan confusión y desconfianza.
- Asegúrate de que entiendes la diferencia entre la persona responsable y la persona que debe rendir cuentas. Por supuesto, una persona responsable también puede serlo, pero es poco frecuente.
Ventajas e inconvenientes de utilizar RACI
He aquí los pros y los contras de utilizar una matriz RACI:
Pros del modelo RACI
- No vuelvas a oír las palabras "quién hace esto", ya que todas las funciones y responsabilidades están claramente definidas.
- La matriz RACI define claramente quién es responsable de qué (es decir, quién debe completar la tarea), quién debe ser informado y consultado, y quién es la figura de autoridad responsable de tomar las decisiones finales.
- Como gestor del proyecto, una tabla RACI le ayuda a mantener una comunicación abierta y transparente con todas las partes implicadas en el proyecto.
- Una matriz RACI garantiza que las partes interesadas no se vean abrumadas con información o entregables innecesarios.
- El modelo RACI garantiza que no haya "demasiados cocineros echando a perder el caldo", y todos y cada uno de ellos ofrecen sus aportaciones y consejos.
- El modelo RACI permite a todas las partes interesadas saber cuánto tiempo tendrán que invertir para cumplir sus funciones y responsabilidades; conocerán con precisión el impacto que el proyecto tendrá en su trabajo y el tiempo disponible.
- Cuando se utiliza adecuadamente y todas las partes interesadas aceptan el uso de un modelo RACI, infunde confianza porque cada miembro del equipo sabe lo que está haciendo.
- Una matriz RACI es un marco intencionado y concreto que le ayuda a gestionar todas las relaciones con las partes interesadas desde el principio hasta el final del proyecto.
Contras del modelo RACI
- El modelo RACI es limitado porque no puede adaptarse a las necesidades y cambios de su proyecto en tiempo real; asegúrese de utilizar una herramienta de gestión de proyectos como un plan de proyecto con una matriz RACI.
- Las funciones del diagrama RACI son bastante rígidas y, si las necesidades de su proyecto cambian con frecuencia, puede que RACI no sea la mejor herramienta.
- Es posible que la RACI no ilustre adecuadamente el papel de una parte interesada en el proyecto.
- Puede haber confusión sobre lo que significan R, A, C y I. Incluya información sobre estas designaciones de funciones como clave en su matriz RACI y un resumen en su correo electrónico.
Alternativas al modelo RACI
El modelo RACI no es ideal para todos los proyectos. Entonces, ¿qué otros modelos de gestión de proyectos puedes utilizar?
Matriz RASCI
El RASCI (pronunciado ras-key) es como la matriz RACI, pero tiene otro papel que puede asignar: el de "apoyo". La persona de apoyo apoya a la persona responsable; ayuda a realizar las tareas.
RAS
RAS (pronunciado rass) sólo puede asignar tres funciones:
R - responsable
A - aprobar
S - soporte
En este modelo, no se tienen en cuenta las funciones y responsabilidades fuera del equipo con las posiciones de "consultado" e "informado" en la RACI. La comunicación externa puede seguir existiendo, pero hay que tenerla en cuenta de otra manera.
COCHES
CARS (pronunciado como coches) es como RAS pero con otra función. Esta función adicional es la responsabilidad de "comunicar", que es similar a las partes "informado" y "consultado" de la RACI.
Gráfico DACI
El DACI (pronunciado ver) es el mismo que el de RACI. La "d" de DACI significa "conductor", y estos son los responsables en RACI, los que hacen el trabajo real.
CLAM
CLAM (pronunciado klam) es similar a RACI y DACI:
C - contribuyen (consultores y hacen el trabajo)
L - dirigir (delegadores y gestores de una tarea)
A - aprobar (responsables de la toma de decisiones)
M - monitor (como el informado en RACI)
Matriz de responsabilidades de RAPID
La matriz de responsabilidades de RAPID asigna las siguientes funciones:
R - recomendar (inicia el proyecto sugiriendo una tarea o acción)
A - de acuerdo (de acuerdo con la recomendación)
P - realizar (hacedores o trabajadores)
I - aportaciones (contribuyentes)
D - decidir (la última palabra sobre cómo avanzar en la tarea)
Preguntas frecuentes
Pregunta: ¿Qué significa el modelo RACI?
Respuesta: El modelo RACI significa "responsable, responsable, consultado e informado". Estas cuatro palabras son las funciones y responsabilidades asignadas a las distintas partes interesadas en un proyecto para delimitar claramente quién hace qué.
Pregunta: ¿Qué son las reglas RACI?
Respuesta: Las reglas RACI son sencillas:
- En la matriz RACI, incluya sólo las tareas o hitos principales o de alto nivel; de lo contrario, el modelo se vuelve demasiado elaborado y abrumador.
- Al menos una persona tiene que ser responsable de cada tarea: ellos hacen el trabajo.
Lo ideal sería que sólo hubiera un responsable por tarea para evitar que no se tomen decisiones o que éstas sean lentas.
- Comparta la matriz RACI con todas las partes implicadas en el proyecto.
- Mantener actualizada la matriz RACI.
- Asegúrese de que el modelo RACI es la herramienta de gestión de proyectos adecuada para su proyecto.