¿Qué es la gestión de proyectos Scrum? 5 elementos clave

Última actualización en julio 19, 2023 por Ewen Finser

Hay todo tipo de formas de gestionar un proyecto. Y mientras algunos proyectos pasan mucho tiempo en las fases de planificación y desarrollo, otros avanzan bastante más rápido. Cuando se trata de hacer avanzar los proyectos y adaptarse a medida que se avanza, la gestión ágil de proyectos es la mejor opción. Scrum es uno de los enfoques ágiles más populares.

Detrás de Scrum y de un enfoque ágil está la creencia de que los errores y los cambios son inevitables, y cuanto más rápido se pase por la fase de desarrollo, más rápido se podrá obtener feedback, revisar y volver a intentarlo.

Qué es la gestión de proyectos Scrum - Bottom Line Up Front

Scrum es un tipo de gestión de proyectos enfoque que utiliza ciclos de trabajo cortos, llamados "sprints", para producir, probar y revisar rápidamente los productos. Un Scrum Master está a cargo de un pequeño equipo de trabajadores, y todos se reúnen a diario para hablar de lo que se está trabajando ese día y de los problemas que hay que resolver para que el trabajo avance lo más rápido posible.

¿Qué son Scrum y la gestión ágil de proyectos?

Scrum es un tipo de gestión ágil de proyectos que se basa en ciclos de trabajo cortos -denominados "sprints"- para que los productos puedan desarrollarse y probarse con rapidez. Para nosotros, el término ágil se refiere a un tipo de gestión de proyectos que utiliza ciclos de trabajo cortos para construir productos. Gracias a este enfoque, la producción puede ser rápida y los productos se revisan constantemente.

Normalmente, sólo un pequeño equipo trabaja en el proyecto en cuestión, con un Scrum Master dirigir al equipo. La principal responsabilidad del Scrum Master es deshacerse de cualquier obstáculo que se interponga en el camino para completar el trabajo. Cada día, el equipo se reunirá para hablar de las tareas del día y de los obstáculos que hay que quitar del camino.

El Scrum Master también es responsable de garantizar que se sigan los procesos correctos. Sin embargo, el Scrum Master no es un dictador; al contrario, una de las razones por las que Scrum funciona tan bien es por el entorno colaborativo en el que todo el mundo se siente importante y con voz.

Los pilares de la gestión de proyectos Scrum

Scrum proporciona una estructura para que los equipos puedan mantener los pilares de este tipo de gestión de proyectos metodología:

• Dar prioridad a una planificación eficaz de los proyectos
• Ejecutar el proyecto en colaboración
• Mejorar continuamente

Para asegurarse de que todo el equipo se mantiene en el buen camino y puede trabajar sin distracciones, es importante crear el entorno Scrum adecuado, que incluye las mejores prácticas y procesos estandarizados. El entorno Scrum también incluye a las personas y las plataformas utilizadas para el proyecto.

¿Para quién es Scrum?

Scrum fue diseñado inicialmente para ser utilizado en entornos de TI y software. Sin embargo, hoy en día también se utiliza para la fabricación, el marketing y el desarrollo de productos. El enfoque Scrum también ha sido adoptado por grandes empresas como Adobe, Intel y Netflix, según The Knowledge Academy. Este tipo de empresas utilizan Scrum para:

• Experimente con nuevas funciones que pueden adoptarse a largo plazo o no, pero que actualmente satisfacen las demandas de los clientes.
• Mejorar y reparar defectos de software en productos que ya se han puesto a disposición del público.
• Mejorar la moral de los empleados aumentando la productividad mediante sprints Scrum.

En general, las empresas utilizan Scrum para innovar a un ritmo rápido y ofrecer un valor de primera al cliente.

Elementos de la gestión de proyectos Scrum

En su mayor parte, la gestión de proyectos Scrum sigue siempre un marco específico. Los elementos de Scrum son los siguientes:

• Lista de productos pendientes: Usted oirá hablar mucho sobre el "backlog" cuando se trata de Scrum. El backlog del producto es una lista de tareas que necesitan ser atendidas para el proyecto.
• Sesión de planificación del Sprint: Una vez creado el backlog del producto, el equipo Scrum celebrará una sesión de planificación del sprint. Las tareas necesarias para completar todo en el backlog del producto se dividirán en tareas más pequeñas que son más fáciles de abordar.
• Sprint Backlog y planificación: La información de la sesión de planificación de sprints se convierte en un backlog de sprints. El equipo decidirá cómo ejecutar los sprints y cuánto durará cada uno. Normalmente, los sprints duran unas dos semanas, pero pueden llegar a cuatro.
• Standup diario: Esta es la reunión diaria a la que asistirá el equipo Scrum. Durante esta reunión, cada miembro del equipo compartirá sus últimas actualizaciones. El objetivo es que el Scrum Master se dé cuenta de cuánto se está avanzando. Además, cualquier cosa que necesite solución de problemas se planteará durante esta reunión.
• Revisión: Al final de cada sprint, el propietario del producto (y normalmente las partes interesadas) llevarán a cabo una revisión. También es entonces cuando se tienen en cuenta los comentarios de los clientes para que esas sugerencias formen parte de las revisiones.

Pros y contras de la gestión de proyectos Scrum

Hay muchas razones por las que la gestión de proyectos Scrum se utiliza hoy en día. Sin embargo, se trata de un enfoque complejo y a veces arriesgado de la gestión de proyectos, y no está exento de defectos. Repasemos los pros y los contras de la gestión de proyectos Scrum.

Profesionales de Scrum

• Los cambios son fáciles de aplicar gracias al rápido ritmo de los sprints cortos
• Cada miembro del equipo es valorado por su esfuerzo
• Se fomenta la retroalimentación, lo que significa que los clientes y las partes interesadas hacen oír su opinión.
• Enfoque ideal para proyectos de desarrollo que deben avanzar con rapidez
• Los grandes proyectos se dividen en sprints, mucho más fáciles de gestionar.
• Las reuniones periódicas garantizan que el equipo siempre sepa lo que está pasando
• Los equipos son capaces de cumplir rápidamente los plazos de entrega de los proyectos
• El tiempo y el dinero se utilizan eficazmente

Contras de Scrum

• Las reuniones diarias pueden resultar frustrantes, sobre todo para los trabajadores que sienten que van con retraso.
• Los usuarios experimentados de Scrum son necesarios para establecer un marco eficaz
• Tener una fecha definitiva de finalización de cada sprint puede causar ansiedad
• Es difícil para los equipos grandes adoptar un sistema Scrum
• La calidad es difícil de implantar hasta que el producto pasa por la fase de pruebas
• El riesgo de fracaso es alto si los miembros del equipo no están comprometidos con el proceso o no son capaces de trabajar en cooperación.
• Los miembros del equipo que se marchan a mitad del proyecto pueden tener un efecto negativo importante en el mismo.

Uso del software de gestión de proyectos Scrum

Los equipos Scrum a menudo utilizan una pizarra digital para realizar un seguimiento de todos los elementos de un proyecto. Hay un montón de herramientas digitales por ahí para ayudarle con la gestión de Scrum. Vamos a repasar algunas de las principales para ver si son una buena opción para tu equipo. En primer lugar, sin embargo, vamos a discutir las características de Scrum que usted puede desear en la herramienta que elija.

Características que debe tener el software Scrum

Aunque no todas las herramientas de Scrum marcan todas las casillas posibles, hay una serie de características a tener en cuenta. Averigua qué es importante para tu equipo y asegúrate de que la herramienta que elijas tenga lo que necesitas.

Nota: algunas de estas funciones pueden tener nombres diferentes según el software que estés buscando.

• Burndowns y Burnups: Cree un gráfico de avance para ver cómo progresa el proyecto en función del objetivo; cree un gráfico de agotamiento para ver qué trabajo queda por completar.
• Flujo acumulado: Visualice los cuellos de botella rastreando dónde se encuentran las distintas tareas.
• Dependencias: Bloquea el inicio de determinadas tareas hasta que se completen otras.
• Documentos: Cree documentos con el software y colabore mediante funciones como comentarios y listas de tareas.
• Tareas recurrentes: Cree una tarea una vez y luego configúrela para que se repita según un calendario.
• Sprints: Cree sprints, fije fechas para los sprints, designe niveles de prioridad y asigne sprints a los miembros del equipo.
• Estado de la tarea: Cree etapas a las que se puedan asignar tareas para conocer el estado de cada tarea en la que se está trabajando.
• Tiempo estimado: Establezca estimaciones de tiempo para las tareas, de modo que todos sepan lo que se espera de ellos.
• Listas de tareas pendientes: Cree listas de tareas que le permitan formatear, codificar por colores y vincular entradas con asignados y/o tareas.
• Velocidad: Visualice un gráfico con la velocidad media de finalización de las tareas; esto le permite anticipar la tasa de finalización de las tareas.
• Vistas: Cambiar las vistas de Scrum a tablero Kanban a diagrama de Gantt, etc.

Por último, si ya está utilizando otras herramientas de gestión de proyectos, será de gran ayuda utilizar un software Scrum que se integre con los servicios en los que ya confía.

3 principales herramientas de gestión de proyectos Scrum

Hay un lote de herramientas Scrum para comprobar, pero muchas de ellas tienen importantes inconvenientes que no creemos que seas capaz de superar - por ejemplo, algunas de las que hemos comprobado no te permiten establecer fechas de vencimiento. ¿Cómo podría ser eso útil?

Los tres tienen distintos precios (¡hola, gratis!) y las funciones que buscas, tanto si te conformas con una lista corta como si necesitas tener todas las opciones al alcance de la mano.

1. ClickUp

ClickUp es una de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas, y junto con los tableros Scrum, también puedes crear diagramas de Gantt. También, ClickUp ofrece colaboración en tiempo real, por lo que si tu equipo necesita comunicarse bastante, no tendrá que recurrir a otra herramienta para mantenerse en contacto. Además, ClickUp permite crear un número ilimitado de tareas, lo que resulta imprescindible para los proyectos complejos.

Personalmente, he utilizado ClickUp para la gestión de proyectos, y sin duda tiene un montón de características - probablemente más de lo que nunca va a utilizar. Y mientras que la curva de aprendizaje es un poco... curvy... una vez que usted consigue la caída de ClickUp, no es abrumador para utilizar sobre una base diaria. Además, todas esas características significan que realmente puede hacer que funcione para usted, tableros Scrum y de otra manera.

2. EasyBacklog

Si necesita una herramienta de gestión de Scrum relativamente básica (y gratuita), considere la posibilidad de utilizar EasyBacklog. Entre sus funciones se incluyen la creación de diferentes versiones de los backlogs de los sprints para compararlos, la creación de presupuestos y estimaciones de costes, y la elaboración de gráficos de agotamiento.

Sin embargo, EasyBacklog tiene un gran inconveniente: No hay una aplicación móvil que puedas utilizar, por lo que si necesitas estar conectado en movimiento a menudo, no tendrás suerte a menos que siempre puedas configurar tu ordenador.

Sin embargo, si usted tiene necesidades menores de Scrum - tal vez usted tiene un equipo extra-pequeño y un proyecto de menor importancia para completar - o usted está tratando de averiguar si Scrum es incluso el enfoque correcto, no se puede obtener más conveniente que un regalo total de una herramienta. Siempre se puede actualizar a una herramienta más potente (y de pago) más adelante si usted decide que este es el camino correcto para su empresa.

3. Nutcache

Nutcache le permite planificar, organizar y analizar tareas Scrum, y funciona tanto si sus necesidades son mínimas como complejas. Defina la duración y el objetivo de un sprint y, a continuación, mida el progreso para asegurarse de que todo va por buen camino. El mayor defecto de Nutcache es que puede no tener todas las funciones de informes que necesitas - por ejemplo, puedes procesar informes financieros (pero si tienes otra herramienta que utilizas para la gestión de recursos, eso no importará).

3 alternativas a Scrum en la gestión ágil de proyectos

Aunque Scrum y Kanban son dos de las metodologías ágiles de gestión de proyectos más conocidas y populares hoy en día, no son las únicas que existen. Vamos a repasar tres alternativas que quizá te funcionen mejor para el proyecto en cuestión.

Cristal

La idea de Crystal es prescindir de tanta comunicación y documentación como sea posible, y en consonancia con ello se favorece la comunicación en persona. En lugar de una metodología específica, Crystal tiene un marco basado en colores, y el color que se elija dependerá del equipo y del nivel de riesgo del proyecto. Crystal es una metodología útil si el equipo de desarrollo tiene fácil acceso a usuarios expertos, de modo que siempre pueda estar recabando opiniones.

DSDM

DSDM, que significa Método de Desarrollo Dinámico de Sistemas, comienza con una fase de Fundamentos, durante la cual lo justo El trabajo de diseño se realiza por adelantado. A partir de ahí, las iteraciones desarrollan aún más el diseño. DSDM puede ser una buena alternativa a Scrum cuando hay un gran cambio de negocio que tiene lugar, especialmente si el equipo se compone de una gran cantidad de diferentes roles y conjuntos de habilidades.

XP

XP, siglas de eXtreme Programming (sí, con "X" mayúscula), es muy popular entre los equipos de ingeniería de software. El principal objetivo de XP es reducir el coste de los cambios. Puesto que el cambio se considera una parte inevitable de un proyecto, XP se esfuerza por facilitar la adaptación a esos cambios. 

Al igual que Scrum, XP es mejor para equipos pequeños de 12 personas o menos. Y al igual que Crystal, XP funciona mejor si el equipo cuenta con una gran participación del cliente. Este es también un enfoque utilizado específicamente en la ingeniería de software, por lo que no es un ajuste para una amplia gama de industrias.

FAQs sobre Qué es la gestión de proyectos Scrum