Wat is het RACI-model?

Laatst bijgewerkt op 22 april 2023 door Ewen Finser

Toen ik een paar jaar geleden begon te werken voor een bedrijf dat massaal deelnam aan evenementen, was een van de vele projectmanagementtools die we gebruikten om onze evenementen te beheren een RACI-matrix. Eerst dacht ik: "Wat is het RACI-model?", maar al snel werd duidelijk hoe deze verantwoordelijkheidsmatrix het leven van projectmanagers gemakkelijker maakt. 

Het wijst duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe, zodat iedereen precies weet wat zijn taak en rol is. En geloof me, bij een grootschalig project (aka massa-evenement) met veel belanghebbenden, wil je alles in de gaten houden en weten wie waarvoor verantwoordelijk is. 

In projecten is er vaak verwarring over wie verantwoordelijk is voor een taak versus wie de bevoegdheid heeft om de deliverable te voltooien. Bovendien, als er geen duidelijke communicatie en begrip is over wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van het project, zal dit waarschijnlijk leiden tot demotivatie, verwarring en frustratie. Het is gemakkelijk om te vergeten dat je deel uitmaakt van een team en niet in je eigen kleine silo werkt. 

Ik heb gezien hoe nuttig het RACI-model of -matrix of -schema (want iedereen noemt het anders) kan zijn in een project, en dat wil ik vandaag met u delen. 

Hier is alles wat u moet en wilt weten over het RACI-model en hoe het u kan helpen een project beter te beheren. 

Mijn onderste steen boven: Wat is het RACI model? 

Een RACI-model of -matrix (of schema of tabel) is een soort verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix die projectmanagers gebruiken om ervoor te zorgen dat de rollen en verantwoordelijkheden van elke belanghebbende duidelijk worden aangewezen. Dit helpt ervoor te zorgen dat er geen knelpunten, geen verwarring, geen frustratie en geen trage besluitvorming zijn die het succes van het project beïnvloeden. 

RACI is het meest geschikt voor grootschalige projecten waarbij belanghebbenden van verschillende afdelingen of bedrijven betrokken zijn. 

Alles over RACI: Een uitleg van wat is het RACI-model? 

RACI heeft verschillende namen: 

• Het RACI-model 
• De RACI-matrix
• Het RACI-diagram 
• De verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix (hoewel RACI slechts één type hiervan is) 

Het acroniem RACI staat voor:

• R: Verantwoordelijk 
• A: Verantwoordelijk 
• C: Geraadpleegd 
• I: Geïnformeerd 

En deze termen verwijzen naar de rollen van belanghebbenden in een project. Maar voordat we daar dieper op ingaan, nemen we een stap terug. 

Het RACI-model is een matrix, diagram, tabel, spreadsheet of grafiek die aangeeft wie waarvoor verantwoordelijk is in een project. Het is een visuele voorstelling die u kunt delen met alle betrokken partijen, zodat iedereen een duidelijk overzicht heeft van wat hij moet doen. 

Bovendien moet een instrument voor de toewijzing van middelen of projectmanagement Een instrument als RACI helpt u de werklast van een project in evenwicht te brengen, zodat iedereen het gevoel heeft erbij betrokken te zijn (en dat zou ook zo moeten zijn!). Het RACI-model vermeldt ook alle belanghebbenden van het project en hun mate van betrokkenheid bij een taak. De letters R, A, C of I geven de rol van elke persoon aan, en zodra dit is gedaan, kan het werk aan het project beginnen. 

RACI stelt vast wie de besluitvormende partijen zijn. Niet vastleggen en afspreken wie de "beslissingsbevoegde figuur" is, is een enorme vergissing in een project, omdat het onnodige frustratie en angst veroorzaakt. 

Zodra u het project begrijpt, begint u met een RACI-matrix. Het zet een goede toon voor het project, en iedereen zal het gevoel hebben dat hij bijdraagt. 

Het RACI acroniem 

RACI staat voor "Rverantwoordelijk, AVerantwoordelijk, Cgeraadpleegd, en Igeïnformeerd." Het is misschien duidelijk wat elk van deze termen betekent, maar ik weet ook dat "verantwoordelijk" en "verantwoordelijk" veel op elkaar lijken - afhankelijk van de context. 

Laten we dus eens duiken in deze rollen die u aan de belanghebbenden van het project toekent. 

In wezen zijn de verschillen tussen "verantwoordelijk" en "verantwoordelijk" in het RACI-model: 

• Meer dan één persoon kan verantwoordelijk zijn voor een taak, maar er kan slechts één persoon verantwoordelijk zijn voor de taak. 
• De verantwoordelijke is taakgericht, terwijl de verantwoordelijke resultaatgericht is. 
• De verantwoordelijke persoon tekent voor de deliverable, hij moet zich verantwoorden als er iets misgaat, en hij behandelt de gevolgen als de doelstellingen van het project niet worden gehaald. 

Mijn ervaring met RACI

Er zijn veel, heel veel belanghebbenden bij een evenement met massale deelname - zoals een marathon met 20.000+ deelnemers. Je moet denken aan de locatie, logistiek, de route en veiligheid, geluid, branding, water voor de lopers, de sponsors en evenementeigenaren en -leveranciers, het marketingteam, en nog veel meer. 

Jip, ik maakte deel uit van het projectmanagementteam, en alles kwam op onze schouders terecht, hoewel elke "afdeling" ook verantwoordelijk en aansprakelijk was voor haar onderdelen. 

In wezen hadden we niet één RACI-matrix, maar verschillende voor elke "afdeling". Ik maakte een Excel-spreadsheet met elke afdeling in een tabblad, en van daaruit moest ik een lijst maken van alle taken die de afdeling moest uitvoeren. Vervolgens moest ik weten wie de belanghebbenden waren en hun rollen en verantwoordelijkheden toewijzen. 

We hadden ook een complex projectplan dat we samen met RACI gebruikten. Het projectplan was ook een instrument voor projectbeheer, maar we gebruikten het meer om af te vinken wat er gedaan was en om de vervaldata bij te houden. 

Hoe zag mijn RACI eruit? 

Dit is een voorbeeld van een RACI-diagram dat ik zou hebben gemaakt voor de branding van het evenement: 

Mijn eigenlijke RACI zou veel ingewikkelder zijn geweest - er waren veel meer taken toe te voegen aan de matrix en veel meer belanghebbenden (ten minste 5 sponsors, meer leden in ons werkteam, de leveranciers, enz.) En besluit uiteindelijk of u een RACI-purist of een RACI-regelbreker bent. De eersten zullen RACI precies zo gebruiken als het bedoeld is, terwijl de laatsten de grondbeginselen van RACI zullen gebruiken en het laten werken voor hun projectbehoeften. 

Wat RACI niet is... 

RACI is dat niet: 

Een projectplan of een vervanging ervan

Het verschil tussen een projectplan en een RACI-matrix is dat RACI eenvoudigweg rollen toewijst aan de belanghebbenden. Een projectplan beschrijft in detail elke taak, toont het tijdschema en legt uit hoe het project zal worden beheerd. 

Een DACI-grafiek 

Een DACI (uitgesproken als dag-zie) staat voor "bestuurder, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd." Deze twee grafieken zijn vrijwel hetzelfde. 

Wie gebruikt een RACI-matrix?

Projectmanagers gebruiken RACI-matrices omdat het een waardevol instrument is wanneer veel belanghebbenden bij het project betrokken zijn. RACI is echter niet voor elk project geschikt of nodig. Wanneer u RACI voor uw project overweegt, moet u rekening houden met de omvang van uw project en de structuur van het project, het bedrijf of de afdeling. 

Aangezien RACI elk teamlid aanmoedigt om verantwoordelijk te zijn voor zijn taak of om een ander af te vaardigen wanneer dat nodig is, is het ongeschikt voor Agile organisaties waar teams zichzelf moeten organiseren. Het is ook niet ideaal of vereist voor kleine projecten binnen één team of afdeling. 

Het RACI-model werkt in deze gevallen het best: 

• Als het om een grootschalig project gaat dat duidelijke werkgroepen of taken nodig heeft 
• Wanneer een organisatie of project statische rollen en verantwoordelijkheden heeft 
• Wanneer een project verschillende afdelingen en teams en zelfs externe ondersteuning of leveranciers omvat 
• Wanneer het project betrekking heeft op sterk gereguleerde industrieën 
• Wanneer bij het project meerdere belanghebbenden voor verschillende producten betrokken zijn

Hoe maak je een RACI-model? 

Het maken van een RACI-model is gelukkig geen raketwetenschap. Er zijn echter elementen van het project die u moet kennen en begrijpen voordat u de eigenlijke RACI-matrix opstelt.  En als je weet hoe je een tabel moet maken, is het vrij eenvoudig om een RACI-model sjabloon te ontwerpen en dan gewoon te vullen. Het kostte me ongeveer 5 minuten om een RACI-matrixsjabloon te maken in Google Sheets. 

Ik heb dit niet helemaal ingevuld, maar je krijgt de essentie. Ik heb een kolom voor de taken/leveringen die ik heb opgedeeld in gebieden of zinnen en een kolom voor de belanghebbenden. Ik heb een drop-down menu gemaakt met "gegevensvalidatie" voor de rol van elke persoon, en ik heb dingen in kleur gecodeerd om het gemakkelijk te maken voor het oog met "voorwaardelijke opmaak".

Ik heb ook een sleutel onderaan toegevoegd (u kunt hem overal naartoe verplaatsen) zodat degenen die niet vertrouwd zijn met het RACI-model de letter van elk acroniem kunnen begrijpen. Voor mijn blad heb ik ook de eerste kolom (A) en de eerste zes rijen (1-6) bevroren, dus als je een uitgebreide RACI-matrix hebt, kun je altijd die kolom en die rijen zien. 

Als u een klein team en een project hebt waarbij een RACI-matrix de zaken vergemakkelijkt, kunt u de matrix op een whiteboard opstellen in plaats van digitaal te gaan. Hier is mijn RACI-matrixsjabloon in Weergave in Google Sheets. Helaas kunt u, vanwege de rechten voor delen, de keuzelijsten niet zien zoals in de bovenstaande schermafbeelding. 

Volg deze stappen om een RACI-tabel voor uw project te maken:

Stap 1: Bepaal uw projectomvang en bepaal of RACI voor u geschikt is

De eerste stap is begrijpen wat uw project inhoudt en hoe "groot" het is. U wilt zich ook afvragen: Is het RACI-model het beste projectmanagementinstrument voor uw project? Of werkt een andere strategie voor projectmiddelen beter? 

Als RACI ideaal is voor uw project en de behoeften ervan, ga dan verder met stap 2. 

Stap 2: De leden van het projectteam identificeren

De volgende stap is weten wie de teamleden zijn voor het project. Voor mij, in de evenementenbranche, betekende dit dat ik wist wie deel uitmaakte van elke fase en elk "gebied" van het project - of het nu ging om branding, route en logistiek, de locatie, technische vereisten, of een ander "gebied".

We hadden veel belanghebbenden - er was de eigenaar van het evenement (die zelf een team had), wij (de managers van het evenement; mijn baas was de wedstrijdleider), de sponsors (en hun teams), de verschillende leveranciers, en ook "externe" hulp. 

U hebt misschien niet zoveel belanghebbenden voor uw project, en dat is prima.

Pro Tip: Wanneer u de teamleden toevoegt aan de RACI-matrix, voegt u de naam van de persoon toe, omdat dat helpt hun betrokkenheid en inzet te versterken. Ik zou ook hun titels of functies toevoegen. 

En u kunt zelfs opmerkingen toevoegen als er iets specifieks is over de persoon die u wilt noteren - dit hoeft niet te worden gedeeld - alleen voor de ogen van het interne projectteam. 

Stap 3: Bepaal de belangrijkste mijlpalen of te leveren prestaties

Het doel van een RACI-model is niet om elke kleine deliverable in de matrix op te nemen; het is beter om een overzicht op hoger niveau te geven van de belangrijkste mijlpalen die in de matrix zijn opgenomen. 

Ik ben er echter van overtuigd dat je RACI voor je moet laten werken, en voor onze projecten werkte het beter om belangrijke mijlpalen en de belangrijkste kleinere deliverables in de matrix op te nemen. Het hield iedereen verantwoordelijk en zorgde ervoor dat niets door de mazen van het net glipte. 

Wanneer je aan zo'n groot evenement werkt, vergeet je gemakkelijk iets, en waar elk element essentieel is, kan het missen van iets kleins desastreuze gevolgen hebben. 

Stap 4: Het RACI-model opstellen 

Beslis of u een RACI-model vanaf nul wilt maken met behulp van Excel, Google Sheets of PowerPoint. Of u kunt een sjabloon van een projectbeheer-app gebruiken en vervolgens de matrix gewoon invullen met de relevante details van uw project. 

Stap 5: Invullen van de RACI-matrix

Dit is het tijdrovende aspect waarbij u de deliverables en teamleden moet invullen, en u eventueel de RACI moet aanpassen aan de omvang van uw project. 

U moet ook rollen en verantwoordelijkheden aanwijzen voor elk teamlid dat in de matrix is opgenomen en voor elke deliverable. Dus vul elke tabel cel met: 

• R voor verantwoordelijke
• A voor verantwoordelijke 
• C voor geraadpleegd
• I voor geïnformeerde 

In plaats van de letters kun je er ook voor kiezen om de woorden uit te schrijven. 

Stap 6: nadenken over het project en de RACI-matrix en goedkeuring krijgen

In deze stap wil je het project in zijn geheel bekijken en vervolgens naar je RACI-matrix kijken. Stel jezelf de volgende vragen: 

• Heb je alles meegenomen? 
• Is er één verantwoordelijke per taak? 
• Bepaalt de RACI duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is? 
• Past het in uw projectplan? 

Als u tevreden bent met de RACI-matrix, hebt u goedkeuring nodig. Wie de matrix goedkeurt, hangt af van uw project. 

In ons geval was ik verantwoordelijk voor het opstellen van de RACI-matrix met de hulp van de projectleider. Hij moest het ook goedkeuren voordat de matrix werd gedeeld met de eigenaar van het evenement, die het laatste woord had. (1TP5Het was ingewikkeld - ik weet het). 

Stap 7: De RACI-matrix delen met het team

De laatste stap is het delen van de RACI-matrix met alle bij het project betrokken partijen. Als het een Google Sheet is, kun je de link delen - misschien zet je het op VIEW access zodat niet iedereen naar believen kan hakken en veranderen. Als u een Excel-blad of het RACI-diagram in een ander formaat hebt, voeg het dan bij een e-mail. 

Hulpmiddelen voor het opstellen van een RACI-matrix

Als u uw RACI-model niet vanaf nul wilt maken, zijn er verschillende softwareplatforms die u kunt gebruiken om het uzelf gemakkelijker te maken. Ik ontwerp graag mijn eigen templates omdat ik dan meer controle heb over hoe iets eruit ziet, hoe ik het kan delen, en hoe ik het op maat kan maken. 

Maar kijk eens naar deze sjablonen op deze sites: 

• RACI-sjabloon op Lucidchart
• Hoe maak je een RACI-model in TeamGantt? (of zie hun YouTube video)
• RACI sjabloon op maandag.com
• RACI matrix sjabloon op spreadsheet.com
• RACI chart template op RACI Charts 

Beste praktijken voor het RACI-model: 16 tips 

Voor een succesvolle RACI-matrix moet u zich aan deze beste praktijken houden: 

1. Voordat u de RACI-matrix opstelt en invult, moet u de deliverables van het project zorgvuldig in kaart brengen. Raadpleeg de relevante belanghebbenden om er zeker van te zijn wat de deliverables zijn. 
2. Als u het RACI-diagram opstelt en u staat onderaan de pikorde (#workmule), bent u misschien bang om verantwoordelijkheid en rollen toe te wijzen aan degenen in hogere leidinggevende posities. En zelfs als je een hogere functie hebt, is het nog steeds eng om werk toe te wijzen aan iemand hoger op de ladder. Maar wees niet bang. Die hoger geplaatsten zijn ook verantwoordelijk voor het succes van het project, en het RACI-model helpt die betrokkenheid te garanderen.
3. Bij elk project is het essentieel dat iedereen - van hoog tot laag - op dezelfde lijn zit. Zorg er dus voor dat u de projectaanpak voor alle teamleden standaardiseert. Zo worden de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld. 
4. Heb slechts één verantwoordelijke per taak of deliverable. Als dat steeds dezelfde persoon is, kan dat een knelpunt opleveren. 
5. Zorg ervoor dat de persoon die verantwoordelijk is voor de deliverable de autoriteit heeft om de taak te helpen voltooien. 
6. Elke taak moet een verplichte verantwoordingsplicht en verantwoordelijke rol hebben. Misschien hoeft u niet voor elke taak de belanghebbenden te raadplegen of te informeren - misschien alleen voor de belangrijkste taken. 
7. Houd alle belanghebbenden op de hoogte van alle updates of wijzigingen van het project - dit houdt in dat zelfs degenen op de laagste niveaus (die deel uitmaken van het project) op de hoogte worden gebracht. 
8. Houd het RACI-model altijd actueel. Dit zorgt ervoor dat niets door de mazen van het net glipt en laat iedereen weten als er iets veranderd is. Een "oude" niet-geactualiseerde RACI-matrix helpt niemand. 
9. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden op uw RACI-diagram hun aandeel in de rollen en verantwoordelijkheden erkennen en aanvaarden. U moet hun instemming krijgen, omdat dit bijdraagt tot het succes van het project.
10. Neem in uw RACI-model niet de kleine dingen op zoals statusrapporten en teamvergaderingen; concentreer u op beslissingen, mijlpalen en projectresultaten. 
11. Neem een sleutel op met de definities van de RACI-termen op de matrix, zodat iedereen er gemakkelijk en snel naar kan verwijzen wanneer dat nodig is. 
12. Uw RACI-diagram moet worden afgestemd op uw projectplan, zodat er geen verwarring ontstaat over vervaldata en details en wie wat doet. 
13. Als je team vraagt om meer taken toe te voegen aan de RACI-matrix (kleine, gedetailleerde taken), zou je het projectplan willen laten circuleren. 
14. Hoewel een RACI-sjabloon goed is, en u het kunt standaardiseren, is het essentieel te onthouden dat elk project uniek is. Het kan verschillende mijlpalen en complexiteitsniveaus hebben, en het RACI-model moet daarop worden afgestemd. 
15. Iedereen moet zich houden aan zijn rollen en verantwoordelijkheden in de RACI-matrix - zodra die is goedgekeurd. Veranderingen in de vooraf vastgestelde rollen leidden tot verwarring en wantrouwen. 
16. Zorg ervoor dat u het verschil begrijpt tussen de verantwoordelijke persoon en de verantwoordelijke persoon - u wilt deze twee niet door elkaar halen in het RACI-diagram. Natuurlijk kan een verantwoordelijke persoon ook verantwoordelijk zijn, maar dat komt zelden voor.

Voor- en nadelen van het gebruik van RACI 

Hier volgen de voor- en nadelen van het gebruik van een RACI-matrix: 

RACI Model Voordelen 

• Nooit meer de woorden "wie doet dit" horen, want alle rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk omschreven.
• De RACI-matrix geeft duidelijk aan wie waarvoor verantwoordelijk is (d.w.z. wie de taak moet uitvoeren), wie moet worden geïnformeerd en geraadpleegd, en wie de autoriteit is die de uiteindelijke beslissingen neemt. 
• Als projectmanager helpt een RACI-tabel u om de communicatie met alle bij het project betrokken partijen open en transparant te houden. 
• Een RACI-matrix zorgt ervoor dat de belanghebbenden niet worden overstelpt met onnodige informatie of deliverables.
• Het RACI-model zorgt ervoor dat er niet "te veel koks zijn die de bouillon bederven", en iedereen en zijn zus bieden inbreng en advies. 
• Met het RACI-model weten alle betrokkenen hoeveel tijd zij moeten investeren om hun taken en verantwoordelijkheden te vervullen; zij weten precies welke impact het project op hun werk zal hebben en hoeveel tijd zij beschikbaar hebben. 
• Wanneer het op de juiste manier wordt gebruikt en alle betrokkenen zich inzetten voor het gebruik van een RACI-model, wekt het vertrouwen omdat elk teamlid weet wat hij doet. 
• Een RACI-matrix is een bewust en concreet kader dat u helpt alle relaties met belanghebbenden van begin tot eind van het project te beheren. 

RACI Model Nadelen 

• Het RACI-model is beperkt omdat het zich niet kan aanpassen aan real-time behoeften en veranderingen van uw project; zorg ervoor dat u een projectbeheersinstrument gebruikt zoals een projectplan met een RACI-matrix. 
• De rollen in het RACI-diagram zijn vrij star, en als uw projectbehoeften vaak veranderen, is RACI misschien niet het beste instrument om te gebruiken.
• RACI kan het aandeel van een belanghebbende in het project onvoldoende illustreren.
• Er kan verwarring ontstaan over wat R, A, C en I betekenen. Neem informatie over deze rolaanduidingen op als een sleutel in uw RACI-matrix en een kort overzicht in uw e-mail.

Alternatieven voor het RACI-model 

Het RACI-model is niet ideaal voor elk project. Welke andere projectmanagementmodellen kunt u dan gebruiken? 

RASCI-matrix

De RASCI (uitgesproken als ras-toets) matrix is als RACI, maar je hebt een andere rol die je kunt toekennen - die van "ondersteuner". De ondersteunende persoon ondersteunt de verantwoordelijke persoon; hij helpt de taken gedaan te krijgen. 

RAS

RAS (uitgesproken als rass) heeft slechts drie rollen die u kunt toewijzen: 

R - verantwoordelijk 

A - goedkeuren 

S - steun 

In dit model houdt u geen rekening met rollen en verantwoordelijkheden buiten het team met de posities "geraadpleegd" en "geïnformeerd" in RACI. Er kan nog steeds sprake zijn van externe communicatie, maar die moet je anders verantwoorden. 

CARS 

CARS (uitgesproken als auto's) is als RAS, maar met een extra rol. Deze extra rol is de verantwoordelijkheid "communiceren", die verwant is aan de onderdelen "geïnformeerd" en "geraadpleegd" in RACI. 

DACI Grafiek

De DACI (uitgesproken als dag-zie) grafiek is hetzelfde als RACI. De "d" in DACI staat voor "bestuurder", en dat zijn de verantwoordelijken in RACI - degenen die het eigenlijke werk doen. 

CLAM

CLAM (uitgesproken als klam) is vergelijkbaar met RACI en DACI: 

C - bijdragen (adviseurs en zij doen het werk) 

L - leiden (delegeerders en managers van een taak) 

A - goedkeuren (besluitvormers) 

M - monitor (zoals de geïnformeerde in RACI) 

RAPID Verantwoordelijkheidsmatrix

De RAPID-verantwoordelijkheidsmatrix kent de volgende rollen toe: 

R - aanbevelen (start het project door een taak of actie voor te stellen) 

A - akkoord (akkoord met de aanbeveling) 

P - uitvoeren (doeners of werkers) 

I - input (contribuanten) 

D - beslissen (uiteindelijke zeggenschap over de voortgang van de taak) 

FAQ's