Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt et comment l'utiliser ?

Dernière mise à jour le 22 avril 2023 par Ewen Finser

Il existe de nombreuses façons de mettre en place et de gérer un projet. Quoi qu'il en soit, la qualité gestion de projet signifie organiser les tâches à accomplir, définir ce qui doit être fait et quand (y compris les tâches qui dépendent les unes des autres), et s'assurer que tout se déroule conformément au calendrier tout au long du projet.

Le diagramme de Gantt est l'un des moyens les plus populaires utilisés par les entreprises pour gérer les projets. Il représente graphiquement le calendrier du projet sous la forme d'un diagramme à barres horizontales.

Les dates de début et de fin des différents éléments sont indiquées, et des barres horizontales montrent quand certains aspects du projet auront lieu et l'état d'avancement de ces derniers. Le diagramme de Gantt porte le nom de son créateur, Henry Gantt, un ingénieur mécanicien.

La ligne de fond au départ

Un diagramme de Gantt est un outil utilisé par les chefs de projet et les entreprises pour suivre les différentes tâches nécessaires à la réalisation d'un projet, la durée de ces tâches, les personnes qui y travailleront et les tâches qui dépendent les unes des autres.

Un axe Y et un axe X organisent les noms des tâches et les délais, et les barres à l'intérieur du graphique indiquent la durée de chaque tâche et le moment où elle sera effectuée.

Les éléments d'un diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt peuvent être simples ou détaillés, et ils peuvent également commencer par être simples et devenir plus détaillés au fur et à mesure que le projet s'étoffe. Un diagramme de Gantt comporte trois éléments principaux, qu'il soit minimaliste ou détaillé :

• Les tâches qui doivent être accomplies. Elles se situent le long de l'axe Y, c'est-à-dire dans la colonne de gauche du graphique.
• Les étapes de la progression, qui sont divisées en périodes de temps, comme les mois d'une année. Ces étapes se situent le long de l'axe X, qui est la ligne supérieure du graphique.
• Barres de progression horizontales avec dates de début et de fin.

Parlons un peu plus de ces éléments :

Colonne de l'axe Y

Une colonne située à gauche du tableau énumère les tâches de haut en bas, dans l'ordre dans lequel elles doivent être accomplies. Par exemple, la colonne de gauche peut présenter une liste verticale de tâches comme suit :

• Remue-méninges
• Plan
• Recherche
• Design
• Mettre en œuvre
• Suivi

Bien entendu, vous pouvez remplacer la liste ci-dessus et l'étoffer en fonction des besoins de votre projet. Mais cet exemple vous donnera une idée des types de tâches incluses dans un diagramme de Gantt et de la manière dont elles sont classées en fonction de ce qui doit être accompli, du premier au dernier.

Rangée de l'axe X

Sur la ligne supérieure, de gauche à droite, se trouve le calendrier. Il est souvent divisé en mois. Par exemple, la ligne supérieure peut comporter les éléments suivants, de gauche à droite :

• janvier 2023
• Février 2023
• mars 2023
• avril 2023
• Et ainsi de suite...

Ne vous sentez pas obligé d'utiliser des mois. Vous pouvez utiliser le calendrier qui convient à votre projet, qu'il soit plus court que les mois ou plus long.

Barres de progression horizontales

Dans la partie principale du tableau, il y a des barres horizontales de différentes longueurs, parfois codées par des couleurs. Ces barres représentent le calendrier général du projet, et chacune d'entre elles correspond à une tâche spécifique et à son ordre dans le projet, à sa durée et à ses dates de début et de fin. La barre peut également illustrer le degré d'achèvement de la tâche par rapport à ce qu'il reste à faire.

Avantages du diagramme de Gantt pour la gestion de projet

Les diagrammes de Gantt permettent aux chefs de projet et aux membres de l'équipe de visualiser le calendrier d'un projet, y compris les différentes tâches et les sous-projets qui doivent être réalisés en cours de route. Le diagramme permet de planifier, de gérer et de contrôler ces tâches, ainsi que les ressources nécessaires au projet. Voici quelques autres avantages de l'utilisation d'un diagramme de Gantt :

Adaptabilité polyvalente

Les diagrammes de Gantt peuvent être utilisés pour toutes sortes de projets. Ils sont aussi utiles pour la construction d'une autoroute ou d'un pont que pour le lancement d'un nouveau produit pour une entreprise. boutique de commerce électronique ou le développement de logiciels informatiques.

Visualisation facile

Un diagramme de Gantt permet de voir ce qui a été réalisé, ce qui est à venir et tout ce qui reste à faire pour un projet. Les chefs de projet peuvent ainsi facilement expliquer les plans ou l'état d'avancement d'un projet aux clients, aux autres équipes, aux parties prenantes, etc.

Dépannage préliminaire

Comme les diagrammes de Gantt présentent chaque tâche de manière organisée et claire, il est facile de voir rapidement quelles tâches dépendent des autres, et quelles tâches peuvent être accomplies en même temps que d'autres.

Par exemple, vous ne pouvez pas passer à la phase de recherche d'un projet avant d'avoir terminé la phase de remue-méninges, de sorte que ces tâches dépendent les unes des autres. Mais lorsque certaines tâches de conception sont terminées, certains membres de l'équipe peuvent passer à la mise en œuvre alors que d'autres tâches de conception sont encore en cours de traitement, de sorte que certaines de ces tâches peuvent être effectuées en tandem.

Un diagramme de Gantt vous permet de voir tout cela rapidement. En outre, plus les tâches sont détaillées, plus l'équipe peut aborder le projet de manière méthodique.

Ces barres permettent également aux responsables de projet de repérer les goulets d'étranglement potentiels. L'équipe va-t-elle être trop dispersée parce qu'il y a trop de choses à faire en même temps ? Dans ce cas, le chef de projet peut choisir de se débarrasser des tâches non critiques ou de les déplacer à un autre endroit du calendrier.

Graphique de Gantt : avantages et inconvénients

Si nous aimons les bons diagrammes de Gantt, ils ne sont pas exempts de défauts. Dans cette section, nous allons passer en revue les principaux avantages et inconvénients des diagrammes de Gantt :

Les avantages du diagramme de Gantt

• Un diagramme de Gantt fournit une vue d'ensemble à grande échelle d'un projet d'une manière attrayante, rationnelle et visuelle.
• Tous les membres de l'équipe sauront exactement quel est leur rôle et quelles sont les tâches dont ils sont responsables, ainsi que les personnes qui s'occupent d'autres parties du projet.
• La progression du flux de travail et des tâches, ainsi que la progression du projet dans son ensemble, sont très faciles à suivre lorsque vous utilisez un diagramme de Gantt.
• Les diagrammes de Gantt montrent clairement comment certaines tâches sont dépendantes les unes des autres ou peuvent se chevaucher - et quelles tâches sont totalement indépendantes.
• Les diagrammes de Gantt ne doivent pas nécessairement être finalisés. Ils disposent d'une certaine souplesse qui vous permet d'apporter des modifications, des ajouts et des suppressions en fonction des besoins.

Diagramme de Gantt Cons

• Vous devez connaître les spécificités et le calendrier du projet avant de pouvoir créer le calendrier.
• La mise en place d'un diagramme de Gantt peut prendre beaucoup de temps, en particulier pour les projets les plus complexes.
• Les diagrammes de Gantt ne permettent pas toujours de montrer l'importance d'une tâche, mais seulement quand elle doit être effectuée, combien de temps elle doit prendre et comment elle est liée à d'autres tâches.
• Pour les très grands projets comportant de nombreuses sous-tâches, le diagramme de Gantt peut être tellement submergé d'informations qu'il cesse d'être facile à comprendre, ce qui peut aller à l'encontre de l'objectif premier de son utilisation.
• Il n'est pas possible de gérer toutes les ressources nécessaires à un projet avec un diagramme de Gantt, il faut donc utiliser un outil supplémentaire.

5 outils de diagramme de Gantt à utiliser

Il est relativement facile de créer un diagramme de Gantt à l'aide d'une simple feuille de calcul sur votre ordinateur. Cependant, il se peut que vous souhaitiez quelque chose de plus puissant pour vous aider à organiser au mieux un projet à venir. Dans ce cas, optez pour un logiciel de diagramme de Gantt - il en existe une multitude !

Les logiciels spécialisés dans les diagrammes de Gantt présentent quelques avantages spécifiques que vous n'obtiendriez pas avec une feuille de calcul ordinaire :

• Décomposer les tâches principales en étapes réalisables afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde quant à ce qui doit être fait.
• Contrôler le temps réellement nécessaire à l'accomplissement des tâches (au lieu de s'en remettre aux déclarations des employés sur le temps passé).
• Empêcher le démarrage de tâches lorsque d'autres tâches dépendantes ne sont pas encore terminées.
• Vérifier les membres de l'équipe qui sont affectés à des tâches différentes - un diagramme de Gantt traditionnel n'offre pas toujours suffisamment de place pour cela.

Notez que la meilleure façon d'utiliser le logiciel de diagramme de Gantt est d'avoir déjà une idée assez précise du plan de votre projet, de ses tâches et des différentes dates d'échéance. Cela facilitera grandement la saisie des informations dans le logiciel - même si, bien sûr, vous pourrez toujours apporter des modifications une fois que vous aurez une meilleure vue d'ensemble de votre projet.

Passons maintenant en revue quelques-uns des meilleurs produits numériques pour la création et la gestion de diagrammes de Gantt.

Bitrix24

Si vous êtes souvent en déplacement, vous avez besoin d'un système de diagramme de Gantt qui vous permette d'accéder à votre projet où que vous soyez et de rester en contact avec votre équipe autant que possible.

Maintenant, vous pouvez penser que vous ne travaillerez que lorsque vous serez devant votre ordinateur, mais croyez-en l'expérience d'un freelance : il y aura de nombreux moments où il sera plus pratique d'avoir son travail à portée de main. Parfois, ce niveau d'accessibilité est le meilleur moyen de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, car vous ne serez pas distrait en vous demandant ce que vous manquez ou en essayant de vous souvenir des tâches à accomplir - vous pourrez simplement faire le travail et passer à autre chose.

Aussi, Bitrix24 vous permet de créer autant de graphiques que nécessaire, de sorte que vous n'aurez pas à passer d'un outil à l'autre pour garder un œil sur tous les projets avec lesquels vous jonglez. De plus, comme nous l'avons mentionné plus haut, il existe des applications Android et iOS qui vous permettent de gérer vos projets à partir de votre appareil mobile. Il existe également de nombreux moyens de communiquer avec votre équipe, notamment le chat et les appels vidéo.

ClickUp

Bien que de nombreux chefs de projet et entreprises utilisent ClickUp pour son approche de type kanban, le service propose également des fonctionnalités de diagramme de Gantt.

Ce qui est particulièrement intéressant ClickUp est que vous pouvez visualiser un projet de plusieurs façons, y compris Gantt, ainsi que le calendrier, la chronologie et plus encore. ClickUp propose également de nombreuses fonctionnalités de premier plan, telles que l'attribution de tâches à plusieurs membres de l'équipe, la création de listes de tâches à faire et l'affichage du pourcentage d'avancement d'une tâche.

D'après mon expérience, ClickUp a une courbe d'apprentissage abrupte et peut être un peu pointilleux (quel outil numérique ne l'est pas ?). Mais comme il est doté de nombreuses fonctionnalités, il vaut probablement la peine d'y consacrer un peu de temps. Outre la création de diagrammes de Gantt, ClickUp vous permet de tout faire, de la communication avec les membres de votre équipe à la gestion des ressources.

GanttProject

Parfois, vous souhaitez présenter un projet à venir sans avoir à apprendre à utiliser un grand nombre de fonctionnalités. Si vous souhaitez un simple créateur de diagramme de Gantt, pensez à GanttProject.

Ses outils de base vous permettent de faire tout ce dont vous avez besoin pour construire un diagramme de Gantt, comme tracer des lignes entre les tâches pour illustrer les dépendances et coder les tâches par couleur pour les regrouper de manière plus organisée. Personnellement, je pense que GanttProject est un excellent moyen d'élaborer un diagramme de Gantt et de voir comment tout cela va s'imbriquer. Vous pourrez toujours le recréer avec un logiciel plus approfondi plus tard, lorsque vous aurez peaufiné les détails.

Instagantt

Si vous utilisez Asana et souhaitez intégrer un diagramme de Gantt dans votre flux de travail de gestion de projet, consultez la page suivante Instagantt.

L'une des principales fonctionnalités d'Instagantt est la gestion de la charge de travail, qui vous permet de voir rapidement quelles équipes ou quels employés sont surchargés afin de pouvoir réaffecter leur travail. De plus, les jalons vous permettent de voir ce qui a été accompli et quelle partie du projet doit encore être réalisée.

Asana est une alternative proche de ClickUp, et votre choix dépendra davantage de vos préférences personnelles que des outils disponibles (et peut-être aussi du prix, car les coûts d'Asana peuvent être élevés). Personnellement, j'ai toujours trouvé Asana plus agréable à utiliser, mais il a tendance à se décharger beaucoup, ce qui peut être un gros problème si vous et votre équipe l'utilisez pratiquement en permanence. Pour compenser cet inconvénient, je trouve qu'il est plus facile à apprendre et à utiliser que ClickUp.

Quoi qu'il en soit, vous ne voudrez probablement pas jongler avec trop d'outils. Je vous suggère d'en choisir un principal, puis, si vous le souhaitez, d'en utiliser un autre. besoin de pour utiliser d'autres outils, assurez-vous qu'ils s'intègrent. Ainsi, Instagantt serait une excellente intégration avec Asana, mais si vous optez pour ClickUp, contentez-vous de cet outil (et peut-être d'autres qui s'intègrent de manière transparente). De cette façon, vous aurez tout ce dont vous avez besoin au même endroit.

Redbooth

Comme ClickUp, Redbooth est bien plus qu'un simple créateur de diagramme de Gantt : c'est aussi un système de gestion de projet à part entière. Grâce à l'extension Chrome, vous pouvez suivre un projet directement depuis votre navigateur.

De plus, vous pouvez créer des modèles de projet, ce qui signifie que vous n'aurez pas à créer un projet à partir de zéro s'il est similaire à quelque chose sur lequel vous avez travaillé dans le passé. Bien que je ne sois pas un utilisateur de Chrome, ceux qui le sont adorent les intégrations de navigateurs - il n'y a rien de plus facile que d'avoir tout ce dont on a besoin à portée de souris et de clic.

3 conseils de pro pour démarrer avec un diagramme de Gantt

Si vous pensez que l'utilisation d'un diagramme de Gantt vous aidera à maintenir votre projet sur la bonne voie, assurez-vous de suivre les conseils suivants. Voici comment faire fonctionner un diagramme de Gantt pour vous et votre équipe. Partir du bon pied vous permettra de réussir une fois que vous aurez commencé à construire votre diagramme :

1. Identifier votre projet

Tout d'abord : le diagramme de Gantt est-il adapté à votre projet ? Si vous essayez de documenter un projetil fonctionnera probablement bien pour vous. Mais si vous essayez de garder une trace ou d'organiser une processusVous aurez peut-être plus de chance avec un organigramme. Voici les différences fondamentales entre un projet et un processus pour vous aider à prendre une décision :

Projet : Un projet est une entreprise unique dont la réalisation nécessite plusieurs étapes. Il comporte une date de début et une date de fin, ainsi que des étapes intermédiaires limitées dans le temps pour faire avancer le projet.

Processus : Un processus est un ensemble d'étapes qui doivent être effectuées dans un certain ordre et qui peuvent être répétées. Un processus peut faire partie d'un projet, mais il s'agit d'un processus à part entière. manière de faire quelque chose, et non une résultat de ces étapes.

2. Diviser le projet en plusieurs parties gérables

Avant de pouvoir déterminer ce qui doit être fait et quand, vous devez diviser le projet pour qu'il soit plus facile à gérer. Déterminez les principaux éléments du projet, puis décomposez-les en tâches, et enfin décomposez les tâches en sous-tâches.

3. Fixer le calendrier du projet

Avant de commencer à établir votre diagramme de Gantt, ayez une idée des grandes dates associées à votre projet, à savoir les dates de début et de fin. Il sera également plus facile de saisir les informations si vous connaissez la date de début, la date d'échéance et la durée de toutes les tâches du projet.

Si vous utilisez un logiciel de diagramme de Gantt, une grande partie du travail de planification sera effectuée pour vous, en particulier lorsqu'il s'agit de tenir compte des week-ends et des jours fériés. Mais si votre outil de diagramme de Gantt n'est pas aussi intuitif, vous devrez déterminer ces dates vous-même.

Comment ne pas utiliser un diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt ne sont pas la meilleure solution pour tous type de projet. Voici quand les éviter, ainsi que d'autres faux pas du diagramme de Gantt à éviter.

Le diagramme de Gantt ne devrait pas être votre premier outil de planification de projet

Un diagramme de Gantt peut vous aider à organiser un projet, mais ce n'est pas un bon outil pour créer votre plan de projet initial. Les diagrammes de Gantt sont trop stricts lorsqu'il s'agit de comprendre les subtilités du projet, en particulier lorsque vous prenez des décisions, ajoutez des aspects du projet, en supprimez d'autres, etc.

Ne passez à la création d'un diagramme de Gantt qu'une fois que vous avez compris ce qui suit :

• Les principales tâches que le projet nécessitera.
• La durée prévue pour chaque tâche.
• L'ordre dans lequel ces tâches doivent être accomplies.

Si vous essayez d'y réfléchir pendant que vous créez le diagramme de Gantt, vous risquez de rater une étape importante et de devoir tout recommencer. Prenez le temps de bien réfléchir au projet avant de l'inscrire dans un diagramme de Gantt.

N'essayez pas de créer manuellement un diagramme de Gantt

Oui, vous pouvez techniquement créer un diagramme de Gantt à l'aide d'une simple feuille de calcul, mais cela risque de poser plus de problèmes que cela n'en vaut la peine, surtout si vous avez un projet semi-complexe à cartographier. Le principal problème est que cette approche n'est pas assez flexible - si vous devez modifier, ajouter ou supprimer quelque chose, vous devrez refaire tout le diagramme (ou du moins une grande partie). Lorsque vous utilisez un logiciel de diagramme de Gantt, ces ajustements sont beaucoup plus faciles à effectuer, et le diagramme se met souvent à jour automatiquement pour tenir compte des changements.

Les diagrammes de Gantt ne sont pas utiles pour la gestion des ressources

Il n'y a tout simplement pas assez de place dans un diagramme de Gantt pour inclure toutes les ressources nécessaires à l'accomplissement d'une tâche. Ce n'est pas non plus une bonne représentation du champ d'application. Les barres d'un diagramme de Gantt représentent la durée d'exécution des tâches, mais elles ne reflètent ni leur coût ni leur ampleur. Par exemple, une tâche qui n'est prévue que pour deux semaines peut nécessiter une tonne de ressources même si elle s'inscrit dans un court laps de temps. C'est pourquoi vous aurez besoin d'un autre outil pour gérer les ressources.

4+ outils à considérer lorsque le diagramme de Gantt n'est pas le meilleur choix

Parfois, le diagramme de Gantt n'est pas la meilleure option pour le projet en cours ou la phase du projet dans laquelle vous vous trouvez. Voici quelques alternatives qui peuvent s'avérer plus efficaces.

Carte mentale

Vous ne savez pas quels sont les éléments nécessaires à votre projet ? Si vous avez besoin d'un moyen créatif et sans cesse renouvelé de faire sortir toutes les idées de votre projet de votre tête et de les coucher sur le papier, envisagez de faire une carte mentale. C'est l'une des façons les plus libres de faire du remue-méninges, et comme vous finirez par transformer vos idées en un plan de projet plus rationnel, vous pouvez le faire de façon aussi peu rigoureuse que vous le souhaitez.

Ligne du temps

Bien que le diagramme de Gantt ait certains aspects d'un calendrier, il est plus complexe qu'un simple calendrier. Mais parfois, un simple calendrier est exactement ce qu'il faut, rien de plus. Si vous présentez un projet à un autre service ou à un client, par exemple, il se peut qu'ils ne veuillent connaître que les grandes lignes de son déroulement, sans se préoccuper de la durée de chaque tâche.

Tableaux Kanban ou Scrum

Si votre équipe préfère un flux de travail plus souple et un moyen de représenter physiquement la progression d'une tâche, envisagez d'utiliser un tableau Kanban ou Scrum plutôt qu'un diagramme de Gantt.

Bien qu'il existe des outils numériques qui vous permettent de mettre cela en place, tels que AsanaVous pouvez également en créer un vous-même à l'aide d'un tableau blanc et de notes autocollantes. En principe, les tâches sont déplacées d'une colonne à l'autre au fur et à mesure qu'elles progressent vers leur achèvement - elles peuvent commencer dans "À faire", puis passer dans "En cours" pendant qu'elles sont travaillées, puis dans "Terminé" ou "A réviser".

Logiciel de gestion des ressources

Comme nous l'avons vu, les diagrammes de Gantt ne sont pas de bonnes solutions pour la gestion des ressources. Vous aurez donc besoin d'un outil supplémentaire pour suivre toutes les ressources nécessaires à un projet. Des logiciels comme Kantata, Courir, et ResourceGuru disposera des outils dont vous avez besoin, tels que le suivi du budget, la prévision de la capacité de travail et la gestion du calendrier.

FAQs

Dernières réflexions sur les diagrammes de Gantt pour la gestion de projet

Bien qu'un diagramme de Gantt puisse être très détaillé, il s'agit essentiellement d'un outil de gestion de projet basique et simple. Il est également facile à comprendre en un coup d'œil. Cela signifie que toutes les personnes impliquées dans un projet, qu'il s'agisse de l'équipe qui y travaille ou des clients qui ne s'intéressent qu'à son avancement, seront en mesure de comprendre l'état d'avancement du projet à tout moment.

Et même si une solution supplémentaire ou alternative outil de gestion de projet Si le diagramme de Gantt n'est pas toujours utilisé - par exemple, si l'équipe doit communiquer davantage que ne le permet le diagramme de Gantt -, il reste un excellent moyen de visualiser tous les éléments d'un projet avant qu'il ne soit lancé.