Airtable vs Monday.com: Mi opinión sobre cuándo usar cada uno

Last Updated on julio 23, 2024 by Ewen Finser

Vamos a echar un vistazo a dos gigantes Airtable vs Monday.com.

In the productivity niche: Airtable – a spreadsheet system, that’s more than your average Google file, and Lunes.comuna de las mejores herramienta de gestión de proyectos.

Resumen de los resultados: Airtable is a great data management extension, but if you need project management the tool we trust as the “hub” es definitivamente monday.com aquí. Dicho esto, aún puede utilizar Airtable Y monday.com integrados juntos. 

Pero antes, he aquí un resumen de las principales similitudes y diferencias entre ambas:

Principales diferencias entre Airtable y Monday.com

Las principales diferencias entre Airtable y Monday.com son:

• Airtable se centra más en la recopilación de datos, mientras que Monday.com está más orientado al seguimiento de la realización de tareas.
• Airtable admite interacciones de equipo limitadas, mientras que Monday.com tiene un sistema de chat bien desarrollado orientado a los proyectos.
• Airtable ofrece menos funciones para gestionar proyectos, mientras que Monday.com ofrece más
• Airtable’s payment plans are aimed towards individual users, whereas Monday.com’s are better designed for groups.
• Airtable sólo proporciona soporte por correo electrónico con sus programas más baratos, mientras que Monday.com ofrece soporte 24/7 con cada uno de sus paquetes.
• Airtable se integra con muchas herramientas y aplicaciones diferentes, mientras que Monday.com tiene menos integraciones.
• Airtable ofrece una opción de modelo en 3D, mientras que Monday.com sólo proporciona una vista del tablero.

Similitudes entre el software de gestión de proyectos Airtable y Monday.com

Las similitudes entre Airtable y Lunes.com son:

• Tanto Airtable como Monday.com ofrecen versiones para móviles de sus herramientas.
• Tanto Airtable como Monday.com ofrecen diferentes planes de pago, con funciones específicas bloqueadas tras un muro de pago.
• Tanto Airtable como Monday.com ofrecen a los usuarios bases de conocimientos de autoayuda, tutoriales y vídeos explicativos.
• Tanto Airtable como Monday.com promueven la transparencia entre su equipo, proporcionan herramientas de registro y destacan cualquier cambio realizado en sus tareas y proyectos.

En medio de la incertidumbre provocada por COVID-19, es aún más importante que los propietarios y directivos de las empresas se comuniquen con la mayor claridad y eficacia posibles.

Con la mayoría de la gente trabajando desde casa y las tensiones más altas de lo normal, una comunicación decente entre usted y su equipo hará o deshará el éxito de sus proyectos.

Por ello, cada vez más empresarios buscan herramientas que les ayuden a racionalizar sus comunicaciones.

Después de todo, ¿quién quiere (o tiene tiempo) de ir saltando entre correos electrónicos, hojas de cálculo, Google Docs (Google Sheet), etc., cuando puedes acceder a toda esta información desde la comodidad de un solo lugar?

Esto no sólo ahorra su valioso tiempo y energía, sino que también aumenta la transparencia y la colaboración en la nube entre usted y su equipo.

You don’t need us to tell you that when everyone’s on the same page, fewer mistakes are made along the way. So, with the right productivity tools, you can expect better results…it really is that simple.

Airtable’s Most Notable Project Management Características

Mesa de aire es algo más que una hoja de cálculo.

En comparación con Excel y Google Sheets, Mesa de aire ofrece a los usuarios más posibilidades de personalización. Estas funciones están diseñadas específicamente para ayudarle a ejecutar y gestionar sus proyectos.

Por ejemplo, puedes añadir montones de columnas, tablas, comentarios, fórmulas y filtros diferentes para almacenar y mostrar tus archivos de la forma más clara posible.

Confíe en nosotros: su equipo respirará aliviado cuando les proporcione un método más cómodo para encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo.

But, we digress… let’s get back to Airtable’s core feature set. This section of the review wouldn’t be complete without looking at ‘the base.’ This is the cornerstone of the platform.

For the initiated, the ‘base’ is a central spreadsheet where you display all your info. You can use your ‘base’ to store and track virtually any data you want. Be it your business’s revenue or your network of freelancers – Airtable’s tool has you covered.

Let’s take the freelancer example as a ‘for instance.’ Say, you wanted to use Airtable to keep track of your network of freelancers, you can use your ‘base’ to include tables that highlight their earnings, how much you owe them, what work they do, which department they supply, etc.

You can manage your work by creating separate bases for each project you’re running. Then inside of that base, you can build different tables.

For instance, if you’re planning an event, you could create a base for it and then have separate tables for various aspects of the event, say, guests, venues, speakers, etc.

If you’re unsure where to begin, never fear, there are plenty of templates to pick from as you start creating your spreadsheets – from event planning to sales to HR management, you’re bound to find a template to meet your needs. But, if you have a specific vision in mind, you also have the freedom to start from scratch.

Airtable also lets you configure views through filtering, sorting, and grouping tasks so you can rearrange your work the way you like. It offers Kanban, calendar, gallery, and grid views that you can chop and change between. You can then save these ‘views’ to reaccess them easily.

También puedes saltar entre diferentes tablas. Supongamos que de repente necesitas ver algo de otro listado.

Normalmente, tendrías que buscar la hoja de cálculo necesaria y abrirla en una ventana aparte. En cambio, Airtable te permite enlazar dos tablas relevantes, para que puedas acceder fácilmente a toda la información que necesites.

It’s also easy to rearrange your tables – you can add new fields, modify existing ones, add filters, and formulas (Airtable formula functions), etc. You just drag and drop what you want, where you want, simple right? You can attach files to specific fields and color code elements to your heart’s content.

A los que les gustan los elementos visuales, pueden utilizar bloques 3D para formar un modelo tridimensional. Ya sea para mostrar una idea o proporcionar una representación visual de un futuro diseño, esta función resulta muy útil.

For example, say, you’re working on house renovations, next to all your info about contractors, prices, etc., you can utilize 3D blocks to display (roughly) what your restorations will look like. Simply attach your 3D renders to the project (file attachment space), and Airtable will transform them into objects you can manipulate – how neat is that?!

¿Cuánto le costará Airtable?

Airtable offers a free plan you can use forever – there’s no expiration date! But as you may have already guessed, with the free package, you can’t access Airtable’s full suite of features.

You’ll get an unlimited number of bases where each base can hold up to 1,200 records. You’ll also get up to 2 GB of storage and two weeks of record-keeping.

Precios de Airtable

Their more sophisticated tools are reserved for Airtable’s paid-for plans. The free program’s ideal for testing Airtable’s interface and core functionality, but if you’re taking the organization of your business seriously, you’ll have to upgrade to one of Airtable’s four paid-for plans:

1. Airtable Plus: $10 por usuario - This entitles you to 5,000 records per base with 5 GB space, and you can store your records for six months
2. El Plan Pro $20 por usuario - Here, you’ll get priority support and custom branded forms (you can edit the logo, background colour, add a cover image, and get rid of Airtable’s branding on your forms). You’ll also get personal views (these allow users to create view configurations to keep their information in order – only the creator can make them, and they’re hidden from other collaborators by default). You’ll also get even more in the way of colours and styling options.
3. El Plan de Empresa: Póngase en contacto con Airtable para obtener un presupuesto personalizado - Este paquete es ideal para organizar proyectos de mayor envergadura. Obtendrás un servicio de atención al cliente dedicado, así como funciones de seguridad avanzadas, límites de API personalizados, acceso anticipado a nuevas funciones y más funciones de colaboración en equipo.

Airtable se integra con una variedad de diferentes programas y herramientas, entre ellas Dropbox, Slack y MailChimp. Por lo tanto, si tiene datos en estas soluciones de terceros, transferirlos a Airtable es una brisa. A partir de ahí, puedes reajustar y rehacer los campos que desees manteniendo intacta la información principal.

Mesa de aire: Los profesionales

You can also set up surveys inside of your tables (surveys or questionnaires are called forms). Once you’re happy with your form, you can create a link and send it out or embed it to your website for easy access. You don’t have to dive between separate tools and systems to develop, launch, and analyze your questionnaires – you can do all that inside of Airtable.

Users love how easy it is to change how your Airtable data is displayed, and no, we’re not only talking about adjusting specific fields. The learning curve is approachable for anyone (gentlest learning curve we’ve experienced). 

With Airtable, you can post your info as a calendar to reflect one-time and recurring tasks according to their due dates. If you have a team full of visual learners, they’re bound to appreciate being able to see at a glance all their impending due dates.

For the more ‘visual’ among us, you’ll be pleased to hear you can display data as ‘a gallery view.’ This works best if your spreadsheet contains lots of images that need resourceful managing, and can serve as a makeshift portfolio. This is especially handy if your project relies on visual displays.

Airtable’s ‘Profiles’ feature is also worth noting- it goes a bit deeper than traditional user profiles for your employees. Instead, the profiles of team member display the following data:

• How long they’ve been working
• Su compromiso total/cuántas palabras o artículos han escrito
• How much you’ve paid them

Airtable recopila toda esta información por ti, para que no tengas que hacer un seguimiento manual.

Airtable users also love that it’s relatively easy to use. You don’t need any specific know-how or experience to get going, although a basic understanding of Airtable spreadsheets will undoubtedly help.

También nos gusta que con Airtable puedas comunicarte al instante con otras personas que estén trabajando en el mismo proyecto. Basta con etiquetarlos y enviarles un mensaje a través del chat integrado. También puede integrarse con herramientas de comunicación de terceros como Slack. Así, si lo desea, puede enviar notificaciones a su equipo a través de Slack cada vez que se realicen cambios en el proyecto Airtable.

As we’ve already hinted at, Airtable is a fabulous choice for any project manager (or really any manager of anything) looking to boost accountability among their team. How? This is, namely, achieved by the fact Airtable tracks any and all changes made to the spreadsheet. This ensures all entries and edits inside of your table is well-catalogued, including who made what change. Needless to say, this increases both accountability and transparency amidst your team.

Además, Airtable sincroniza al instante todos los cambios y ediciones en todos los dispositivos. Esto contribuye en gran medida a garantizar que todo el mundo esté de acuerdo. Por lo tanto, si a esto le unimos que los empleados pueden responder al instante a cualquier ajuste que se haga en la tabla y que el historial del documento queda claro, los proyectos de grupo tienen todo lo que necesitan para avanzar a un ritmo más rápido.

Airtable: Los contras

One of Airtable’s most significant drawbacks is that it’s only available in English. While similar tools suffer the same language barrier, some alternatives offer a broader selection of languages. As such, if you boast an international and multilingual team, Airtable isn’t the solution for you.

While Airtable’s customization tools are advanced (especially when compared to its competitors), Airtable doesn’t permit fully customized grouping. Consequently, you’re forced to place your data in the column first, where the system can manage it for you.

Some users report a lack of flexibility, i.e., you can’t simply drag and drop different elements and lines to make a unique table view. 

Other users complain Airtable doesn’t meet the bar where project management tools are concerned – namely, that they’d like to see a more extensive messaging system, task tracking tools, etc. While Airtable is excellent in many ways, if you’re looking for a tool dedicated to project management, Airtable isn’t the solution for you.

As with most online tools and apps, Airtable’s more sophisticated features are locked behind its more expensive plans. This may be an issue if you’re working to a stricter budget, and you need more than two weeks or six months to save your data.

It’s also worth bearing in mind that although you can contact Airtable’s customer support via email or live web chat, you can’t talk to them on the phone. So, if that’s your preferred method of communication, look elsewhere.

Last but not least, some users complain there’s no easy way to communicate with your team inside of Airtable. While you can communicate with teammates attached to the same project as you by tagging them, there’s no additional or wider spread messaging system that allows you to instant message your colleagues.

For some, this is detrimental. This is especially so if you need info from other departments, and no one from that department is involved in your project. Instead, you’ll have to use a third-party communication tool, which is a pain! 

Monday.com’s Most Notable Project Management Features

So, that’s it for Airtable, now let’s explore how the monday app compares as full suite project management software. We’ll start by taking an in-depth look at Monday.com’s most notable features…

As we’ve already alluded to, Monday.com es un sistema de gestión de proyectos. Ofrece numerosas herramientas de gestión del trabajo, así como un sistema de comunicación integrado. Monday.com es ideal para gestionar proyectos de todos los tamaños.

Así es como funciona.

Boards are the basis of the tool – these are where you can set up and check off tasks and communicate with colleagues. To get started, you can use one of Monday.com’s many templates to help structure your board. There are tons to choose from, including a ‘daily task tracker,’ ‘event planning steps,’ ‘content planning’ – just to name a few!

Alternatively, you can create boards from scratch. Below we’ve listed some of the elements you can add to help communicate your project’s details:

• Some calculations: This is a column with formulas in it, so you don’t have to input and calculate things like expenses manually
• Nombres de los empleados
• Fechas de vencimiento de las tareas
• The project’s status

Tasks within the board can be grouped and given their own name. So, say, for example, you have a board for ‘event planning,’ you might then have groups for ‘venues,’ ‘suppliers,’ ‘guests,’ etc. It’s also worth noting that for each task you set, you can attach multiple columns too. Columns contain info about the job – this could be anything from names to numbers to locations.

You can designate tasks to specific people. When you do this, the relevant team member will receive a notification. All notifications and mentions appear in your Monday.com inbox – which is a convenient hub for catching up on any message or activity you’ve missed.

Monday.com makes it easy for you to share data, which ensures better transparency and productivity amidst your team. If several people are working on a project, Monday.com highlights the progress they’ve made. Tasks can be marked as ‘done,’ ‘stuck,’ or ‘in progress,’ to reflect how they’re getting on with their assignment(s).

You can also hide or display specific pieces of information on your board – so, if you’re handling sensitive data, say, your worker’s salaries, you can ensure that only individual team members are privy to this info.

Lunes.com le permite ver sus tableros como mosaicos separados dentro del tablero principal. También puedes ver los tableros en una vista de calendario, Kanban, carga de trabajo o cronograma.

The Calendar view is useful for tracking when projects are due, and the timeline shows how projects overlap. Best of all, with the workload view, you can see who’s working on the most tasks and who’s free to take on more.

¿Cuánto te costará Monday.com?

Monday.com ofrece cuatro planes de precios diferentes por usuario y mes. En su sitio web, you can select how many users you’ll need, and Monday.com will calculate a quote based on your chosen plan.

Precios de monday.com

También ofrece 14 días de prueba gratuita with the Pro plan, and if you opt for annual billing, you’ll save 18% on the prices below. All plans come with 24/7 customer support and access to the self-serve knowledge base. The iOS/Android app is also available with each tier.

Plan básico ($10 por usuario y mes)

El plan Básico ofrece funciones esenciales para equipos pequeños. Puedes crear tantos tableros como quieras (con más de 20 tipos de columnas), y cualquiera puede verlos. El espacio de almacenamiento de archivos está limitado a 5 GB y el registro de actividad sólo se remonta a una semana. 

También tendrás acceso a:

• Integraciones de pizarra y Zoom
• La posibilidad de incrustar documentos y editarlos en tiempo real
• La vista del tablero Kanban
• Formularios integrados 
• Autenticación de dos factores
• Un tablero por salpicadero

Plan estándar ($12 por usuario y mes)

Esto aumenta tu almacenamiento hasta 50 GB y desbloquea un registro de actividad ilimitado.

También tienes: 

• La vista cronológica y el calendario
• La posibilidad de compartir tableros con invitados (4 invitados se facturan como un usuario)
• Búsqueda avanzada (para encontrar archivos, documentos e imágenes dentro de su cuenta)
• Personalización de formularios (puede añadir su marca y cambiar el color de fondo de sus formularios)
• Tres tableros por salpicadero
• 250 acciones al mes para integraciones y automatizaciones

Plan Pro ($20 por usuario y mes)

With the Pro plan, you’ll enjoy unlimited file storage, as well as:

• Acceso ilimitado para invitados (usuarios ilimitados de forma efectiva)
• Control del tiempo 
• The Chart view (here you display data as graphs and charts – similar to a Gantt chart)
• Añada columnas de fórmulas a sus tareas para realizar cálculos dinámicos 
• Añadir etiquetas personalizadas a los artículos
• Poner los tablones en privado 
• Acceso a 25.000 integraciones y automatizaciones al mes
• Diez tableros por salpicadero
• Autenticación de Google

Plan de empresa (Póngase en contacto con el equipo de ventas de Monday.com para solicitar un presupuesto)

Este plan con precio personalizado está pensado para grandes organizaciones que gestionan varios equipos y proyectos, o proyectos realmente complejos. Obtendrá acceso a todas las funciones avanzadas anteriores, además de funciones personalizadas de incorporación y seguridad, como el cumplimiento de la HIPAA, los permisos de cuenta avanzados, el registro de auditoría y la gestión de sesiones.

You’re also guaranteed a 99.99% uptime and can use single sign-on with Okta, One Login, Azure AD, or a custom SAML. This is a really important feature that sets monday.com apart as a software vendor for enterprise clients.

Las integraciones y acciones de automatización también aumentan hasta 250.000 acciones al mes, y ysted puede utilizar 25 tableros por tablero.

lunes.com: Los profesionales

One of the best things about Monday.com is its ‘status’ option. This allows you and your team to mark tasks as complete, ongoing, or cancelled, so everyone can see who’s working on what assignment, and get a feel for the progress being made.

Gone are the days where you had to call a meeting or send dozens of emails too and from to communicate the status of your projects – instead, all it takes is a glance.

We also love that Monday.com offers an impressive list of native integrations – including Slack, Github, Gmail, and Zendesk. We want to hone in on Zendesk for a sec because if you’re already using this software when you integrate with Monday.com, any new ticket in Zendesk automatically creates a new task in Monday.com. This makes tracking and delegating customer support tasks so much easier.

Monday.com también te permite añadir automatización sin código a tus tareas. Los cambios de estado, por ejemplo, le permiten establecer etiquetas personalizadas que desencadenan una respuesta al activarse.

Por ejemplo, si cambias el estado de un proyecto a "listo para aprobación", también puedes configurar una automatización que envíe un recordatorio al supervisor.

Monday.com also lets you set rules that define the correct processes and workflow your staff need to take to ensure everyone’s taking a consistent approach to their work. 

Users also love that you can talk with teammates inside of the task. Let’s say you’re working on something related to design. Once you come up with an initial concept, you can kick off discussions with all the relevant parties, ask for opinions and feedback, and get an action plan together for the next phase of the project. These messages don’t spill over into email chains or hard-to-track IMs – they remain inside of the task. All you have to do to catch someone’s attention is to tag them.

Por último, los sistemas de Monday.com están alojados en la infraestructura de Amazon AWS, por lo que se benefician de estas protecciones de servidor. El sitio se somete a una evaluación independiente en forma de auditorías SOC 2, y sus protocolos se basan en normas internacionales y en las mejores prácticas del sector.

Firewalls are also in place to shield you from cyber-attacks and prevent loss of customer data. There’s also a dedicated DDoS mitigation service to prevent malicious activity. Monday.com retrocede constantemente their customer’s data. In fact, critical data is backed up every five minutes, and non-critical data is backed up daily – all backups are retained for 25 days.

Monday.com: Los contras

Unfortunately, Monday.com only supports the English language. So, if you’re managing a multilingual team, there are better solutions out there.

Also, Monday.com’s pricing for smaller businesses (particularly freelancers) can be a turn-off. As we’ve already mentioned, Monday.com requires you to pay for five users at a time – so if you’re a solopreneur who’s only hiring the occasional freelancer here and there, Monday.com isn’t a cost-effective choice. For the same reasons, Monday.com isn’t an excellent choice for companies that are gradually expanding – small brands typically hire new team members one at a time…not in batches of five.

Monday.com doesn’t support Linux OS – so if that’s the operating system you’re relying on, you’ll have to look elsewhere.

We’ve also seen complaints about the single tab system you’re forced to utilize when using Monday.com inside an internet browser. This makes jumping between two separate projects a bit of a hassle.

Some users report that Monday.com’s interface takes some getting used to – primarily if you’re operating more than one board across several projects. Not only that but as there are so many features, it takes a while to familiarize yourself with all the tools.

Integración Airtable + monday.com

¿Se pueden tener las dos cosas? La respuesta es sí.

Definitivamente, hay casos de uso en los que el universo Airtable es más funcional para el seguimiento en profundidad de proyectos y el mantenimiento de registros.

Aunque ninguna de las dos plataformas tiene un nativo integration, there are a couple different “connectors” you can use to integrate specific functions.

• Integrar Airtable + monday.com con Zapier
• Integrar Airtable + monday.com con Automate.io

Airtable vs Monday.com: FAQs

¿Qué elegir: monday.com o Airtable?

Si eres autónomo y quieres una herramienta que te ayude a gestionar tu cartera, flujos de trabajo y almacenar toda tu información en un solo lugar,

Airtable es una apuesta mejor. Ofrece un conjunto fantástico de funciones distintas y es fácil de usar por un solo usuario (especialmente en comparación con Monday.com).

Por no hablar de que es más barato y se centra más en almacenar y organizar tareas y en ofrecer funciones de herramienta de colaboración en equipo en tiempo real.

¿Es usted autónomo? La mejor opción en este caso es Airtable, que es fácil de usar por un solo usuario.

Pero si tu empresa es más grande, Monday.com puede ser la mejor opción, ya que puedes configurar respuestas automáticas e integrarla con Slack. Con sus versátiles características y funcionalidades, la herramienta se adapta a las necesidades de empresas con varios departamentos.

¿Tiene un equipo? Aquí es donde destaca la funcionalidad más versátil de monday.com. Pruébelo gratis aquí para ver exactamente cómo monday.com es una alternativa superior a airtable.

Si aún no estás seguro de por cuál decidirte, puedes probar ambas de forma gratuita, así que ¿por qué no les das una oportunidad para ver con qué interfaz te sientes más cómodo?

Resumen de los resultados: Airtable es una gran extensión de gestión de datos, pero si necesitas gestión de proyectos la herramienta en la que confiamos como "hub" es definitivamente monday.com aquí. Dicho esto, aún puede utilizar Airtable Y monday.com integrados juntos. 

En cualquier caso, cuéntanos en el cuadro de comentarios cuál es tu solución y si tienes alguna opinión sobre estas dos herramientas de productividad que crees que nuestros lectores deberían conocer. ¡Habla pronto!

Más información sobre software de gestión de proyectos y soluciones de gestión de tareas

Si aún no te decides entre Airtable y monday.com, a continuación comparamos ambas con otras herramientas populares.

Otros Alternativas a monday.com y soluciones

• Comparación entre monday.com y Smartsheet
• monday.com vs Trello
• Comparación entre monday.com y Clickup
• Comparación entre monday.com y Basecamp
• Comparación entre monday.com y Wrike
• Comparación entre monday.com y Asana
• Comparación entre monday.com y Hubspot
• Comparación entre monday.com y Zoho Projects
• Comparación entre monday.com y Microsoft Project

Otras alternativas y soluciones a Airtable

• Comparación entre Airtable y Notion
• Comparación entre Airtable y Asana
• Comparación entre Airtable y ClickUp