Comparativa Todoist vs ClickUp: ¿Qué herramienta de gestión de proyectos es mejor?

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

La vida moderna es ajetreada, y gestionar las tareas puede resultar difícil. Ahora que mucha gente trabaja a distancia, puede ser difícil hacer un seguimiento de todo lo que tienes que hacer. Los dos servicios que analizamos hoy -Todoist vs ClickUp - puede ayudarle a mantenerse al día más fácilmente.

Todoist vs ClickUp funcionan tanto para proyectos personales como para la colaboración en equipo. Trabajar separados puede ser duro, pero un buen servicio de gestión de proyectos te permitirá comunicarte con los demás miembros del equipo más fácilmente, lo que permitirá a todos trabajar por un objetivo común. Sé lo difícil que es gestionar un equipo a distancia, pero cualquiera de las dos cosas lo haría mucho más fácil.

He probado ambos, así que puedes averiguar lo que pienso sobre sus características principales. Si tienes prisa, puedes leer la siguiente sección para conocer mi conclusión de inmediato. Si no, sigue leyendo para saber más sobre Todoist ¡y ClickUp!

Lo esencial por adelantado

En general, prefiero ClickUppara el trabajo en equipo: algunas de las funciones, como la Pizarra y el creador de documentos, facilitan mucho la colaboración. Me gusta que puedas hacer más cosas dentro de ClickUp sin salir de la plataforma. Dicho esto, me encanta Todoist para proyectos personales. Si quieres controlar tu administración o eres autónomo, merece la pena que le eches un vistazo.

Principales diferencias entre Todoist y ClickUp

Las principales diferencias entre Todoist y Clickup son:

• Todoist ofrece gamificación de tareas a través de Karma Points, mientras que la fijación de objetivos de ClickUp es diferente
• Todoist no permite crear documentos dentro de la plataforma, mientras que ClickUp sí.
• Todoist no permite grabar notas de voz, mientras que ClickUp sí.
• Todoist te permite controlar la productividad de tu equipo de forma un poco más sencilla, mientras que la gestión de la productividad de ClickUp podría ser más clara.
• La interfaz de Todoist es un poco simple, mientras que la de ClickUp es un poco más colorida.
• Todoist no tiene una función de pizarra para visualizar proyectos de forma creativa, mientras que ClickUp sí.
• Todoist tiene 3 planes de precios, mientras que ClickUp tiene 5

¿Qué es Todoist?

Todoist es una aplicación de gestión de tareas y listas de tareas pendientes. Puede usarse para organizar el trabajo profesional o para ayudar a que la vida familiar funcione mejor. Yo recomendaría Todoist para equipos pequeños o para uso personal.

Qué es ClickUp?

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos que permite la colaboración entre equipos más grandes. Los usuarios pueden hacer un seguimiento de las tareas, crear objetivos y comunicarse al instante con sus colegas. Yo recomendaría ClickUp para equipos de cualquier tamaño, pero los proyectos creativos o los equipos más pequeños son los que más provecho pueden sacarle.

Características principales de Todoist

Veamos cómo funciona Todoist.

UX

Todoist está diseñado para ser muy fácil de usar desde el principio. El proceso de incorporación es sencillo:

Puedes elegir para qué quieres usar Todoist (uso personal, trabajo o educación). Luego puedes elegir tu nivel de experiencia (principiante, intermedio, avanzado). Esta última elección dependerá de si has usado antes una app de productividad y establecerá el nivel de soporte que Todoist te ofrecerá mientras aprendes a usarla.

El salpicadero es muy sencillo:

Si acaso, diría que es un poco demasiado simple para mi gusto, pero la buena noticia es que es increíblemente fácil de navegar. Pone la característica principal -la lista de tareas- justo en el centro, donde puedes verla fácilmente. En general, la experiencia de usuario está muy bien diseñada en Todoist: es agradable de usar tanto para principiantes como para usuarios más experimentados.

Gestión de tareas

Todoist facilita enormemente la gestión de tareas. Es muy sencillo añadir una nueva tarea, modificar una existente o eliminarla.

Puedes configurar diferentes proyectos, lo que significa que es fácil utilizar Todoist para diferentes áreas de tu vida. Si trabajas por cuenta propia, te será útil para controlar las tareas de tus clientes. También puedes tener una lista de tareas personales junto a una lista profesional o educativa. Me gusta que puedas establecer niveles de prioridad para cada tarea, lo que facilita llegar primero a las tareas más urgentes.

Me gusta que Todoist utilice el lenguaje natural. Así, por ejemplo, si escribes "el próximo miércoles", te dará automáticamente la fecha de vencimiento que necesitas sin que tengas que escribir la fecha concreta. No es gran cosa, pero te hace la vida más fácil.

Puede configurar fácilmente diferentes proyectos, cada uno con sus propias tareas:

También me gusta la sección "Rutina". Si trabajas desde casa, es una forma estupenda de asegurarte de que tu jornada laboral sea saludable y productiva. Puedes añadir tantas tareas como quieras (por ejemplo, puedes añadir tareas personales como beber agua o hacer algunos estiramientos si son tareas personales que quieres mantener al día).

Al hacer clic en "Hoy" aparecen las tareas del día, una forma sencilla de ponerse manos a la obra cuando te sientas en tu escritorio. También me gusta que puedas añadir filtros y etiquetas, lo que te permite agrupar las tareas por determinadas etiquetas. Esto resulta útil si buscas tareas relacionadas con un proyecto concreto.

También me gusta que puedas ver los proyectos en modo lista o en modo tablero, lo que funciona bien si estás haciendo malabarismos con varias cosas a la vez y quieres tener una visión rápida de cada tarea. Cada proyecto tiene secciones con las que puedes hacer malabares para verlas fácilmente.

En los planes de pago, puedes establecer recordatorios de tareas, lo que te permite estar al tanto de tareas que de otro modo podrías olvidar. También hay una sección de "inspiración" con algunos artículos interesantes sobre trabajo y productividad, que es una buena característica adicional.

Creo que Todoist es excelente para la gente ocupada. Te recomendaría usarla si trabajas en un equipo pequeño y también tienes que ocuparte de muchos asuntos administrativos: puedes guardarlo todo en una sola plataforma y mantener separadas las secciones de trabajo de las personales.

Colaboración

Puedes utilizar Todoist para gestionar tareas de todo el equipo. Por ejemplo, puedes compartir tareas, etiquetar a otros usuarios en los comentarios para iniciar un debate y asignar tareas a otros usuarios.

Puedes compartir archivos fácilmente en Todoist: puedes arrastrarlos desde tu escritorio o integrarlos con Dropbox o Google Drive. El registro de actividad te ayudará a controlar en qué está trabajando tu equipo, mientras que el registro de productividad es una forma genial de permitir a los miembros de tu equipo gamificar su productividad (más sobre esto en la siguiente sección).

Yo diría que ClickUp tiene algo más que ofrecer en términos de colaboración, pero creo que Todoist funcionaría bien para equipos más pequeños.

Productividad

Todoist Karma te permite acumular puntos por completar tareas. Para algunos miembros del equipo, esta será una gran manera de aumentar la productividad. Puedes ganar puntos de Karma por completar tareas, usar funciones avanzadas, completar objetivos autoestablecidos y lograr "rachas" por completar una cierta cantidad de tareas seguidas. Si no completas las tareas a tiempo, perderás algunos puntos de Karma.

Los puntos de karma se pueden gastar en pequeñas cosas, como desbloquear nuevos temas. Puedes ver tu productividad en cualquier momento, y es una buena forma de mantenerte al día:

Si tú (o un miembro de tu equipo) lucháis contra la procrastinación, este es un gran incentivo para completar las tareas a tiempo. Puedes establecer tus propios objetivos en Todoist; pueden ser completar una cierta cantidad de tareas en un día, por ejemplo. Cada vez que alcances este objetivo, obtendrás puntos de Karma.

Principales características de ClickUp

Ahora, veamos cómo ClickUp ¡Funciona!

UX

La interfaz de ClickUp es buena. Es acogedora y fácil de navegar. Puedes ver todo lo que necesitas, incluida una útil vista de calendario, directamente en tu panel de control, y las próximas tareas estarán justo al principio de tu lista. El panel también se puede personalizar: puedes anclar determinadas secciones para que te resulte más fácil ver lo que necesitas.

El proceso de incorporación de ClickUp, al igual que el de Todoist, fue lo más sencillo posible. Es fácil ponerse en marcha y solo hay que introducir unos pocos datos.

Gestión de tareas

La gestión de tareas es más fácil en ClickUp. Es muy sencillo crear una nueva tarea, personalizando cada una con el miembro del equipo asignado, la ubicación, la descripción y la fecha de vencimiento. Al igual que Todoist, esto es muy sencillo de hacer, y puedes añadir tareas a determinadas categorías, para que sean más fáciles de encontrar.

Yo diría que ClickUp es más fácil de gestionar en términos de colaboración. Lo analizaremos más adelante, pero en lo que respecta a la creación de tareas, es estupendo. Por ejemplo, se pueden asignar tareas que deben completarse antes de que finalice la tarea principal, lo que atrae a miembros del equipo de distintos departamentos para terminar todo el proyecto.

Colaboración

Creo que es fácil colaborar con otros miembros del equipo en ClickUp. Puedes establecer chats de equipo, añadir comentarios a las tareas, compartir documentos y enlaces, y etiquetar a otros miembros del equipo. También puedes enviar notas de voz, que es una forma estupenda de enviar un mensaje rápidamente.

La función Pizarra es ideal para la colaboración creativa. Permite ver cómo se completará un determinado proyecto:

No todas las funciones funcionan sin problemas (cuando la probé tenía algunos fallos), pero en general es una pequeña función intuitiva y es perfecta para equipos que trabajan a distancia. Puedes etiquetar a otros miembros, para que puedan localizar la fase del proceso en la que se les necesita. Puedes añadir imágenes, enlaces, dibujos y texto, y traer tareas desde la sección principal de tareas.

Esto me gusta mucho, y creo que es lo que diferencia a ClickUp de Todoist, sobre todo para equipos pequeños y medianos.

Fijación de objetivos

Me gustan las funciones de fijación de objetivos de ClickUp. No ofrece la misma gamificación que Todoist, pero sigue siendo una buena forma de mantener motivado a tu equipo. Puedes establecer objetivos (que pueden ser un número de tareas a completar, un número a alcanzar o un objetivo monetario), y cualquier miembro del equipo puede verlos.

Esto facilita el seguimiento de los objetivos y la gestión del equipo para terminar los proyectos a tiempo.

Documentos

Puedes crear documentos en ClickUp, lo que es una característica interesante. Puede ajustarlos cambiando el tipo de letra y el ancho de página, añadiendo imágenes, logotipos y enlaces, y puede etiquetar a otros usuarios para que trabajen juntos en un documento en vivo. También puedes dejar comentarios, lo que resulta muy útil para los editores: permite a los miembros del equipo trabajar juntos en borradores de documentos sin tener que salir de la plataforma.

Todoist vs ClickUp - Integraciones

Echemos un vistazo a las integraciones que ofrecen ambas plataformas.

Todoist

Hay algunas integraciones notables con Todoist, incluyendo:

• Amazon Alexa
• Google Chrome
• Evernote
• Gmail
• Calendario de Google
• Slack
• Trello
• Zapier

ClickUp

ClickUp también cuenta con excelentes integraciones, entre las que se incluyen:

• Slack
• Google Drive
• Dropbox
• Outlook
• Calendario de Google
• YouTube
• Vimeo
• Zoom
• Google Chrome
• Zendesk
• Zapier

Todoist vs. ClickUp - Atención al cliente

¿Cómo se comparan en términos de asistencia cuando algo va mal? Vamos a comprobarlo.

Todoist

Todoist tiene una base de conocimientos muy buena. Es acogedora, especialmente para los nuevos usuarios, y hay algunas guías estupendas sobre cómo sacar el máximo partido a la plataforma. Puedes contactar con el equipo de atención al cliente a través de un sistema de tickets, que es fácil de usar. Es un equipo amable y servicial.

ClickUp

También me gusta la base de conocimientos de ClickUp. Es brillante, fácil de navegar y está llena de tutoriales y plantillas útiles que puede utilizar para sus propios proyectos. El equipo de atención al cliente es receptivo y servicial, y el foro de usuarios es excelente si desea obtener algunas ideas o consejos de otros usuarios.

Todoist vs ClickUp - Precios

Ahora, ¿cómo se comparan en términos de precios? Veamos sus planes de precios.

Todoist

Hay 3 planes disponibles en Todoist:

Gratis - $0 al mes

Esto incluye:

• 5 proyectos activos
• 5 colaboradores por proyecto
• Carga de archivos de 5 MB
• 3 filtros
• Historial de actividad de 1 semana

Pro - a partir de $4 al mes

Esto incluye:

• 300 proyectos activos
• 25 colaboradores por proyecto
• Carga de archivos de 100 MB
• 150 Filtros
• Recordatorios
• Historial de actividad ilimitado

Empresas - a partir de $6 por usuario y mes

Esto incluye:

• Todo en Pro
• 500 proyectos activos por miembro
• 50 personas por proyecto
• Bandeja de entrada del equipo
• Facturación por equipos
• Funciones de administrador y miembro

En el caso de los equipos, te recomendamos el plan Business para desbloquear algunas funciones clave (como la bandeja de entrada del equipo y las funciones de administrador y miembro). Para uso personal y proyectos creativos, el plan Free es excelente. Tendrás problemas si quieres subir mucho contenido multimedia (ya que sólo puedes subir archivos de 5 MB), pero aun así, es una herramienta gratuita increíble para la organización personal.

Puede obtener más información en su página de precios.

ClickUp

Hay 5 planes de precios disponibles en ClickUp:

Gratuito - $0 al mes por afiliado

• 100 MB de almacenamiento
• Miembros del plan ilimitado gratuito
• Autenticación de dos factores
• Documentos colaborativos
• Pizarras
• Chat en tiempo real
• Correo electrónico en ClickUp
• Tableros Kanban
• Gestión de Sprint
• Control del tiempo nativo
• Grabación de vídeo en la aplicación

Ilimitado - $5 al mes por afiliado

• Todo gratis
• Almacenamiento ilimitado
• Integraciones ilimitadas
• Cuadros de mando ilimitados
• Invitados con permisos
• Gráficos de Gannt ilimitados
• Campos personalizados ilimitados
• Equipos (Grupos de usuarios)
• Objetivos y carteras
• Vista del formulario
• Gestión de recursos
• Informes ágiles

Empresas - $12 al mes por miembro

• Todo en Unlimited
• Google SSO
• Equipos ilimitados
• Exportación personalizada
• Compartición pública avanzada
• Automatizaciones avanzadas
• Funciones avanzadas del panel de control
• Control horario avanzado
• Estimación granular del tiempo
• Gestión de la carga de trabajo
• Líneas de tiempo y mapas mentales
• Carpetas Goal

Plan de empresa - Precio a petición por mes y afiliado

• Todo en la empresa
• Compartir equipo
• Creación de roles personalizados
• Permisos personalizados
• Capacidad personalizada en la carga de trabajo
• Mayor automatización y API
• Webinar de formación para administradores
• Asistencia prioritaria

Empresa - Precio a petición por mes y miembro

• Todo en Business Plus
• Etiquetado en blanco
• Permisos avanzados
• API para empresas
• Funciones personalizadas ilimitadas
• MSA e HIPAA disponibles
• Inicio de sesión único (SSO)
• Formación de incorporación en directo
• Gestor de éxito dedicado
• Acceso a servicios gestionados

El plan gratuito es ideal para proyectos pequeños. Sin embargo, carece de capacidad de almacenamiento: si vas a subir vídeos, imágenes y notas de voz, gastarás rápidamente esos 100 MB. Me gusta que haya varios niveles de precios entre los que elegir. Los planes Unlimited y Business son bastante generosos. Puedes encontrar más información en página de precios.

Todoist vs ClickUp - Pros y Contras

He aquí un resumen de los aspectos más destacados de cada servicio, así como algunas características que creo que pueden mejorarse:

Todoist

Pros

• Fácil de usar
• Ideal para tareas administrativas y creativas personales
• Excelentes funciones de fijación de objetivos en forma de puntos de karma.
• El proceso de incorporación es breve y sencillo
• La interfaz de usuario es bastante buena

Contras

• No tiene tantas funciones de colaboración como ClickUp
• Almacenamiento limitado en el plan gratuito

ClickUp

Pros

• Fácil de usar
• Gran interfaz
• Bueno para la colaboración
• Es fácil fijar objetivos para todo un equipo
• La función Pizarra le permite trazar proyectos de forma creativa

Contras

• La función de pizarra es a veces un poco defectuosa.
• Almacenamiento limitado en el plan gratuito

Todoist vs ClickUp - Alternativas a probar

¿No te gusta ninguno de ellos? Aquí tienes algunas alternativas que puedes probar:

• Lunes.com - se trata de una plataforma útil para la gestión de proyectos, sobre todo si diriges un equipo grande. Puedes leer más sobre ella en nuestro Revisión de Monday.com.
• Evernote - Evernote es ideal para uso personal: te permite crear notas, hacer listas de tareas y organizar las tareas administrativas de tu vida. También puedes trabajar con otras personas, colaborando en proyectos. Echa un vistazo a nuestro Comparación entre Notion y Evernote para saber más.
• Notion- Notion funciona de forma similar a ClickUp. Puedes utilizarlo para hacer un seguimiento de tus propios proyectos (funciona especialmente bien para proyectos académicos) o puedes trabajar como parte de un equipo más grande. Más información en Comparación entre ClickUp y Notion.

Preguntas frecuentes

En resumen...

Si gestiona un equipo, le recomiendo que eche un vistazo a ClickUpes una gran plataforma de colaboración. Me encanta la función Pizarra, que permite trazar un proyecto de forma creativa. Esto es especialmente útil si los miembros de tu equipo están repartidos por todo el mundo, ya que puedes crear un mapa de todas las etapas importantes de tu proyecto, al que cualquiera puede acceder en cualquier momento.

También me gustan otras funciones. En ClickUp es fácil grabar notas de voz, crear y editar documentos dentro de la plataforma y establecer objetivos.

Dicho esto, yo personalmente me he apuntado a Todoist para mis proyectos personales. Es una gran herramienta para equipos pequeños, y funciona especialmente bien si quieres estar al tanto de tu vida administrativa (sobre todo si te descargas la aplicación móvil: ¡nunca más te olvidarás de acudir a tus citas o de entregar los deberes de tus hijos!)

Esperamos que esto te haya ayudado a decidir cuál te conviene más. Ambos tienen planes gratuitos, así que ¿por qué no probarlos?