ClickUp vs Smartsheet - ¿Cuál es mejor para la gestión de proyectos?

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Disponer de una plataforma de gestión de proyectos decente es clave si quieres gestionar un proyecto, ya sea creativo o una nueva aventura empresarial. Además, es necesario contar con una plataforma que permita el trabajo colaborativo, especialmente ahora que muchas personas optan por trabajar a distancia. Así que la pregunta es, cuando se trata de ClickUp vs Smartsheet¿Cuál es la mejor para la gestión de proyectos?

Les daré mi opinión dentro de un momento, y luego entraremos en las principales diferencias, y después profundizaremos en cada una de ellas.

He sido tanto colaborador como gestor en proyectos creativos, así que entiendo la necesidad de facilitar ciertos procesos: cuanto más tiempo puedas ahorrar en tareas administrativas, ¡mejor! Te contaré lo que pienso de cada una de ellas y también responderé a algunas preguntas frecuentes.

Lo esencial por adelantado

Bien, esto es lo que estoy pensando: Puedo ver la flexibilidad de Smartsheet y cómo eso podría atraer a las grandes empresas, pero prefiero mucho la experiencia de usar ClickUp.

ClickUp es más brillante y más fácil de navegar, y ofrece más opciones en términos de comunicación con los miembros del equipo. Me imagino que trabajar utilizando ClickUp te hará sentir más en contacto con tu equipo, mientras que Smartsheet es sencillo y no permite crear notas de voz, por ejemplo. Estos pequeños detalles pueden marcar una gran diferencia en la experiencia del usuario.

Sin embargo, Smartsheet ofrece cierta flexibilidad a las grandes empresas que desean diseñar una plataforma que funcione para su negocio, lo cual es estupendo.

ClickUp vs Smartsheet - La principal diferencia

Existen algunas diferencias importantes entre ClickUp y Smartsheet:

• ClickUp es un poco más fácil de navegar, mientras que Smartsheet requiere un poco más de ayuda para acostumbrarse.
• La interfaz de ClickUp es un poco más brillante, mientras que la de Smartsheet es un poco más sencilla.
• ClickUp ofrece más posibilidades de comunicación, como notas de voz, pantalla compartida y pizarras, mientras que Smartsheet es más limitado.
• ClickUp permite crear documentos en la plataforma, mientras que Smartsheet no lo permite
• ClickUp es más fijo, mientras que Smartsheet tiene muchas opciones creativas para las grandes empresas.
• ClickUp ofrece un plan gratuito, mientras que Smartsheet no (pero tiene una versión de prueba gratuita).

Qué es ClickUp?

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para hacer mucho más accesible la colaboración en línea. Los usuarios pueden reunir otras aplicaciones (como Google Drive, Zoom y Slack) bajo un mismo paraguas, lo que facilita el seguimiento de las tareas y la supervisión del progreso de los miembros del equipo.

ClickUp tiene un plan gratuito y es adecuado para equipos de cualquier tamaño que deseen organizarse.

¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece gestión de tareas, seguimiento de proyectos, calendarios, documentos compartidos y otros servicios.

Smartsheet tiene una versión de prueba gratuita, para que los usuarios potenciales puedan probar la plataforma antes de comprometerse con ella. La recomendaría a equipos de cualquier tamaño que quieran gestionar mejor proyectos complejos, pero creo que es especialmente adecuada para grandes empresas que desean una plataforma personalizable.

ClickUp - Características principales

Esto es lo que pienso sobre las principales características de ClickUp.

UX

La experiencia de usuario es esencial para mí: Odio usar aplicaciones toscas y desordenadas. Por suerte, ClickUp es bastante limpia y sencilla.

Todo lo que necesitas está en el panel de control, incluido el acceso rápido a aplicaciones como Google Drive, Google Chrome y Google Calendar. Puedes ver fácilmente tu lista de tareas, ordenadas por fecha de vencimiento, y ver las tareas que has completado y delegado. Además, puedes anclar secciones a tu barra de "favoritos" en el lado izquierdo, lo que facilita ver las áreas de ClickUp que utilizas con regularidad.

También es muy fácil ponerse en marcha. No es necesario pagar para utilizar ClickUp, así que empezar es cuestión de un momento.

Gestión de tareas

Es fácil añadir tareas en ClickUp. Puedes elegir una ubicación para la tarea, asignártela a ti mismo o a un compañero, escribir una descripción (incluidas listas de comprobación y subtareas) y fijar una fecha de vencimiento.

Lo que me gusta de ClickUp es que puedes añadir Dependencias. A veces, en un proyecto especialmente complejo, hay que esperar a que otras tareas se completen primero. ClickUp lo permite, y puede añadir tareas "En espera", tareas "Bloqueantes" y tareas "Relacionadas".

También puede establecer observadores, lo que significa que la tarea creada aparecerá en los tableros de otras personas. Esto significa que puedes marcar tareas para que los gestores o editores las supervisen, delegando así la responsabilidad y compartiendo la carga más fácilmente.

Añadir etiquetas a las tareas facilita ver, de un vistazo, lo que hay que hacer. Esto es bueno si estás ejecutando muchas tareas a la vez.

Calendario y programación

Desde su panel de control, puede acceder rápidamente al calendario para ver los próximos plazos o las llamadas de Zoom:

También puede consultar su Agenda, que le mostrará rápidamente las tareas que deben realizarse con urgencia.

También me gusta que puedas establecer tareas recurrentes. Esto ahorra mucho tiempo y molestias si quieres configurar tareas o eventos repetidos (como llamadas semanales).

Comunicación

Me gusta la rapidez de la comunicación mediante ClickUp. Puedes añadir fácilmente comentarios a tareas y proyectos, y puedes etiquetar a las personas para llamar su atención la próxima vez que se conecten. En cualquier momento puedes compartir documentos, compartir enlaces y establecer Chats para grupos específicos de personas.

Además, puedes grabar clips de voz rápida y fácilmente, enviarlos a personas concretas o añadirlos a Chats o tareas. Esto facilita mucho las cosas si tienes mucho que decir. La organización de tareas es más colaborativa con ClickUp: puedes ver las tareas en forma de lista o tablón, o aprovechar al máximo su función de pizarra, que me parece atractiva y útil.

Puedes permitir que otras personas añadan cosas a las Pizarras, y es realmente fácil de usar (aunque tengo que admitir que algunas de las funciones, como dibujar flechas para enlazar ideas, tienen algunos fallos a veces). Puedes añadir imágenes, enlaces, dibujos y texto, y puedes añadir tareas para dar a los miembros de tu equipo una idea visual de cómo completarás un proyecto.

Objetivos

Establecer objetivos es bastante fácil en ClickUp:

Los objetivos se pueden dividir en etapas, ya sea en objetivos de tareas, objetivos numéricos, objetivos monetarios y más. Estos objetivos pueden compartirse con cualquier miembro del equipo y visualizarse desde el panel de control, lo que ayuda a todos a mantener el rumbo. Ver tu progreso es motivador, y es útil poder dividir las tareas en trozos.

Notas y documentos

También me gusta lo fácil que es crear documentos con el sencillo procesador de textos de ClickUp:

Los documentos pueden compartirse con cualquiera, añadirse a tareas y recibir una imagen de cabecera y un logotipo.

Me impresionó la facilidad con la que se pueden editar estos documentos, incluyendo el tipo de letra, el ancho de página, la adición de subtítulos y mucho más. ClickUp pretende facilitar la realización de proyectos sin tener que abrir varias aplicaciones a la vez, y creo que la creación de documentos es el ejemplo perfecto de cómo esto puede ahorrar tiempo.

Smartsheet - Características principales

Esto es lo que pensé de mi tiempo con Smartsheet.

UX

Me gusta lo fácil que es empezar con Smartsheet. El proceso de configuración es muy sencillo y te lanza directamente a la plataforma:

Una vez dentro, podrás ver una descripción básica de tu proyecto actual.

Me gusta lo limpia que es la interfaz, pero tengo que decir que es un poco menos atractiva visualmente que ClickUp. Es fácil de navegar, pero la falta de color hace que parezca un poco demasiado sencilla.

Gestión de tareas

¿Cómo es organizar y gestionar tareas en Smartsheet? La respuesta es: es una mezcla. Como el nombre de la plataforma sugiere, Smartsheet va a funcionar bien para las personas que disfrutan de las hojas de cálculo. Los proyectos pueden visualizarse en cuadrícula, Gannt, tarjeta o calendario.

En mi opinión, ninguna de las vistas es especialmente interesante, y carece de la función de pizarra que me gustaba en ClickUp. Sin embargo, hace que sea muy fácil ver tus tareas actuales, y el código de colores hace que sea sencillo entender la etapa de cada tarea.

Crear una nueva tarea, sin embargo, no fue lo más fácil de entender en Smartsheet. Básicamente, hay que añadir una nueva línea y escribir allí el título de la tarea. Puedes añadir archivos adjuntos, pruebas y comentarios a cada tarea, y esto es bastante sencillo. Lo que me pareció más difícil de entender es cómo añadir nuevas tareas y subtareas: no está muy claro, lo cual es una desventaja.

Calendario y programación

Puedes fijar fechas límite para cada tarea, etiquetando a otros miembros del equipo, y éstas se codifican por colores en función del progreso realizado. Si haces clic en "Vista de calendario", aparecerá el calendario con las tareas de todos. Es bastante fácil de navegar, lo cual es bueno.

Comunicación

Puedes comunicarte con los miembros del equipo dejando comentarios en tareas específicas y etiquetando a los miembros del personal. Esto es bastante fácil de hacer.

Además, no puedes grabar mensajes de voz ni hacer capturas de pantalla, lo cual es una pena.

Objetivos

No puedes establecer objetivos de la misma forma visualmente atractiva que ofrece ClickUp. Las tareas pueden dividirse en minitareas con fechas límite, pero no muestran el progreso con la misma claridad que ClickUp.

Características adicionales

Puede importar fácilmente archivos en Smartsheet, incluidos los PDF. Sin embargo, no puede crear documentos detallados del mismo modo que ClickUp.

Smartsheet ofrece algunas funciones que ClickUp no tiene. Por ejemplo, cuenta con una función de activos de marca que permite capturar imágenes de marca y buscarlas rápidamente mediante metadatos.

También ofrecen flujos de trabajo inteligentes mediante su aplicación Bridge, que permite crear flujos de trabajo complejos sin necesidad de saber código. Esto solo se aplicará a sectores específicos, por ejemplo, si gestionas una tienda de comercio electrónico y quieres configurar marketing por correo electrónico para que funcione solo.

ClickUp vs Smartsheet - Integraciones

Las integraciones son vitales para ambas plataformas. Veamos cómo funcionan:

ClickUp

ClickUp tiene algunas integraciones bastante buenas. Entre ellas se incluyen:

• Slack
• Google Drive
• Dropbox
• Outlook
• Calendario de Google
• YouTube
• Vimeo
• Zoom
• Google Chrome
• Zendesk
• Zapier

Destaca la integración con Google, Slack y Zoom. Tener todas estas herramientas bajo un mismo techo puede facilitar mucho las cosas, sobre todo si gestionas un equipo.

Smartsheet

Smartsheet también tiene algunas integraciones impresionantes, incluyendo:

• Google Docs
• Slack
• Outlook
• Microsoft Teams
• Google Drive
• Zapier

ClickUp vs Smartsheet - Atención al cliente

A veces, las cosas van mal y es posible que necesite asistencia lo antes posible. Pero, ¿cómo se comparan ClickUp y Smartsheet en cuanto a su atención al cliente y asesoramiento?

ClickUp

ClickUp ofrece un excelente servicio de atención al cliente. Puedes acceder al centro de ayuda y a los tutoriales en vídeo o interactuar con la comunidad de ClickUp en cualquier momento haciendo clic en el signo de interrogación de tu panel de control.

El soporte en sí se realiza a través del chat web. Son bastante receptivos y serviciales, lo cual es genial.

Smartsheet

Me gusta la atención al cliente que ofrece Smartsheet. El Centro de Aprendizaje es increíblemente útil, y desbloquearás un soporte al cliente más inmediato si eliges un nivel de precio más alto. El plan básico ofrece soporte por correo electrónico, y son bastante sensibles.

ClickUp vs Smartsheet - Precios

Por último, ¿cómo se comparan ambos servicios en cuanto a precios? Veámoslo.

ClickUp

Existen varios planes de precios en ClickUp, incluido un plan gratuito:

Gratuito - $0 al mes por afiliado

• 100 MB de almacenamiento
• Miembros del plan ilimitado gratuito
• Autenticación de dos factores
• Documentos colaborativos
• Pizarras
• Chat en tiempo real
• Correo electrónico en ClickUp
• Tableros Kanban
• Gestión de Sprint
• Control del tiempo nativo
• Grabación de vídeo en la aplicación

Ilimitado - $5 al mes por afiliado

• Todo gratis
• Almacenamiento ilimitado
• Integraciones ilimitadas
• Cuadros de mando ilimitados
• Invitados con permisos
• Gráficos de Gannt ilimitados
• Campos personalizados ilimitados
• Equipos (Grupos de usuarios)
• Objetivos y carteras
• Vista del formulario
• Gestión de recursos
• Informes ágiles

Empresas - $12 al mes por miembro

• Todo en Unlimited
• Google SSO
• Equipos ilimitados
• Exportación personalizada
• Compartición pública avanzada
• Automatizaciones avanzadas
• Funciones avanzadas del panel de control
• Control horario avanzado
• Estimación granular del tiempo
• Gestión de la carga de trabajo
• Líneas de tiempo y mapas mentales
• Carpetas Goal

Plan de empresa - Precio a petición por mes y afiliado

• Todo en la empresa
• Compartir equipo
• Creación de roles personalizados
• Permisos personalizados
• Capacidad personalizada en la carga de trabajo
• Mayor automatización y API
• Webinar de formación para administradores
• Asistencia prioritaria

Empresa - Precio a petición por mes y miembro

• Todo en Business Plus
• Etiquetado en blanco
• Permisos avanzados
• API para empresas
• Funciones personalizadas ilimitadas
• MSA e HIPAA disponibles
• Inicio de sesión único (SSO)
• Formación de incorporación en directo
• Gestor de éxito dedicado
• Acceso a servicios gestionados

El plan gratuito te permite probar la plataforma, y ofrece una sorprendente cantidad de acceso a las funciones. Sin embargo, tiene un límite de almacenamiento bastante pequeño, de 100 MB. Esto no durará mucho si se trata de vídeo, audio e imágenes.

Dicho esto, el siguiente nivel de precios desbloquea almacenamiento ilimitado y sólo cuesta $5 al mes por miembro, así que si te gusta usar ClickUp, puedes seguir con él y no es demasiado caro para lo que obtienes.

Puede obtener más información en su página de precios.

Smartsheet

Hay 3 planes de precios disponibles para Smartsheet:

Pro - $7 por usuario y mes

• Hojas ilimitadas
• Espectadores ilimitados
• Hasta 10 editores (pero necesitan una licencia de pago para editar)
• Vistas Gannt, Cuadrícula, Tarjeta y Calendario
• Cuadros de mando, informes y formularios
• 20 GB de almacenamiento de archivos adjuntos
• 250 automatización al mes
• Integraciones
• Centro de ayuda y aprendizaje, comunidad y asistencia por correo electrónico

Empresas - $25 por usuario y mes

• Todo en el plan Pro
• Editores ilimitados
• Gestión de usuarios, grupos y licencias
• Líneas de base
• Formularios con lógica condicional
• Publicar fichas, informes y cuadros de mando
• 1 TB de almacenamiento de archivos adjuntos
• Integraciones de Brandfolder, Adobe Creative Cloud, Tableau y PowerBI
• Registro de actividades
• Creador de documentos
• Pruebas
• Acceso a la formación de la Universidad Smartsheet
• Acceso a asistencia estándar y profesional

Empresa - precio a consultar

• Todo en el plan de empresa
• Inicio de sesión único/SAMIL
• Integración de directorios y descubrimiento de cuentas
• Gestor de planes de empresa
• WorkApps
• Ideas de trabajo
• Almacenamiento ilimitado de archivos adjuntos
• Informes de devoluciones
• Integración de DocuSign
• Validación de dominios
• Dominios de correo electrónico personalizados
• Asistencia telefónica 24 horas al día, 7 días a la semana
• Acceso a Smartsheet Advance
• Gestionar los procesos en la venta

El precio es decente, pero creo que Smartsheet es más adecuado para las grandes empresas con necesidades más complejas. Usted puede probar de forma gratuita mediante la comprobación de su página de precios.

ClickUp vs Smartsheet - Alternativas que puede probar

¿No te gusta ninguno de los dos? Veamos algunas alternativas:

• Notion- Se trata de una plataforma fácil de usar, que puede utilizarse tanto para gestionar proyectos creativos como para hacer un seguimiento de los proyectos personales. Tienen un plan gratuito para estudiantes, por lo que es un lugar excelente para guardar tus apuntes de estudio. Puedes encontrar más información en nuestro Comparación entre ClickUp y Notion.
• Evernote - Evernote está diseñado para crear notas detalladas y útiles, y te permite compartirlas con otras personas. Es una buena idea para proyectos creativos, con algunas herramientas de programación decentes disponibles. Puedes encontrar más información en nuestro Comparación entre Notion y Evernote.
• Lunes.com - se trata de una gran plataforma para la gestión de proyectos, tareas y desarrollo de software. Hay mucho que ofrecer aquí, y puede encontrar más detalles en nuestro Revisión de Monday.com.

Preguntas frecuentes

Mis reflexiones finales

Preferí mi experiencia con ClickUp. Me parece más moderna, fácil de navegar y más "instantánea". Puedo enviar inmediatamente notas de voz o crear un documento rápido en la plataforma, y creo que funcionaría bien en las industrias creativas, donde todo el mundo puede añadir ideas rápidamente a un proyecto.

Sin embargo, puedo ver el atractivo de utilizar Smartsheet. Dispone de algunas herramientas más complejas que serían adecuadas para proyectos y empresas de mayor envergadura.