Cómo usar Asana para CRM

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Si busca un Herramienta CRM que puede ayudar a llevar tu negocio a nuevas alturas, Asana puede ser una buena opción para ti. Asana es una herramienta de gestión de proyectos que se puede utilizar para una variedad de propósitos, incluyendo la gestión de relaciones con los clientes (CRM). Asana es increíblemente robusta, pero puede ser difícil de aprender y usar.

Revelación total: cuando empecé a usar Asana, lo odiaba. Era tan diferente a cualquier CRM que había usado antes y había tantas más características y funciones que estaba un poco abrumada. Pero después de acostumbrarme, me di cuenta de que era una de las herramientas más capaces tanto para la gestión de proyectos como para los procesos de CRM.

Lo esencial por adelantado

Asana fue construida para ser una herramienta de gestión de proyectos, pero es posible personalizarla y usarla como CRM. Es una de las herramientas de gestión de proyectos más robustas del mercado, pero puede resultar cara. Puede que haya otras soluciones que funcionen mejor.

Acerca de Asana

Asana se puede utilizar para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, las etapas del proceso de ventas y mucho más. También puedes usarlo para crear tareas para los miembros de tu equipo y hacer un seguimiento de su progreso. Al usar Asana para CRM, puedes agilizar tus procesos de ventas y atención al cliente, y comprender mejor las necesidades de tus clientes.

Asana te permite crear diferentes proyectos para diferentes usos. Al implementar Asana, no estás encasillado en un solo caso de uso. No te confundas con la terminología. Asana los llama "proyectos", pero puedes nombrarlos como quieras, como "Deal Pipeline" o "Relaciones con los clientes".

Por qué las empresas eligen Asana

Hay varias razones por las que las empresas eligen Asana para CRM. En primer lugar, Asana es una solución basada en la nube, lo que significa que se puede acceder a ella desde cualquier lugar. Este es un gran beneficio para aquellos que siempre están en movimiento. Me encanta tener una aplicación en mi teléfono que me da acceso completo a todo lo que necesito cuando estoy lejos de mi escritorio.

En segundo lugar, Asana se integra con varias herramientas empresariales populares, como Salesforce, HubSpot, Slack y Google Apps. Esto hace que sea fácil mantener todos los datos de tus clientes en un solo lugar.

Esto facilita enormemente la comunicación, la colaboración y la actualización. No te perderás las notificaciones y no tendrás que saltar de una aplicación a otra para hacer tu trabajo. Por último, Asana ofrece una prueba gratuita para que puedas probarla antes de comprometerte a una suscripción de pago. Esta es una ventaja increíble porque Asana puede ser caro. Vale la pena, pero tal vez quieras comprobarlo por ti mismo antes de desembolsar el dinero.

Cómo usar Asana para CRM

Ahora que hemos cubierto algunos de los aspectos básicos, echemos un vistazo a cómo utilizar Asana para CRM. El proceso es relativamente simple:

1. Crea un nuevo proyecto.
2. Construir etapas de CRM.
3. Añada tareas para realizar el seguimiento de los clientes.

Primeros pasos

Para comenzar a usar Asana para CRM, crea un nuevo proyecto en Asana y ponle el nombre que tenga sentido para tu proceso de relaciones con los clientes. ¿La gran noticia? Puedes cambiarlo más adelante a medida que tu proceso evolucione. Y con Asana, encontrarás tantas oportunidades de simplificación que evolucionará, ¡para mejor!

A continuación, añada una sección para cada etapa de su proceso de ventas. Puedes ser tan general o tan detallado como quieras, pero en la mayoría de los casos, es mejor crear etapas muy granulares para que puedas ver exactamente dónde se encuentra cada cliente o cliente potencial en el proceso. Por ejemplo, el flujo podría ser el siguiente Primer contacto > Descubrimiento > Presentación > Firma > Incorporación. Estas etapas variarán en función de la forma en que consigas acuerdos o te comuniques con los clientes.

Creación de tareas

Asana llama tareas a los elementos. Si creas una tarea para cada cliente o cliente potencial, puedes hacer un seguimiento de sus interacciones y su progreso a lo largo del tiempo. Para crear una tarea, haz clic en el botón "+" en la esquina superior derecha de tu pantalla y selecciona "Tarea". A continuación, rellene el nombre de la tarea, la descripción, la fecha de vencimiento y asígnela a un miembro del equipo.

Estas tareas representan ahora a sus clientes. Puedes arrastrarlas y soltarlas en cualquier etapa de tu proceso que tenga sentido. Puedes moverlas hacia adelante o hacia atrás, y Asana hará un seguimiento de esta actividad para que puedas ver todo el recorrido de este cliente.

También puedes añadir subtareas debajo de cada tarea principal para desglosar el trabajo que hay que hacer. Por ejemplo, puedes crear una subtarea para enviar un correo electrónico de seguimiento o hacer una llamada telefónica. También puedes añadir notas detallando cada interacción para que todos los miembros de tu equipo estén de acuerdo.

Seguimiento de las interacciones

Una vez que hayas agregado a tus clientes y clientes potenciales, es hora de comenzar a rastrear sus interacciones. Asana te lo pone fácil permitiéndote añadir comentarios a cada tarea. Para hacerlo, haz clic en una tarea y luego en el botón "Agregar un comentario" en la barra lateral derecha.

En cada comentario, incluya detalles sobre la interacción, como con quién habló, qué se discutió y cualquier tarea de seguimiento que deba completarse. También puedes añadir archivos adjuntos, como documentos o imágenes, a tus comentarios. Es una forma estupenda de hacer un seguimiento de las comunicaciones con los clientes, como correos electrónicos o transcripciones de chats.

Completar los detalles

Para cada tarea que crees, puedes añadir detalles como la persona asignada, la fecha de vencimiento, notas y archivos adjuntos. Asegúrate de rellenar estos detalles para cada tarea, de modo que puedas hacer un seguimiento de todo lo que hay que hacer. También puedes utilizar la sección de comentarios para añadir información adicional o hacer preguntas.

Si aprovecha al máximo sus campos predeterminados y personalizados, tendrá toda la información que su equipo de ventas necesita al alcance de la mano. Además, el equipo de atención al cliente podrá encontrar rápidamente la información que necesita cuando tenga problemas.

Usar tu CRM de Asana

Ahora que sabes cómo usar Asana para CRM, es hora de ponerlo en acción. Puedes agregar fácilmente más clientes o clientes potenciales en cualquier etapa de tu proceso, pero también puedes mover manualmente estos elementos según sea necesario. Esto te da la flexibilidad de seguir tu proceso de ventas como quieras.

Asana también facilita ver qué tareas vencen pronto o están vencidas. Para hacerlo, haz clic en la pestaña "Mis tareas" en la barra lateral izquierda y luego selecciona la opción "Pronto vencimiento" o "Vencidas". Esta es una excelente manera de asegurarte de que tu equipo de ventas esté al tanto de sus tareas.

Por último, puedes usar la función de búsqueda para encontrar cualquier cliente o cliente potencial en tu Asana CRM. Para hacerlo, haz clic en la barra "Buscar" en la esquina superior izquierda de tu pantalla y luego escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona. Esta es una excelente manera de encontrar rápidamente la información de contacto de alguien o ver todas sus interacciones anteriores.

Ventajas de utilizar Asana como CRM

Son muchos los beneficios de utilizar Asana como CRM, pero aquí tienes algunos de los más importantes:

• Asana es una forma estupenda de hacer un seguimiento de tu proceso de ventas y asegurarte de que nada se te escapa de las manos.
• La función de comentarios permite realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes y añadir notas sobre las tareas de seguimiento.
• Puede añadir fácilmente campos personalizados para realizar un seguimiento de cualquier información importante para su proceso de ventas.
• Asana hace que sea fácil ver qué tareas vencen pronto o están vencidas, para que puedas asegurarte de que tu equipo de ventas está al tanto de su trabajo.
• La función de búsqueda te permite encontrar rápidamente cualquier cliente o cliente potencial en tu CRM de Asana.

Desventajas de Asana como CRM

Hay un montón de soluciones para hacer de Asana una gran herramienta de CRM en muchos casos. Sin embargo, es importante recordar que nunca fue concebida como un CRM. Es una herramienta de gestión de proyectos que ofrece muchos beneficios a aquellos en ventas y servicio al cliente. Sin embargo, hay algunas desventajas que debes conocer antes de usar Asana como CRM.

En primer lugar, puede ser difícil empezar si no estás familiarizado con la interfaz de Asana. No es la herramienta más fácil de usar y puede llevar algún tiempo acostumbrarse a ella.

En segundo lugar, Asana no ofrece todas las funciones que esperarías de un CRM. Por ejemplo, no hay una herramienta de automatización o marketing por correo electrónico integrada. Esto significa que tendrás que usar otras herramientas para completar estas tareas. Sin embargo, puedes aprovechar algunas de las integraciones para hacerlo.

Por último, Asana puede resultar caro si necesitas utilizarlo para un equipo grande. El precio comienza en $9,99 al mes para un equipo de hasta 15 personas. Si tienes un equipo más grande, tendrás que pagar más.

Considere la nueva herramienta CRM de monday.com en su lugar: Si prefieres la sensación de gestión de proyectos para tu CRM, monday.com en realidad ha avanzado su suite más que Asana, y ofrece un tablero específico y flujo de trabajo como un CRM independiente. Puedes regístrate aquí para verlo gratis.

Alternativas a Asana

Si no estás seguro de que Asana sea el CRM adecuado para tu negocio, hay muchas otras opciones para elegir. Salesforce, HubSpot y Pipedrive son plataformas de software de CRM populares que ofrecen funciones similares a las de Asana. Sin embargo, estas herramientas están construidas para ser herramientas de CRM, mientras que Asana está realmente pensada para ser una herramienta de gestión de proyectos.

Si desea una verdadera herramienta de CRM, debería probar una de las anteriores, pero si busca una herramienta de gestión de proyectos que pueda funcionar también como CRM, eche un vistazo a algunas de estas alternativas.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos de estilo Kanban similar a Asana en muchos aspectos. Es ideal para visualizar tu proceso de ventas y hacer un seguimiento de las interacciones con los clientes. Sin embargo, no tiene todas las ventajas de Asana, como los campos personalizados o las funciones de automatización. Aún así, me gusta mucho más para la mayoría de mis listas de tareas porque tienes acceso a muchas funciones de forma gratuita.

La ventaja de Trello es que es mucho más asequible que Asana. El plan gratuito incluye tableros, tarjetas y listas ilimitadas, así como funciones básicas de automatización. Si necesitas funciones más avanzadas, como vistas previas de archivos adjuntos o Power-Ups ilimitados, puedes pasarte al plan Business Class por $12,50 por usuario y mes.

Jira

Jira es una herramienta de gestión de proyectos muy popular entre los equipos de desarrollo de software. Sin embargo, también puede utilizarse para el seguimiento de ventas. Ofrece muchas de las mismas funciones que Asana, como campos personalizados y automatización.

El mayor inconveniente de Jira es que es aún más caro que Asana. El plan más barato comienza en $10 por usuario al mes, y no incluye funciones como campos personalizados o automatización. Si necesitas esas características, tendrás que actualizar al siguiente nivel, que comienza en $30 por usuario al mes.

Mesa de aire

Airtable es una herramienta híbrida de hoja de cálculo y base de datos similar a Asana en muchos aspectos. Ofrece campos personalizados, automatización e incluso algunas funciones de seguimiento de ventas. Sin embargo, no es tan robusta como Asana cuando se trata de seguimiento de ventas.

La ventaja de Airtable es que es mucho más asequible que Asana. El plan base es gratuito e incluye registros, campos y archivos adjuntos ilimitados. Si necesitas funciones más avanzadas, como mayor colaboración o automatización ilimitada, puedes pasarte al plan Pro por $10 por usuario y mes.

Lunes.com

 

Monday es prácticamente idéntico a Airtable, pero ofrece una pequeña diferencia de precio. Personalmente, creo que es más fácil de usar, pero no es tan robusto, que es probablemente la razón por la que no cuesta tanto. No obstante, es una opción que merece la pena tener en cuenta porque a mucha gente le gusta más.

Aún mejor, monday.com ofrece módulos CRM y cuadros de mando específicos. 

Podio

Podio es una herramienta de gestión de proyectos que ofrece muchas de las mismas características que Asana. Es genial para el seguimiento de ventas y ofrece campos personalizados, automatización e incluso algunas funciones de seguimiento de ventas. Sin embargo, no es tan robusta como Asana cuando se trata de seguimiento de ventas.

La ventaja de Podio es que es mucho más asequible que Asana. El plan básico es gratuito e incluye 5 espacios de trabajo, 100 MB de almacenamiento y 5 GB de archivos adjuntos. Si necesitas funciones más avanzadas, como mayor colaboración o automatización ilimitada, puedes pasarte al plan Plus por $9 por usuario al mes.

Preguntas frecuentes

Reflexiones finales

Al usar Asana para CRM, tendrás toda la información que necesitas para administrar tu proceso de ventas en un solo lugar. Además, puedes rastrear fácilmente las interacciones con los clientes y las tareas de seguimiento para asegurarte de que nada se pierda.

Sin embargo, mi opinión personal es que si realmente necesitas una herramienta de CRM robusta, es mejor que utilices algo como Salesforce, que es la mejor solución para empresas. Pipedrive es una de las soluciones CRM más asequibles para pequeñas y medianas empresas.

Si estás empezando, Asana es un gran lugar para comenzar, pero no es la mejor solución de CRM escalable.

Lecturas recomendadas:

• Smartsheet vs Asana: ¿Qué herramienta deberías usar?
• Asana vs Jira: ¿Dónde puedes asignar tareas fácilmente?
• Airtable vs Asana: ¿Qué herramienta utilizar?
• Wrike vs Asana [2022]: ¿Es mejor Asana o Wrike?
• Teamwork vs Asana: ¿Qué herramienta de gestión es más fácil de aprender?
• Asana vs Monday [2022]: ¿Qué herramienta de gestión de proyectos es mejor?