Wie man Asana für CRM verwendet

Zuletzt aktualisiert am 22. April 2023 von Ewen Finser

Wenn Sie auf der Suche nach einem CRM-Werkzeug die Ihrem Unternehmen zu neuen Höhenflügen verhelfen können, könnte Asana eine gute Option für Sie sein. Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden kann, einschließlich Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Asana ist unglaublich robust, aber es kann schwierig zu erlernen und zu verwenden sein.

Um es ganz offen zu sagen: Als ich anfing, Asana zu verwenden, habe ich es gehasst. Es war so viel anders als jedes andere CRM, das ich zuvor benutzt hatte, und es gab so viele weitere Funktionen, dass ich ein bisschen überfordert war. Aber nachdem ich mich daran gewöhnt hatte, stellte ich fest, dass es eines der fähigsten Tools sowohl für Projektmanagement als auch für CRM-Prozesse ist.

Unterm Strich von vorn

Asana wurde als Projektmanagement-Tool entwickelt, lässt sich aber auch anpassen und als CRM verwenden. Es ist eines der robustesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt, aber es kann teuer werden. Vielleicht gibt es andere Lösungen, die besser funktionieren.

Über Asana

Asana kann verwendet werden, um Kundeninteraktionen, Phasen der Vertriebspipeline und mehr zu verfolgen. Sie können es auch verwenden, um Aufgaben für Ihre Teammitglieder zu erstellen und deren Fortschritt zu verfolgen. Durch die Verwendung von Asana für CRM können Sie Ihre Vertriebs- und Kundensupportprozesse rationalisieren und ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Kunden erhalten.

Mit Asana können Sie verschiedene Projekte für unterschiedliche Zwecke erstellen. Wenn Sie Asana implementieren, sind Sie nicht auf einen bestimmten Anwendungsfall festgelegt. Lassen Sie sich nicht von der Terminologie verwirren. Asana nennt diese "Projekte", aber Sie können sie nennen, wie Sie wollen, z. B. "Deal Pipeline" oder "Customer Relations".

Warum Unternehmen Asana wählen

Es gibt mehrere Gründe, warum sich Unternehmen für Asana als CRM-Lösung entscheiden. Erstens ist Asana eine Cloud-basierte Lösung, was bedeutet, dass der Zugriff von überall möglich ist. Das ist ein großer Vorteil für alle, die ständig unterwegs sind. Ich liebe es, eine App auf meinem Telefon zu haben, die mir vollständigen Zugriff auf alles gibt, was ich brauche, wenn ich nicht an meinem Schreibtisch bin.

Zweitens lässt sich Asana mit einer Reihe beliebter Business-Tools integrieren, darunter Salesforce, HubSpot, Slack und Google Apps. Dies macht es einfach, alle Ihre Kundendaten an einem Ort zu speichern.

Das macht es wahnsinnig einfach, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und auf dem Laufenden zu bleiben. Sie werden keine Benachrichtigungen verpassen und müssen nicht zwischen verschiedenen Apps hin- und herspringen, um Ihre Arbeit zu erledigen. Und schließlich bietet Asana eine kostenlose Testversion an, damit Sie es ausprobieren können, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden. Das ist ein toller Vorteil, denn Asana kann ganz schön teuer werden. Es ist es wert, aber vielleicht möchten Sie sich selbst davon überzeugen, bevor Sie das Geld ausgeben.

Wie man Asana für CRM verwendet

Nachdem wir nun einige der Grundlagen behandelt haben, wollen wir uns nun ansehen, wie man Asana für CRM verwendet. Der Prozess ist relativ einfach:

1. Erstellen Sie ein neues Projekt.
2. Aufbau von CRM-Stufen.
3. Fügen Sie Aufgaben hinzu, um Kunden zu verfolgen.

Erste Schritte

Um mit der Verwendung von Asana für CRM zu beginnen, erstellen Sie ein neues Projekt in Asana und nennen Sie es so, wie es für Ihren Kundenbeziehungsprozess sinnvoll ist. Die gute Nachricht? Sie können diesen Namen später ändern, wenn sich Ihr Prozess weiterentwickelt! Und mit Asana werden Sie so viele Möglichkeiten zur Rationalisierung finden, dass er sich weiterentwickeln wird - zum Besseren!

Fügen Sie dann einen Abschnitt für jede Phase Ihrer Vertriebskette hinzu. Sie können so allgemein oder so detailliert sein, wie Sie wollen, aber in den meisten Fällen ist es am besten, sehr granulare Phasen zu erstellen, damit Sie genau sehen können, wo sich jeder Kunde oder Lead im Prozess befindet. Zum Beispiel könnte es so ablaufen: Erster Kontakt > Erkundung > Pitching > Unterzeichnung > Onboarding. Diese Phasen variieren je nachdem, wie Sie Geschäfte abschließen oder mit Kunden kommunizieren.

Aufgaben erstellen

Asana nennt Elemente Aufgaben. Wenn Sie für jeden Kunden oder Lead eine Aufgabe erstellen, können Sie deren Interaktionen und Fortschritte im Laufe der Zeit verfolgen. Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+" in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms und wählen Sie "Aufgabe". Geben Sie dann den Namen, die Beschreibung und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe ein und weisen Sie sie einem Teammitglied zu.

Diese Aufgaben stellen nun Ihre Kunden dar. Sie können sie per Drag-and-Drop in eine beliebige Phase Ihres Prozesses ziehen, die Sinn macht. Sie können sie vorwärts oder rückwärts verschieben, und Asana verfolgt diese Aktivität, sodass Sie die gesamte Reise dieses Kunden sehen können.

Sie können auch Unteraufgaben zu jeder Hauptaufgabe hinzufügen, um die zu erledigende Arbeit zu unterteilen. So können Sie beispielsweise eine Unteraufgabe für das Versenden einer Folge-E-Mail oder einen Anruf erstellen. Sie können auch Notizen zu jeder Interaktion hinzufügen, damit alle in Ihrem Team auf dem gleichen Stand sind.

Verfolgung von Interaktionen

Sobald Sie Ihre Kunden und Leads hinzugefügt haben, ist es an der Zeit, deren Interaktionen zu verfolgen. Asana macht es Ihnen leicht, dies zu tun, indem Sie jeder Aufgabe Kommentare hinzufügen können. Klicken Sie dazu auf eine Aufgabe und dann auf die Schaltfläche "Kommentar hinzufügen" in der rechten Seitenleiste.

Geben Sie in jedem Kommentar Einzelheiten über die Interaktion an, z. B. mit wem Sie gesprochen haben, was besprochen wurde und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen. Sie können Ihren Kommentaren auch Anhänge hinzufügen, z. B. Dokumente oder Bilder. Auf diese Weise können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden, z. B. E-Mails oder Chat-Protokolle, gut verfolgen.

Ausfüllen der Details

Für jede Aufgabe, die Sie erstellen, können Sie Details wie Empfänger, Fälligkeitsdatum, Notizen und Anhänge hinzufügen. Achten Sie darauf, diese Details für jede Aufgabe auszufüllen, damit Sie den Überblick über alles behalten, was zu tun ist. Sie können auch den Kommentarbereich nutzen, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen oder Fragen zu stellen.

Wenn Sie Ihre Standard- und benutzerdefinierten Felder optimal nutzen, haben Sie alle Informationen, die Ihr Vertriebsteam benötigt, sofort zur Hand. Außerdem kann Ihr Kundenserviceteam die benötigten Informationen schnell finden, wenn es um Probleme geht.

Ihr Asana CRM verwenden

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Asana für CRM verwenden können, ist es an der Zeit, es in die Tat umzusetzen. Sie können ganz einfach weitere Kunden oder Leads in jeder Phase Ihres Prozesses hinzufügen, aber Sie können diese Elemente auch nach Bedarf manuell verschieben. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Ihren Verkaufsprozess so zu verfolgen, wie Sie es wünschen.

In Asana können Sie auch leicht sehen, welche Aufgaben bald fällig oder überfällig sind. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Meine Aufgaben" in der linken Seitenleiste und wählen Sie dann die Option "Bald fällig" oder "Überfällig". Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Vertriebsteam seine Aufgaben im Griff hat.

Schließlich können Sie die Suchfunktion nutzen, um jeden Kunden oder Lead in Ihrem Asana CRM zu finden. Klicken Sie dazu auf die Leiste "Suchen" in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms und geben Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein. Dies ist eine großartige Möglichkeit, schnell die Kontaktinformationen einer Person zu finden oder alle ihre früheren Interaktionen zu sehen.

Vorteile der Verwendung von Asana als CRM

Es gibt viele Vorteile der Verwendung von Asana als CRM, aber hier sind einige der wichtigsten:

• Asana ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick über Ihren Verkaufsprozess zu behalten und sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt.
• Mit der Kommentarfunktion können Sie Kundeninteraktionen leicht verfolgen und Notizen zu Folgeaufgaben hinzufügen.
• Sie können ganz einfach benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um alle Informationen zu erfassen, die für Ihren Verkaufsprozess wichtig sind.
• Asana macht es einfach zu sehen, welche Aufgaben bald fällig oder überfällig sind, so dass Sie sicherstellen können, dass Ihr Vertriebsteam seine Arbeit im Griff hat.
• Mit der Suchfunktion können Sie jeden Kunden oder Lead in Ihrem Asana CRM schnell finden.

Nachteile von Asana als CRM

Es gibt viele Umgehungsmöglichkeiten, die Asana in vielen Fällen zu einem großartigen CRM-Tool machen. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es nie als CRM gedacht war. Es ist ein Projektmanagement-Tool, das viele Vorteile für den Vertrieb und den Kundenservice bietet. Es gibt jedoch einige Nachteile, über die Sie sich im Klaren sein sollten, bevor Sie Asana als Ihr CRM verwenden.

Erstens kann der Einstieg schwierig sein, wenn Sie mit der Oberfläche von Asana nicht vertraut sind. Es ist nicht das benutzerfreundlichste Tool, und es kann einige Zeit dauern, sich daran zu gewöhnen.

Zweitens bietet Asana nicht alle Funktionen, die Sie von einem CRM erwarten würden. Zum Beispiel gibt es kein integriertes E-Mail-Marketing- oder Automatisierungs-Tool. Das bedeutet, dass Sie andere Tools verwenden müssen, um diese Aufgaben zu erledigen. Möglicherweise können Sie jedoch einige der Integrationen nutzen, um diese Aufgaben zu erledigen.

Schließlich kann Asana teuer sein, wenn Sie es für ein großes Team verwenden müssen. Die Preise beginnen bei $9,99 pro Monat für ein Team von bis zu 15 Personen. Wenn Sie ein größeres Team haben, müssen Sie mehr bezahlen.

Erwägen Sie stattdessen das neue CRM-Tool von monday.com: Wenn Sie das Projektmanagement-Feeling für Ihr CRM bevorzugen, hat monday.com seine Suite sogar noch weiter entwickelt als Asana und bietet ein spezielles Dashboard und einen Workflow als eigenständiges CRM. Sie können Melden Sie sich hier an, um es kostenlos auszuprobieren.

Asana-Alternativen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Asana das richtige CRM für Ihr Unternehmen ist, gibt es eine Vielzahl anderer Optionen. Salesforce, HubSpot und Pipedrive sind allesamt beliebte CRM-Softwareplattformen, die ähnliche Funktionen wie Asana bieten. Diese Tools sind jedoch als CRM-Tools konzipiert, während Asana eigentlich als Projektmanagement-Tool gedacht ist.

Wenn Sie ein echtes CRM-Tool wünschen, sollten Sie eines der oben genannten ausprobieren. Wenn Sie jedoch ein Projektmanagement-Tool suchen, das gleichzeitig als CRM genutzt werden kann, sollten Sie sich einige dieser Alternativen ansehen.

Trello

Trello ist ein Projektmanagement-Tool im Kanban-Stil, das in vielerlei Hinsicht mit Asana vergleichbar ist. Es eignet sich hervorragend zur Visualisierung Ihres Vertriebsprozesses und zur Verfolgung von Kundeninteraktionen. Es verfügt jedoch nicht über all den Schnickschnack, den Asana bietet, wie z. B. benutzerdefinierte Felder oder Automatisierungsfunktionen. Für die meisten meiner To-Do-Listen gefällt es mir immer noch viel besser, weil man kostenlos Zugang zu vielen Funktionen hat.

Der Vorteil von Trello ist, dass es viel günstiger als Asana ist. Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte Boards, Karten und Listen sowie grundlegende Automatisierungsfunktionen. Wenn Sie fortgeschrittenere Funktionen benötigen, wie z. B. die Vorschau von Anhängen oder unbegrenzte Power-Ups, können Sie für $12,50 pro Benutzer und Monat auf den Business-Class-Plan upgraden.

Jira

Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das bei Softwareentwicklungsteams sehr beliebt ist. Es kann jedoch auch für die Vertriebsverfolgung verwendet werden. Es bietet viele der gleichen Funktionen wie Asana, z. B. benutzerdefinierte Felder und Automatisierung.

Der größte Nachteil von Jira ist, dass es noch teurer als Asana ist. Der billigste Plan beginnt bei $10 pro Benutzer pro Monat, und er enthält keine Funktionen wie benutzerdefinierte Felder oder Automatisierung. Wenn Sie diese Funktionen benötigen, müssen Sie auf die nächste Stufe upgraden, die bei $30 pro Benutzer und Monat beginnt.

Airtable

Airtable ist ein Tabellenkalkulations-/Datenbank-Hybrid-Tool, das Asana in vielerlei Hinsicht ähnlich ist. Es bietet benutzerdefinierte Felder, Automatisierung und sogar einige Funktionen zur Umsatzverfolgung. Es ist jedoch nicht so robust wie Asana, wenn es um die Umsatzverfolgung geht.

Der Vorteil von Airtable ist, dass es viel günstiger als Asana ist. Der Basisplan ist kostenlos und umfasst unbegrenzte Datensätze, Felder und Anhänge. Wenn Sie erweiterte Funktionen benötigen, wie z. B. verstärkte Zusammenarbeit oder unbegrenzte Automatisierung, können Sie für $10 pro Benutzer und Monat auf den Pro-Plan upgraden.

Montag.com

 

Monday ist praktisch identisch mit Airtable, aber es bietet einen kleinen Preisvorteil. Ich persönlich denke, dass es einfacher zu bedienen ist, aber es ist nicht ganz so robust, was wahrscheinlich der Grund ist, warum es nicht so viel kostet. Nichtsdestotrotz ist es eine Option, die man in Betracht ziehen sollte, weil sie vielen Leuten besser gefällt.

Noch besser, monday.com bietet spezifische CRM-Module und Dashboards. 

Podio

Podio ist ein Projektmanagement-Tool, das viele der gleichen Funktionen wie Asana bietet. Es eignet sich hervorragend für die Umsatzverfolgung und bietet benutzerdefinierte Felder, Automatisierung und sogar einige Funktionen zur Umsatzverfolgung. Es ist jedoch nicht so robust wie Asana, wenn es um die Vertriebsverfolgung geht.

Der Vorteil von Podio ist, dass es viel erschwinglicher als Asana ist. Der Basisplan ist kostenlos und umfasst 5 Arbeitsbereiche, 100 MB Speicherplatz und 5 GB für Dateianhänge. Wenn Sie erweiterte Funktionen benötigen, wie z. B. verstärkte Zusammenarbeit oder unbegrenzte Automatisierung, können Sie für $9 pro Benutzer und Monat auf den Plus-Tarif umsteigen.

FAQs

Abschließende Überlegungen

Mit Asana für CRM haben Sie alle Informationen, die Sie für die Verwaltung Ihres Vertriebsprozesses benötigen, an einem Ort. Außerdem können Sie Kundeninteraktionen und Folgeaufgaben leicht nachverfolgen, um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt.

Ich persönlich bin jedoch der Meinung, dass Sie, wenn Sie wirklich ein robustes CRM-Tool benötigen, besser auf etwas wie Salesforce zurückgreifen sollten, das die beste Lösung für Großunternehmen ist. Pipedrive ist eine der erschwinglichsten CRM-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen.

Wenn Sie gerade erst anfangen, ist Asana ein großartiger Startpunkt, aber es ist nicht die beste skalierbare CRM-Lösung.

Empfohlene Lektüre:

• Smartsheet vs. Asana: Welches Tool sollten Sie verwenden?
• Asana vs. Jira: Wo können Sie Aufgaben einfach zuweisen?
• Airtable vs. Asana: Welches Tool sollten Sie verwenden?
• Wrike vs. Asana [2022]: Ist Asana oder Wrike besser?
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