Comment utiliser Asana pour le CRM

Dernière mise à jour le 22 avril 2023 par Ewen Finser

Si vous êtes à la recherche d'un Outil CRM qui peut aider votre entreprise à atteindre de nouveaux sommets, Asana peut être une bonne option pour vous. Asana est un outil de gestion de projet qui peut être utilisé à diverses fins, notamment pour la gestion de la relation client (CRM). Asana est incroyablement robuste, mais il peut être difficile à apprendre et à utiliser.

Je le dis sans détour : lorsque j'ai commencé à utiliser Asana, je l'ai détesté. Il était tellement différent de tous les CRM que j'avais utilisés auparavant et il y avait tellement de caractéristiques et de fonctions supplémentaires que j'étais un peu dépassée. Mais après m'y être habitué, j'ai réalisé que c'était l'un des outils les plus performants pour les processus de gestion de projet et de CRM.

La ligne de fond au départ

Asana a été conçu comme un outil de gestion de projet, mais il est possible de le personnaliser et de l'utiliser comme un CRM. C'est l'un des outils de gestion de projet les plus robustes du marché, mais il peut être coûteux. Il existe peut-être d'autres solutions plus efficaces.

À propos d'Asana

Asana peut être utilisé pour suivre les interactions avec les clients, les étapes du pipeline de vente, etc. Vous pouvez également l'utiliser pour créer des tâches pour les membres de votre équipe et suivre leurs progrès. En utilisant Asana pour le CRM, vous pouvez rationaliser vos processus de vente et d'assistance à la clientèle, et mieux comprendre les besoins de vos clients.

Asana vous permet de créer différents projets pour différentes utilisations. En mettant en œuvre Asana, vous n'êtes pas cantonné à un seul cas d'utilisation. Ne vous laissez pas déconcerter par la terminologie. Asana appelle ces projets des " projets ", mais vous pouvez les nommer comme vous le souhaitez, par exemple " Deal Pipeline " ou " Customer Relations ".

Pourquoi les entreprises choisissent Asana

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises choisissent Asana pour leur CRM. Tout d'abord, Asana est une solution basée sur le cloud, ce qui signifie qu'elle est accessible depuis n'importe où. C'est un avantage considérable pour ceux qui sont toujours en déplacement. J'aime avoir une application sur mon téléphone qui me donne un accès complet à tout ce dont j'ai besoin lorsque je suis loin de mon bureau.

Deuxièmement, Asana s'intègre à un certain nombre d'outils professionnels populaires, notamment Salesforce, HubSpot, Slack et Google Apps. Il est donc facile de conserver toutes les données relatives à vos clients en un seul endroit.

Il est ainsi extrêmement facile de communiquer, de collaborer et de rester informé. Vous ne manquerez aucune notification et vous n'aurez pas à passer d'une application à l'autre pour accomplir votre travail. Enfin, Asana propose une version d'essai gratuite pour que vous puissiez l'essayer avant de souscrire un abonnement payant. C'est un avantage considérable, car Asana peut coûter cher. Le jeu en vaut la chandelle, mais vous voudrez peut-être vous en rendre compte par vous-même avant de débourser de l'argent.

Comment utiliser Asana pour le CRM

Maintenant que nous avons abordé certaines des bases, voyons comment utiliser Asana pour le CRM. Le processus est relativement simple :

1. Créer un nouveau projet.
2. Développer les étapes de la gestion de la relation client.
3. Ajouter des tâches pour suivre les clients.

Pour commencer

Pour commencer à utiliser Asana pour le CRM, créez un nouveau projet dans Asana et donnez-lui le nom qui convient à votre processus de relation client. La bonne nouvelle ? Vous pouvez modifier ce nom plus tard, au fur et à mesure que votre processus évolue ! Et avec Asana, vous trouverez tellement d'opportunités de rationalisation qu'il évoluera, pour le meilleur !

Ajoutez ensuite une section pour chaque étape de votre pipeline de vente. Vous pouvez être aussi général ou détaillé que vous le souhaitez, mais dans la plupart des cas, il est préférable de créer des étapes très granulaires pour que vous puissiez voir exactement où en est chaque client ou lead dans le processus. Par exemple, le processus peut se dérouler comme suit : Premier contact > Découverte > Présentation > Signature > Embarquement. Ces étapes varient en fonction de la façon dont vous concluez des affaires ou communiquez avec vos clients.

Création de tâches

Asana appelle les éléments des tâches. Si vous créez une tâche pour chaque client ou prospect, vous pouvez suivre leurs interactions et leurs progrès au fil du temps. Pour créer une tâche, cliquez sur le bouton "+" dans le coin supérieur droit de votre écran et sélectionnez "Tâche". Renseignez ensuite le nom, la description et la date d'échéance de la tâche, puis assignez-la à un membre de l'équipe.

Ces tâches représentent désormais vos clients. Vous pouvez les faire glisser et les déposer à n'importe quelle étape de votre processus. Vous pouvez les déplacer vers l'avant ou vers l'arrière, et Asana assurera le suivi de cette activité afin que vous puissiez voir l'ensemble du parcours de ce client.

Vous pouvez également ajouter des sous-tâches sous chaque tâche principale afin de décomposer le travail à effectuer. Par exemple, vous pouvez créer une sous-tâche pour l'envoi d'un courriel de suivi ou pour un appel téléphonique. Vous pouvez également ajouter des notes détaillant chaque interaction afin que tous les membres de votre équipe soient sur la même longueur d'onde.

Suivi des interactions

Une fois que vous avez ajouté vos clients et prospects, il est temps de commencer à suivre leurs interactions. Asana vous facilite la tâche en vous permettant d'ajouter des commentaires à chaque tâche. Pour ce faire, cliquez sur une tâche, puis sur le bouton "Ajouter un commentaire" dans la barre latérale droite.

Dans chaque commentaire, incluez des détails sur l'interaction, tels que la personne avec laquelle vous avez parlé, les sujets abordés et les tâches de suivi qui doivent être accomplies. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes, telles que des documents ou des images, à vos commentaires. C'est un excellent moyen de garder une trace des communications avec les clients, telles que les courriels ou les transcriptions de chats.

Remplir les détails

Pour chaque tâche que vous créez, vous pouvez ajouter des détails tels que le destinataire, la date d'échéance, des notes et des pièces jointes. Veillez à remplir ces détails pour chaque tâche afin de pouvoir suivre tout ce qui doit être fait. Vous pouvez également utiliser la section des commentaires pour ajouter des informations supplémentaires ou poser des questions.

En tirant le meilleur parti de vos champs par défaut et personnalisés, vous aurez toutes les informations dont votre équipe de vente a besoin à portée de main. De plus, votre équipe d'assistance à la clientèle sera en mesure de trouver rapidement les informations dont elle a besoin lorsqu'elle est confrontée à des problèmes.

Utiliser votre CRM Asana

Maintenant que vous savez comment utiliser Asana pour le CRM, il est temps de passer à l'action. Vous pouvez facilement ajouter d'autres clients ou leads à n'importe quelle étape de votre processus, mais vous pouvez également déplacer manuellement ces éléments selon vos besoins. Vous disposez ainsi de la flexibilité nécessaire pour suivre votre processus de vente comme vous l'entendez.

Asana permet également de voir facilement quelles tâches sont bientôt dues ou en retard. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet " Mes tâches " dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez l'option " Échéance prochaine " ou " Échéance dépassée ". C'est un excellent moyen de s'assurer que votre équipe de vente ne perd pas de vue ses tâches.

Enfin, vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver n'importe quel client ou lead dans votre CRM Asana. Pour ce faire, cliquez sur la barre "Recherche" dans le coin supérieur gauche de votre écran, puis tapez le nom ou l'adresse électronique de la personne. C'est un excellent moyen de trouver rapidement les coordonnées d'une personne ou de voir toutes ses interactions précédentes.

Avantages de l'utilisation d'Asana comme CRM

L'utilisation d'Asana comme CRM présente de nombreux avantages, mais en voici quelques-uns parmi les plus importants :

• Asana est un excellent moyen de suivre votre processus de vente et de vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
• La fonction de commentaires vous permet de suivre facilement les interactions avec les clients et d'ajouter des notes sur les tâches de suivi.
• Vous pouvez facilement ajouter des champs personnalisés pour suivre toutes les informations importantes pour votre processus de vente.
• Asana permet de voir facilement quelles tâches sont à échéance ou en retard, ce qui vous permet de vous assurer que votre équipe de vente ne perd pas de vue son travail.
• La fonction de recherche vous permet de trouver rapidement n'importe quel client ou lead dans votre CRM Asana.

Les inconvénients d'Asana en tant que CRM

Il existe de nombreuses solutions de contournement qui font d'Asana un excellent outil de CRM dans de nombreux cas. Cependant, il est important de se rappeler qu'il n'a jamais été conçu comme un CRM. Il s'agit d'un outil de gestion de projet qui offre de nombreux avantages aux professionnels de la vente et du service client. Cependant, il existe certains inconvénients dont vous devez être conscient avant d'utiliser Asana comme CRM.

Tout d'abord, il peut être difficile de démarrer si vous ne connaissez pas l'interface d'Asana. Ce n'est pas l'outil le plus convivial qui soit et il faut parfois un certain temps pour s'y habituer.

Deuxièmement, Asana n'offre pas toutes les fonctionnalités que l'on peut attendre d'un CRM. Par exemple, il n'y a pas d'outil intégré de marketing par e-mail ou d'automatisation. Cela signifie que vous devrez utiliser d'autres outils pour accomplir ces tâches. Toutefois, vous pouvez tirer parti de certaines intégrations pour y parvenir.

Enfin, Asana peut être coûteux si vous devez l'utiliser pour une grande équipe. Les tarifs commencent à $9.99 par mois pour une équipe de 15 personnes maximum. Si vous avez une équipe plus importante, vous devrez payer davantage.

Envisagez plutôt le nouvel outil de gestion de la relation client de monday.com: Si vous préférez la gestion de projet pour votre CRM, monday.com a poussé sa suite plus loin qu'Asana et propose un tableau de bord et un flux de travail spécifiques en tant que CRM autonome. Vous pouvez inscrivez-vous ici pour l'essayer gratuitement.

Alternatives à Asana

Si vous n'êtes pas sûr qu'Asana soit le bon CRM pour votre entreprise, il existe de nombreuses autres options parmi lesquelles choisir. Salesforce, HubSpot et Pipedrive sont toutes des plateformes logicielles de CRM populaires qui offrent des fonctionnalités similaires à celles d'Asana. Cependant, ces outils sont conçus pour être des outils de CRM, alors qu'Asana est vraiment destiné à être un outil de gestion de projet.

Si vous souhaitez un véritable outil de gestion de la relation client, vous devriez essayer l'un des outils ci-dessus, mais si vous cherchez un outil de gestion de projet qui pourrait faire office de CRM, jetez un coup d'œil à certaines de ces alternatives.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet de type Kanban qui ressemble à Asana à bien des égards. Il est idéal pour visualiser votre processus de vente et suivre les interactions avec les clients. Cependant, il ne dispose pas de toutes les fonctionnalités d'Asana, telles que les champs personnalisés ou les fonctions d'automatisation. Je le préfère néanmoins pour la plupart de mes listes de tâches, car il offre un accès gratuit à de nombreuses fonctionnalités.

L'avantage de Trello est qu'il est beaucoup plus abordable qu'Asana. Le plan gratuit comprend un nombre illimité de tableaux, de cartes et de listes, ainsi que des fonctions d'automatisation de base. Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, telles que la prévisualisation des pièces jointes ou un nombre illimité de Power-Ups, vous pouvez passer au plan Business Class pour $12,50 par utilisateur et par mois.

Jira

Jira est un outil de gestion de projet populaire auprès des équipes de développement de logiciels. Cependant, il peut également être utilisé pour le suivi des ventes. Il offre un grand nombre des mêmes fonctionnalités qu'Asana, telles que les champs personnalisés et l'automatisation.

Le principal inconvénient de Jira est qu'il est encore plus cher qu'Asana. Le plan le moins cher commence à $10 par utilisateur et par mois, et il n'inclut pas de fonctionnalités telles que les champs personnalisés ou l'automatisation. Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, vous devrez passer au niveau supérieur, qui commence à $30 par utilisateur et par mois.

Airtable

Airtable est un outil hybride tableur-base de données qui ressemble à Asana à bien des égards. Il propose des champs personnalisés, l'automatisation et même certaines fonctionnalités de suivi des ventes. Cependant, il n'est pas aussi robuste qu'Asana en ce qui concerne le suivi des ventes.

L'avantage d'Airtable est qu'il est beaucoup plus abordable qu'Asana. Le plan de base est gratuit et comprend un nombre illimité d'enregistrements, de champs et de pièces jointes. Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, telles qu'une collaboration accrue ou une automatisation illimitée, vous pouvez passer au plan Pro pour $10 par utilisateur et par mois.

lundi.com

 

Monday est pratiquement identique à Airtable, mais son prix est un peu moins élevé. Personnellement, je pense qu'il est plus facile à utiliser, mais il n'est pas aussi robuste, ce qui explique probablement pourquoi il ne coûte pas aussi cher. Néanmoins, c'est une option qui vaut la peine d'être étudiée car beaucoup de gens la préfèrent.

Mieux encore, monday.com offre des modules et des tableaux de bord CRM spécifiques. 

Podio

Podio est un outil de gestion de projet qui offre de nombreuses fonctionnalités similaires à celles d'Asana. Il est idéal pour le suivi des ventes et propose des champs personnalisés, l'automatisation et même certaines fonctionnalités de suivi des ventes. Cependant, il n'est pas aussi robuste qu'Asana en ce qui concerne le suivi des ventes.

L'avantage de Podio est qu'il est beaucoup plus abordable qu'Asana. Le plan de base est gratuit et comprend 5 espaces de travail, 100 Mo de stockage et 5 Go de pièces jointes. Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, telles qu'une collaboration accrue ou une automatisation illimitée, vous pouvez passer au plan Plus pour $9 par utilisateur et par mois.

FAQs

Réflexions finales

En utilisant Asana pour le CRM, vous disposerez de toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer votre processus de vente en un seul endroit. De plus, vous pouvez facilement suivre les interactions avec les clients et les tâches de suivi pour vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Cependant, mon opinion personnelle est que si vous avez vraiment besoin d'un outil CRM robuste, vous feriez mieux d'utiliser quelque chose comme Salesforce, qui est la meilleure solution pour les entreprises. Pipedrive est l'une des solutions CRM les plus abordables pour les petites et moyennes entreprises.

Si vous débutez, Asana est un excellent point de départ, mais ce n'est pas la meilleure solution CRM évolutive.

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