Airtable vs Asana: ¿Qué herramienta utilizar?

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Airtable vs Asana son dos de las herramientas de gestión de proyectos más populares hoy en día. Tienen muchas similitudes, pero también muchas diferencias, y cada una se adapta a un estilo diferente de gestión de proyectos.

Si te estás preguntando: "¿Qué herramienta debería usar?" Bueno, eso depende de lo que necesites. Si buscas un sistema de gestión de tareas que te ayude a organizar las tareas de tu equipo, Asana es la mejor opción. Por otro lado, si buscas una forma sencilla de crear y compartir datos con otras personas de tu organización o grupo, ¡Airtable es perfecta!

Sin embargo, hay una buena cantidad de solapamiento entre estas dos herramientas, y hay una alta probabilidad de que usted será capaz de utilizar ya sea Asana o Airtable de maneras que usted no sabía antes.

Por eso, en esta entrada del blog, repasaremos lo que cada herramienta puede hacer por usted y quién es el más adecuado para esa herramienta en particular. También las compararemos cara a cara con un análisis detallado para que puedas decidir qué herramienta de gestión de proyectos se adapta mejor a tus necesidades.

Resumen de los resultados: Si gestionas proyectos en hojas de cálculo, Airtable va a ser un ajuste más limpio. Dicho esto, también puede utilizar un plan Asana gratuito o a bajo precio para la gestión de proyectos E integrarse con Airtable para la gestión de datos si es necesario.

Principales diferencias entre Asana y Airtable

Las principales diferencias entre Asana y Airtable son:

• Airtable es mejor para gestionar tareas, crear bases de datos, realizar el seguimiento de eventos, etc., mientras que Asana destaca en la gestión de tareas, haciendo hincapié en la colaboración en equipo.
• Airtable es una plataforma basada en la nube, mientras que Asana está basada en la web, lo que puede ser esencial tener en cuenta si tienes poco ancho de banda o quieres acceder a tus tareas sin conexión.
• Airtable ofrece funciones de elaboración de informes más amplias que Asana y tiene herramientas de presupuestación y facturación integradas, mientras que Asana es más adecuado para equipos más pequeños y proyectos internos.

¿Qué es Airtable?

Airtable es una plataforma basada en la nube que te permite crear y compartir datos con otras personas. Puede utilizar Airtable para gestionar tareas, crear bases de datos, realizar el seguimiento de eventos y mucho más.

El programa de software basado en la nube permite a los usuarios gestionar su información de forma similar a Microsoft Excel. Se fundó en 2012 y se describe como un híbrido entre una plataforma de gestión de datos y una hoja de cálculo.

¿Qué es Asana?

Asana es un sistema de gestión de tareas que ayuda a los equipos a organizar sus tareas y hacer un seguimiento de su progreso. Asana fue fundada en 2008 por un cofundador de Facebook y un ex ingeniero de Google, y su popularidad no ha dejado de crecer desde entonces. Es una aplicación web que permite a los miembros de un equipo gestionar sus tareas creando proyectos, dividiéndolos en subtareas y añadiendo fechas de vencimiento y personas asignadas,

El programa, pensado para que los equipos gestionen y hagan un seguimiento de su trabajo diario y sus proyectos a largo plazo, permite a los empleados "hacer grandes cosas juntos" y controlar sus progresos.

¿Para quién es Airtable?

Si buscas un sistema de gestión de tareas que te ayude a organizar las tareas de tu equipo, Airtable es la mejor opción. Permite a los usuarios gestionar su información de forma similar a Microsoft Excel.

¡Si usted está buscando una manera fácil de crear y compartir datos con otros en su organización o grupo, entonces Airtable es perfecto! Además, las herramientas de facturación, presupuestación y gestión de recursos de Airtable hacen que sea sencillo para las pequeñas empresas trabajar con clientes externos y equipos de proyecto dentro de corporaciones más grandes.

¿Para quién es Asana?

Ideal para quienes buscan una forma de gestionar sus tareas, Asana es perfecta para los equipos que desean colaborar juntos.

Si necesitas ayuda para organizar el trabajo diario de tu equipo, Asana es la mejor opción. Permite a los usuarios crear proyectos y dividirlos en subtareas para ver fácilmente qué es qué. La falta de funciones de facturación y generación de informes exhaustivos de Asana hace que sea más adecuada para equipos más pequeños que trabajan en proyectos internos, pero los autónomos y los equipos independientes también pueden utilizarla.

¿Qué funciones ofrece Airtable?

Airtable ofrece una amplia gama de funciones, ideales para quienes buscan una forma sencilla de crear y compartir datos con otras personas de su organización o grupo. Estas son algunas de las funciones más populares que ofrece la herramienta:

Espacios de trabajo

Es casi como una colección de bases dentro de una organización. Permite a los usuarios crear grupos de la misma tarea, proyectos, etc.

Tablas

Para hacer un seguimiento de la información del proyecto, existe la función de tablas. Las tablas permiten hacer un seguimiento de los datos, como la información del cliente, los datos de contacto, el progreso del proyecto, etc.

Campos

Al igual que Excel, Airtable le permite personalizar los campos de sus tablas y espacios de trabajo.

Filas

Otra similitud de Excel, las filas funcionan de la misma manera. Permiten seguir diferentes aspectos de los datos en cada columna. También se conocen como registros.

Vistas

Este es el resultado global de los datos dentro de la Mesa Aérea. Presenta una lista de los datos que ha almacenado en cada espacio de trabajo.

Calendarios de equipo compartidos

Airtable ofrece ahora una función de calendario que permite a los usuarios crear calendarios para sus equipos. Esto le dará una visión clara de lo que todo el mundo en su equipo está trabajando y los plazos que puedan tener.

Intercambio de archivos

Comparta archivos fácilmente con otros usuarios de Airtable. Esto le facilita almacenar y acceder a sus archivos y compartir información con otras personas que puedan estar trabajando en el mismo proyecto.

Cuadros de mando de equipo

En lugar de tener que acceder a cada espacio de trabajo de forma individual, los paneles de equipo de Airtable le permiten ver todo su trabajo en un solo lugar. Esto mantendrá a todo el mundo en la misma página y al día de en qué están trabajando los demás.

Programador de tareas

El programador de tareas de Airtable permite a los miembros del equipo programar tareas. Esto le dará un mayor control sobre cómo sus empleados programan su trabajo y la información que proporcionan a los demás al respecto.

Colaboración en equipo con Airtable

A pesar de las similitudes con Excel que hemos mencionado, Airtable tiene muchas diferencias con el típico software de hojas de cálculo. Airtable permite a todos los colaboradores ver las bases, proyectos y tareas en una vista tipo tablero utilizando la galería.

También puedes ver el calendario e incluso organizar tus proyectos al estilo Kanban. También se pueden utilizar filtros para acotar los resultados de la búsqueda, como la categoría, el cliente, la fecha de vencimiento, el equipo del proyecto y la fecha de inicio.

Esto significa que todos los usuarios pueden ver fácilmente en qué están trabajando sus compañeros y comunicar las actualizaciones a quienes más lo necesiten dentro de su organización o grupo.

¿Qué funciones ofrece Asana?

Asana, en comparación, es una herramienta de gestión de tareas que se creó para ayudar a los equipos a gestionar su trabajo diario y sus proyectos a largo plazo. También ofrece un montón de características útiles, incluyendo:

Proyectos

Tanto a nivel de equipo como de empresa, puedes crear proyectos en Asana que pueden dividirse en tareas y subtareas. Cada proyecto puede nombrarse, dividirse en categorías y, básicamente, dividirse como mejor te parezca.

Tareas

Dentro de Asana, las tareas te permiten desglosar los proyectos aún más y asignar fechas de vencimiento. Con esto, los miembros del equipo pueden ver lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo. También puedes asignar tareas a determinadas personas, lo que es genial para delegar trabajo.

Subtareas

Las subtareas son precisamente lo que parecen: tareas que forman parte de otra tarea. Es perfecta para cuando una tarea se divide en partes más pequeñas y manejables.

Comentarios

Para hacer un seguimiento de los comentarios sobre cada proyecto/tarea que se ha creado dentro de Asana, existe una función de comentarios que permite a los usuarios cargar o enviar comentarios desde dentro de la herramienta. Puedes dejar comentarios directamente en una tarea o subtarea de un proyecto, y otros colaboradores de esa tarea podrán verlos. Esto es genial para obtener actualizaciones rápidas y mantenerse al día con proyectos que pueden ser un poco más difíciles de mantener al día.

Homologaciones

Si necesitas la aprobación de alguien para una tarea o proyecto, Asana tiene una función de aprobaciones. Puedes configurar personas específicas que necesitan aprobar tareas antes de que se consideren completas y qué tipo de aprobación se necesita (por ejemplo, diseño, codificación, etc.).

Calendario compartido del equipo

Asana también ofrece una función de calendario, que permite a los usuarios crear calendarios para sus equipos. Esto te dará una visión clara de en qué están trabajando todos los miembros de tu equipo y de los plazos que puedan tener.

Intercambio de archivos

Comparte archivos fácilmente con otros usuarios de Asana a través del sistema de almacenamiento basado en la nube. Vincular Google Drive, Dropbox y Box hace que sea fácil subir tus archivos a Asana para una organización más sencilla. Simplemente arrastra y suelta los archivos en una tarea o subtarea, y cualquier persona con acceso a esa tarea podrá verlos.

Fechas de vencimiento

Establecer fechas de vencimiento para las subtareas y los proyectos permitirá a los usuarios ver cuándo vence una tarea en el futuro. Esto no le dará ninguna información sobre si se ha completado o no, pero mostrará cuándo debe completarse una tarea.

Control del tiempo

Si necesitas hacer un seguimiento del tiempo que se tarda en completar una tarea, Asana tiene una función de seguimiento del tiempo. Esto te permitirá ver cuánto tiempo se dedicó a cada tarea y en qué fecha comenzó/finalizó.

Asana como CRM

Aunque no siempre se anuncia como tal, Asana puede modificarse para que actúe como una sólida opción de CRM. 

Colaboración en equipo con Asana

Construido específicamente para la colaboración en equipo, Asana viene con un montón de características para ayudar a que sea más fácil para los equipos trabajar juntos.

La función de comentarios es perfecta para discusiones rápidas o preguntas sobre proyectos, y la función de calendario te ofrece una visión clara de en qué están trabajando todos los miembros de tu equipo.

La herramienta de intercambio de archivos facilita la carga de archivos en Asana sin pasar por largos procesos que pueden perder información importante dentro de esos documentos, lo que facilita la vida cuando se trata de mantenerse al día con los proyectos en curso.

¿Cómo se compara Asana con Airtable externamente?

Bien, ahora que hemos echado un vistazo a algunas de las características esenciales dentro de las propias herramientas, veamos algunas de las otras características de cada producto que son igual de importantes. Cosas como el precio y la atención al cliente (servicio de atención al cliente) pueden no ser visibles en la lista de características; sin embargo, siguen siendo importantes a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta.

Airtable vs Asana: Facilidad de uso

La facilidad de uso es otro factor importante a la hora de elegir una herramienta de gestión de proyectos. De nada sirve tener un millón de funciones si, para empezar, no sabes cómo utilizar la herramienta.

Las ventajas de Asana

Asana se basa en la idea de dividir las tareas en partes más pequeñas y manejables. Diferentes equipos utilizan diferentes herramientas en función de su tamaño y complejidad, pero Asana ha demostrado una y otra vez ser una herramienta excelente para todo tipo de equipos.

Puedes elegir entre muchas plantillas de proyecto cuando configures Asana por primera vez. Estas incluyen seguimiento de errores (ideal para desarrolladores de software), calendario editorial (ideal para creadores de contenido), agendas de reuniones (perfecto para gerentes), hojas de ruta de productos o incluso incorporación de empleados para nuevas contrataciones.

El software de gestión de proyectos suele centrarse en el gestor de proyectos, pero el gestor de tareas y la función de gestión de la carga de trabajo de Asana ayudan a equipos enteros a gestionar sus cargas de trabajo. La pestaña de carga de trabajo te permite ver las cargas de trabajo del equipo y personales y asignar niveles de esfuerzo a cada actividad.

Ventajas de Airtable

Mesa de aire puede parecer complejo porque se basa en hojas de cálculo, pero hace todo lo posible para que la configuración de su primer proyecto sea lo más sencilla posible. Puedes empezar a utilizar Airtable en cuestión de minutos sin tener que lidiar con procesos complicados que puedan desanimarte.

La herramienta cuenta con plantillas de programación de proyectos específicas para todo tipo de casos de uso, por ejemplo, el seguimiento de errores o el lanzamiento de un producto. También da prioridad a los elementos visuales para contextualizar y estructurar tus tareas y procedimientos, adoptando la hoja de cálculo en su esencia. Sin embargo, aunque aprender a usar Airtable no es difícil, tiene varias peculiaridades que lleva tiempo dominar en comparación con otras plataformas.

Ganador

Asana es el claro ganador en cuanto a facilidad de uso. Es sencilla, con todas las funciones que necesitas fácilmente accesibles desde la propia plataforma. No tiene problemas que debas resolver y es ideal para equipos de cualquier tamaño.

Airtable le sigue de cerca, con el único inconveniente de que es un poco más difícil de navegar cuando se empieza a utilizar.

Airtable vs Asana: Atención al cliente

En lo que respecta a la atención al cliente, es muy importante que el software de gestión de proyectos siga funcionando. Si hay errores o problemas con el software, necesitas a alguien con quien ponerte en contacto y que pueda resolverlos.

¿Qué obtiene con Airtable?

Airtable ofrece asistencia por correo electrónico, una base de conocimientos repleta de útiles artículos de asistencia, tutoriales en línea escritos y en vídeo, vídeos de formación y seminarios web, así como un útil foro comunitario donde la gente puede hacer preguntas.

Airtable también proporciona ayuda telefónica o formación personalizada si usted tiene el plan de empresa. La mejor primera opción para obtener respuestas a sus preguntas con los otros planes es consultar su base de conocimientos.

¿Qué obtienes con Asana?

Asana también ofrece soporte por correo electrónico y una amplia base de conocimientos. También tienen tutoriales en línea, videos de capacitación y seminarios web. El foro de la comunidad de Asana es increíblemente útil, con usuarios que a menudo ofrecen soluciones a los problemas de otros.

Sin embargo, Asana no ofrece soporte telefónico, sin importar en qué planes estés. Esto significa que tendrás que ponerte en contacto con alguien por correo electrónico o usar el centro de ayuda si tienes algún problema.

Ganador

En este caso, Airtable es el claro ganador. Aunque ambas opciones ofrecen un excelente servicio de atención al cliente, Airtable ofrece un poco más de recursos. Si la gente se queda atascada, una llamada telefónica es mucho más fácil para resolver cualquier problema que esperar un correo electrónico o leer una guía de soporte. Es decir, no me malinterpretes, el foro de la comunidad de Asana es increíblemente útil, pero no hay nada mejor que tener acceso a ayuda telefónica o capacitación personalizada si lo necesitas.

Airtable vs Asana: Precios

El precio es siempre una consideración importante a la hora de elegir el software de gestión de proyectos adecuado. Lo que buscas es algo asequible y que ofrezca una excelente relación calidad-precio, y una solución rentable es el resultado final de tus exigencias y requisitos.

¿Qué obtiene con Airtable?

Airtable ofrece cuatro planes diferentes: Gratuito, Plus, Pro y Enterprise. Una vez que se llega al nivel Pro, el coste es por usuario, lo que aumenta rápidamente el coste total. No obstante, puede funcionar muy bien para equipos creativos o para quienes prestan un servicio. Aquí tienes un desglose del precio:

• En Plan gratuito le proporcionará dos gigabytes de espacio para archivos, bases ilimitadas y 1200 registros por base. Incluye vistas de cuadrícula, calendario, formulario (para presentar una solicitud), kanban (para hacer un seguimiento de los elementos) y galería, así como colaboración y comentarios en tiempo real a través de web móvil, software de escritorio, apps para iOS y aplicaciones para Android.
• En Plan Plus incluye todas las prestaciones mencionadas anteriormente, pero te ofrece cinco gigabytes adicionales y 5.000 registros por base. Este plan cuesta solo $10 al mes.
• En Plan Pro vuelve a aumentar tu espacio de almacenamiento. Esta vez obtendrás 20 gigabytes y 20.000 registros por base por $20 al mes. También incluye algunas funciones más avanzadas. Por ejemplo, formularios personalizados con tu marca, la opción de hacer que las vistas estén bloqueadas para mayor privacidad en determinados proyectos, y el uso compartido restringido por contraseña o dominio por el mismo motivo. También obtendrás funciones avanzadas de calendario y atención al cliente prioritaria.
• En Plan de empresa sólo está disponible tras una llamada con su equipo de ventas y un presupuesto personalizado. Puedes aumentar el almacenamiento hasta 1.000 gigabytes por base y añadir espacios de trabajo ilimitados. Además, dispondrás de un gestor de atención al cliente dedicado (al que podrás llamar si tienes algún problema), formación e incorporación personalizadas y un panel de administración exclusivo para tu equipo.

¿Qué obtienes con Asana?

Asana también ofrece un plan gratuito, así como tres opciones de pago diferentes: Premium, Business y Enterprise. Un excelente ajuste para equipos pequeños, Asana tiene un problema similar a Airtable en que el precio de cada plan es por usuario. Esto puede hacer que sea bastante costoso cuantas más personas tengas en tu equipo, y aún así puede que no obtengas todas las funciones que necesitas. Aquí tienes un desglose de los precios de Asana:

• En Plan básico es gratis y te permite crear tareas en vistas de lista, tablero y calendario. Tendrás acceso a su práctica extensión de Chrome y a su aplicación móvil y podrás asignar fechas de vencimiento a las tareas. También puedes utilizar integraciones de software y emplear hasta 15 miembros del equipo.
• En Plan Premium ofrece todo lo anterior, además de una vista cronológica, campos personalizados, formularios, reglas e hitos. El administrador tendrá su consola, y podrá crear equipos y proyectos privados o públicos. Además, puedes añadir un número ilimitado de invitados gratuitos a tu cuenta, ideal si trabajas con autónomos. Este plan cuesta $13,49 al mes por usuario.
• En Plan de empresa añade aún más funciones. Esto incluye carteras, campos personalizados bloqueables, pruebas, aprobaciones y la posibilidad de realizar un seguimiento del flujo de trabajo. También le proporcionará integraciones avanzadas con una gama de software popular, incluyendo Salesforce y Tableau. El precio es de $30,49 al mes por usuario.
• Por fin, el Plan de empresa es similar a Airtable en que sólo se basa en presupuestos. También obtendrá un acuerdo de nivel de servicio de tiempo de actividad de 99% para su tranquilidad. Otras características adicionales de Enterprise incluyen la capacidad de aprovisionar y desprovisionar usuarios, marca personalizada, soporte prioritario (pero sin soporte telefónico), y exportación y eliminación de datos.

Ganador

En cuanto a los precios, no hay un claro ganador, ya que tanto Airtable como Asana ofrecen un plan gratuito y diferentes planes de pago que se adaptan a equipos de diferentes tamaños.

Airtable vs Asana: Integraciones

Las integraciones te permitirán importar y exportar datos fácilmente desde las herramientas que ya utilizas. Por ejemplo, supongamos que tu equipo utiliza Slack para comunicarse entre sí. En ese caso, facilita que suban archivos directamente a Airtable o Asana sin tener que copiar manualmente ningún enlace.

Esto es extremadamente útil si alguien no está cerca cuando hay que completar una tarea, simplemente para enviar un correo electrónico con un enlace al archivo. Aunque tanto Airtable como Asana ofrecen integraciones, son ligeramente diferentes. Esto es lo que puedes esperar de cada herramienta:

¿Qué obtienes con Asana?

Al ofrecer más de 150 integraciones, puedes sincronizar fácilmente Asana con una amplia gama de software, como Tableau, Google Drive y Gmail. También es fácil integrar la herramienta en tu flujo de trabajo, ya que funciona a la perfección con Github, Slack, MailChimp y Salesforce. De hecho, la herramienta tiene tantas integraciones que pueden separarse en nueve categorías diferentes: Seguimiento del tiempo, informes, importadores, Google, comunicación, formularios, intercambio de archivos, desarrollo y conectores.

Además, si tienes gente experta en código en tu equipo, puedes usar la API de Asana para crear tus propias integraciones personalizadas con otras herramientas.

¿Qué obtiene con Airtable?

Airtable tiene siete integraciones incorporadas: Dropbox, Gmail, Slack, Typeform, Jotform, Google Drive y Box. Sin embargo, puede utilizar Zapier, Automatie.io, Workato, y Ingromat para conectar más de 1000 otras piezas de software a su cuenta Airtable. Esto incluye Mailchimp, Twitter y WordPress. ¡Incluso puede integrar Airtable en Asana!

También tienen una API dedicada; puede codificar sus propias integraciones personalizadas en Airtable.

Ganador

El claro ganador es Asana. Con más de 150 integraciones nativas, tiene ventaja a la hora de trabajar con otras herramientas y software que su equipo ya pueda estar utilizando. Aunque puedes conectar muchas herramientas a Airtable usando proveedores externos, hacerlo dentro de la propia herramienta es mucho más fácil. Esto significa que si ya estás usando un software, entonces es fácil hacer que Asana y esa herramienta trabajen juntas.

Integración con Asana Airtable

Si pensaba que tenía que elegir entre los dos, ¿qué pasaría si pudiera tenerlos a los dos?

De los dos, Airtable facilita la integración con Asana aquí, proporcionando documentación útil. 

Asana, por otro lado, no impulsa realmente sus integraciones y parece mantener a Airtable a distancia.

Dicho esto, hay un puñado de diferentes aplicaciones de integración de terceros para vincular componentes de Asana con Airtable (y viceversa):

• Integraciones de Make.com
• Integraciones Zapier

Preguntas frecuentes

Airtable vs Asana: Conclusión

En general, si buscas una herramienta de gestión de proyectos potente y fácil de usar, Airtable puede ser la mejor opción.

Aunque no tiene tantas integraciones y es ligeramente más compleja de configurar, Airtable tiene un conjunto de características más amplio que. El Universo Airtable es una comunidad en línea increíblemente útil, y la herramienta también le ofrece informes avanzados, facturación externa, y la funcionalidad de facturación.

Resumen: Si gestionas proyectos en hojas de cálculo, Airtable va a ser un ajuste más limpio. Dicho esto, también puede utilizar un plan Asana gratuito o a bajo precio para la gestión de proyectos E integrarse con Airtable para la gestión de datos si es necesario.

No obstante, la elección entre estos dos depende en gran medida de tus necesidades como individuo u organización: si necesitas algo sencillo pero robusto y quieres más integraciones nativas, deseas utilizar sus funciones de informes de carga de trabajo, ¡entonces elige Asana!

Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender mejor las diferencias entre Airtable y Asana.

¿Cómo se comparan Asana y Airtable con el resto?

Si no estás seguro de cuál es la mejor herramienta, nuestro equipo editorial también ha comparado otras opciones para gestionar proyectos en comparación con los sistemas de las aplicaciones Asana y Airtable.

Otras herramientas y soluciones alternativas a Airtable

• Comparación entre Airtable y Notion
• Comparación entre Airtable y monday.com
• Comparación entre Airtable y Asana
• Comparación entre Airtable y ClickUp

Otra alternativa a Asana Opciones

• Comparación entre Asana y ClickUp
• Comparación entre Asana y monday.com
• Comparación entre Asana y Smartsheet
• Comparación entre Asana y Nutcache
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