Je e-mail organiseren in 8 eenvoudige stappen

Laatst bijgewerkt op maart 14, 2024 door Ewen Finser

Als je je inbox onder controle wilt krijgen en de show wilt gaan runnen (versus het rennen van jou), dan is mijn gids hier voor jou.

Ik ben absoluut geen expert in het organiseren van e-mail. Ik ben meer wat je noemt een slachtoffer.

Ik ben een paar maanden geleden begonnen met een opzet voor deze post als een aspirationeel doel. En hoewel ik vandaag misschien geen expert ben, ben ik me wel een stuk bewuster van wat er gaande is, hoe ik moet organiseren en hoe ik dingen onder controle kan houden.

Ik heb ook het gevoel dat mijn ervaring heel gewoon is. De meeste mensen hebben geen super georganiseerde inbox! Zelfs Marie Kondo geeft toe haar huis is rommelig!

De KEY is om er grip op te hebben, een methode voor te hebben en een proces voor "diepe schoonmaak" en het uitvoeren van een inbox RESET.

Dit zijn enkele van de realistische hulpmiddelen en processen die me hebben geholpen om grip te krijgen...

1. Doe een grondige schoonmaak

Lange tijd was het makkelijker voor mij om gewoon dagelijks e-mails te verwijderen of te archiveren, zelfs van afzenders die ik nooit van plan was te lezen, in plaats van me uit te schrijven. Naar links vegen is zoveel makkelijker!

Kies dus een dag (om het even welke) en zet die op de kalender als e-mailopruimdag. In plaats van gewoon naar links te vegen, schrijf je je 's ochtends als eerste uit voor e-mails die je NOOIT opent.

Dit zal helpen om de stortvloed van nieuwe rommel die je inbox overspoelt af te remmen. EN het maakt het ORGANISEREN van het proces veel gemakkelijker.

Zo. Dat is het. Te gemakkelijk.

2. Stel een prioriteitenkader op

Voordat we er dieper op ingaan, is het belangrijk om eerst te beoordelen WAT er eigenlijk belangrijk is.

Ik gebruik graag een trapsgewijs systeem, zoiets als:

• Hoge prioriteit / onmiddellijke actie vereist
• Gemiddelde prioriteit / Actie vereist deze week
• Later lezen / Geen actie nodig (geweldig voor nieuwsbrieven, informatieve artikelen, situationele updates)
• Verwijderen / Niet belangrijk

Door deze kaders vooraf te definiëren, wordt de software (optioneel hieronder) en/of Mappen of Labels veel effectiever.

3. Meld u aan voor een hulpmiddel voor het organiseren van e-mail

Dit is volledig optioneel, maar wordt ten zeerste aangeraden. Je kunt veel van de stappen hier handmatig uitvoeren, MAAR er is een hele generatie nieuwe en innovatieve tools die mijn leven ZOVEEL makkelijker maken.

Sommige gebruiken zelfs AI om te automatiseren wat anders druk werk zou zijn: dingen instellen of filteren.

Persoonlijk ging ik voor SaneBox na diverse tools voor het opschonen van e-mail testen. U kunt mijn volledige beoordeling van SaneBox of bekijk hieronder de kortingsaanbieding die hun team met mij deelde.

4. Gebruik mappen en labels

Persoonlijk gebruik ik Gmail, dus dat is mijn context, maar alle grote e-mailsystemen hebben vergelijkbare functionaliteit. Maak er gebruik van!

Mijn regel: als het in mijn "algemene inbox" terechtkomt, heeft mijn systeem extra actie nodig (een map, filter, label of afmelden).

5. Werk- en persoonlijke e-mailhygiëne creëren

Als de e-mail van school onmiddellijk volgt op een e-mail met een voorstel van een klant, wordt het super onsamenhangend en verstrooid (althans in MIJN brein). Hoe verleidelijk het ook is om gewoon de e-mail te gebruiken die op dat moment in je opkomt, wees INTENTIONEEL over welke e-mail je gebruikt.

Als het achteraf is, ga dan, terwijl je de "grote schoonmaak" doet, door en wijzig de communicatie-instellingen van je account zodat ze naar de juiste inbox gaan

Als het te laat is of als je de instellingen niet kunt bijwerken, is het ook mogelijk om specifieke doorstuurregels te maken om e-mails op de juiste plaats te krijgen (bijv. als iemand anders uw oude e-mail / persoonlijke e-mail heeft en de twee blijft verwarren).

In Gmail kun je dat hier doen....

Er is ook een verscheidenheid aan hulpprogramma's voor het opschonen van e-mail die ik heb geprobeerd en ze kunnen het proces zeker versnellen.

6. E-mail dieet of "Snooze e-mails".

Vroeger leefde ik het grootste deel van mijn dag in mijn inbox en dat betekende dat ik veel meer reactief dan proactief was. Dit is geen manier om die grote doelen te bereiken! Het voelt als een constante overweldiging.

Dit is niet per se een organisatietactiek (de e-mails bestaan nog steeds in de ether), MAAR het is een focus hack die je hersenen helpt georganiseerd te blijven (daar gaat het toch om?).

Binnen Gmail (mijn e-mailservice), kun je alleen afzonderlijke e-mails in de sluimerstand zetten! Dit is behoorlijk frustrerend, want ik zou liever de hele inbox op snooze zetten en alleen e-mails zien op bepaalde tijden.

Er ZIJN echter enkele speciale tools die deze functies bieden:

• SaneBox heeft een functie genaamd "SaneDoNotDisturb" die ik graag gebruik als onderdeel van hun suite.

• Rechter Postvak In heeft een vrije (minder aanpasbaar) Gmail-app die een "pauze"-knop toevoegt.
• Boemerang biedt ook een "pauze"-functie in hun suite.
• cloudHQ heeft ook een eenvoudige "Pauzeer Gmail" Chrome-app voor hun gratis (niet-ondersteund) versie.

Van alle tools biedt SaneBox de meest geavanceerde aanpassingen op basis van schema's, uitzonderingen en andere aangepaste regels.

7. Antwoordsjablonen gebruiken

Voor veel van mijn werkmails is de context vergelijkbaar. Vooral in een verkoopcyclus, als je reageert op vragen of als je outreach doet... je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.

Als je het goed doet, is het eigenlijk een efficiëntere communicatiemethode omdat je het "ingeblikte antwoord" na verloop van tijd kunt verfijnen OF gewoon een basissjabloon gebruiken en aanpassen als dat nodig is.

In Gmail, Zo krijg je toegang tot het sjablonengebied…

Ik geef toe dat ik dit tot voor kort niet wist! Zodra een sjabloon is opgeslagen, is het in feite een kopie/plakopdracht waarmee je aan de slag kunt en die je naar behoefte kunt aanpassen met aangepaste details.

8. Meerdere e-mailaccounts combineren

Dit is een van die voor de hand liggende hacks die je inboxervaring echt kunnen veranderen.

Als je net als ik meerdere e-mails hebt voor verschillende zakelijke, persoonlijke en professionele lijnen... dan moet je elke dag meerdere inboxen controleren.

Het lijkt misschien alsof je aparte accounts moet hebben, MAAR je kunt nog steeds verschillende e-mailadressen hebben (of aliassen in Gsuite termen) zonder meerdere inboxen te hebben.

Net als in stap 5 kun je regels voor het doorsturen van mail instellen, zodat je nog maar één inbox hoeft te beheren.

Pro tip: Je kunt zelfs e-mails laten doorsturen naar specifieke mappen in je inbox. Op deze manier kun je nog steeds een zekere mate van scheiding aanbrengen tussen je inspanningen, ZONDER dat je je hoeft aan te melden en meerdere e-mailadressen hoeft te beheren.

Laatste opmerking over het organiseren van je e-mailinbox

Het is eigenlijk gemakkelijker dan je denkt om met deze stappen aan de slag te gaan.

Het beste deel? Het VOELT geweldig als je klaar bent en een methode hebt voor de gekte... net zoals het hebben van een schone, georganiseerde fysieke ruimte de productiviteit stimuleert en gemoedsrust brengt.