Comment organiser votre courrier électronique en 8 étapes faciles

Dernière mise à jour le 26 mai 2024 par Ewen Finser

Si vous souhaitez maîtriser votre boîte de réception et commencer à la gérer (vs qu'il vous dirige), mon guide est fait pour vous.

Je ne suis en aucun cas un expert en matière d'organisation du courrier électronique. Je suis plutôt une victime.

Il y a quelques mois, j'ai commencé à rédiger une ébauche de ce billet comme un objectif à atteindre. Et si je ne suis peut-être pas une experte aujourd'hui, je suis beaucoup plus consciente de ce qui se passe, de la façon de s'organiser et de garder les choses sous contrôle.

J'ai également l'impression que mon expérience est assez commune. La plupart des gens n'ont pas une boîte de réception super organisée ! Même Marie Kondo admet sa maison est en désordre !

La CLÉ est d'avoir un contrôle, une méthode et un processus de "nettoyage en profondeur" et de réinitialisation de la boîte de réception.

Voici quelques-uns des outils et processus réalistes qui m'ont aidé à...

1. Faire un nettoyage en profondeur pour se désabonner

Pendant longtemps, il m'a été plus facile de supprimer ou d'archiver quotidiennement les courriels, même ceux provenant d'expéditeurs que je n'avais pas l'intention de lire, plutôt que de me désabonner. Il est tellement plus facile de glisser vers la gauche !

Choisissez donc un jour (n'importe lequel) et inscrivez-le sur le calendrier comme étant le jour du nettoyage des courriels. Plutôt que de vous contenter de glisser vers la gauche, faites en sorte que votre première activité du matin consiste à vous désabonner des e-mails que vous n'ouvrez JAMAIS.

Cela contribuera à ralentir le torrent de nouveaux déchets qui inondent votre boîte de réception. ET cela rendra la partie ORGANISATION du processus beaucoup plus facile.

Voilà. C'est ça. C'est trop facile.

2. Élaborer un cadre de priorisation

Avant d'aller plus loin, il est important de prendre le temps d'évaluer ce qui est réellement important.

J'aime utiliser un système à plusieurs niveaux, quelque chose comme.. :

• Priorité élevée / Action immédiate requise
• Priorité moyenne / Action requise cette semaine
• Lire la suite / Aucune action requise (idéal pour les bulletins d'information, les articles sur l'acquisition d'informations, les mises à jour situationnelles)
• Supprimer / Sans importance

En définissant ces cadres dès le départ, le logiciel (optionnel ci-dessous) et/ou les dossiers ou les étiquettes sont d'autant plus efficaces.

3. S'inscrire à un outil d'organisation du courrier électronique

C'est totalement facultatif, mais fortement encouragé. Vous pouvez effectuer la plupart des étapes manuellement, MAIS il existe toute une génération d'outils nouveaux et innovants qui me rendent la vie tellement plus facile.

Certains utilisent même l'IA pour automatiser ce qui serait autrement une tâche très prenante : la configuration ou le filtrage.

Personnellement, j'ai opté pour SaneBox après tester une variété d'outils de nettoyage de courrier électronique. Vous pouvez lire l'intégralité de mon avis sur SaneBox ou consultez l'offre de réduction que leur équipe a partagée avec moi ci-dessous.

4. Utiliser des dossiers et des étiquettes

J'utilise personnellement Gmail, c'est donc mon contexte, MAIS tous les principaux systèmes de messagerie ont des fonctionnalités similaires. Utilisez-les !

Ma règlesi elle arrive dans ma "boîte de réception générale", c'est que mon système a besoin d'une action supplémentaire (un dossier, un filtre, une étiquette ou une sous-sous-sous-sous-sous-sous-sous-sous-sous-sous-sol).

5. Créer une hygiène en matière de courrier électronique professionnel et personnel

Lorsque l'e-mail de l'école suit immédiatement l'e-mail d'une proposition de client, cela devient très décousu et dispersé (du moins dans MON cerveau). Même s'il est tentant d'utiliser l'e-mail qui vous vient à l'esprit à ce moment-là, soyez INTENTIONNEL quant au choix de l'e-mail que vous utilisez.

Si c'est après coup, pendant que vous faites le "grand ménage", passez en revue les paramètres de communication de votre compte et modifiez-les pour qu'ils aillent dans la boîte de réception appropriée.

S'il est trop tard ou si vous ne pouvez pas mettre à jour les paramètres, il est également possible de créer des règles de transfert spécifiques pour envoyer les courriels au bon endroit (par exemple, si quelqu'un d'autre possède votre ancienne adresse électronique / votre adresse électronique personnelle et continue à confondre les deux).

Dans Gmail, voici où vous pouvez le faire....

Il existe également une variété de outils de nettoyage des courriels que j'ai essayés et ils peuvent certainement accélérer le processus.

6. Le régime des courriels ou "Snooze Emails" (courriels à retardement)

J'avais l'habitude de passer la majorité de ma journée à VIVRE dans ma boîte de réception et cela signifiait que j'étais beaucoup plus RÉACTIF que proactif. Ce n'est pas ainsi que l'on peut atteindre de grands objectifs ! Je me sens constamment débordée.

Il ne s'agit pas d'une tactique d'organisation en soi (les courriels existent toujours dans l'éther), MAIS c'est un outil de concentration qui aide votre cerveau à rester organisé (c'est le but, n'est-ce pas ?).

Dans Gmail (mon service de messagerie), il n'est possible de bloquer que des courriels individuels en mode natif ! C'est assez frustrant, car je préférerais bloquer l'ensemble de la boîte de réception et ne voir les courriels qu'à des moments précis.

Cependant, il existe des outils spécialisés qui offrent ces fonctionnalités :

• SaneBox dispose d'une fonction appelée "SaneDoNotDisturb"que j'aime utiliser dans le cadre de leur suite.

• Boîte de réception droite dispose d'un espace libre (moins personnalisable) Gmail qui ajoute un bouton "pause".
• Boomerang propose également une fonction "pause" dans sa suite.
• cloudHQ propose également une simple application Chrome "Pause Gmail" pour son service gratuit (sans soutien).

De tous les outils, SaneBox offre les personnalisations les plus avancées basées sur la planification, les exceptions et d'autres règles personnalisées.

7. Utiliser des modèles de réponse

Pour nombre de mes courriels professionnels, le contexte est similaire. En particulier dans un cycle de vente, en répondant à des demandes ou en faisant de la prospection... il n'est pas nécessaire de réinventer la roue.

Si elle est bien menée, cette méthode de communication est en fait plus efficace, car vous pouvez affiner la "réponse standard" au fil du temps OU utiliser un modèle de base et le personnaliser en fonction des besoins.

Dans Gmail, Voici comment accéder à la zone des modèles…

Je dois admettre que je ne connaissais pas cette possibilité jusqu'à une date relativement récente ! Une fois qu'un modèle est enregistré, il s'agit en fait d'un copier/coller à partir duquel vous pouvez travailler et que vous pouvez modifier selon vos besoins avec des détails personnalisés.

8. Combiner plusieurs comptes de messagerie

Il s'agit de l'une des astuces les plus évidentes qui peuvent réellement changer votre expérience de la boîte de réception.

Si vous êtes comme moi et que vous avez plusieurs courriels pour différents secteurs d'activité, personnels et professionnels, il y a plusieurs boîtes de réception à vérifier chaque jour.

On pourrait croire qu'il faut avoir des comptes séparés, MAIS il est possible d'avoir différentes adresses électroniques (ou alias en termes de Gsuite) sans avoir plusieurs boîtes de réception.

Comme à l'étape 5, vous pouvez définir des règles de transfert de courrier afin de n'avoir qu'une seule boîte de réception à gérer.

Conseil de pro: vous pouvez même envoyer des courriels vers des dossiers spécifiques de votre boîte de réception. Vous pouvez ainsi maintenir une certaine séparation entre vos lignes de travail, SANS avoir à vous connecter et à gérer plusieurs adresses électroniques.

Dernière remarque sur l'organisation de la boîte de réception des courriels

Il est en fait plus facile que vous ne le pensez de commencer par ces étapes.

Le plus beau ? Cela fait du bien une fois que l'on a terminé et que l'on a trouvé une méthode... tout comme le fait d'avoir un espace physique propre et organisé stimule la productivité et apporte une certaine tranquillité d'esprit.

Lire aussi: Comment atteindre le niveau zéro de la boîte de réception.