Comparación entre Hellosign (Dropbox Sign) y signNow

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Si eres propietario de una empresa, debes mantenerte al día con las políticas, los contratos y demás papeleo necesario. Mi comparativa Hellosign vs signNow explora dos herramientas que facilitan la gestión administrativa.

Software de firma de documentos es esencial para los empresarios. Sé por experiencia lo que es dirigir una pequeña empresa desde casa: trabajar con personas de todo el mundo es genial, pero conlleva algunos retos, como estar al día de los contratos y formularios esenciales.

Hellosign (o Dropbox Sign) y firmarAhora son grandes plataformas. He utilizado ambas y cualquiera de ellas es una opción sólida para empresarios y autónomos. Sin embargo, ¡una plataforma es más fuerte que la otra!

Lee la siguiente sección para descubrir qué plataforma prefiero de entrada, y sigue leyendo para saber qué me ha parecido el tiempo que he utilizado cada una.

Lo esencial por adelantado: Si tuviera que elegir uno, Yo optaría por signNow. Es mejor por varias razones. Tiene más plantillas entre las que elegir, cuenta con un útil centro de asistencia para nuevos usuarios y permite una mayor personalización a la hora de recoger firmas. Sin embargo, Hola Signo también es una buena opción, especialmente si ya eres usuario de Dropbox.

Principales diferencias entre Hellosign y signNow

Las principales diferencias entre Hellosign y signNow son:

• Dropbox Sign tiene menos plantillas para elegir, mientras que signNow tiene muchas plantillas en varias categorías.
• Dropbox Sign facilita la aplicación generalizada de tu marca, mientras que signNow no lo hace.
• Dropbox Sign tiene menos opciones de personalización para solicitar firmas, mientras que signNow tiene más opciones, incluida la solicitud de pagos.
• Dropbox Sign tiene más opciones para contactar con el servicio de asistencia, mientras que signNow ofrece menos opciones.
• Dropbox Sign tiene tres planes de precios, mientras que signNow tiene cuatro.

¿Qué es Hellosign (ahora Dropbox Sign)?

Hellosign es una plataforma de firma de documentos, ahora absorbida por Dropbox. Bajo su nuevo nombre, Dropbox Sign, permite a los usuarios solicitar, recoger y almacenar firmas en documentos. Dropbox Sign funciona bien para empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas start-ups hasta grandes firmas de sectores más complejos.

¿Qué es signNow?

firmarAhora es una plataforma de firma de documentos que permite a los usuarios solicitar, recoger y almacenar firmas digitales en documentos rellenables. Ofrece una serie de herramientas, incluida la solicitud de pago en el momento de la recogida de firmas.

signNow funciona bien para empresas de cualquier tamaño para el flujo de trabajo de documentos, y tiene cuatro planes de precios para elegir en función de las características que usted está buscando.

Características principales de Hellosign/Dropbox Sign

Echemos un vistazo a las principales características de Dropbox Sign (antes Hellosign). Esto es lo que me ha parecido:

UX/UI

Me gusta la interfaz de Dropbox Sign: es bastante fácil de navegar. También es clara y despejada.

El proceso de registro fue sencillo y me resultó fácil entender los planes de precios y las funciones. Así que, desde el punto de vista de la facilidad de uso, me gusta Dropbox Sign.

Firmas

Me ha gustado utilizar Dropbox Sign para solicitar firmas. En primer lugar, tienes que subir los documentos que requieren firma y, a continuación, añadir los nombres y direcciones de correo electrónico de los firmantes:

Una vez completada esta etapa, puede pasar a editar los documentos elegidos.

Es muy sencillo: sólo tiene que arrastrar y soltar los campos que desee en la página. Y ya está. Puedes hacer los campos más grandes o más pequeños y colocarlos exactamente donde quieras. También puedes pulsar retroceso para eliminar los campos que no quieras. Todo el proceso funcionó perfectamente para mí. Puedes añadir los siguientes campos a tus documentos:

• Firma
• Iniciales
• Fecha de la firma
• Nombre y apellidos
• Dirección de correo electrónico
• Empresa
• Título
• Cuadro de texto
• Buzón
• Desplegable
• Grupo radiofónico

Una vez hecha esa parte, puede elegir una carpeta para almacenar el documento, asignar un equipo y revisar los firmantes antes de enviarlos.

Me envié un documento para ver cómo funcionaba. Inmediatamente recibí un correo electrónico pidiéndome que firmara el documento, y al hacer clic en el enlace accedí al contrato de prueba:

Dropbox Sign ofrece tres opciones: dibujar a mano alzada, escribir tu firma o cargar una firma desde tu dispositivo (los archivos compatibles son png, jpg, jpeg, BMP o gif).

Puedes elegir el tipo de letra que prefieres utilizar para tu firma, lo cual es un detalle:

Dibujar una firma de prueba ha funcionado muy bien, y me ha encantado lo fácil que era hacerlo:

Desde la perspectiva del firmante, define claramente qué campos deben rellenarse (marcándolos con un asterisco rojo). Aparecerá una barra verde en la parte superior cuando se completen los campos obligatorios, y podrás hacer clic en el botón "Continuar" para finalizar el proceso. Por último, tendrá que confirmar que entiende que su firma es legalmente vinculante (¡un recordatorio útil!).

Una vez que un documento ha sido firmado y devuelto, aparecerá en su panel de firmas con un punto verde al lado:

A continuación, puede previsualizar o descargar el documento finalizado.

Almacenamiento y organización de documentos

Puedes ver fácilmente tus solicitudes de archivos, firmas, documentos compartidos y documentos recientes mediante Dropbox Sign. Además, puedes archivar los documentos en sus respectivas carpetas una vez firmados y completados, lo que facilita a equipos específicos el acceso a los documentos que necesitan.

Puedes compartir rápidamente documentos con personas concretas haciendo clic en el botón "compartir" que aparece junto a ellos, lo que resulta superfácil.

En general, me gusta desde una perspectiva organizativa. Es bastante sencillo y puedes estar al tanto de los documentos pendientes con Dropbox Sign.

También dispone de un registro de auditoría, que facilita el registro de cualquier actividad en la plataforma en caso de que lo necesite en el futuro.

Marca

Dropbox Sign tiene buenas opciones de marca para equipos o incluso subequipos dentro de organizaciones más grandes. Puedes añadir un nombre de equipo, logotipos, imágenes de bienvenida y mucho más:

Me gusta lo fácil que es configurarlo. Además, puedes añadir tu logotipo a los formularios y correos electrónicos de Dropbox, para que tus suscriptores tengan una experiencia coherente.

Plantillas

Hablemos de plantillas Dropbox Sign ofrece una serie de plantillas que pueden resultarte útiles:

• Formulario W-2
• Formulario 1099-MISC
• Acuerdo de confidencialidad
• Acuerdo de consultoría
• Renuncia a la cesión de fotos
• Política de redes sociales

Tener estas plantillas merece la pena; por supuesto, puede modificar el contenido y los campos rellenables antes de enviarlas, pero es útil tener el contenido esencial en su sitio y puede ahorrar tiempo intentando crear políticas desde cero.

Características principales de signNow

También he probado signNow: ¡esto es lo que me ha parecido!

UX/UI

Creo que signNow es un poco más complejo de navegar que Hellosign/Dropbox Sign. Podría ser más claro y puede llevar más tiempo familiarizarse con él.

Me gusta el menú de acceso rápido de la parte izquierda. Las carpetas codificadas por colores te permiten ver rápidamente qué documentos estás esperando, cuáles están completados, etcétera. Es una función muy práctica y fácil de usar.

Registrarse en signNow fue fácil, y me gusta que ofrezcan ayuda a los nuevos usuarios en su Academia signNow. Los enlaces están señalizados en el panel de control.

Firmas

Al cargar un documento, se abrirá la herramienta de preparación de documentos de signNow, que funciona de forma similar a Hellosign/Dropbox Sign.

Puede añadir los siguientes campos:

• Firma
• Texto
• Fecha y hora
• Iniciales
• Marca de verificación única
• Botones de radio
• Adjunto
• Desplegable
• Sello
• Fórmula

Puedes arrastrar y soltar estos campos en cualquier parte del documento y personalizarlos aún más. Es muy sencillo y a mí me ha funcionado perfectamente.

Me gusta que se pueda añadir una fórmula personalizada a los documentos de signNow. Por supuesto, se trata de una herramienta avanzada que requiere un poco más de conocimiento. Sin embargo, signNow es más flexible en cuanto a lo que puede ofrecerle.

También me gustan las opciones de personalización disponibles a la hora de enviar la solicitud de firma:

Puede enviar la invitación a varias personas a la vez, lo que resulta útil si, por ejemplo, está incorporando a un grupo de nuevos empleados.

Puede personalizar el mensaje, haciéndolo más personal y menos propenso a perderse en la bandeja de entrada del destinatario. Esto también es útil si se trata de un documento importante y quieres llamar la atención de los firmantes:

Además, me gusta la configuración avanzada, que te permite controlar lo que ocurre al recibir el documento terminado.

Estas opciones incluyen:

• Envíe por correo electrónico los documentos y sus anexos a todas las partes
• Documento enviado por correo electrónico a todas las partes
• Enviar por correo electrónico documentos y archivos adjuntos sólo al destinatario
• No envíe documentos ni archivos adjuntos por correo electrónico
• Redirigir tras la finalización (redirige automáticamente a los destinatarios a un enlace concreto una vez firmado el documento)
• Solicitar un pago (cobrar el pago a los destinatarios cuando se haya completado el documento)

Me encantan las opciones disponibles. Significa que signNow podrá cubrir las necesidades de una gama más amplia de usuarios.

Firmar el documento fue muy sencillo. Al igual que Hellosign/Dropbox Sign, es muy fácil crear una nueva firma y puedes escribirla, dibujarla o cargar una firma desde tu dispositivo. Si la escribes, puedes elegir entre una pequeña selección de fuentes:

También descubrí que dibujar una firma de prueba funcionaba muy bien.

Una vez que haya rellenado todos los campos obligatorios del documento, un mensaje le indicará que puede continuar. Me ha parecido muy fácil de usar desde el punto de vista del firmante.

Como puede ver, el contrato firmado y devuelto está claramente etiquetado con un punto verde, lo que facilita su localización. Puede descargar el contrato devuelto, archivarlo o moverlo a otra carpeta.

En general, signNow me ha parecido fácil de usar y las herramientas son útiles.

Almacenamiento y organización de documentos

Puede archivar documentos en determinadas carpetas de signNow: su Bandeja de entrada (documentos que esperan que usted firme), Bandeja de salida (que esperan otros), Documentos completados/firmados, Borradores y Favoritos. Esto hace que sea muy sencillo encontrar lo que buscas. Puede combinar documentos rápidamente en un PDF y compartir documentos con los miembros de su equipo con unos pocos clics.

También puedes organizar los documentos en Grupos de Documentos, que te permiten mantener las cosas separadas (por ejemplo, los contratos en una carpeta y las pólizas en otra). Me gusta esta opción, y tiene sentido para mantener el papeleo al día.

Además, puede ver claramente un registro de auditoría, que es especialmente útil para las empresas. Esto le ofrece un desglose detallado de todas las acciones realizadas en signNow, desde la firma de contratos hasta el inicio de sesión de los usuarios.

Marca

La desventaja de signNow es que tiene diferentes opciones de marca que Hellosign/Dropbox Sign. Por ejemplo, no puedes añadir logotipos rápidamente a todos tus documentos. Aunque puedes editar las plantillas para incluir tu marca, estaría bien tenerla bajo un mismo paraguas para que fuera más fácil aplicarla a todos los documentos.

Plantillas

Puede crear nuevas plantillas con signNow, lo que le permite configurar una serie de documentos/políticas y luego modificarlos si es necesario. También puede crear una plantilla a partir de un documento preexistente.

SignNow dispone de una serie de plantillas con una amplia gama de categorías, entre las que se incluyen las siguientes:

• Formularios de exención de responsabilidad
• Modelos y formularios de cartas
• Arrendamientos
• Declaraciones juradas
• Formularios de arbitraje
• Cuestionarios
• Inmobiliario
• Contratos de alquiler
• Contratos

Esta es sólo una pequeña selección de las plantillas disponibles. Creo que disponer de este abanico de opciones es muy útil para todo tipo de situaciones.

Integraciones Hellosign vs signNow

Echemos un vistazo a las integraciones de Hellosign (Dropbox Sign) y signNow.

Hellosign/Signo de buzón

Encontré útiles las integraciones disponibles para Dropbox Sign. Entre ellas se incluyen las siguientes:

• Google Docs
• Slack
• Zoom
• Microsoft 365

firmarAhora

Las integraciones de signNow también son beneficiosas. Entre ellas se incluyen las siguientes:

• Microsoft Teams
• Microsoft 365
• Google Drive
• Dropbox 
• Microsoft Word
• Gmail

Atención al cliente comparada

Ambas plataformas son fuertes en términos de apoyo. Esto es lo que ofrecen:

Atención al cliente de Hellosign/Dropbox Sign

La asistencia de Dropbox Sign se engloba dentro de la asistencia general de Dropbox. Ofrecen asistencia por chat en directo, correo electrónico, tickets y un foro comunitario. Me gusta que tengan varias opciones aquí.

También tienen una sección de preguntas frecuentes que cubre la mayoría de las dudas básicas.

Atención al cliente de signNow

signNow ofrece un chat de asistencia. Aunque son receptivos y serviciales, no ofrecen tantas opciones como Hellosign/Dropbox Sign.

Me gusta el hecho de que tengan la Academia signNow para nuevos usuarios. Esto es útil, ya que ofrece una serie de cursos que puede completar o enviar a sus empleados o miembros del equipo para que los utilicen.

Precios de Hellosign/Dropbox Sign frente a signNow

¿Cómo se comparan en cuanto a precios? Veámoslo:

Precios de Hellosign (ahora precios de Dropbox Sign)

Existen tres planes en la solución de firma de Dropbox Sign:

Essentials - A partir de $15 al mes

El plan Essentials incluye:

• Firma ilimitada
• 1 usuario
• Documentos inviolables
• Solicitudes de firma digital ilimitadas
• Enlaces de plantillas
• 5 plantillas
• Registro de auditoría
• Certificaciones
• Varios idiomas
• Recordatorios y notificaciones

Estándar - A partir de $25 al mes

El plan Estándar incluye todo lo del plan Esencial, y además:

• 2 o más usuarios
• 15 plantillas
• Documentos adjuntos del firmante
• Firma en persona
• Consola de administración y funciones avanzadas del equipo
• Marca
• Envío masivo
• Informes
• Autenticación por SMS

Premium - Precio a petición

Los planes Premium incluyen todo lo de los dos planes anteriores, y además:

• 5 o más usuarios
• Inicio de sesión único (SSO)
• Campos avanzados del firmante
• Herramientas avanzadas de firma
• Informes avanzados
• Residencia de datos
• Equipos múltiples
• Cuadros de mando de resultados

Las empresas muy pequeñas/contratistas independientes probablemente encontrarán todo lo que necesitan en el plan Essentials, mientras que las pequeñas empresas probablemente necesitarán dar el salto al plan Standard para permitir el acceso a más usuarios. Las empresas más grandes con requisitos más complejos deberán ponerse en contacto con el equipo de Dropbox Sign para obtener información sobre el plan Premium.

Puedes probar Dropbox Sign de forma gratuita consultando su Página de precios.

Precios de signNow

Hay cuatro planes de precios disponibles en signNow:

Plan de empresa - A partir de $8 por usuario y mes

El plan de negocio incluye:

• Envío de documentos para su firma electrónica
• Campos básicos rellenables
• Plantillas ilimitadas
• Múltiples idiomas para las sesiones de firmas
• Integración de almacenamiento en la nube

Plan Business Premium - A partir de $15 por usuario y mes

El plan Business Premium tiene todo lo del plan Business, y además:

• Establecer recordatorios y notificaciones
• Envío masivo
• Enlace de firma de invitaciones
• Añadir logotipos personalizados
• Modo quiosco

Plan de empresa - A partir de $30 por usuario y mes

El plan Enterprise tiene todo lo de los dos planes anteriores, y además:

• Solicitud de pagos
• Protección avanzada contra amenazas
• Documentos adjuntos del firmante
• Documentos condicionales
• Campos rellenables inteligentes

Plan empresarial en la nube - A partir de $50 por usuario y mes

El plan Business Cloud incluye todo lo de los planes anteriores, y además:

• Lo último en soluciones
• Integración CRM/ERP
• Apoyo a la integración personal
• Cumplimiento de 21 CFR Parte 11
• Cumplimiento de la HIPAA

La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas se conformarán con los planes Business/Nube empresarial. Sin embargo, es posible que desee ir con el plan Enterprise si necesita la capacidad de solicitar pagos.

El plan Business Cloud es útil para empresas más grandes con requisitos más complejos (por ejemplo, el cumplimiento de la HIPAA es vital para las empresas que trabajan en el sector sanitario). Sin embargo, necesitarás un mínimo de 5 usuarios para acceder a este plan.

Puede obtener más información y prueba gratis visitando su página de precios.

Alternativas a Hellosign y alternativas a signNow que puedes probar

Si quieres seguir buscando, hay algunas alternativas que puedes probar:

• PDFfiller - Aunque se trata principalmente de una herramienta PDF, también incluye una función de firma de documentos. Se trata de una plataforma excelente para diversos usos, y es estupenda si necesitas crear contratos o políticas desde cero. 
• Adobe Sign - Permite crear documentos y solicitar firmas. Es una plataforma fácil de usar con algunas funciones útiles para los empresarios. Puede obtener más información en nuestro Adobe Sign frente a signNow comparación.
• Docusign - Se trata de una plataforma popular con muchas integraciones y una útil aplicación móvil. Puede obtener más información en nuestro Docusign frente a signNow comparación.
• Foxit PDF - Esta es otra herramienta de creación de PDF, y tiene una serie de valiosas características en su herramienta basada en la nube y en su aplicación de escritorio. Puedes leer más sobre ella en su PDFfiller frente a Foxit PDF comparación.
• Zoho Sign - Si ya utilizas productos de la suite Zoho, esta puede ser una integración más sencilla. No es nada especial, así que no es muy convincente como software de firma electrónica independiente.
• Cartel OneSpan - OneSpan tiene un nicho con las instituciones financieras como los bancos, así que si usted tiene muchas formas financieras y de divulgación, esta solución de firma electrónica vale la pena un vistazo.

Preguntas frecuentes

Mi opinión final sobre signNow frente a HelloSign

En general, Creo que signNow es la mejor plataforma. Tiene más opciones a la hora de editar documentos, incluidas herramientas más avanzadas, y permite hacer más cosas a la hora de recoger firmas (por ejemplo, recoger pagos simultáneamente).

También me gusta la Academia signNow para nuevos usuarios, la amplia gama de plantillas en varias categorías y la posibilidad de organizar los documentos en grupos.

Sin embargo, Dropbox Sign también es útil y ofrece algunas herramientas estupendas para recoger firmas. Creo que su interfaz es un poco más limpia y tiene más opciones de soporte, lo que siempre es útil. Si ya eres usuario de Dropbox, merece la pena echar un vistazo a Dropbox Sign para ver si te funciona.

Esperamos que esto le haya ayudado a encontrar el software de firma de documentos adecuado para su empresa.

¿Sigue atascado? Revise nuestro Guía del mejor software de firma electrónica.