Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser
En QuickbooksUna deuda incobrable es lo que ocurre cuando un cliente le debe dinero que no puede cobrar. Si sabes que no te van a pagar, a veces puedes anular esta deuda como deducción (si tu empresa utiliza el método contable de devengo).
Cancelación de deudas incobrables en Quickbooks mantendrá al día sus ingresos. Si tiene una factura de cliente incobrable, significa que estará sobreestimando el número de facturas de clientes, y puede acabar pagando más impuestos de los que debería. Es posible que pueda reclamar su devolución en años posteriores si no consigue amortizarla de inmediato, pero ese puede ser un proceso más complejo.
Es importante seguir este proceso en lugar de limitarse a borrar la factura. Cuando se trata de mantener registros para Hacienda, tiene que ser lo más transparente posible. También tendrá que demostrar que tomó todas las medidas razonables para recuperar los pagos de los clientes.
Por suerte, puede cancelar las deudas incobrables en Quickbooks. Es bastante fácil de hacer, aunque implica algunos pasos. Asegúrate de seguir cada paso correctamente, ya que tendrás que hacerlo en el orden correcto.
6 pasos para cancelar deudas incobrables en Quickbooks
Estos son los pasos que hay que seguir para dar de baja un crédito incobrable en Quickbooks:
1. Ejecutar un informe de antigüedad de deudores
Para ello, vaya a Informes y haga clic en "Informe detallado de antigüedad de deudores". Esto debería mostrar las facturas o cuentas por cobrar que pueden considerarse como deudas incobrables.
2. Crear una cuenta de gastos de créditos incobrables
Una vez hecho esto, deberá crear una cuenta de gastos para los créditos incobrables. Haga clic en "Configuración" y, a continuación, en "Plan de cuentas":
Una vez hecho esto, haga clic en "Nuevo" para crear una nueva cuenta. Elige crear una cuenta de "Gastos".
Seleccione "Guardar y cerrar" para completar este paso.
3. Crear una partida de créditos incobrables
Tendrá que crear un artículo que no sea de inventario, para que actúe como marcador de posición para el artículo de deuda incobrable. Para empezar, vaya a "Configuración" y haga clic en "Productos y servicios".
Seleccione "Nuevo" y, a continuación, "No inventariable". Asegúrate de darle el nombre de 'Deudas incobrables' para que lo recuerdes más tarde. A continuación, haz clic en "Deudas incobrables" en la casilla "Cuenta de ingresos". A continuación, haz clic en "Guardar y cerrar".
4. Crear un abono para el crédito incobrable
Seleccione "+Nuevo" y, a continuación, "Abono".
Seleccione las siguientes opciones:
- El cliente aplicable del menú desplegable
- Deudas incobrables" en la sección Producto/Servicio
- Introduzca el importe que desea amortizar en la columna "Importe".
- Introduzca "Deuda incobrable" en la casilla "Mensaje mostrado".
A continuación, puede seleccionar "Guardar y cerrar".
5. Aplicar el abono a la factura
Vuelva a seleccionar "+Nuevo" y, en "Clientes", elija "Recibir pago".
Seleccione el cliente adecuado y, a continuación, seleccione la factura en la sección "Operaciones pendientes". A continuación, en la sección Créditos, seleccione la nota de crédito. A continuación, pulse "Guardar y cerrar".
Podrá ver la deuda incobrable en su informe de pérdidas y ganancias, en la cuenta de gastos "Deudas incobrables".
6. Ejecutar un informe de deudas incobrables
A continuación, puede ejecutar un Informe Rápido de Cuenta. Esto debería señalar sus deudas incobrables. Primero, haz clic en "Configuración", luego en "Plan General de Contabilidad" y, en la columna "Acción", haz clic en "Ejecutar informe".
Y ya está. Aunque hay que seguir algunos pasos, en realidad es bastante rápido cancelar deudas incobrables en Quickbooks.
Preguntas frecuentes
Preguntas: ¿Es Quickbooks fácil de usar?
Respuesta: Creemos que Quickbooks es bastante fácil de usar. Aunque algunas cosas (como el proceso de cancelación de deudas incobrables) pueden parecer complicadas, en realidad su uso es bastante intuitivo y existen muchos recursos que te ayudarán a aprender a utilizarlo. Además, tiene una buena base de conocimientos con mucha información si eres nuevo.
Pregunta: ¿Existe una aplicación móvil de Quickbooks?
Respuesta: Sí, hay un Quickbooks para iOS y Android.
Preguntas: ¿Para quién es más adecuado Quickbooks?
Respuesta: Quickbooks es adecuado tanto para autónomos como para pequeñas empresas.
Pregunta: ¿Puedo condonar una factura pagada parcialmente?
Respuesta: Si un cliente sólo paga parte de una factura, por la razón que sea, Quickbooks tiene una forma de solucionarlo: puedes leer su guía paso a paso aquí. En primer lugar, es importante registrar el importe que han pagado:
- Haga clic en el icono Más
- Seleccione "Recibir pago".
- Introduzca el nombre del cliente
- Comprobar la factura correcta
- Introduzca el importe del pago
- Haga clic en guardar y cerrar
Una vez hecho esto, es más fácil identificar las facturas pagadas parcialmente. A continuación, puede seguir los pasos de la Centro de soporte de Quickbook para darlos por perdidos.
En resumen...
Esperemos que esto le ayude a cancelar esas molestas facturas impagadas en Quickbooks para mantener tus ingresos al día. Es un proceso bastante sencillo una vez que te acostumbras a navegar por la plataforma.