Cómo organizar tu correo electrónico en 8 sencillos pasos

Última actualización el 14 de marzo de 2024 por Ewen Finser

Si quieres controlar tu bandeja de entrada y empezar a dirigir el espectáculo (vs it running you), mi guía es para ti.

No soy en absoluto un experto en organizar el correo electrónico. Soy más de lo que llamarías una víctima.

Empecé un borrador de este post hace unos meses como una meta aspiracional. Y aunque puede que hoy no sea una experta, SOY muchísimo más consciente de lo que está pasando, de cómo organizarme y de cómo mantener las cosas bajo control.

También creo que mi experiencia es bastante común. La mayoría de la gente no tiene bandejas de entrada súper organizadas. Incluso Marie Kondo admite ¡su casa está desordenada!

La CLAVE es tener un control sobre ello, un método para ello y un proceso para hacer una "limpieza profunda" y un RESET de la bandeja de entrada.

Estas son algunas de las herramientas y procesos realistas que me han ayudado a...

1. Hacer una limpieza profunda de las bajas

Durante mucho tiempo me resultó más fácil eliminar o archivar diariamente los correos electrónicos, incluso los de remitentes que no tenía intención de leer NUNCA, que darme de baja. Deslizarse a la izquierda es mucho más fácil.

Así que elige un día (cualquiera) y anótalo en el calendario como el día de la limpieza del correo electrónico. En lugar de simplemente deslizar el dedo hacia la izquierda, haz que tu primera actividad de la mañana sea cancelar la suscripción a cualquier correo electrónico que NUNCA abras.

Esto ayudará a frenar el torrente de nueva basura de inundar su bandeja de entrada para empezar. Y hará que la parte de ORGANIZACIÓN del proceso sea mucho más fácil.

Ya está. Ya está. Demasiado fácil.

2. Establecer un marco de prioridades

Antes de profundizar, es importante dedicar algún tiempo a evaluar QUÉ es realmente importante.

Me gusta utilizar un sistema escalonado, algo así como:

• Alta prioridad / Acción inmediata necesaria
• Prioridad media / Acción necesaria esta semana
• Leer más / No se requiere ninguna acción (ideal para boletines informativos, artículos de ganancia de información, actualizaciones situacionales)
• Borrar / No importante

La definición previa de estos marcos hace que el software (opcional a continuación) y/o las carpetas o etiquetas sean mucho más eficaces.

3. Suscríbase a una herramienta de organización por correo electrónico

Esto es totalmente opcional, pero muy recomendable. Usted puede hacer muchos de los pasos aquí manualmente, pero hay toda una generación de herramientas nuevas e innovadoras que hacen mi vida mucho más fácil.

Algunos incluso utilizan la IA para automatizar lo que, de otro modo, sería un trabajo ajetreado: la configuración o el filtrado.

Personalmente, me decanté por SaneBox después de probar diversas herramientas de limpieza del correo electrónico. Puede leer mi crítica de SaneBox o consulta la oferta de descuento que su equipo compartió conmigo a continuación.

4. Utilice carpetas y etiquetas

Personalmente uso Gmail, así que ese es mi contexto, PERO todos los principales sistemas de correo electrónico tienen una funcionalidad similar. Aprovéchalas.

Mi reglasi llega a mi "bandeja de entrada general", mi sistema necesita una acción adicional (una carpeta, un filtro, una etiqueta o un sudes).

5. Higiene del correo electrónico personal y laboral

Cuando el correo electrónico de la escuela sigue inmediatamente a un correo electrónico de propuesta de un cliente, se vuelve muy inconexo y disperso (al menos en mi cerebro). Por muy tentador que resulte utilizar cualquier correo electrónico que se te ocurra en ese momento, DECIDTE INTENCIONALMENTE qué correo utilizas.

Si es a posteriori, mientras realizas la "limpieza profunda", cambia la configuración de comunicación de tu cuenta para que se dirija a la bandeja de entrada correspondiente.

Si es demasiado tarde o no puedes actualizar la configuración, también es posible crear reglas de reenvío específicas para que los correos electrónicos lleguen al lugar correcto (Por ejemplo, si alguien tiene tu antiguo correo electrónico y tu correo personal y confunde los dos.).

En Gmail, aquí es donde puedes hacerlo....

También hay una variedad de herramientas de limpieza del correo electrónico que he probado y definitivamente pueden acelerar el proceso.

6. Dietas de correo electrónico o "Snooze Emails"

Solía pasar la mayor parte del día VIVIENDO en mi bandeja de entrada y esto significaba ser mucho más REACTIVO que proactivo. Así no se consiguen los grandes objetivos. La sensación es de agobio constante.

No se trata de una táctica de organización en sí (los correos electrónicos aún EXISTEN en el éter), PERO es un truco de concentración que ayuda a tu cerebro a mantenerse organizado (esa es la cuestión, ¿no?).

Dentro de Gmail (mi servicio de correo electrónico), sólo puedes posponer de forma nativa correos electrónicos individuales. Esto es bastante frustrante, ya que preferiría aplazar toda la bandeja de entrada y sólo ver mensajes de correo electrónico en momentos específicos.

Sin embargo, HAY algunas herramientas dedicadas que ofrecen estas funciones:

• SaneBox tiene una función llamada "SaneDoNotDisturb" que me encanta usar como parte de su suite.

• Bandeja de entrada derecha tiene un (menos personalizable) Aplicación de Gmail que añade un botón de "pausa".
• Boomerang también ofrece una función de "pausa" dentro de su suite.
• cloudHQ también cuenta con una sencilla aplicación de Chrome "Pausa Gmail" para su cuenta gratuita (sin soporte).

De todas las herramientas, SaneBox ofrece las personalizaciones más avanzadas basadas en horarios, excepciones y otras reglas personalizadas.

7. Utilizar plantillas de respuesta

Para muchos de mis correos electrónicos de trabajo, el contexto es similar. Sobre todo en un ciclo de ventas, respondiendo a consultas o haciendo divulgación... no hace falta reinventar la rueda.

Si se hace correctamente, en realidad es un método de comunicación más eficaz, ya que puedes perfeccionar la "respuesta enlatada" con el tiempo O simplemente utilizar una plantilla base y personalizarla según sea necesario.

En Gmail, así es como puede acceder al área de plantillas…

Admito que no sabía nada de esto hasta hace relativamente poco. Una vez guardada una plantilla, se trata de un copiar y pegar a partir del cual se puede trabajar y modificar con detalles personalizados.

8. Combinar varias cuentas de correo electrónico

Este es uno de esos trucos obvios que realmente pueden cambiar tu experiencia en la bandeja de entrada.

Si eres como yo y tienes varios correos electrónicos para diferentes líneas de negocio, personales y profesionales... hay varias bandejas de entrada que revisar cada día.

Puede parecer que tienes que tener cuentas separadas, PERO puedes tener diferentes direcciones de correo electrónico (o alias en términos de Gsuite) sin tener múltiples bandejas de entrada.

Al igual que en el paso 5, puedes configurar reglas de reenvío de correo para que sólo haya una bandeja de entrada que gestionar.

Consejo profesional: incluso puedes enviar correos electrónicos para que se dirijan a carpetas específicas de tu bandeja de entrada. De esta forma puedes seguir manteniendo cierta separación entre tus líneas de esfuerzo, SIN tener que iniciar sesión y gestionar varias direcciones de correo electrónico.

Nota final sobre la organización de la bandeja de entrada del correo electrónico

Empezar con estos pasos es más fácil de lo que imaginas.

¿Y lo mejor? Se siente muy bien una vez que haya terminado y tener un poco de método a la locura ... al igual que tener un espacio físico limpio y organizado y estimular la productividad y traer la paz de la mente.