Wie Sie Ihre E-Mails in 8 einfachen Schritten organisieren

Zuletzt aktualisiert am 14. März 2024 von Ewen Finser

Wenn Sie Ihren Posteingang in den Griff bekommen wollen und anfangen, die Show zu leiten (vs. es läuft Sie), ist mein Leitfaden für Sie.

Ich bin keineswegs ein Experte für die Organisation von E-Mails. Ich bin eher das, was man ein Opfer nennen würde.

Vor ein paar Monaten habe ich einen Entwurf für diesen Beitrag als ehrgeiziges Ziel begonnen. Und auch wenn ich heute kein Experte bin, weiß ich doch viel besser, was vor sich geht, wie man organisiert und wie man die Dinge unter Kontrolle hält.

Ich habe auch das Gefühl, dass meine Erfahrung ziemlich verbreitet ist. Die meisten Menschen haben keine super organisierten Posteingänge! Selbst Marie Kondo gibt zu ihr Haus ist unordentlich!

Der SCHLÜSSEL besteht darin, dies in den Griff zu bekommen, eine Methode dafür zu haben und einen Prozess für eine "Tiefenreinigung" und einen RESET des Posteingangs durchzuführen.

Dies sind einige der realistischen Werkzeuge und Prozesse, die mir geholfen haben, die Situation in den Griff zu bekommen...

1. Führen Sie eine Abmelde-Tiefenreinigung durch

Lange Zeit war es für mich einfacher, E-Mails täglich zu löschen oder zu archivieren, selbst von Absendern, die ich nie lesen wollte, als mich abzumelden. Nach links zu streichen ist einfach viel einfacher!

SO, wählen Sie einen Tag aus (egal welchen) und tragen Sie ihn als E-Mail-Reinigungstag in den Kalender ein. Anstatt nur nach links zu wischen, sollten Sie als erste Aktivität am Morgen alle E-Mails abbestellen, die Sie NIE öffnen.

Dies wird dazu beitragen, dass die Flut neuer Nachrichten in Ihrem Posteingang erst gar nicht aufkommt. UND es wird den Teil der ORGANISIERUNG des Prozesses viel einfacher machen.

So. Das war's. Zu einfach.

2. Erstellung eines Prioritätsrahmens

Bevor wir in die Tiefe gehen, ist es wichtig, einige Zeit damit zu verbringen, festzustellen, WAS wirklich wichtig ist.

Ich verwende gerne ein abgestuftes System, etwa so:

• Hohe Priorität / Sofortige Maßnahmen erforderlich
• Mittlere Priorität / Maßnahmen in dieser Woche erforderlich
• Später lesen / Keine Maßnahmen erforderlich (ideal für Newsletter, Artikel zur Informationsgewinnung, situationsbezogene Updates)
• Löschen / Nicht wichtig

Wenn Sie diese Rahmenbedingungen im Voraus festlegen, wird die Software (optional unten) und/oder die Ordner oder Etiketten viel effektiver.

3. Melden Sie sich für ein E-Mail-Organisationstool an

Das ist völlig optional, aber sehr zu empfehlen. Sie können viele der Schritte hier manuell ausführen, ABER es gibt eine ganze Generation neuer und innovativer Tools, die mein Leben SO viel einfacher machen.

Einige setzen sogar KI ein, um die ansonsten mühsame Arbeit des Einrichtens oder Filterns zu automatisieren.

Ich persönlich habe mich für SaneBox entschieden, nachdem Testen einer Vielzahl von Tools zur E-Mail-Bereinigung. Sie können meine vollständige Bewertung von SaneBox oder sehen Sie sich das Rabattangebot an, das das Team unten mit mir geteilt hat.

4. Verwendung von Ordnern und Etiketten

Ich persönlich verwende Gmail, also ist das mein Kontext, ABER alle großen E-Mail-Systeme haben ähnliche Funktionen. Machen Sie davon Gebrauch!

Meine Regel: Wenn es in meinem "allgemeinen Posteingang" landet, braucht mein System zusätzliche Maßnahmen (einen Ordner, einen Filter, ein Etikett oder einen Abbruch).

5. Schaffen Sie berufliche und persönliche E-Mail-Hygiene

Wenn die E-Mail von der Schule unmittelbar auf eine E-Mail mit einem Kundenvorschlag folgt, wird alles sehr unzusammenhängend und zerstreut (zumindest in MEINEM Gehirn). So verlockend es auch ist, einfach die E-Mail zu verwenden, die einem gerade in den Sinn kommt, so sehr sollte man sich bewusst sein, welche E-Mail man verwendet.

Wenn Sie es im Nachhinein tun, gehen Sie während der "Tiefenreinigung" durch und ändern Sie die Kommunikationseinstellungen Ihres Kontos so, dass sie an den entsprechenden Posteingang gehen.

Wenn es zu spät ist oder Sie die Einstellungen nicht aktualisieren können, ist es auch möglich, spezielle Weiterleitungsregeln zu erstellen, damit die E-Mails an die richtige Stelle weitergeleitet werden (z. B. wenn jemand Ihre alte E-Mail / persönliche E-Mail hat und die beiden verwechselt).

In Google Mail können Sie das hier tun: ....

Außerdem gibt es eine Vielzahl von E-Mail-Reinigungstools die ich ausprobiert habe, und sie können den Prozess definitiv beschleunigen.

6. E-Mail-Diät oder "Snooze-E-Mails"

Früher verbrachte ich die meiste Zeit meines Tages damit, in meinem Posteingang zu leben, und das bedeutete, viel mehr REAKTIV als proaktiv zu sein. So kann man seine großen Ziele nicht erreichen! Es fühlt sich an wie ständige Überforderung.

Dies ist nicht per se eine Organisationstaktik (die E-Mails existieren noch immer im Äther), ABER es ist ein Fokus-Hack, der Ihrem Gehirn hilft, organisiert zu bleiben (Darum geht es doch, oder?).

Innerhalb von Gmail (mein E-Mail-Dienst), kann man nur einzelne E-Mails in den Schlummermodus versetzen! Das ist ziemlich frustrierend, denn ich würde es vorziehen, den gesamten Posteingang zu snoozen und E-Mails nur zu bestimmten Zeiten zu sehen.

Es gibt jedoch einige spezielle Tools, die diese Funktionen bieten:

• SaneBox hat eine Funktion namens "SaneDoNotDisturb", die ich gerne als Teil ihrer Suite verwende.

• Rechter Posteingang hat eine freie (weniger anpassbar) Gmail-App, die eine Schaltfläche "Pause" hinzufügt.
• Bumerang bietet in seiner Suite auch eine "Pause"-Funktion an.
• cloudHQ hat auch eine einfache "Gmail pausieren"-Chrome-App für ihre kostenlose (nicht unterstützt) Version.

Von allen Tools bietet SaneBox die fortschrittlichsten Anpassungen auf der Grundlage von Zeitplänen, Ausnahmen und anderen benutzerdefinierten Regeln.

7. Antwortvorlagen verwenden

Bei vielen meiner Arbeits-E-Mails ist der Kontext ähnlich. Vor allem in einem Verkaufszyklus, in dem ich auf Anfragen antworte oder Kontakte knüpfe... da muss man das Rad nicht neu erfinden.

Richtig angewandt, ist dies eine effizientere Kommunikationsmethode, da Sie die "vorgefertigte Antwort" im Laufe der Zeit verfeinern können ODER einfach eine Grundvorlage verwenden und diese nach Bedarf anpassen.

In Gmail, So gelangen Sie in den Vorlagenbereich…

Ich muss zugeben, dass ich bis vor kurzem nichts davon wusste! Sobald eine Vorlage gespeichert ist, kann man sie kopieren und einfügen und dann nach Bedarf mit individuellen Details bearbeiten.

8. Kombinieren Sie mehrere E-Mail-Konten

Dies ist einer dieser offensichtlichen Hacks, die Ihren Posteingang wirklich verändern können.

Wenn Sie so sind wie ich und mehrere E-Mails für verschiedene Geschäfts-, Privat- und Berufsbereiche haben, müssen Sie jeden Tag mehrere Posteingänge überprüfen.

Es mag den Anschein haben, dass Sie getrennte Konten haben müssen, ABER Sie können trotzdem verschiedene E-Mail-Adressen (oder Aliase in Gsuite) haben, ohne mehrere Posteingänge zu haben.

Genau wie in Schritt 5 können Sie Regeln für die E-Mail-Weiterleitung einrichten, so dass Sie nur einen Posteingang verwalten müssen.

Profi-Tipp: können Sie sogar E-Mails an bestimmte Ordner in Ihrem Posteingang weiterleiten. Auf diese Weise können Sie immer noch eine gewisse Trennung zwischen Ihren Arbeitsabläufen beibehalten, OHNE sich anmelden und mehrere E-Mail-Adressen verwalten zu müssen.

Abschließende Anmerkung zur Organisation Ihres E-Mail-Posteingangs

Es ist einfacher als Sie denken, mit diesen Schritten zu beginnen.

Und das Beste daran? Es fühlt sich großartig an, wenn man fertig ist und ein wenig Methode in den Wahnsinn bringt... genau wie ein sauberer, organisierter Raum die Produktivität anspornt und Seelenfrieden bringt.