Leitfaden für die besten virtuellen Rezeptionistendienste

Zuletzt aktualisiert am 21. Juni 2023 von Ewen Finser

Aus der Ferne arbeiten bringt einige einzigartige Herausforderungen mit sich.

What happens when a client tries to call you while you’re in a meeting, driving, or taking a lunch break?

Sicher, Kunden können eine Nachricht hinterlassen, aber wenn sich die Aufgaben stapeln, sind weitere Sprachnachrichten, die zu sortieren sind, eine weitere Aufgabe, die zu Ihrem Teller hinzukommt.

That’s where virtual receptionist services come in handy!

I believe that personal receptionists are a real game-changer: I’ve used them in the past, and it immediately takes the pressure off staff members from having to answer the phone wherever they are.

If you’re looking for the best virtual receptionist services, then my guide can point you in the right direction, no matter the size of your business.

If you’re in a rush, make sure to read the next couple of sections to see the TL;DR.

Wenn Sie mehr wissen wollen, lesen Sie diesen Leitfaden über die besten virtuellen Empfangsdienste, um alle Einzelheiten zu erfahren!

Das Endergebnis im Vorfeld

Ich mag wirklich Allianz Virtuelle Büros. Die Mitarbeiter am Empfang sind sehr hilfsbereit, können Anrufe weiterleiten, Nachrichten entgegennehmen und den Anrufern nützliche Informationen geben.

Ich würde auch empfehlen Antwort Verbinden if you need bilingual receptionists; it’s very easy to use, too, which is a bonus.

Meine Top-Picks auf einen Blick

Hier finden Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick:

• Allianz Virtuelle Büros– excellent customer service with helpful receptionists and appointment scheduling
• Antwort Verbinden – super easy to use with bilingual receptionists and 24/7 call handling
• Opus Virtuelle Büros – flexible services including a call out feature, toll-free number, and call recording
• Antwort Kraft – brilliant for capturing leads, integrates nicely with CRM/scheduling software
• Posh Virtual Receptionists – highly-trained receptionists to help small businesses deal with incoming and outgoing calls

Worauf Sie bei virtuellen Empfangsdiensten achten sollten

There are a few key features to look for if you’re searching for a virtual receptionist service:

Geschäftszeiten

Some virtual receptionists offer 24/7 call answering service, which is particularly useful if you’re working globally, but may come at an extra cost.

If you’re only working with local clients, this may not matter as much, but it does mean that no caller will slip through the cracks!

Kundenbetreuung

Virtuelle Rezeptionisten müssen hilfsbereit, freundlich und effizient sein. Schließlich können sie die erste Anlaufstelle für Ihre potenziellen Kunden sein! Suchen Sie nach gut ausgebildeten und freundlichen Empfangsdamen.

Fachliche Unterstützung

Einige Dienste für virtuelle Rezeptionisten vermitteln Ihrem Unternehmen Rezeptionisten je nach deren Fachgebiet. Das ist sehr hilfreich, wenn Sie Ihren Kunden eine spezielle Beratung anbieten möchten, und könnte trotzdem billiger sein als die Einstellung einer Vollzeit-Empfangsdame.

Zweisprachige Dienstleistungen

If you’re based in the US, having a bilingual receptionist and call answering service options can be a real bonus. Given that die USA haben die zweitgrößte spanischsprachige BevölkerungDie Möglichkeit, auf Spanisch zu sprechen, kann einen echten Unterschied ausmachen!

Internationale Anrufe

If you need to take international calls, it’s worth checking whether this is included in the main price plan, or whether it comes at an extra cost. If you take a lot of international calls, the charges can quickly stack up.

Anrufbeantworter

Being able to take messages is useful if you haven’t gone for 24/7 call answering service; look for a service that transfers messages to you via an email or an app, so you can answer them at any time.

App- und Anrufdaten

Möglicherweise können Sie eine App für die von Ihnen gewählte virtuelle Rezeptionistin erwerben, mit der Sie Sprachnachrichten und aufgezeichnete Anrufe abhören und sogar Daten verfolgen können, um zu sehen, wann Sie am meisten zu tun haben.

Blei-Erfassung

Einige virtuelle Empfangsdamen sind besser im Erfassen von Leads als andere. Wenn dies wichtig ist, suchen Sie nach Empfangsdamen, die neue Leads identifizieren und priorisieren können. Einige Dienste auf dieser Liste (wie Posh) können sogar ältere Leads in Ihrem Namen weiterverfolgen.

Preisgestaltung

Pricing can vary for virtual receptionist services, which makes it kind of difficult to compare them. You usually have to pay a flat rate per month, which gives you a certain amount of free minutes. Then, you’ll pay per minute for any extra minutes on top of that.

Einige Empfangsdienste (z. B. Opus Virtual Offices) berechnen für bestimmte Leistungen wie die Aufzeichnung von Anrufen zusätzliche Gebühren.

Top 5 Virtuelle Rezeptionistendienste

Here are five of my favorite virtual receptionist services. They vary in terms of pricing and features, so hopefully, there’ll be one that suits your needs on this list.

I’ve looked at the virtual reception features and the tasks they can complete, extra features, availability, and pricing for each one.

Allianz Virtuelle Büros – Best Customer Service

Allianz Virtuelle Büros ist ein virtueller Büroservice mit einer Vielzahl nützlicher Funktionen. Sie stellen Ihnen eine virtuelle Adresse und Telefonnummer zur Verfügung und verfügen über eine große Anzahl von Coworking Spaces und Büros auf der ganzen Welt, die Sie ganz einfach online buchen können, egal wo Sie sich befinden.

Receptionists can schedule call-backs, transfer important clients or customers straight to you, and can take messages if you’re not available. You can take calls using their virtual phone, which protects your private phone number but allows you to talk wherever you are.

Plus, you get unlimited extensions, so each team member can have their own business phone number to protect their privacy, too. You’ll get unlimited local and long distance minutes, voicemail (and email delivery of voicemail), custom recorded messages, and appointment scheduling.

Ich mag ihren Termin Terminplanungs-Appmit dem Sie von Ihrem Telefon aus Anrufe von Klienten oder Kunden entgegennehmen können.

Die Kundenbetreuung unter Allianz Virtuelle Büros is excellent. If you need support, they’re really helpful, and the receptionists are an excellent first contact for your clients.

They take calls from Monday-Saturday, so while they’re not available 24/7, they have long enough hours to allow customers or clients to contact you.

Preisgestaltung

Der Preis für den virtuellen Empfangsdienst hängt davon ab, wie viele Minuten des Anrufbeantworters Sie wünschen:

• Live-Empfangsdame 50 – this gives you 50 live answering minutes at $95 per month
• Live-Empfangsdame 100 – this gives you 100 live answering minutes at $145 per month
• Live-Rezeptionistin 200 – this gives you 200 live answering minutes at $225 per month

Weitere Informationen finden Sie auf der Website Preisseite.

Profis

• Großartige Kundenbetreuung
• Voicemail und Terminplanung verfügbar
• Zahlreiche Zusatzfunktionen wie eine geschäftliche Faxnummer und individuell aufgezeichnete Nachrichten
• Rezeptionisten können wichtige Leads direkt an Sie weiterleiten

Nachteile

• Nicht 24/7 verfügbar

Pricing may vary depending on where you are in the world, and it’s worth noting that you can’t get a full price breakdown without entering your contact details. You can find out more on ihre Website.

Answer Connect – Best for Ease of Use

Antwort Verbinden ist ein spezieller Dienst für virtuelle Rezeptionisten.

With an emphasis on using humans instead of bots, they’re perfect if you want a warm, welcoming first point of contact for your customers or clients.

They offer 24/7 call handling, so no matter what time customers call, someone will be there to answer. This is super useful if you’re working globally, as the time difference won’t be a problem.

Die Empfangsdame kann Nachrichten entgegennehmen und einen Rückruf zu einer für beide Seiten günstigen Zeit vereinbaren.

I like Answer Connect because it provides bilingual call handling and answering services; Spanish-English speakers are available, which is useful if you’re based in the US due to the significant number of Spanish speakers there. This means no misunderstandings or loss of potential clients due to a language barrier.

Sie bieten hilfreiche Dienste zur Gewinnung von Kundenkontakten an, darunter:

• Unterkonten für Stammkunden: Das bedeutet, dass Ihre Stammkunden jeweils eine eindeutige, gebührenfreie Nummer haben, die es Ihnen ermöglicht, die Anrufdaten für jede Person zu verfolgen.
• Lead-Qualifizierung: Das bedeutet, dass die Empfangsdame die eingehenden Leads verfolgt, so dass Sie sehen können, wie Ihre Marketingkampagnen wirken.
• Direkte Antwort: wenn Sie möchten, können Sie bestimmte Kunden jedes Mal direkt zu Ihnen durchstellen lassen
• Aktualisierungen in Echtzeit: Mit der App können Sie Berichte anzeigen, aufgezeichnete Anrufe und Nachrichten abhören, Transaktionen einsehen und Skripte verwalten, die Ihre virtuellen Empfangsmitarbeiter befolgen sollen.

I really like how easy it is to use Answer Connect; you don’t need to spend hours setting it up, and if you want to tweak the script for your call handlers to use, you can easily and quickly do it using the app.

Als netter Bonus verpflichten sie sich, jeden Monat einen Baum pro Kunde zu pflanzen, und sie scheinen sich sehr für Umweltfragen zu engagieren, was ich persönlich sehr schätze.

They don’t offer call-out services though: this is purely for answering calls.

Preisgestaltung

Es gibt verschiedene Preispläne für Answer Force, die wir hier kurz erläutern wollen. Jeder Preisplan hat eine andere Gebühr für Minuten, die über die inbegriffenen Minuten hinausgehen, und einige der Preispläne haben eine $99 Einrichtungsgebühr zusätzlich.

• Intro - $259 pro Monat für 200 Minuten und 50 Chats
• Bestes Angebot - $359 pro Monat für 300 Minuten und 100 Chats
• Basic - $349 pro Monat für 250 Minuten und 70 Chats
• Standard - $649 pro Monat für 500 Minuten und 150 Chats
• Premium - $959 pro Monat für 800 Minuten und 250 Chats
• Enterprise - $1179 pro Monat für 1000 Minuten und 300 Chats

Weitere Informationen finden Sie unter ihre Website.

Profis

• Einfache Verwaltung über eine App
• Freundliche, hilfsbereite Rezeptionisten
• Zweisprachige Englisch/Spanisch Sprecher verfügbar
• Sie können jederzeit und von jedem Ort aus Echtzeit-Updates abrufen
• 24/7 Anrufbearbeitung
• Umweltbewusst

Nachteile

• They don’t offer call-out services
• You can’t get a full price breakdown without entering your contact details

Es gibt eine Einrichtungsgebühr von $49.99, und dann werden alle Interaktionen auf die nächste Minute aufgerundet. So kommt es zu $1.65 pro Minute, aber sie enthalten 30 Interaktionen unter 30 Sekunden kostenlos pro Abrechnungszyklus.

Opus Virtual Offices – Best for Flexibility

Opus Virtuelle Büros ist ein virtueller Bürodienst. Er bietet zahlreiche Tools für die Führung eines Unternehmens aus der Ferne, darunter eine Postadresse, eine Telefon-/Faxnummer und die Einrichtung eines Geschäftskredits. Der Dienst verfügt über 650 Büros in den USA, Puerto Rico und Kanada.

Ich mag Opus Virtual Offices, weil ihre Empfangsdienste mit einer Vielzahl von Extras ausgestattet sind, für die Sie sich entscheiden können. Zum Beispiel können Sie aus den folgenden Angeboten wählen:

• Call-Out-Funktion – this allows you to make calls from your smartphone or computer, and it will display your company phone number as the caller ID, saving your privacy
• Texting – this allows you to send and receive texts using your smartphone or computer, showing your work phone number, and allowing people to text you back without sacrificing your privacy
• Gebührenfreie Nummer – For an extra cost, you can offer a toll-free number for your customers or clients.
• Audio Conferencing Bridge – This allows you to initiate group calls for meetings, connecting team members and clients..
• Zusätzliche Erweiterungen/Sprachboxen – This allows your colleagues to have their own extension and voicemail answering service settings.
• Internationale Anrufweiterleitung – This allows Opus to transfer incoming calls to your international number.
• Aufzeichnung von Anrufen – This enables unlimited call recording.
• Protokoll eingehender Anrufe – This records data about your incoming calls.

Ich finde es gut, dass man sich die gewünschten Dienste aussuchen kann. Das erspart einem die Verschwendung von Geld für Tools, die man vielleicht gar nicht braucht (z. B. braucht nicht jeder eine gebührenfreie Nummer, Textnachrichten oder internationale Anrufdienste).

Ihre Rezeptionisten sind freundlich und hilfsbereit und bieten Ihren Kunden oder Klienten einen freundlichen Ansprechpartner.

They don’t have as much of a focus on lead capturing as some of the others on this list, which may be a downside, depending on what you’re looking for.

Außerdem berechnen sie eine Pauschale pro Monat für ihre virtuellen Büros, für die Sie sich anmelden müssen, bevor Sie von den zusätzlichen Funktionen für die Anrufbearbeitung profitieren können.

Preisgestaltung

Opus Virtual Offices kostet $99 pro Monat. Dies beinhaltet:

• Live-Rezeptionistin nimmt Anrufe entgegen
• Telefon- und Faxnummer des Unternehmens
• E-Mail Adresse des Unternehmens
• Vermittlung von Premium-Anrufen
• Fax in E-Mail umgewandelt
• Voicemail in E-Mail umgewandelt
• Aufbau von Geschäftskrediten

Weitere Informationen finden Sie auf ihrer Preisseite.

Profis

• Flexible Werkzeuge
• Zahlreiche Standorte auf der ganzen Welt
• Freundliche, hilfsbereite Rezeptionisten
• Sprachnachrichten und Faxe können in E-Mails umgewandelt werden
• Bietet eine Firmen-Telefon- und Faxnummer

Nachteile

• Nicht so viel Fokus auf Lead Capturing
• Sie müssen eine Pauschale für virtuelle Bürodienstleistungen bezahlen

Answer Force – Best for Capturing Leads

Antwort Kraft ist ein 24/7-Anrufbearbeitungsdienst für Unternehmen, der es Ihnen ermöglicht, rund um die Uhr Anrufe mit einer professionellen Geschäftsnummer und einem Live-Anrufbeantworter entgegenzunehmen.

The receptionists are super helpful, and I like the focus on capturing leads: the virtual receptionists are chosen based on how they’ll fit into your team, and your receptionists will be trained to take detailed messages, which will be relayed to you via an app.

You can check through your app at any time, and any high-value leads can be flagged by receptionists. They’ll also chase up older leads for you, which is really useful! They can book appointments, give estimates, and schedule callbacks, and they have bilingual English/Spanish speakers, too.

I like that AnswerForce’s service integrates nicely with CRM-Software und Terminplanungs-Apps, was es aus Ihrer Sicht viel einfacher macht. Sie können jederzeit alle Daten in der App einsehen, was hilfreich ist, um die Zeiten mit den meisten Anrufen zu ermitteln.

Außerdem haben sie auch einen Web-Chat-Service. Dies könnte eine Überlegung wert sein, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie Ihren Kunden diesen Service anbieten möchten.

Was die Pläne angeht, so gefällt mir auch die Flexibilität. Man kann sich für die Dienste anmelden, die man braucht, aber der Nachteil ist, dass die Preise ein wenig hoch sind.

Preisgestaltung

There are several pricing plans for Answer Force, so we’ll go through them quickly here.

Jeder Preisplan hat eine andere Gebühr für Minuten, die über die inbegriffenen Minuten hinausgehen, und einige der Preispläne haben eine $99 Live-Anrufbeantworter-Einrichtungsgebühr oben drauf.

• Intro - $259 pro Monat für 200 Minuten und 50 Chats
• Bestes Angebot - $359 pro Monat für 300 Minuten und 100 Chats
• Basic - $349 pro Monat für 250 Minuten und 70 Chats
• Standard - $649 pro Monat für 500 Minuten und 150 Chats
• Premium - $959 pro Monat für 800 Minuten und 250 Chats
• Enterprise - $1179 pro Monat für 1000 Minuten und 300 Chats

Weitere Informationen finden Sie unter ihre Website.

Profis

• Super professioneller Service
• Zweisprachige Rezeptionisten verfügbar
• Empfangsmitarbeiter werden darin geschult, neue Leads zu erfassen und alte Leads weiterzuverfolgen
• 24/7 Anrufbearbeitung
• Nützliche App ermöglicht es Ihnen, Daten jederzeit zu verfolgen

Nachteile

• Der Preis ist hoch

Posh Virtual Receptionists – Best for Small Businesses

Posh Virtual Receptionists is a great option for small businesses. If you’re feeling overwhelmed by the number of calls you need to take but you only have a small team, it’s a great option.

They offer 24/7 call handling, so customers and clients can contact a real person at any time, and you can customize the call handling so that receptionists know what to say depending on who they’re talking to. This is easily done using their app, which you can update at any time.

Posh konzentriert sich hauptsächlich auf drei Branchen: Recht, Finanzen und Liegenschaften. Sie bieten jedoch Dienstleistungen für alle Arten von Kleinunternehmen an, und die Empfangsmitarbeiter werden je nach ihren Fachgebieten auf Sie abgestimmt.

The live answering service receptionists can transfer calls, schedule appointments, and take messages. You’ll get a private business number to protect your own phone number, and you can use the app to call and text, using the Posh number as your caller ID.

Mir gefällt die Tatsache, dass die Posh-Rezeptionistinnen in Ihrem Namen ausgehende Anrufe tätigen können: Das spart Ihnen Zeit, da Ihre Rezeptionistinnen ohne Ihr Zutun grundlegende Informationen für Sie einholen können.

The downside is that they don’t have many extra features like a Chatbot.

Preisgestaltung

Sie müssen Ihr Interesse bei Posh anmelden, um ein Angebot zu erhalten. Die Preise beginnen bei $54 pro Monat, mit zusätzlichen Kosten pro Minute, je nachdem, wie viele Minuten Sie in Ihrem Tarif abschließen.

Weitere Informationen finden Sie unter ihre Website.

Profis

• Professionelle, gut ausgebildete Rezeptionisten
• Besonderes Interesse an bestimmten Branchen
• Die Mitarbeiter am Empfang können Anrufe tätigen, um Informationen für Sie einzuholen
• Einfache Verwaltung von Terminen und Anrufdaten über die App
• 24/7 Anrufbearbeitung

Nachteile

• Keine zusätzlichen Funktionen
• Schwer zu sagen, was der Preis ist, ohne sich vorher anzumelden

FAQs

Leitfaden zu den besten virtuellen Empfangsdiensten: Abschließende Überlegungen

I really think that it’s worth checking out Allianz Virtuelle Büros. Ihre Rezeptionisten sind freundlich und hilfsbereit und ein hervorragender erster Ansprechpartner für Ihre Kunden und Klienten. Sie können wichtige Anrufe direkt an Sie weiterleiten, was sehr nützlich ist.

Ich denke auch, dass Antwort Verbinden is great. It’s super easy to use and perfect if you want bilingual receptionists.

Weiterführende Lektüre:

• Leitfaden für die besten Virtual-Office-Unternehmen
• Leitfaden für die besten virtuellen Adressdienste für LLCs
• Leitfaden für den besten Registered Agent Service