Paylocity vs Paychex: Welk HR Platform is beter?

Laatst bijgewerkt op 24 april 2023 door Ewen Finser

Als je een aantal vervelende administratieve taken met betrekking tot het runnen van je bedrijf wilt vereenvoudigen, is het misschien handig om te kijken naar een HR- en salarisadministratieplatform - Dat is waar onze Paylocity vs Paychex vergelijking kan helpen.

We vertellen je meteen wat we denken: Paylocity en Paychex zijn vergelijkbaar, maar wij denken dat Paylocity in het voordeel is. Lees verder om erachter te komen waarom we het zo goed vinden.

We zullen beide platforms in detail bekijken en kijken naar hun functies, prijzen, klantenondersteuning en voor- en nadelen. Als je meer wilt weten over beide platforms en hoe ze je tijd en moeite kunnen besparen, lees dan verder.

Laten we eerst eens kijken naar de belangrijkste verschillen tussen Paylocity en Paychex!

Belangrijkste verschillen tussen Paylocity vs Paychex

De belangrijkste verschillen tussen Paylocity en Paychex zijn:

• Paychex biedt een volledige HR-suite naarmate u schaalt, terwijl Paylocity zich voornamelijk beperkt tot salarisadministratie
• Paylocity moedigt werknemers aan om te praten via de app, terwijl Paychex zich daar niet op richt
• Paylocity heeft een eenvoudiger te navigeren website, terwijl Paychex een beetje overweldigend kan zijn.
• Paylocity heeft één mobiele app, terwijl Paychex twee aparte apps heeft
• Paylocity heeft geen leencentrum voor kleine bedrijven, Paychex wel

Het belangrijkste om hier op te merken is dat Paylocity zich meer richt op het aanmoedigen van werknemers om de app te gebruiken om projecten te bespreken en elkaar feedback te geven, terwijl Paychex dat niet doet.

Paylocity is iets minder ontmoedigend als het gaat om het bekijken van hun website, dus voor kleine of nieuwe bedrijven is het misschien iets gebruiksvriendelijker. Paychex heeft veel functies, maar het kan een beetje verwarrend zijn om erachter te komen wat ze te bieden hebben.

Paychex heeft een centrum voor leningen aan kleine bedrijven, wat geweldig is.

Paylocity vs Paychex: De overeenkomsten

Ze lijken in veel opzichten op elkaar:

• Ze bieden allebei geweldige payroll services
• Ze doen allebei aangifte van bepaalde belastingen voor je
• Ze hebben allebei tools voor personeelsbeheer, inclusief functies voor tijdbeheer
• Ze helpen je allebei bij het navigeren door secundaire arbeidsvoorwaarden voor je werknemers
• Ze gebruiken allebei apps om het inwerkproces veel eenvoudiger te maken voor je werknemers
• Ze staan allebei toe dat werknemers hun salaris vervroegd opnemen

Laten we ze nu eens in detail bekijken!

Paylocity vs Paychex: Wat is Paylocity?

Paylocity is een platform dat gericht is op het stroomlijnen van je HR- en salarisadministratieprocessen, waardoor je administratieteam tijd en moeite bespaart. Het werd gelanceerd in 1997 en richt zich op de gemeenschap, het verwelkomen van nieuwe werknemers en het helpen van je team om effectief te communiceren via hun mobiele app. Het is gericht op bedrijven van elke grootte.

Paylocity vs Paychex: Wat is Paychex?

Paychex werd gelanceerd in 1971, dus het heeft enorm veel ervaring op het gebied van HR en loonlijst. Ze richten zich zowel op kleine bedrijven (met minder dan 50 werknemers) als op grotere bedrijven, met aparte functies voor beide. Ze bieden ook beheer van bedrijfsverzekeringen en ze hebben een leencentrum voor kleine bedrijven om kleinere bedrijven te helpen.

Paylocity vs Paychex - de belangrijkste kenmerken

Payroll

Paylocity heeft verschillende tools voor salarisbeheer.

Met hulpprogramma's voor uitgavenbeheer kun je uitgaven eenvoudig bijhouden. Werknemers kunnen bonnetjes vastleggen met hun telefoon en met een paar klikken goedkeuring krijgen van een supervisor. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook handmatige invoerfouten en voorkomt dat het papierwerk zich opstapelt.

Je kunt uitgaven bijhouden en organiseren op type (zoals reizen, maaltijden, enz.) en statusmeldingen ontvangen. Doordat je uitgaven kunt goedkeuren, hoeven je werknemers minder lang te wachten op hun vergoeding, wat geweldig is.

De loonbelastingdiensten van Paylocity zijn ook geweldig. Omdat ze een Registered Reporting Agent zijn bij de IRS (in alle 50 staten, Puerto Rico, de Maagdeneilanden en Guam) kunnen ze helpen met het indienen van aangiften:

• 940 federale werkloosheidsaangifte en 941 kwartaalaangifte
• Aangifte van federale en staatswerkloosheidsbelasting
• Aangifte van bronbelasting van staat en gemeente
• Jaarlijkse afstemming tussen staat en gemeente
• Alle W-2's
• 1099 MISC-formulieren (werknemers- en werkgeverskopieën)

Federale aangiftes worden binnen 24 uur elektronisch ingediend en ze nemen aansprakelijkheid, boete of rente in rekening (als ze een fout maken). Sommige gebruikers hebben echter gemeld dat de communicatie met Paylocity op het gebied van belastingen traag en frustrerend kan zijn.

Ze bieden ook directe betaling. Dit kan een groot voordeel zijn voor je team. Ze hebben toegang tot hun verdiende loon vóór hun reguliere betaaldag, zonder dat het u extra gedoe oplevert. Paylocity zorgt voor de logistiek en het heeft geen invloed op uw cashflow omdat Paylocity het geld naar uw werknemers stuurt. In wezen kunt u voor uw werknemers zorgen zonder uw bedrijf te schaden. Dit is een enorm pluspunt.

Ze bieden ook beheersdiensten voor derdenbeslag. Dit betekent dat ze alle gecompliceerde wettelijke vereisten kunnen afhandelen die komen kijken bij bijvoorbeeld het betalen van kinderalimentatie door je werknemers. Door dit te regelen zorg je ervoor dat je geen kostbare fouten maakt, want de boetes voor misstappen kunnen behoorlijk hoog zijn.

Personeelsbeheer

Paylocity heeft tools voor tijdregistratie en aanwezigheid, die geweldig zijn om de werktijden van uw werknemers bij te houden. Werknemers kunnen in- en uitklokken op een mobiel apparaat, op een kiosktablet of met een prikklok.

Ze bieden hier een aantal geweldige technologieën, waaronder een biometrische lezer die gebruik maakt van vingerafdrukscanning of gezichtsherkenning, thermische scanning (om de gezondheid van werknemers te beoordelen - vooral nu belangrijk) en een badgelezer (waarmee je werknemers hun bedrijfsbadges kunnen scannen om hun ID te bevestigen).

De technologie voor het vastleggen van foto's biedt een extra beveiliging, omdat het voorkomt dat mensen als iemand anders kunnen inklokken. Je kunt ook attentiemeldingen instellen, zoals gezondheids- en welzijnscontroles of procedurele herinneringen, elke keer dat je werknemers inklokken - deze kunnen worden aangepast aan de behoeften van je bedrijf.

Personeelszaken

Op het gebied van HR heeft Paylocity verschillende functies te bieden. Het belangrijkste is de ESS (Employee Self Service) app. Werknemers kunnen salarisstroken bekijken, verlof aanvragen, in- en uitklokken, hun persoonlijke gegevens bijwerken, samenwerken en met elkaar communiceren. Het is echt een handig systeem dat alle functies van het platform met elkaar verbindt, maar het beste tot zijn recht komt in het HR-gedeelte.

Als uw werknemers cursussen volgen, hebben ze ook onderweg toegang tot de training in het Learning Management System om de status van de voltooide cursussen te bekijken.

Vanuit het standpunt van een werkgever zijn de compliance tools geweldig. Ze helpen je om op de hoogte te blijven van alles wat je nodig hebt om compliant te blijven, zoals I-9 werkvergunningen, de Betaalbare Gezondheidszorgwet, gelijke kansen op de arbeidsmarkt en nog veel meer.

Je ontvangt een overzicht van de laatste updates op het gebied van belasting- en nalevingswetgeving, wat erg handig is. Deze 'back-up' zorgt ervoor dat er niets door de mazen van het net glipt waardoor je later problemen krijgt.

Ze bieden ook iets dat 'HR Edge' heet. Dit is een service (tegen extra kosten) die je koppelt aan een HR Edge Accountmanager, die je vragen kan beantwoorden en oplossingen kan bieden die specifiek zijn voor de behoeften van je bedrijf.

Je krijgt ook een bibliotheek met artikelen en gidsen over hervormingen in de gezondheidszorg, lonen en meer. Je kunt je werknemers trainen met online trainingen op het gebied van cyberbeveiliging, anti-pesten en intimidatie. Bovendien kunnen ze je helpen bij het opstellen van aangepaste handboeken met richtlijnen voor je werknemers.

Talent

Er zijn veel functies om naar te kijken, te beginnen met het wervingsproces. Er zijn veel tijdbesparende tools en dat is geweldig. Je kunt sollicitaties aanpassen en automatisch op online vacatureportalen plaatsen, persoonlijke gegevens van je potentiële werknemers veilig bijhouden en bijhouden, je aanname- en goedkeuringsworkflows aanpassen voor snelle communicatie met managers en belanghebbenden, en nog veel meer.

Je kunt realtime informatie over kandidaten krijgen, wat erg handig is om snel beslissingen te nemen. En als je de juiste werknemer hebt gevonden, kun je hem of haar snel een baan aanbieden met behulp van briefsjablonen. Je kunt ook potentiële kandidaten die het niet gehaald hebben bewaren voor toekomstige vacatures.

Ook op het gebied van onboarding zijn er veel tijdbesparende functies. Je kunt alle belangrijke documentatie - zoals belastingtarieven, handboeken, contactgegevens, formulieren voor belastinginhouding, informatie over directe storting en meer - allemaal op één plek verzamelen, zodat je werknemer ze gemakkelijk kan inzien en invullen.

Wanneer je nieuwe mensen verwelkomt in je bedrijf, kun je welkomstberichten van leiders toevoegen, inclusief video's, informatie over de bedrijfscultuur en het beleid, teamprofielen en meer. Zo voelen ze zich meteen voorbereid en welkom.

Er wordt ook gezorgd voor prestatiebeheer, met verschillende functies, waaronder doelbeheer (werknemers kunnen hun eigen doelen instellen en beheren met managers), prestatiebeoordelingen instellen en feedback krijgen. De feedback wordt gepresenteerd in de vorm van 'journals', die werknemers een overzicht geven van hun taken en prestaties. Ze kunnen ook feedback vragen aan anderen.

Compensatiebeheer kan lastig zijn, maar Paylocity biedt budgetbeheer, zodat u budgetoverzichten kunt bekijken en ervoor kunt zorgen dat ze in lijn zijn met de doelen en het beleid van de organisatie. Op bepaalde niveaus kunnen werknemers hun prestaties en compensatiegeschiedenis bekijken (managers kunnen bijvoorbeeld de compensatiegeschiedenis van een werknemer bekijken als ze overwegen hem of haar een loonsverhoging te geven).

Tot slot is er het Learning Management System dat we eerder al kort noemden. Hiermee hebben je werknemers toegang tot een reeks interessante en loopbaanontwikkelende cursussen en kunnen ze onderweg leren en hun voortgang bijhouden met behulp van de app.

Voordelen

Het bijhouden van personeelsbeloningen kan ingewikkeld zijn. Paylocity heeft een aantal functies om hierbij te helpen. Werknemers kunnen Health Savings Accounts, Flexible Spending Accounts, Health Reimbursement Arrangements, Premium Only Plans, COBRA-dekking en Transportation Management Accounts opzetten.

Dankzij de analytics en het dashboard van de beheerder verloopt dit proces vrij soepel. Werknemers kunnen de Employee Self Service-app gebruiken om hun eigen plannen en betalingen te bekijken.

Mobiele app

Paylocity heeft een focus op community en verbinding, wat geweldig is. Met het Employee Self Service-platform en de app kunnen werknemers met elkaar communiceren via een berichtenplatform, en je kunt gebruikmaken van andere functies, zoals:

• Berichten sturen over belangrijke mededelingen en gebeurtenissen
• Gebruik polls om feedback te verzamelen
• Samenwerking op projecten mogelijk maken zonder gebruik te hoeven maken van een externe service
• Gegevens verzamelen uit reacties op aankondigingen en peilingen om beslissingen te nemen

Wat wij een leuke bijkomstigheid vinden, is dat Paylocity uw werknemers in staat stelt elkaar feedback te geven over projecten en elkaar prijzen te geven op basis van hun werk - wat de werktevredenheid verhoogt en hard werken aanmoedigt.

De mobiele app koppelt alles in het platform, inclusief salarisadministratie, tijdsbeheer, secundaire arbeidsvoorwaarden, onboarding en meer. De app is gebruiksvriendelijk en heeft goede gebruikersbeoordelingen.

Paychex - de belangrijkste functies

Online salarisadministratie

Paychex heeft verschillende opties voor salarissystemen, afhankelijk van de behoeften van je bedrijf.

Klein bedrijf - 1-49 werknemers

Je kunt de salarisadministratie voor je kleine bedrijf regelen via Payroll Online of via de mobiele app. Je kunt Paychex ook vragen om de salarisadministratie voor je te verzorgen (tegen extra kosten). Ze berekenen, betalen en dienen ook de federale, staats- en lokale loonbelasting in.

Middelgrote onderneming - 50-1000+ werknemers

Als je een groter bedrijf hebt, kun je Paychex nog steeds gebruiken om je salarisadministratie een stuk eenvoudiger te maken - ze kunnen op dezelfde manier belastingaangifte doen. Je krijgt ook:

• Online salarisverwerking
• Directe storting, papieren cheques en betaalkaarten
• Werknemers in loondienst, per uur en op contractbasis betalen
• HR-administratie en -administratie
• Nieuwe medewerkers rapporteren aan overheidsinstanties
• Kit arbeidsposter
• Betalingen voor derdenbeslag

Ze hebben ook een service genaamd Paychex FlexPaychex Flex is een software voor het beheer van menselijk kapitaal die kan worden geconfigureerd om te voldoen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf op het gebied van payrollprocessen. Op de hoogte blijven van de belastingtarieven kan een beetje verwarrend zijn, maar Paychex Flex automatiseert een aantal van deze processen en zorgt ervoor dat je compliant blijft.

Werknemers kunnen loon op aanvraag aanvragen, tot $500 vooraf voor elke loonperiode. Nogmaals, dit is geweldig voor je werknemers, omdat ze zo hun rekeningen kunnen betalen, maar het zal je cashflow niet verstoren.

Beide plannen voor payrollbedrijven omvatten geavanceerde rapportage en de zelfbedieningstool voor werknemers, maar daarover binnenkort meer.

Tijdregistratie en aanwezigheid

Er zijn hier een paar hulpmiddelen om de werktijden van je werknemers bij te houden. De mobiele app werkt hier heel goed, omdat je werknemers hiermee hun eigen werktijden kunnen bijhouden, waar ze ook zijn.

Er zijn twee opties voor tijdregistratie en aanwezigheid, die iets andere functies bieden:

Paychex Flex Time Essentials

• Software voor tijdregistratie
• Snelle installatie (vijf werkdagen)
• Dashboards voor managers en medewerkers
• Meerdere ponsopties
• Taakkostenberekening en arbeidsverdeling

Paychex Flex Tijd

• Alles inbegrepen in Paychex Flex Time Essentials
• Meer inlogmogelijkheden, waaronder interactief voice response-systeem, keypad, proximity badge, online timesheet, web punch, mobiel punch, kioskoplossingen, biometrische vingerafdrukscanner, irisherkenningstechnologie en gezichtsherkenningstechnologie (met de app)
• Beheer van vrije tijd
• Geo-locatie tracking
• Geo-fencing (dit voorkomt dat werknemers buiten hun aangewezen gebied kunnen inloggen)
• Plannen met slepen en neerzetten voor timesheets en vrije tijd
• Geavanceerde planning met kleurcodering en pauzes/maaltijden
• Mogelijkheden om van shift te wisselen
• Kilometercalculators voor onkostenvergoedingen
• Extra modules, waaronder verlof bijhouden, personeelspunten bijhouden en budgetteren

Personeelszaken

Er is hier veel te doen op het gebied van het stroomlijnen van processen - je kunt procedures instellen om ervoor te zorgen dat alles op de juiste manier verloopt (bijvoorbeeld personeelsbeoordelingen - ze kunnen een vooraf gedefinieerd proces volgen om ervoor te zorgen dat het voor elke werknemer op dezelfde manier werkt). Hun software herinnert je aan verjaardagen en werkverjaardagen, wat een kleinigheid is, maar je werknemers kan helpen zich meer gewaardeerd te voelen.

U kunt ook meer ondersteuning vragen van een Paychex HR Professional. Dit is handig als je iemand anders nodig hebt om je te begeleiden bij problemen met je bedrijf als het gaat om personeelszaken.

Ze bieden ook een Learning Management System, waarmee je werknemers hun vaardigheden kunnen verbeteren via een online platform. Het heeft een moderne interface (met behulp van de mobiele app), met relevante onderwerpen die je kunt kiezen om aan de behoeften van je bedrijf te voldoen. Er zijn twee plannen voor LMS - Essentials en Enhanced - waarbij Enhanced iets meer maatwerk biedt op het gebied van het maken van quizzen, enquêtes en meer.

We moeten het ook hebben over de app.

Aanwerving

Paychex biedt hier veel, al vanaf het wervingsproces. U kunt besparen op papierwerk en vervelende administratieve taken door Paychex Flex Hiring te gebruiken, dat veel van de processen automatiseert die komen kijken bij het adverteren van nieuwe banen. Potentiële werknemers hebben er ook baat bij, want ze kunnen solliciteren via hun telefoon of computer en ze kunnen inloggen in het systeem om de status van hun sollicitatie te controleren. Je kunt je vacatures automatisch delen op verschillende platforms, wat geweldig is.

Ze bieden ook diensten voor het screenen van werknemers - het uitvoeren van achtergrondcontroles kan vervelend zijn, maar Paychex kan sommige van deze controles voor u uitvoeren, zodat u de achtergrond van uw nieuwe werknemers kunt bekijken.

Werving wordt nog eenvoudiger met een aantal extra functies, zoals het automatisch plannen van sollicitatiegesprekken en het automatisch rangschikken van potentiële werknemers.

Voordelen

Paychex kan u helpen om op de hoogte te blijven van een reeks voordelen, waaronder:

• Groepszorgverzekering
• Individuele ziektekostenverzekering
• ACA-rapportage en ESR-services
• Pensioen
• Uitkeringsrekeningen
• Sectie 125 regelingen
• Vrijwillige voordelen
• Financieel welzijn

Mobiele apps

De mobiele app is geweldig. Hoewel Paychex een complexe dienst is met veel verschillende opties om uit te kiezen, brengt de app (Paychex Flex) alles samen voor je werknemers en management. Het verbindt onboarding, salarisadministratie, personeelszaken, LMS, voordelen en nog veel meer.

Er is ook de Paychex Time Kiosk app, waarmee uw werknemers kunnen in- en uitklokken met hun mobiele telefoon.

Extra functies

Paychex biedt een paar extra functies en kan je helpen bij het beheren:

• Zakelijke verzekering
• Zakelijke leningen en financiering
• Opstartdiensten

Paylocity vs Paychex: Paylocity - Kennisbank en ondersteuning

Paylocity heeft een handige bibliotheek met artikelen over HR, salarisadministratie en personeelsbeheer. Ze bieden ook producttrainingen aan, met virtuele walkthroughs onder leiding van een instructeur over het juiste gebruik van het platform.

Op het gebied van klantenservice hebben ze veel opties, met telefonische en e-mailondersteuning voor medewerkers en beheerders. Gebruikers melden dat de klantenservice soms traag reageert, wat jammer is.

Paychex - Kennisbank en ondersteuning

Paychex heeft ook een resource bibliotheek, met veel blog posts en artikelen over salarisadministratie, HR en meer. Als je extra hulp nodig hebt (of je nu een werknemer of een beheerder bent), kun je hun telefonische ondersteuning gebruiken om hulp te krijgen.

Helaas laat de klantenservice Paychex ook in de steek, omdat gebruikers melden dat ze traag en frustrerend kunnen zijn om mee in contact te komen.

Paylocity vs Paychex Prijzen

Paylocity Prijzen

Het is eigenlijk moeilijk om van de Paylocity website zelf te zeggen hoeveel het kost - je moet contact met ze opnemen voor een demo om de bal aan het rollen te brengen. We hebben wat onderzoek gedaan en kwamen erachter dat het $2 per werknemer per maand kost, tot $4 per werknemer per maand.

Het is ook waarschijnlijk dat ze een maandelijkse basisprijs vragen voor het gebruik van hun platform, maar zonder een specifieke offerte is het onduidelijk wat deze prijs zou zijn.

Je kunt meer te weten komen over hun prijzen door een demo aan te vragen hier.

Paychex Prijzen

De prijzen voor Paychex zijn ook alleen op aanvraag beschikbaar, dus het is moeilijk om ze te vergelijken. Andere websites suggereren echter dat de prijzen als volgt zijn opgebouwd:

Express salarisadministratie

• $60 per maand basisprijs
• $4 per maand per werknemer

Paychex Flex Select

• $90 per maand basisprijs
• $3 per maand per werknemer

Paychex Flex Pro

• $158 per maand basisprijs
• $3,65 per maand per werknemer

Paychex Flex Enterprise

Prijs op aanvraag

De prijzen kunnen variëren afhankelijk van uw behoeften en daarom moet u contact opnemen met Paychex voor een specifieke offerte, maar dit geeft wel een basisidee van wat de kosten zouden kunnen zijn.

Paychex biedt momenteel 3 maanden gratis aan - u kunt kom meer te weten door een demo aan te vragen hier.

Paylocity - Voor- en nadelen

Voors

• Veel opties voor tijdregistratie en aanwezigheid
• Fatsoenlijk HR-management
• Goed voordelenbeheer
• Veel salarisfuncties
• Focus op gemeenschap en betrokkenheid bij andere werknemers
• Werknemers kunnen hun salaris vervroegd opnemen
• De mobiele app is gebruiksvriendelijk

Nadelen

• Klantenservice is niet geweldig
• Communicatie met het team dat belast is met het afhandelen van belastingen kan frustrerend zijn

Paychex - Voor- en nadelen

Voors

• Goed beheer van tijd en aanwezigheid
• Goed HR-management
• Functies voor werving en introductie zijn goed
• Mobiele apps zijn gemakkelijk te gebruiken
• Er zijn extra functies voor grotere bedrijven

Nadelen

• Klantenservice is niet geweldig
• Het kan verwarrend zijn om door alle diensten te navigeren die ze te bieden hebben

Veelgestelde vragen over Paylocity vs Paychex

Paylocity vs Paychex: Onze winnaar is...

Het is moeilijk om hier een winnaar te kiezen! Ze lijken in veel opzichten op elkaar.

We vinden dat Paylocity veel geweldige functies heeft. Ze hebben veel van dezelfde functies als Paycheck, plus vele jaren ervaring op het gebied van HR en belastingen. .

Samenvatting: Wij denken dat Paychex hier in het voordeel is. De Paychex online payroll service bestaat al langer en is beter geschikt voor groeiende organisaties (niet alleen kleine bedrijven). Ze hebben ook een leencentrum voor kleine bedrijven, wat uitstekend is. Als je een klein bedrijf hebt, zou je daar eens naar kunnen kijken.

Op de juiste manier gebruikt, kan Paylocity echt helpen om de toon te zetten voor je bedrijf en zou het echt helpen om een nieuwe werknemer te verwelkomen. Maar om bovenstaande redenen gaan we Kies vandaag Paychex als onze favoriete payroll service providerMaar beide zijn een goede keuze als je tijd en moeite wilt besparen bij het runnen van je bedrijf.

Lees meer over Payroll Software en Payroll Provider Solutions:

• Hoe vindt u de beste betalingsverwerker voor uw online bedrijf?
• Paychex vs ADP: Wat is beter om te gebruiken?
• Paychex vs Surepayroll: Welke is beter?
• Paychex vs Paycom Payroll Service
• Gusto vs Paychex: Welke moet u kiezen?
• Zenefits vs ADP - Welke HR-service is het beste voor uw bedrijf?
• Gusto vs ADP: Is ADP of Gusto beter?
• Zenefits vs Gusto: Welke HR-dienst is beter?
• Trinet vs Zenefits: Welk HR Management Platform is beter?
• Zenefits vs BambooHR - Welke HR-service is de beste?