Laatst bijgewerkt op 26 mei 2024 door Ewen Finser
Als je de spreekwoordelijke "inbox zero" wilt bereiken, maar niet zeker weet waar je moet beginnen, dan is deze gids iets voor jou.
Als drukke ondernemer heb ik JAREN geworsteld met het onder controle krijgen van mijn verschillende inboxen. Op elk moment had ik duizenden berichten, sommige met een sterretje, doorgestuurd naar mezelf, ongelezen om zichtbaar te blijven (maar waar ik nooit iets mee deed).
Na verloop van tijd begon deze "e-mailschuld" mentaal op te lopen. Eerder dit jaar ben ik begonnen met het optimaliseren van mijn inbox en dit leidde me naar het concept "inbox zero".
Nu mijn disclaimer is dat ik verschillende inboxen heb en dat nog niet elke inbox op nul staat, MAAR ik heb dit al met een paar bereikt... dankzij de methoden en tools die hieronder worden genoemd.
Dus dit is hoe ik aan de slag zou gaan in de richting van inbox zero...
Het probleem definiëren
Dit staat niet op de meeste lijstjes die ik heb gezien, maar het bereiken van "inbox zero" betekent verschillende dingen voor verschillende mensen. Ik begin graag met mezelf af te vragen. "Wat zijn de kosten als je inbox zero NIET hebt?
In mijn geval waren de afleiding, de mentale omschakelkosten en de tijd die ik kwijt was aan het filteren van e-mail een echte rem op de productiviteit.
Maar voor sommigen is rommel een standaardstatus (in het algemeen) die hen niet op dezelfde manier stoort. Ga niet naar inbox zero omdat een of andere GURU dat heeft gezegd.
Doe het omdat het JOU gelukkiger en productiever maakt!
Een prioriteitenkader creëren
Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk deze stap is. Zonder helder te krijgen WAT belangrijk is, is het bijna onmogelijk om de volgende stappen te zetten. Dit is eigenlijk - mentaal - de grootste blokkade voor mij.
Er zijn veel verschillende manieren om dat te doen, maar dit is hoe ik het heb gedaan. Toen ik nadacht over wat belangrijk is, bedacht ik deze categorieën:
- Dringend / Onmiddellijke actie
- Belangrijk / Actie vandaag
- Belangrijk / Referentie
- Niet belangrijk / Archief
- Niet belangrijk / Afmelden
Als je naar je huidige inbox kijkt, hoeveel passen er dan in een van deze categorieën? Een truc voor mij (meer hierover hieronder) is om mappen te maken om "actie"-items uit de hoofdinbox en ergens anders naartoe te verplaatsen.
Op deze manier is er een "actie"-inbox die gescheiden is van een sorteer-inbox. Anders word ik ongelooflijk afgeleid als ik probeer te schakelen tussen de twee in één inbox.
Ik gebruik de term "actie" omdat een reactie misschien niet direct nodig is. Het kan het aanmaken van een projectmanagementtaak zijn, het delegeren naar een teamlid of gewoon het doorsturen naar de juiste persoon.
Unsub Bonanza
Niemand vindt het leuk om de badkamer schoon te maken. Soms moet het gewoon gebeuren.
Zo denk ik over inboxhygiëne. Soms moet je gewoon een ochtend of middag vrijmaken en je JUIST concentreren op het uitschrijven van ALLE rotzooi die je nooit opent.
Bekijk het zo: Als je al meer dan 3 maanden geen e-mail hebt geopend van een specifieke afzender, is het tijd om je uit te schrijven. Je kunt je later altijd weer opnieuw abonneren als het echt invloed heeft op je leven!
Als je dit één of twee keer per jaar doet, zal het al wonderen doen voor je overvolle inbox.
Mappen & Etiketten
Als je het idee hebt dat er alleen maar e-mails in je algemene map zitten, overweeg dan een eenvoudig raamwerk zoals dit:
Actie > Wachten > Verwerkt
Net als een Kanban-bord in projectbeheer is dit een eenvoudige manier om dingen te routeren en resultaten te boeken.
Hoewel deze eerste stap nuttig is, moet ik er (persoonlijk) nog steeds een soort urgentiestatus aan koppelen. Er zijn dingen zoals nieuwsbrieven of brieven aan aandeelhouders die ik later wil lezen (meestal op een bepaald tijdstip in de avond), maar die niet iets zijn waarop actie ondernomen moet worden op dezelfde manier als een werkkwestie.
Als ik dit soort patronen begin op te merken met een gemeenschappelijk thema, dan maak ik daar gewoon een aparte map voor en zelfs aangepaste REGELS om automatisch naar specifieke mappen te leiden.
Dit is een goede gids over hoe maak je aangepaste filters in Gmail.
Ik refereer ook graag aan mijn oorspronkelijke prioriteringsraamwerk om hier te helpen door een map "Referentie" toe te voegen voor belangrijke items zoals projectvoorstellen, gidsen, instructies, aanwijzingen of iets anders dat ik later misschien moet raadplegen, maar niet hoef te doen EN niet verloren wil laten gaan in een "verwerkte map".
Software en diensten
Aanvankelijk was ik huiverig om geld uit te geven aan software om inbox zero te bereiken, maar toen ik de "bestede tijd" begon te inventariseren, werd de afweging duidelijk...
Er is een opkomende klasse van uitstekende tools en software die het zware werk voor je doen. Persoonlijk heb ik gekozen voor SaneBox na een heleboel opties geprobeerd te hebben, maar hier zijn een paar namen in deze categorie die je moet bekijken:
Lees ook: Gids met hulpmiddelen voor het opschonen van e-mail.
Opmerking: deze gaan niet allemaal expliciet over het bereiken van "inbox zero", maar ze zijn gericht op e-mailorganisatie, filteren en het verwijderen van ongewenste e-mails. Met andere woorden, ze maken het gemakkelijker om inbox zero te bereiken.
Lees de belangrijke e-mail in je Postvak In. Vergeet veilig de rest. SaneBox's A.I. identificeert belangrijke e-mail en organiseert automatisch de rest om u te helpen geconcentreerd te blijven. Gebruik onze gekoppelde exclusieve $25 coupon tegoed als je je aanmeldt voor het betaalde plan!
Is Inbox Zero wat je echt nodig hebt?
Persoonlijk hou ik van het gevoel dat ik geen berichten hoef te beantwoorden en dat ik agressief kan filteren wat er door mijn "afleidingszone" komt. Maar er ZIJN andere manieren om de productiviteit per e-mail te verhogen.
Dit zijn enkele andere ideeën om te overwegen als inbox zero voor jou niet voldoende is:
- Geplande e-mailafleveringen (e-mails pauzeren): Er zijn verschillende eenvoudige diensten die de afleiding van het constant controleren van je inbox wegnemen. Dit kan een effectievere strategie zijn om met een overvolle inbox om te gaan en/of een goede tussenstap tot je inbox nul is. Enkele tools die je hier kunt gebruiken zijn SaneBox, Mailmanen Boemerang.
- E-mail Organisatie: Soms gaat het er niet zozeer om dat je ongelezen of onverwerkte e-mails hebt, maar meer dat je een plek hebt om ze te plaatsen, of dat je gewoon de belangrijke e-mails op één plek hebt. Bekijk mijn metgezel gids voor het organiseren van uw e-mail voor meer actiestappen.
- Virtuele / persoonlijke assistenten: Dit lijkt misschien overkill en te duur, maar er zijn eigenlijk verschillende uitstekende diensten voor het vinden van overzeese VA's die de taak van het sorteren, plannen en zelfs het beantwoorden van e-mails die in bepaalde formaten passen aankunnen. Diensten die je hier kunt bekijken zijn Zirtual en RemoteCoworker.