De beste tools voor werken op afstand voor uw bedrijf [Gids].

Werken op afstand is in opkomst, zij het langzaam, dankzij de wereldwijde verspreiding van het internet. FreelancersStartups en online bedrijven hadden een manier gevonden om werk gedaan te krijgen via het internet en samen te werken met teams verspreid over de hele wereld. Een paar jaar voor 2020 begonnen veel bedrijven werknemers op afstand in te huren, omdat ze zich realiseerden dat een deel van hun werknemers niet naar kantoor hoefde te komen om te werken.

In 2020 dwong de COVID-19 pandemie de meeste bedrijven om hun toevlucht te nemen tot werken op afstandomdat mensen elkaar niet mochten ontmoeten, hun huis niet mochten verlaten en niet met anderen in contact mochten komen.

Hoewel dit meer een harde reset was, hebben verschillende bedrijven zich aangepast en het efficiënter gevonden dan ze eerder dachten. Werken op afstand is nieuw voor veel organisaties en vereist veel planning over de te gebruiken tools, de werkregels en hoe ervoor te zorgen dat werknemers op afstand nog steeds aan de verwachtingen voldoen.

Virtueel werken is een blijvertje en hoe sneller je je aanpast, hoe beter het voor je is.

Redenen waarom werken op afstand de toekomst van werk is

Werk wordt dynamischer en bedrijven moeten de komende jaren op afstand gaan werken. Hier zijn enkele voordelen;

Kosteneffectief

De kosten voor het huren van kantoorruimte zijn voor veel bedrijven enorm, vooral voor starters die vaak krap bij kas zitten. Naarmate teams groter worden, moeten bedrijven meer kantoorruimte huren, wat meestal gepaard gaat met overheadkosten zoals HVAC, elektriciteit, water en schoonmaakkosten. Volgens de PGi-verslag 2019Bedrijven kunnen jaarlijks tot $10.000 besparen voor elke werknemer die op kantoor werkt. Aan de andere kant besparen werknemers geld omdat ze niet van en naar kantoor hoeven te pendelen.

Globalisering van toptalent

Werken op afstand heeft de banenmarkt opengebroken en bedrijven kunnen nu de beste talenten inhuren, ongeacht hun locatie. Voorheen waren banen gebonden aan locaties en hadden bedrijven inactieve gebieden de overhand bij het zoeken naar mensen met de beste vaardigheden.

Bedrijven op ongunstige locaties hebben geen toegang tot toptalent, omdat het moeilijk is om prospects over te halen om te verhuizen en hun levensstijl te veranderen. Met teams op afstand kun je de wereldwijde arbeidsmarkt aanboren en de beste kandidaat voor de baan aannemen.

Beter behoud van werk

De NPS van werknemers is hoger bij externe teams. De meeste werknemers omarmen de voordelen van een baan op afstand en het vooruitzicht van een flexibel rooster, een balans tussen werk en privé en een band met hun gezin terwijl ze toch hun KPI's halen, is te goed om te laten schieten.

Werk op afstand stelt werknemers in staat om hun werkcultuur en -stijl te bepalen, wat hun loyaliteit aan de werkgever ten goede komt. Werkzoekenden geven de voorkeur aan banen op afstand die bij hun levensstijl passen. Als ze die eenmaal hebben, kunnen ze hun tijd en vaardigheden aan het werk besteden, wat resulteert in een hogere productiviteit en meer werktevredenheid.

Verbeterde bedrijfsproductiviteit

Door zich open te stellen voor een bredere arbeidsmarkt verbetert de diversiteit van elk team, wat leidt tot betere producten en diensten. Bedrijven die mensen uit verschillende steden, landen, achtergronden en etniciteiten kunnen inhuren, zijn beter in staat om producten te bedenken die deze doelgroepen bedienen.

Werken op afstand en technologie

Het is niet eenvoudig om de beste tools voor samenwerking op afstand te kiezen, omdat er tegenwoordig meerdere opties zijn. Bedrijven moeten er zeker van zijn dat ze rendement halen uit hun investeringen, en het is makkelijk om geld uit te geven aan tools die je niet nodig hebt. De beste aanpak is om de categorieën van tools die je nodig hebt voor samenwerken op afstand onder te verdelen en vervolgens voor elke categorie de specifieke tool te vinden. Enkele van de soorten zijn;

• Videoconferenties
• Hulpmiddelen voor projectbeheer
• Online samenwerking
• Online tekstverwerking
• Het delen van bestanden
• Gespecialiseerd gereedschap

We zullen voor elke categorie de beste tools voor werken op afstand bekijken en voor elke categorie de meest geschikte aanbevelen.

Videoconferenties

Deze categorie tools vergemakkelijkt live communicatie. Ze vormen de basis van werken op afstand omdat ze werknemers in staat stellen samen te werken zoals ze dat in een kantooromgeving zouden doen.

De beste software voor videoconferenties

Cisco WebEx

Cisco WebEx is de afgelopen jaren sterk verbeterd, maar zolang je het kunt betalen. Dit is een van de duurste videoconferentiesoftware. Afgezien van de kosten, zijn de vereenvoudigde gebruikersinterface en de integratiemogelijkheden voor bedrijven geweldige functies.

Het WebEx vergadercentrum maakt het eenvoudig om online een vergadering te starten, in te plannen en uit te voeren. Gebruikers moeten een hostingaccount hebben om tijdens deze vergaderingenen uitnodigingen kunnen snel via e-mail worden verstuurd.

Het Training Center zorgt voor maximale samenwerking, omdat alle deelnemers de gedeelde bestanden op het presentatiescherm kunnen bewerken. Met het Event Center kunnen gebruikers vergaderingen organiseren met maximaal 3.000 deelnemers, met mogelijkheden voor chatten, scherm delen, polling en vragen en antwoorden.

Topfuncties

• Web- en videoconferenties
• Toepassingen/ bestanden/multimedia delen
• Hulpmiddelen voor chatten en brainstormen
• Vergaderen en webinars
• Ondersteunt webgebaseerde, iOS- en Android-apparaten.

Zoom vergaderingen

Drie dingen die Zoom vergaderingen een van de beste videoconferentiesoftware zijn robuuste prestaties, betaalbaarheid en een royaal gratis plan. De betaalde plannen beginnen bij $14,99 per maand voor elke host.

U hebt toegang tot Zoom vergaderingen via een webgebaseerde applicatie, desktop app of telefoon app. Hosts moeten een account aanmaken om afspraken te maken, maar deelnemers kunnen ook zonder account deelnemen.

Gratis gebruikers kunnen een onbeperkt aantal vergaderingen hosten, maar krijgen geen rapporten, gebruikersbeheer en beheerdersfuncties. De web- en desktopapplicaties hebben verschillende instellingen en je zou beide moeten verkennen om te zien wat voor jou werkt. Het kan tot 500 deelnemers in een vergadering hebben en toch perfect werken, een record in de sector.

Top functies

• Betrouwbare en stabiele prestaties
• Verbeterde samenwerkingstools
• Eenvoudig te integreren met essentiële applicaties van derden
• Meerdere beveiligingsopties voor hosts in betaalde plannen
• Leuke functies om vergaderingen boeiender te maken

Microsoft Teams

Microsoft-teams heeft een geweldige functieset en nauwe integratie met andere Microsoft-apps, waardoor het een perfecte keuze is als je organisatie vertrouwt op Microsoft. Plannen beginnen bij $5 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd. Het heeft een overzichtelijke gebruikersinterface waar je even aan moet wennen, maar als je de basis eenmaal onder de knie hebt, is het makkelijk en leuk om te gebruiken.

Net als alle andere Microsoft-producten kunnen organisaties het op maat maken om aan hun specificaties te voldoen, een pluspunt voor organisaties met unieke behoeften. Toegang tot de pro-versie van deze software is inbegrepen als je een Microsoft 365 Business-account hebt. Je kunt echter ook inloggen op een gratis account als je een Microsoft ID hebt. Met een gratis account kun je maximaal 299 mensen hosten, maar je kunt geen teams integreren met zakelijke Office-apps.

Topfuncties

• Zeer aanpasbaar
• Nauwe integratie met andere Microsoft Office-toepassingen
• Inbegrepen in Microsoft Office 365-accounts
• Veel integratiemogelijkheden

Google Ontmoeten

Google Meet maakt deel uit van de Google Werkruimteook al kan het op zichzelf staan. Voor de beste ervaring moet je het gebruiken als onderdeel van de suite, waarbij het mid-level plan 150 vergaderdeelnemers een onbeperkt aantal keren ondersteunt.

Je hoeft geen applicatie te downloaden, want de Google Chrome browser werkt prima. Hierdoor kun je het op elk besturingssysteem gebruiken. Het instapplan kost $6 per maand, maar dit is voor de volledige set Google Workspace-applicaties. Google Meet biedt een aantal samenwerkingstools zoals scherm delen, inbelnummers en Jamboard, een whiteboard.

Topfuncties

• Royaal gratis plan
• Toepassingen installeren is niet nodig
• Opnames worden opgeslagen op Google Drive
• Integreert goed met Google Workspace-toepassingen

Zoho Vergadering

Dit is een degelijke software voor videovergaderen voor basis schermdeling en webpresentaties. Het beschikt echter niet over een aantal geavanceerde functies die het concurrerender zouden kunnen maken, zoals scherm delen en webpresentaties. Het is ideaal voor bedrijven die geïnteresseerd zijn in andere onderdelen van Zohouitgebreide softwaresuite.

Het instapniveau is voor veel bedrijven niet voldoende, omdat het beperkt is tot slechts tien deelnemers. Dit plan kost $2,50, wat perfect is voor kleine bedrijven die krap bij kas zitten. Het wordt gewoonlijk Meeting-10 genoemd vanwege het aantal deelnemers. De volgende plannen zijn Meeting-25, Meeting-50 en Meeting-100, die $5, $7.50 en $10 per maand kosten.

Topfuncties

• Goedkoop
• Goed webinar functies

Hulpmiddelen voor projectbeheer

Zoho Projecten

Dit is een betaalbare applicatie voor projectbeheer met veel handige functies, ideaal voor kleine en groeiende bedrijven. Het is gemakkelijk integreerbaar met andere applicaties en je kunt er aangepaste velden en lay-outs mee maken.

Het heeft een gratis plan, beperkt tot drie gebruikers. Het standaardplan kost $3 per maand met minimaal zes en maximaal tien gebruikers. Het enterprise plan heeft geen limiet op het aantal gebruikers en laat je alle beschikbare functies ontdekken. In een notendop heeft Zoho een mooie mix van functies en biedt het alle kerntools die nodig zijn om projecten te beheren, zoals Gantt-grafieken, urenstaten en tools voor resourcebeheer.

Belangrijkste kenmerken

• Uitstekende waarde
• Gemakkelijk in te stellen en te navigeren
• Geweldig tijdregistratie mogelijkheden

Wrike

Dit is een projectbeheertool die ook kan werken als een online samenwerkingsapp. Het helpt managers om projecten en lopende werkzaamheden slim te beheren met een uitgebreide verzameling functies.

Het heeft meerdere accountopties en de juiste kiezen is niet eenvoudig zonder de medewerkers van de klantenservice te raadplegen. Onlangs kreeg Wrike een intelligente functie die voorspelt wanneer een project achterop dreigt te raken en de redenen daarvoor aangeeft. In tegenstelling tot andere tools in deze ruimte, kun je met Wrike doorlopend werk beheren zonder eindresultaat of einddatum. Sommige plannen hebben add-ins waarmee je ze kunt aanpassen en meer functies kunt krijgen.

Belangrijkste kenmerken

• Eenvoudig te gebruiken
• Gespecialiseerde accountopties voor marketing/creatieve teams
• Kan projecten en lopende werkzaamheden beheren
• Intelligente functies

Teamwork

Deze tool geeft projectmanagers een platform om hun projecten efficiënt te beheren. Het implementeert dit via een eenvoudig platform waar teamleden hun voortgang kunnen bijwerken en mijlpalen voor taken kunnen instellen.

Het ondersteunt verschillende projectbeheertechnologieën met verschillende weergaven, sjablonen en aanpassingen. Het bevat documentbeheer en een factureringsfunctie waarmee gebruikers facturen kunnen genereren op basis van de gewerkte uren en gemaakte kosten. Het ondersteunt integratie met apps van derden, zoals FreshBooks, Dropbox, Google, Box en meer.

Belangrijkste kenmerken

• Eenvoudig ontwerp
• Geweldige aanpassingsopties
• Facturering en facturatie inbegrepen
• Gratis account beschikbaar

LiquidPlanner-beoordeling

Dit is een van de beste projectmanagementsoftware op de markt, maar er hangt een stevig prijskaartje aan. Het begint bij $45 per gebruiker per maand. Het is cloudgebaseerd en bevat geïntegreerde toepassingen voor productportfoliomanagement, samenwerking, tijdregistratiemiddelenbeheer en budgettering.

De planningsfunctie kan taken prioriteren en de taken tonen die de meeste aandacht nodig hebben op basis van hun impact op het project. Met de native applicaties op iOS- en Android-apparaten kunnen gebruikers de voortgang bijwerken ongeacht het apparaat en samenwerken met teamleden wanneer ze toegang hebben tot internet.

Belangrijkste kenmerken

• Complexe en rijke functieset
• Uitgebreide tracking en resource management
• Responsieve site
• Geen functies voor facturering en facturering

GanttPro

Deze projectbeheeroplossing is perfect voor kleine en middelgrote teams en zou ook voor individuen kunnen werken. Het biedt onder andere Gantt-diagrammen, planning en het bijhouden van de voortgang.

Het is gebaseerd op een visuele interface waarmee managers taken kunnen plannen, toewijzen en de voortgang kunnen controleren. Alle teamleden kunnen commentaar geven op taken, meldingen krijgen over acties die anderen ondernemen en daarop reageren. Elk projectdetail kan worden geëxporteerd in PDF-, PNG-, XLSX- en XML-formaat. Prijzen beginnen bij $4,50 per persoon per maand.

Belangrijkste kenmerken

• Een voordelige oplossing voor kleine teams
• Aangepaste velden voor taken, inclusief Kanban-bordweergave, functie kritieke paden
• Sterke afhankelijkheid van Gantt-diagrammen
• Geen rapportage- en factureringsfuncties

Tools voor online samenwerking

Asana

Asana Het begon als een tool voor taakbeheer, maar is uitgegroeid tot een online samenwerkingssoftware, dankzij de uitstekende functies voor workflowbeheer. Asana stelt leiders in staat om initiatieven, projecten en vervolgens taken te creëren die hen helpen om het grotere initiatief te realiseren. Taken worden toegewezen aan teamleden, die kunnen zien hoe iedereen vordert in de richting van het grote doel. Ze kunnen gemakkelijk notities delen over taakbeschrijvingen, openbare taken volgen en gerelateerde taken combineren om een duidelijke workflow te creëren.

Belangrijkste kenmerken

• Flexibel en modern ontwerp
• Indrukwekkende functieset
• De tijdlijnweergave maakt het gemakkelijk om afhankelijkheden vast te stellen

Podio

Met deze tool kunnen bedrijven applicaties op maat maken om aan hun specifieke behoeften te voldoen. De Podio app-markt opent gebruikers voor een hele nieuwe wereld van gratis apps die vooraf zijn gebouwd door andere gebruikers om te voldoen aan verschillende industriespecificaties.

Sommige apps kunnen helpen met projectportfoliobeheer, facturering, probleembeheer, klantrelatiebeheer en het volgen van sollicitanten. Andere samenwerkingsfuncties zijn de mogelijkheid om te liken, bestanden te delen en instant messaging. De structuur van Podio maakt het ideaal voor kleine bedrijven die veel maatwerk nodig hebben om hun processen onder één platform te beheren.

Belangrijkste kenmerken

• Zeer flexibel en aanpasbaar
• Centraliseert verschillende bedrijfsactiviteiten in één platform
• Uitstekende markt met kant-en-klare apps
• Gebruiksvriendelijk

Trello

Dit is een online tool voor visuele samenwerking waarmee je eenvoudig taken kunt plannen en projecten kunt uitvoeren. Het wordt vaak gebruikt door agile softwareontwikkelingsteams en is gebaseerd op het Kanban-bord.

Het is webgebaseerd en geeft teamleden de tools die nodig zijn om projecten te definiëren, taken toe te wijzen en acties te prioriteren. Met Trello-kaarten kunnen leden samenwerken aan specifieke taken. Het maakt ook integratie met meerdere applicaties van derden mogelijk, zoals JIR cloud, Bitbucket Cloud, Google Drive en Slack.

Belangrijkste kenmerken

• Flexibele en aanpasbare Kanban-app
• Intuïtieve interface
• Geen Gantt-diagrammen, tijdregistratie of factureringsfuncties

Todoist

Dit is een takenlijst en taakbeheerder voor professionals en kleine teams. Het helpt gebruikers hun persoonlijke en theeproductiviteit te stroomlijnen voor een betere samenwerking. Ze kunnen projecten beheren, samen aan taken werken dankzij het bord en de lijstweergaven.

Leden kunnen de leiding nemen over hun taken door gebruik te maken van krachtige labels, filters en sorteeractiviteiten om voor hen relevante workflows te bekijken. Todoist is beschikbaar op het web, mobiele apparaten en e-mailinboxen. Deze software is beschikbaar in Freemium, Pro en Business plannen. Prijzen beginnen bij $3 per gebruiker per maand.

Belangrijkste kenmerken

• Uitstekende cross-platform ondersteuning met moeiteloze synchronisatie
• Natuurlijke taalinvoer en aangepaste productiviteitsrapporten
• Eenvoudige en efficiënte interface
• Werkt offline

Basecamp

Dit is een uitstekende online hub voor teamsamenwerking. Het heeft een vaste maandelijkse prijs voor een onbeperkt aantal gebruikers en integreert goed met meerdere andere tools van derden. Teams kunnen actiepunten bijhouden met behulp van takenlijsten, agenda's, vervaldatums en functies voor het delen van bestanden. Vanaf 2004 ligt de focus op het ontwikkelen van een eenvoudige gebruikersinterface waarmee gebruikers projecten kunnen aanmaken en taken efficiënt kunnen beheren. Het is webgebaseerd, waardoor gebruikers zich op elk moment kunnen aanmelden, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken.

Belangrijkste kenmerken

• Gemakkelijk in te stellen en te gebruiken
• Vast maandelijks tarief voor onbeperkte gebruikers
• Beperkte rapportagefuncties
• Eenvoudig te integreren met applicaties van derden

Kantoor

Microsoft 365

Dit is de gouden standaard voor kantoorpakketten en de voorkeursoptie voor de meeste bedrijven. Het biedt het beste van twee werelden en je kunt zowel offline als online aan documenten werken. Geen enkel kantoorpakket komt in de buurt qua kracht, flexibiliteit en gebruiksgemak.

Het is beschikbaar in persoonlijke en zakelijke opties die een uitgebreide set apps bevatten. Prijzen beginnen bij $69,99 per gebruiker per jaar voor het Personal-abonnement, inclusief Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook en het Business-abonnement. Skype. Zakelijke plannen beginnen bij $5 per gebruiker per maand en voegen Teams, Sharepoint en Microsoft Exchange toe aan de genoemde apps. De applicaties zijn toegankelijk op Windows-, Android- en iOS-apparaten.

Belangrijkste kenmerken

• Krachtigste kantoorpakket
• Beschikbaar op alle platforms
• Leuke samenwerkingsfuncties
• Gebruiksvriendelijke interface

Google Werkruimte

Dit kantoorpakket komt het dichtst in de buurt van Microsoft 365, ondanks het feit dat het alleen online toepassingen biedt. Het heeft een set kantoor- en samenwerkingstoepassingen die geschikt zijn voor zakelijk en persoonlijk gebruik.

Het is een upgrade op abonnementsbasis van de gratis Google-apps die beschikbaar zijn voor iedereen met een account. Het instapmodel kost $6 per gebruiker per maand. Een opvallend voordeel van deze Office-suite is dat je een volledig overzicht krijgt van al je revisies en documenten op elk moment kunt herstellen.

Belangrijkste kenmerken

• Werkt op elke webbrowser
• Uitstekende revisie- en volgfuncties
• Elegante kantoortools
• Minder krachtig dan desktop-apps

Corel WordPerfect Office 2020

Dit kantoorpakket biedt nauwkeurige en onbeperkte controle over de opmaak, waardoor het zich onderscheidt van alle andere pakketten. Het probeert Microsoft 365 niet te evenaren, maar hanteert een unieke aanpak, dankzij WordPerfect, de kern van dit alles.

Het kan documenten in de standaardopmaak produceren, maar onthult de code zodat gebruikers met de opmaak kunnen spelen. Het is populair in advocatenkantoren, overheidskantoren en de academische wereld. Het draait alleen op Windows en bevat drie apps: tekstverwerker, Quattro Pro spreadsheet-app en presentatie-app. Prijzen beginnen bij $249,99 per jaar.

Belangrijkste kenmerken

• Geeft gebruikers unieke controle over opmaak
• Verouderde interface
• Eenvoudig bestanden importeren en exporteren naar oudere bestandsformaten
• Spreadsheet- en presentatie-apps kunnen beter

LibreOffice

Dit is een gratis en open-source office suite die beschikbaar is voor de meeste besturingssystemen, maar het heeft geen samenwerking en online toegang. Het is de beste open-source office suite en heeft robuuste desktop apps die de essentiële functies bieden die nodig zijn om documenten te maken en aan te passen. Het bevat een tekstverwerker, een spreadsheet-editor, een databaseprogramma en een editor voor wiskundeformules.

Belangrijkste kenmerken

• Gratis en open bron
• Kan alle oude documenten importeren en converteren
• Geen online functies, wat de samenwerking beperkt

SoftMaker Kantoor

Dit is het beste desktopalternatief voor Microsoft 365. Het heeft geen cloudgebaseerde apps, maar biedt desktoptoepassingen die nabootsen wat Microsoft 365-apps bieden tegen lagere kosten. Het biedt snelle prestaties, een schone interface en draait op Windows, Linux en macOS besturingssystemen. Gebruikers kunnen kiezen tussen een eenmalige aankoop of een abonnement. De standalone versie begint bij $99,95.

Belangrijkste kenmerken

• Een krachtig alternatief voor Microsoft 365 met vergelijkbare functies
• Snel en betrouwbaar
• Zeer aanpasbaar lint
• Kan oudere documenten openen
• Geen webapps die de samenwerking beperken

Tools voor cloudopslag en bestandsdeling

Dropbox

De persoonlijke versie van Dropbox biedt alleen cloudopslagruimte, maar Dropbox voor bedrijven is een ander beestje. Het bouwt voort op de opslagmogelijkheid om extra samenwerkingsfuncties te bieden. Je bestanden leven in de cloud en je hebt er altijd toegang toe vanaf hun site, desktop en mobiele toepassingen. Je kunt links naar bestanden maken en ze delen met teamleden om ze te bekijken, bewerken en van commentaar te voorzien voor een betere samenwerking.

Belangrijkste kenmerken

• Heeft toepassingen voor de meeste besturingssystemen
• Integraties in Apps centrum
• Ondersteunt samenwerking
• Indrukwekkende functies voor pro-gebruikers

Microsoft One Drive

Dit maakt deel uit van Microsofts Office-suite en werkt perfect voor gebruikers van andere programma's van Microsoft. Het heeft een uitgebreide set functies en een brede platformondersteuning, waardoor het een van de beste in deze categorie is.

Het heeft aantrekkelijke interfaces op zowel het web als mobiel, realtime samenwerking bij het bewerken en krachtige zoekmogelijkheden. Het is diep geïntegreerd in Microsoft 365 en gebruikers kunnen bestanden uploaden en eraan werken met de desktop apps van de Office-suite. Iedereen met een Microsoft account krijgt standaard een OneDrive account, met 5 GB gratis opslag. Microsoft 365-gebruikers krijgen extra opslagruimte en meer functies, afhankelijk van het abonnement dat ze afsluiten.

Belangrijkste kenmerken

• Diepe integratie met de Microsoft 365 apps
• Uitstekende gebruikersinterface
• Krachtig delen van bestanden en bewerken van documenten in samenwerkingsverband

Google Drive

Dit is de app voor cloudopslag in de Google Office-suite. Het biedt bestandsopslag en functies voor online samenwerking met online tools waarmee je vanaf elk apparaat aan bestanden kunt werken.

Het biedt een royale gratis opslagruimte van 15 GB, wat perfect werkt voor veel gebruikers. Apps in de Google Office-suite zijn cloudgebaseerd en bestanden worden standaard opgeslagen in Google Drive, wat de hechte integratie met deze apps benadrukt. Bovendien integreert het goed met andere applicaties en kan het worden gebruikt om een grote verscheidenheid aan bestanden op te slaan en te delen.

Belangrijkste kenmerken

• Royale gratis opslag
• Uitstekende samenwerking via de geïntegreerde office suite
• Platformonafhankelijke apps
• Bestandssynchronisatie van desktop naar desktop mogelijk

IDrive cloud-opslag

IDrive biedt continue synchronisatie van bestanden, zelfs bestanden op netwerkdrivers. Via de webinterface kun je bestanden delen via mail, Twitter en Facebook. Alle vorige 30 versies van bestanden die teruggaan naar de account worden standaard opgeslagen, waardoor herstel eenvoudiger wordt.

Het biedt 5GB gratis opslagruimte, waarbij het basisplan 2TB biedt voor een onbeperkt aantal gebruikers. Het is een van de beste opties van dit moment, dankzij de redelijke prijs-opslagverhouding. Een van de beperkingen is het ontbreken van twee-factor authenticatie, een essentiële functie vandaag de dag wanneer cyberbeveiligingsdreigingen reëel zijn.

Belangrijkste kenmerken

• Gemakkelijk in te stellen
• Bulkbestanden uploaden en herstellen via e-mail
• Onbeperkt aantal gebruikers per account
• Beperkte opties voor delen

Box

Dit is een cloudopslagsysteem voor bedrijven op maat voor contentbeheer. Het werkt binnen het ecosysteem van de organisatie en breidt de samenwerkingsmogelijkheden uit naar partners en klanten buiten het bedrijf. Het is zeer goed beveiligd en voldoet aan meerdere overheidsvoorschriften zoals GDPR, HIPPA en meer. Het heeft robuuste rapportagefuncties om workflows te beheren. Het biedt een initiële gratis opslagruimte van 10 GB, wat meer is dan het gemiddelde in de branche.

Belangrijkste kenmerken

• Eenvoudig te gebruiken
• Ideaal voor samenwerking
• Integreert goed met apps van derden
• Meerdere desktopapplicaties die gebruikers in verwarring kunnen brengen

Software voor het ondertekenen van documenten

Het afschaffen van persoonlijke ondertekeningen en het nakijken van documenten is een belangrijk onderdeel van een effectieve werkomgeving op afstand.

Met dit in gedachten, zijn hier enkele top hulpmiddelen voor het ondertekenen van documenten van ons redactieteam:

Tools voor ondertekening op afstand

• Beste Adobe Sign alternatieven
• Adobe Sign vs SignNow
• Docusign vs SignNow
• Beste Docusign Alternatieven

PDF-beheertools

• PDFfiller vs Nitro PDF Vergelijking
• Vergelijking PDFfiller vs Foxit Pro

Tips voor effectief werken op afstand

Iedereen heeft zijn eigen productiviteitsnorm, maar wat zijn de belangrijkste dingen die een succesvolle productiviteit definiëren? werk op afstand? Onze werkdagen zijn veranderd en sinds enige tijd moeten de meesten van ons voor het eerst in hun leven op afstand werken. Werken op afstand brengt uitdagingen met zich mee, maar als je het goed aanpakt, kun je productiever zijn dan ooit. Hier zijn enkele tips om je thuiswerkervaring te verbeteren;

Een speciale werkruimte

Op kantoor kom je gemakkelijk in een werkstemming, maar thuis niet. Zorg daarom voor een speciale ruimte waar je je werkgerelateerde taken uitvoert. Vermijd in deze ruimte activiteiten die niets met werk te maken hebben, zoals eten, naar sociale media gaan of met je kinderen spelen. Je hersenen zullen deze plek de hele tijd associëren met werk en je helpen focussen wanneer je aan het werk gaat.

Vooraf doelen en streefdoelen definiëren

Werken op afstand helpt je om samen te werken met collega's van verschillende locaties, en het is gemakkelijk om dingen die je op kantoor had kunnen controleren, te vergeten. Zorg dat je team het altijd eens is over de maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse doelen. Laat je taken duidelijk definiëren en bepaal de activiteiten die nodig zijn om deze taken te bereiken. Werken op afstand vereist dat je de leiding neemt over je werk, omdat je baas niet in de buurt is om te controleren wat je doet.

Een virtuele werkruimte maken

We hebben allemaal wel een plek op kantoor waar bestanden worden opgeslagen en waar iedereen bij kan. Je moet er een creëren voor je team om onnodige heen-en-weer communicatie met teamleden te voorkomen. Als je ergens aan werkt, creëer dan een digitale hub waar iedereen bestanden kan uploaden en kan samenwerken.

Zorg voor een betrouwbare verbinding

Je hebt een sterke internetverbinding nodig om de meeste hulpmiddelen voor werken op afstand die in dit stuk worden genoemd te kunnen gebruiken. Zorg voor een serviceprovider die een betrouwbare verbinding biedt met minimale onderbrekingen. Als de stabiliteit van de verbinding niet gegarandeerd is, zorg dan voor een plan B als aanvulling. Op sommige dagen moet je intensief betrokken zijn bij projecten en presentaties geven aan teams, en dan wil je geen vlekkerige verbinding hebben. Als je toegang moet hebben tot bedrijfssystemen, overweeg dan een VPN.

Neem pauzes

Mensen gaan ervan uit dat ze niet kunnen overwerken als ze op afstand werken. Dit is niet waar, en het komt vaak voor dat mensen doorwerken tijdens thee- en lunchpauzes. Maak een duidelijk schema waarin je even pauzeert van de computer, stretcht of hergroepeert om je hersenen op te frissen.

Vaak gestelde vragen

Conclusie 

Werken op afstand is een blijvertje en veel bedrijven zullen de komende jaren teams op afstand in stand moeten houden. Gelukkig hebben veel bedrijven het geprobeerd en werkte het perfect, en iedereen kan van de best practices leren om ervoor te zorgen dat het slaagt in hun specifieke omgeving.

Zorg ervoor dat je het beleid en de structuren op orde hebt voordat je de cultuur aanpast aan werken op afstand. Als deze eenmaal zijn ingesteld, kun je gemakkelijk grote teams op afstand managen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit.

Lees meer:

• Mayple Review & Gids