Dernière mise à jour le 26 mai 2024 par Ewen Finser
Si vous essayez d'atteindre la proverbiale "boîte de réception zéro" mais que vous ne savez pas par où commencer, ce guide est fait pour vous.
En tant que chef d'entreprise très occupé, j'ai eu du mal à gérer mes différentes boîtes de réception pendant des années. À tout moment, j'avais des milliers de messages, certains marqués d'une étoile, renvoyés à moi-même, non lus pour rester visibles (mais sans jamais y donner suite).
Au fil du temps, cette "dette d'e-mails" a commencé à s'accumuler mentalement. En début d'année, j'ai commencé à optimiser ma boîte de réception, ce qui m'a conduit au concept de "boîte de réception zéro".
Je précise que j'ai des boîtes de réception différentes et que toutes ne sont pas encore à zéro, MAIS j'ai déjà réussi à le faire avec certaines d'entre elles... grâce aux méthodes et aux outils mentionnés ci-dessous.
Voici donc comment je procéderais pour me mettre en route VERS la boîte de réception zéro...
Définir le problème
Cela ne figure pas sur la plupart des listes que j'ai vues, mais le fait d'arriver à "zéro boîte de réception" a des significations différentes selon les personnes. J'aime commencer par me demander "Quel est le coût de NE PAS avoir une boîte de réception zéro ?
Dans mon cas, les distractions, les coûts de commutation mentale et le temps réel passé à filtrer les courriels ont été un véritable frein à la productivité.
Mais pour certains, le désordre est un état par défaut (en général) qui ne les dérange pas de la même manière. N'allez pas dans la boîte de réception zéro parce qu'un gourou l'a dit.
Faites-le parce que cela VOUS rend plus heureux et plus productif !
Créer un cadre de priorités
Je ne saurais trop insister sur l'importance de cette étape. Si l'on n'a pas une idée claire de ce qui est important, il est presque impossible de passer aux étapes suivantes. C'est en fait - mentalement - le plus gros blocage pour moi.
Il existe de nombreuses façons de procéder, mais voici comment j'ai procédé. En réfléchissant à ce qui est important, je suis arrivé à ces catégories :
- Urgent / Action immédiate
- Important / Agir aujourd'hui
- Important / Référence
- Pas important / Archive
- Pas important / Se désinscrire
Si vous regardez votre boîte de réception actuelle, combien d'entre elles correspondent à l'une ou l'autre de ces catégories ? L'astuce que j'utilise (voir ci-dessous) consiste à créer des dossiers pour déplacer les éléments "d'action" de la boîte de réception principale vers un autre endroit.
De cette façon, il y a une boîte de réception "action" qui est séparée de la boîte de réception "tri". Sinon, je suis incroyablement distrait en essayant de passer de l'une à l'autre dans une seule boîte de réception.
J'utilise le terme "action" parce qu'une réponse n'est pas forcément nécessaire directement. Il peut s'agir de créer une tâche de gestion de projet, de déléguer à un membre de l'équipe ou simplement d'acheminer l'information à la bonne personne.
La prime à la désubstantialisation
Personne n'aime nettoyer la salle de bains. Mais parfois, il faut le faire.
Voilà ce que je pense de l'hygiène de la boîte de réception. Parfois, il faut se réserver une matinée ou un après-midi pour SE concentrer sur la désinscription de TOUTES les saloperies que l'on n'ouvre jamais.
Pensez-y de la manière suivante : Si vous n'avez pas ouvert un e-mail d'un expéditeur spécifique depuis plus de trois mois, il est temps de vous désabonner. Vous pourrez toujours vous réabonner plus tard si cela a un impact réel sur votre vie !
Faire cela une ou deux fois par an fera des merveilles pour réduire la surcharge de votre boîte de réception.
Chemises et étiquettes
Si l'idée d'avoir des courriels dans votre dossier général vous effraie, envisagez un cadre simple comme celui-ci :
Action > En attente > Traitée
Semblable à un tableau Kanban dans la gestion de projet, il s'agit d'un moyen facile d'acheminer les choses et d'obtenir des résultats.
Bien que cette première étape soit utile, j'ai encore besoin (personnellement) d'y associer une sorte de statut d'urgence. Il y a des éléments comme les bulletins d'information ou les lettres d'actionnaires que je veux lire plus tard (généralement à un moment précis de la soirée), mais qui ne nécessitent pas d'être traités de la même manière qu'un problème professionnel.
Si je commence à remarquer des schémas de ce type avec un thème commun, je créerai un dossier séparé pour eux et même des RÈGLES personnalisées pour l'acheminement automatique vers des dossiers spécifiques.
Il s'agit d'un bon guide sur comment créer des filtres personnalisés dans Gmail.
J'aime également me référer à mon cadre de priorisation original pour m'aider en ajoutant un dossier "Référence" pour les éléments importants tels que les propositions de projet, les guides, les instructions, les directives ou tout autre élément que je pourrais avoir besoin de consulter plus tard, mais que je n'ai pas besoin d'action ET que je ne veux pas perdre dans un "dossier traité".
Logiciels et services
Au départ, j'hésitais à dépenser de l'argent pour un logiciel qui m'aiderait à atteindre le niveau zéro de la boîte de réception, mais lorsque j'ai commencé à faire l'inventaire du "temps passé", le compromis est devenu évident...
Il existe une nouvelle catégorie d'excellents outils et logiciels qui font le gros du travail à votre place. Personnellement, j'ai opté pour SaneBox après avoir essayé un grand nombre d'options, mais voici quelques noms à vérifier dans cette catégorie :
Lire aussi: Guide des outils de nettoyage d'emails.
Remarque : tous ces outils ne visent pas expressément à atteindre la "boîte de réception zéro", mais ils sont axés sur l'organisation des courriels, le filtrage et l'élimination des courriels indésirables. En d'autres termes, ils facilitent l'atteinte de l'objectif "boîte de réception zéro".
Lisez les e-mails importants dans votre boîte de réception. Oubliez le reste en toute sécurité. L'I.A. de SaneBox identifie les e-mails importants et organise automatiquement le reste pour vous aider à rester concentré. Utilisez notre crédit coupon $25 exclusif lié lorsque vous souscrivez à l'offre payante !
La boîte de réception zéro est-elle ce dont vous avez vraiment besoin ?
Personnellement, j'adore la sensation de n'avoir aucun message auquel répondre et de filtrer agressivement ce qui passe dans ma "zone de distraction". Mais il existe d'autres moyens d'augmenter la productivité de la messagerie électronique.
Voici d'autres idées à envisager si la boîte de réception zéro ne vous convient pas tout à fait :
- Envoi programmé d'e-mails (mise en pause des e-mails): Il existe une variété de services simples qui éliminent simplement la distraction de la vérification constante de la boîte de réception. Il peut s'agir d'une stratégie plus efficace pour faire face à la surcharge de la boîte de réception et/ou d'une bonne étape intermédiaire jusqu'à ce que vous ayez une boîte de réception zéro. Voici quelques exemples d'outils SaneBox, Mailmanet Boomerang.
- Organisation du courrier électronique: Parfois, il s'agit moins d'avoir des courriels non lus ou non traités que d'avoir un endroit où les mettre, ou simplement d'avoir les courriels importants à un seul endroit. Jetez un coup d'œil à mon compagnon guide sur l'organisation du courrier électronique pour d'autres mesures à prendre.
- Assistants virtuels / personnels : Cela peut sembler exagéré et trop coûteux, mais il existe en fait une variété d'excellents services pour trouver des AV à l'étranger qui peuvent se charger de la tâche de trier, de programmer et même de répondre aux courriels qui correspondent à certains formats. Les services à consulter sont les suivants Zirtual et Travailleur à distance.