Les meilleurs outils de travail à distance pour votre entreprise [Guide]

Le travail à distance s'est développé, bien que lentement, grâce à l'adoption de l'internet au niveau mondial. IndépendantsLes entreprises en ligne, les startups et les sociétés en ligne ont trouvé un moyen d'accomplir leur travail par l'intermédiaire d'Internet et de collaborer avec des équipes réparties sur l'ensemble du globe. Quelques années avant 2020, de nombreuses entreprises ont commencé à embaucher des travailleurs à distance, car elles se sont rendu compte que certains de leurs employés n'avaient pas besoin de se rendre au bureau pour travailler.

En 2020, la pandémie de COVID-19 a contraint la plupart des pays de l'Union européenne à se doter d'un système d'alerte précoce. les entreprises recourent au travail à distanceLes gens n'avaient pas le droit de se rencontrer, de sortir de chez eux ou d'entrer en contact avec d'autres personnes.

Bien qu'il s'agisse plutôt d'une réinitialisation brutale, plusieurs entreprises se sont adaptées et ont trouvé cette méthode plus efficace qu'elles ne le pensaient auparavant. Travail à distance est une nouveauté pour de nombreuses organisations et nécessite une planification approfondie des outils à utiliser, des règles de travail et de la manière de s'assurer que les employés répondent toujours aux attentes à distance.

Le travail virtuel est là pour rester, et plus tôt vous vous y adapterez, mieux ce sera pour vous.

Les raisons pour lesquelles le travail à distance est l'avenir de l'emploi

Le travail devient dynamique et les entreprises doivent adopter le travail à distance dans les années à venir. Voici quelques-uns de ses avantages ;

Rentabilité

Le coût de la location d'un espace de bureau est considérable pour de nombreuses entreprises, en particulier les start-ups qui sont souvent à court d'argent. À mesure que les équipes s'étoffent, les entreprises doivent disposer de plus d'espace de bureau, ce qui s'accompagne généralement de frais généraux tels que le chauffage, la ventilation et la climatisation, l'électricité, l'eau et les frais de nettoyage. Selon le Rapport PGi 2019Les entreprises peuvent économiser jusqu'à $10.000 par an pour chaque employé travaillant au bureau. D'autre part, les employés économisent de l'argent puisqu'ils n'ont pas à faire la navette entre leur domicile et le bureau.

Mondialisation des meilleurs talents

Le travail à distance a ouvert le marché de l'emploi et les entreprises peuvent désormais recruter les meilleurs talents, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Auparavant, les emplois étaient liés à des lieux, et les entreprises des régions inactives avaient l'avantage lorsqu'elles recherchaient les personnes les plus compétentes.

Les entreprises situées dans des endroits défavorables n'ont pas pu accéder aux meilleurs talents, car il est difficile de persuader les candidats de s'y installer et de changer de mode de vie. Les équipes à distance vous permettent d'accéder au marché mondial de l'emploi et d'embaucher le meilleur candidat pour le poste.

Amélioration du maintien dans l'emploi

Le taux de satisfaction des employés est plus élevé dans les équipes à distance. La plupart des travailleurs apprécient les avantages des emplois à distance, et la perspective de bénéficier d'horaires flexibles, d'un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et d'un lien avec leur famille tout en atteignant leurs indicateurs clés de performance est trop belle pour être laissée de côté.

Le travail à distance permet aux employés de contrôler leur culture et leur style de travail, ce qui renforce leur loyauté envers l'employeur. Les demandeurs d'emploi préfèrent les emplois à distance qui conviennent à leur mode de vie. Une fois qu'ils les obtiennent, ils peuvent consacrer leur temps et leurs compétences au travail, ce qui se traduit par une meilleure productivité et une plus grande satisfaction au travail.

Amélioration de la productivité des entreprises

L'ouverture à un marché du travail plus vaste améliore la diversité de toute équipe, ce qui se traduit par de meilleurs produits et services. Les entreprises qui peuvent embaucher des personnes originaires de villes, de pays, de milieux et d'ethnies différents sont mieux placées pour concevoir des produits qui répondent aux besoins de ces publics.

Travail à distance et technologie

Il n'est pas facile de choisir les meilleurs outils de collaboration à distance, car il existe aujourd'hui de nombreuses options. Les entreprises doivent s'assurer que leurs investissements sont rentables et il est facile de dépenser de l'argent pour des outils dont on n'a pas besoin. La meilleure approche consiste à décomposer les catégories d'outils de travail à distance nécessaires, puis à trouver l'outil spécifique à chacune d'entre elles. Voici quelques-uns des types d'outils ;

• Vidéoconférence
• Outils de gestion de projet
• Collaboration en ligne
• Traitement de texte en ligne
• Partage de fichiers
• Outils spécialisés

Nous examinerons les meilleurs outils de travail à distance pour chaque catégorie, en recommandant ceux qui conviennent le mieux à chacune d'entre elles.

Vidéoconférence

Cette catégorie d'outils facilite la communication en direct. Ils constituent la base du travail à distance car ils permettent aux travailleurs de s'engager et de collaborer comme ils l'auraient fait dans un bureau.

Les meilleurs logiciels de vidéoconférence

Cisco WebEx

Cisco a fait un excellent travail pour améliorer WebEx au cours des dernières années, mais tant que vous pouvez le payer. Il s'agit de l'un des logiciels de vidéoconférence les plus chers. Mis à part le coût, l'interface utilisateur simplifiée et la capacité d'intégration de l'entreprise sont des caractéristiques intéressantes.

Le centre de réunion WebEx facilite le lancement, la programmation et la conduite d'une réunion en ligne. Les utilisateurs doivent disposer d'un compte d'hébergement pour participer à ces réunions. réunionset les invitations peuvent être envoyées rapidement par courrier électronique.

Le centre de formation permet une collaboration maximale puisque tous les participants peuvent modifier les fichiers partagés sur l'écran de présentation. Le centre d'événements permet aux utilisateurs d'organiser des réunions pouvant accueillir jusqu'à 3 000 participants, avec des fonctions de chat, de partage d'écran, de sondage et de questions-réponses.

Caractéristiques principales

• Web et vidéoconférence
• Partage d'applications/fichiers/multimédia
• Outils de chat et de brainstorming
• Conférences et webinaires
• Prend en charge les appareils basés sur le web, iOS et Android.

Réunions Zoom

Trois éléments qui font de la Réunions Zoom L'un des meilleurs logiciels de vidéoconférence est sa performance robuste, son prix abordable et son plan gratuit généreux. Les plans payants commencent à $14.99 par mois pour chaque hôte.

Vous pouvez accéder à Zoom par le biais d'une application web, d'une application de bureau ou d'une application téléphonique. Les hôtes doivent créer un compte pour organiser des rendez-vous, mais les participants peuvent se joindre à eux sans compte.

Les utilisateurs gratuits peuvent héberger un nombre illimité de réunions, mais ne disposent pas de rapports, de contrôles de gestion des utilisateurs et de contrôles d'administration. Les applications web et de bureau ont des paramètres différents, et vous devriez explorer les deux pour voir ce qui vous convient. Il peut accueillir jusqu'à 500 participants à une réunion tout en fonctionnant parfaitement, ce qui est un record dans le secteur.

Caractéristiques principales

• Des performances fiables et stables
• Outils de collaboration améliorés
• Facilité d'intégration avec des applications tierces essentielles
• Options de sécurité multiples pour les hôtes dans les plans payants
• Des fonctions ludiques pour rendre les réunions plus attrayantes

Microsoft Teams

Les équipes Microsoft disposent d'un ensemble de fonctionnalités intéressantes et d'une intégration étroite avec d'autres applications Microsoft, ce qui en fait un choix idéal si votre organisation s'appuie sur Microsoft. Les forfaits commencent à $5 par utilisateur et par mois, facturés annuellement. L'interface utilisateur est structurée et il faut un peu de temps pour s'y habituer, mais elle est facile et agréable à utiliser une fois que l'on a compris l'essentiel.

Comme tous les autres produits Microsoft, les organisations peuvent l'adapter à leurs spécifications, un plus pour ceux qui ont des besoins uniques. L'accès à la version pro de ce logiciel est inclus si vous disposez d'un compte Microsoft 365 Business. Toutefois, vous pouvez également vous connecter à un compte gratuit si vous disposez d'un identifiant Microsoft. Les comptes gratuits vous permettent d'héberger jusqu'à 299 personnes, mais vous ne pouvez pas intégrer les équipes aux applications Office professionnelles.

Caractéristiques principales

• Hautement personnalisable
• Intégration étroite avec d'autres applications Microsoft Office
• Inclus dans les comptes Microsoft Office 365
• Nombreuses options d'intégration

Google Meet

Google Meet fait partie du programme Suite Google Workspacemême s'il peut être utilisé seul. Pour une expérience optimale, vous devez l'utiliser dans le cadre de la suite, où le plan de niveau intermédiaire prend en charge 150 participants à la réunion un nombre illimité de fois.

Vous n'avez pas besoin de télécharger d'application, car le navigateur Google Chrome fonctionne parfaitement. Vous pouvez ainsi l'utiliser sur n'importe quel système d'exploitation. Le plan d'entrée de gamme coûte $6 par mois, mais il s'agit de l'ensemble des applications de Google Workspace. Google Meet offre quelques outils de collaboration tels que le partage d'écran, les numéros d'appel et Jamboard, un tableau blanc.

Caractéristiques principales

• Plan gratuit généreux
• Pas besoin d'installer des applications
• Les enregistrements sont sauvegardés sur Google Drive
• Bonne intégration avec les applications de l'espace de travail Google

Zoho Meeting

Il s'agit d'un logiciel de vidéoconférence solide pour le partage d'écran de base et les présentations web. Cependant, il ne dispose pas de certaines fonctions avancées qui pourraient le rendre plus compétitif, comme le partage d'écran de base et les présentations web. Il est idéal pour les entreprises qui s'intéressent à d'autres aspects de l'activité de l'entreprise. ZohoLa suite logicielle complète de l'entreprise.

Le niveau d'entrée ne convient pas à de nombreuses entreprises, car il est limité à dix participants. Ce plan coûte $2.50, ce qui est parfait pour les petites entreprises à court d'argent. Il est communément appelé Meeting-10 en raison du nombre de participants qu'il peut contenir. Les plans suivants sont Meeting-25, Meeting-50 et Meeting-100, qui coûtent $5, $7,50 et $10 par mois.

Caractéristiques principales

• Peu coûteux
• Bon webinaire caractéristiques

Outils de gestion de projet

Zoho Projects

Il s'agit d'une application de gestion de projet abordable, dotée de nombreuses fonctionnalités utiles, idéale pour les petites entreprises et les entreprises en expansion. Il est facilement intégrable à d'autres applications et vous permet de créer des champs et des mises en page personnalisés.

Il propose un plan gratuit, limité à trois utilisateurs. Le plan standard coûte $3 par mois avec un minimum de six et un maximum de dix utilisateurs. L'offre entreprise ne limite pas le nombre d'utilisateurs et vous permet d'explorer toutes les fonctionnalités disponibles. En résumé, Zoho offre un bon mélange de fonctionnalités et propose tous les outils de base nécessaires à la gestion de projets, tels que les diagrammes de Gantt, les feuilles de temps et les outils de gestion des ressources

Caractéristiques principales

• Excellent rapport qualité-prix
• Facile à mettre en place et à utiliser
• Superbe suivi du temps capacités

Wrike

Il s'agit d'un outil de gestion de projet qui peut également fonctionner comme une application de collaboration en ligne. Il aide les responsables à gérer intelligemment les projets et les travaux en cours grâce à un large éventail de fonctionnalités.

Il propose plusieurs options de compte et il n'est pas facile de choisir la bonne sans consulter les représentants du service clientèle. Récemment, Wrike s'est doté d'une fonction intelligente qui permet de prédire quand un projet risque de prendre du retard et d'en souligner les raisons. Contrairement à d'autres outils dans ce domaine, Wrike vous permet de gérer des travaux en cours sans livrable final ni date de fin. Certains plans sont assortis de compléments qui vous permettent de les personnaliser et d'obtenir davantage de fonctionnalités.

Caractéristiques principales

• Simplicité d'utilisation
• Options de comptes spécialisés pour les équipes marketing/créatives
• Peut gérer des projets et des travaux en cours
• Caractéristiques intelligentes

Travail d'équipe

Cet outil offre aux chefs de projet une plateforme pour gérer efficacement leurs projets. Pour ce faire, il utilise une plateforme simple où les membres de l'équipe peuvent mettre à jour leurs progrès et fixer des étapes pour les tâches.

Il prend en charge différentes technologies de gestion de projet avec différentes vues, modèles et personnalisations. Il comprend une fonction de gestion des documents et de facturation des clients qui permet aux utilisateurs de générer des factures basées sur les heures travaillées et les dépenses encourues. Il prend en charge l'intégration à des applications tierces telles que FreshBooks, Dropbox, Google, Box, etc.

Caractéristiques principales

• Conception simple
• Grandes options de personnalisation
• Facturation incluse
• Compte gratuit disponible

Revue de LiquidPlanner

Il s'agit de l'un des meilleurs logiciels de gestion de projet du marché, mais son prix est élevé. Il commence à $45 par utilisateur et par mois. Il est basé sur le cloud et contient des applications intégrées pour la gestion du portefeuille de produits, la collaboration, suivi du tempsla gestion des ressources et l'établissement du budget.

La fonction de planification permet de hiérarchiser les tâches et d'afficher celles qui nécessitent le plus d'attention en fonction de leur impact sur le projet. Les applications natives sur les appareils iOS et Android permettent aux utilisateurs de mettre à jour les progrès réalisés quel que soit l'appareil et de collaborer avec les membres de l'équipe chaque fois qu'ils ont accès à l'internet.

Caractéristiques principales

• Un ensemble de fonctionnalités complexes et riches
• Suivi et gestion des ressources
• Site réactif
• Pas de fonctions de facturation

GanttPro

Cette solution de gestion de projet est parfaite pour les petites et moyennes équipes et pourrait être adaptée aux particuliers. Elle propose des diagrammes de Gantt, une planification, un suivi de la progression, entre autres fonctionnalités.

Il s'appuie sur une interface visuelle qui permet aux responsables de planifier les tâches, de les assigner et d'en vérifier l'avancement. Tous les membres de l'équipe peuvent commenter les tâches, recevoir des notifications sur les actions entreprises par d'autres et y réagir. Chaque détail du projet peut être exporté au format PDF, PNG, XLSX et XML. Les prix commencent à $4.50 par personne et par mois.

Caractéristiques principales

• Une solution peu coûteuse pour les petites équipes
• Champs personnalisés pour les tâches, y compris la vue du tableau Kanban, la fonction de chemin critique
• Forte dépendance à l'égard des diagrammes de Gantt
• Pas de fonctions de rapport et de facturation

Outils de collaboration en ligne

Asana

Asana a débuté en tant qu'outil de gestion des tâches, mais est devenu un logiciel de collaboration en ligne, grâce à ses excellentes fonctions de gestion du flux de travail. Asana permet aux dirigeants de créer des initiatives, des projets et, par la suite, des tâches qui les aident à réaliser l'initiative globale. Les tâches sont attribuées aux membres de l'équipe, qui peuvent voir comment chacun progresse vers le grand objectif. Ils peuvent facilement partager des notes sur les descriptions de tâches, suivre des tâches publiques et combiner des tâches connexes pour aider à établir un flux de travail clair.

Caractéristiques principales

• Un design souple et moderne
• Un ensemble impressionnant de fonctionnalités
• La vue chronologique facilite l'établissement des dépendances

Podio

Cet outil permet aux entreprises de créer des applications personnalisées pour répondre à leurs besoins spécifiques. Le marché des applications Podio ouvre aux utilisateurs un tout nouveau monde d'applications gratuites préconstruites par d'autres utilisateurs pour répondre à différentes spécifications sectorielles.

Certaines applications peuvent contribuer à la gestion de portefeuilles de projets, à la facturation, à la gestion des problèmes, à la gestion de la relation client et au suivi des candidats. D'autres fonctions de collaboration incluent la possibilité d'aimer, de partager des fichiers et la messagerie instantanée. La structure de Podio en fait un outil idéal pour les petites entreprises qui ont besoin de beaucoup de personnalisation pour gérer leurs processus dans le cadre d'une plateforme unique.

Caractéristiques principales

• Très flexible et personnalisable
• Centralisation de diverses opérations commerciales au sein d'une plate-forme unique
• Un excellent marché avec des applications pré-intégrées
• Convivialité

Trello

Il s'agit d'un outil de collaboration visuelle en ligne qui facilite la planification des tâches et la gestion des projets. Il est couramment utilisé par les équipes de développement de logiciels agiles et s'appuie sur le tableau Kanban.

Il est basé sur le web et fournit aux membres de l'équipe les outils nécessaires pour définir des projets, assigner des tâches et établir des priorités. Les cartes Trello permettent aux membres de collaborer sur des tâches spécifiques. Trello permet également l'intégration de plusieurs applications tierces telles que JIR Cloud, Bitbucket Cloud, Google Drive et Slack.

Caractéristiques principales

• Application Kanban flexible et personnalisable
• Interface intuitive
• Pas de diagramme de Gantt, de suivi du temps ou de fonctions de facturation

Todoist

Il s'agit d'une liste de tâches et d'un gestionnaire de tâches pour les professionnels et les petites équipes. Il aide les utilisateurs à rationaliser leur productivité personnelle et professionnelle pour une meilleure collaboration. Ils peuvent gérer des projets, travailler sur des tâches ensemble grâce au tableau et aux vues en liste.

Les membres peuvent prendre en charge leur travail en utilisant de puissantes étiquettes, des filtres et des activités de tri pour visualiser les flux de travail qui les concernent. Todoist est disponible sur le web, les appareils mobiles et les boîtes de réception d'e-mails. Ce logiciel est disponible en version Freemium, Pro et Business. Les prix commencent à $3 par utilisateur et par mois.

Caractéristiques principales

• Excellente prise en charge multiplateforme avec synchronisation sans effort
• Saisie en langage naturel et rapports de productivité personnalisés
• Interface simple et efficace
• Fonctionne hors ligne

Basecamp

Il s'agit d'un excellent centre en ligne pour la collaboration en équipe. Il propose un prix mensuel fixe pour un nombre illimité d'utilisateurs et s'intègre bien avec de nombreux autres outils tiers. Les équipes peuvent suivre les éléments réalisables à l'aide de listes de tâches, de calendriers, de dates d'échéance et de fonctions de partage de fichiers. Depuis 2004, l'accent est mis sur le développement d'une interface utilisateur simple permettant aux utilisateurs de créer des projets et de gérer des tâches de manière efficace. Il est basé sur le web, ce qui permet aux utilisateurs de se connecter à tout moment, quel que soit l'appareil qu'ils utilisent.

Caractéristiques principales

• Facile à mettre en place et à utiliser
• Tarif mensuel fixe pour un nombre illimité d'utilisateurs
• Fonctionnalités limitées en matière de rapports
• Facilité d'intégration avec des applications tierces

Suites de bureaux

Microsoft 365

Il s'agit de l'étalon-or des suites bureautiques et de l'option préférée de la plupart des entreprises. Elle offre le meilleur des deux mondes, et vous pouvez travailler sur des documents hors ligne ou en ligne. Aucune autre suite bureautique n'arrive à la cheville en termes de puissance, de flexibilité et de facilité d'utilisation.

Il est disponible en options personnelles et professionnelles qui contiennent un riche ensemble d'applications. Les prix commencent à $69.99 par utilisateur et par an pour l'option Personnelle, qui comprend Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, et Skype. Les plans d'entreprise commencent à $5 par utilisateur et par mois, et ils ajoutent Teams, Sharepoint et Microsoft Exchange aux applications mentionnées. Les applications sont accessibles sur les appareils Windows, Android et iOS.

Caractéristiques principales

• La suite bureautique la plus puissante
• Disponible sur toutes les plateformes
• Fonctionnalités de collaboration intéressantes
• Interface conviviale

Espace de travail Google

Cette suite bureautique est la plus proche de Microsoft 365, bien qu'elle ne propose que des applications en ligne. Elle propose un ensemble d'applications bureautiques et collaboratives adaptées à un usage professionnel et personnel.

Il s'agit d'une mise à niveau par abonnement des applications gratuites de Google, accessible à toute personne disposant d'un compte chez Google. Le plan professionnel d'entrée de gamme coûte $6 par utilisateur et par mois. L'un des avantages notables de cette suite bureautique est qu'elle vous permet d'obtenir un enregistrement complet de toutes vos révisions et de récupérer vos documents à tout moment.

Caractéristiques principales

• Fonctionne avec n'importe quel navigateur web
• Excellentes fonctions de révision et de suivi
• Outils bureautiques élégants
• Moins puissantes que les applications de bureau

Corel WordPerfect Office 2020

Cette suite bureautique permet un contrôle précis et illimité de la mise en forme, ce qui la distingue de toutes les autres suites. Elle n'essaie pas d'imiter Microsoft 365, mais adopte une approche unique, grâce à WordPerfect, qui en est le cœur.

Il peut produire des documents au format standard mais révèle le code pour permettre aux utilisateurs de jouer avec le formatage. Il est populaire dans les cabinets d'avocats, les administrations et les universités. Il fonctionne uniquement sous Windows et contient trois applications : un traitement de texte, un tableur Quattro Pro et une application de présentation. Les prix commencent à $249,99 par an.

Caractéristiques principales

• Permet aux utilisateurs d'exercer un contrôle unique sur le formatage
• Interface obsolète
• Facilité d'importation et d'exportation de fichiers vers les formats existants
• Les applications de tableur et de présentation pourraient être améliorées

LibreOffice

Il s'agit d'une suite bureautique gratuite et open-source disponible pour la plupart des systèmes d'exploitation, mais qui n'offre pas de collaboration ni d'accès en ligne. Il s'agit de la meilleure suite bureautique open-source, avec des applications de bureau robustes qui offrent les fonctionnalités essentielles nécessaires pour créer et personnaliser des documents. Elle comprend un traitement de texte, un éditeur de feuilles de calcul, un programme de base de données et un éditeur de formules mathématiques.

Caractéristiques principales

• Libre et gratuit
• Possibilité d'importer et de convertir tous les documents existants
• Pas de fonctionnalités en ligne, ce qui limite la collaboration

SoftMaker Office

Il s'agit de la meilleure alternative de bureau à Microsoft 365. Elle n'a pas d'applications basées sur le cloud, mais propose des applications de bureau qui imitent les applications de Microsoft 365 à un coût inférieur. Elle offre des performances rapides, une interface épurée et fonctionne sur les systèmes d'exploitation Windows, Linux et macOS. Les utilisateurs peuvent choisir entre un achat unique ou un abonnement. La version autonome est proposée à partir de $99.95.

Caractéristiques principales

• Une alternative puissante à Microsoft 365 avec des fonctions similaires
• Rapidité et fiabilité
• Ruban hautement personnalisable
• Peut ouvrir des documents anciens
• Pas d'applications web qui limitent la collaboration

Outils de stockage et de partage de fichiers dans le nuage

Dropbox

La version personnelle de Dropbox n'offre qu'un espace de stockage dans le nuage, mais Dropbox pour les entreprises est une autre paire de manches. Elle s'appuie sur la capacité de stockage pour offrir des fonctions de collaboration supplémentaires. Vos fichiers se trouvent dans le nuage et vous pouvez y accéder à tout moment à partir du site, de l'ordinateur de bureau et des applications mobiles. Vous pouvez créer des liens vers les fichiers et les partager avec les membres de votre équipe pour qu'ils les consultent, les modifient et les commentent afin d'améliorer la collaboration.

Caractéristiques principales

• Dispose d'applications pour la plupart des systèmes d'exploitation
• Intégrations dans le centre d'applications
• Soutien à la collaboration
• Des fonctionnalités impressionnantes pour les utilisateurs professionnels

Microsoft One Drive

Il fait partie de la suite bureautique de Microsoft et fonctionne parfaitement pour ceux qui utilisent d'autres applications de Microsoft. Il dispose d'un riche ensemble de fonctionnalités et d'une large prise en charge des plates-formes, ce qui en fait l'un des meilleurs dans cette catégorie.

Il dispose d'interfaces attrayantes sur le web et le mobile, d'une édition collaborative en temps réel et de puissantes capacités de recherche. Il est profondément intégré à Microsoft 365, et les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers et travailler dessus à l'aide des applications de bureau de la suite Office. Toute personne disposant d'un compte Microsoft obtient par défaut un compte OneDrive, avec 5 Go de stockage gratuit. Les utilisateurs de Microsoft 365 bénéficient d'un espace de stockage supplémentaire et d'autres fonctionnalités en fonction du plan auquel ils souscrivent.

Caractéristiques principales

• Intégration poussée avec les applications Microsoft 365
• Excellente interface utilisateur
• Partage puissant de fichiers et édition collaborative de documents

Google Drive

Il s'agit de l'application de stockage en nuage de la suite Google Office. Elle offre des fonctions de stockage de fichiers et de collaboration en ligne à l'aide d'outils en ligne qui vous permettent de travailler sur des fichiers à partir de n'importe quel appareil.

Il offre un espace de stockage gratuit généreux de 15 Go qui convient parfaitement à de nombreux utilisateurs. Les applications de la suite bureautique Google sont basées sur le cloud et les fichiers sont stockés par défaut dans Google Drive, ce qui souligne son étroite intégration avec ces applications. En outre, il s'intègre bien à d'autres applications et peut être utilisé pour stocker et partager une grande variété de fichiers.

Caractéristiques principales

• Un espace de stockage généreux et gratuit
• Excellente collaboration grâce à la suite bureautique intégrée
• Applications multiplateformes
• Permet la synchronisation des fichiers d'un bureau à l'autre

IDrive Cloud Storage

IDrive offre une synchronisation continue des fichiers, même ceux qui se trouvent sur des pilotes de réseau. L'interface web vous permet de partager des fichiers par le biais du courrier, de Twitter et de Facebook. Toutes les 30 versions précédentes des fichiers du compte sont stockées par défaut, ce qui facilite la récupération.

Il offre 5 Go de stockage gratuit, le plan de base proposant 2 To pour un nombre illimité d'utilisateurs. C'est l'une des meilleures options actuelles, grâce à son rapport prix/stockage raisonnable. L'une de ses limites est l'absence d'authentification à deux facteurs, une fonctionnalité essentielle aujourd'hui, alors que les menaces de cybersécurité sont réelles.

Caractéristiques principales

• Facile à installer
• Téléchargement et restauration de fichiers en masse par courrier électronique
• Nombre illimité d'utilisateurs par compte
• Options de partage limitées

Boîte

Il s'agit d'un système de stockage en nuage pour les entreprises, conçu pour la gestion de contenu. Il fonctionne au sein de l'écosystème de l'organisation et étend les capacités de collaboration aux partenaires et clients extérieurs à l'entreprise. Il est hautement sécurisé et conforme à de multiples réglementations gouvernementales telles que GDPR, HIPPA, et plus encore. Il dispose de fonctionnalités de reporting robustes pour gérer les flux de travail. Il offre un espace de stockage initial gratuit de 10 Go, ce qui est supérieur à la moyenne du secteur.

Caractéristiques principales

• Simplicité d'utilisation
• Idéal pour la collaboration
• S'intègre bien aux applications tierces
• Des applications de bureau multiples qui peuvent perturber les utilisateurs

Logiciel de signature de documents

L'élimination des signatures en personne et de l'examen des documents est un élément clé d'un environnement de travail à distance efficace.

Dans cette optique, voici quelques ressources de notre équipe éditoriale sur les meilleurs outils de signature de documents :

Outils de signature à distance

• Meilleures alternatives à Adobe Sign
• Adobe Sign vs SignNow
• Docusign vs SignNow
• Meilleures alternatives à Docusign

Outils de gestion des PDF

• PDFfiller vs Nitro PDF Comparaison
• Comparaison entre PDFfiller et Foxit Pro

Conseils pour un travail à distance efficace

Chacun a sa norme de productivité, mais quels sont les éléments clés qui définissent une productivité réussie ? travail à distance? Nos journées de travail sont différentes et, depuis quelque temps, la plupart d'entre nous sont amenés à travailler à distance pour la première fois de leur vie. Le travail à distance comporte des défis, mais il offre la possibilité d'être plus productif que jamais si l'on s'y prend bien. Voici quelques conseils pour améliorer votre expérience de travail à domicile ;

Obtenir un espace de travail dédié

Il est facile de se mettre dans l'ambiance du travail au bureau, mais pas à la maison. C'est pourquoi vous devez disposer d'un espace dédié où vous pourrez effectuer vos tâches professionnelles. Évitez de vous engager dans des activités qui ne sont pas liées au travail dans cet espace, comme manger, aller sur les médias sociaux ou jouer avec vos enfants. Votre cerveau associera cet endroit au travail en permanence et vous aidera à vous concentrer chaque fois que vous commencerez à travailler.

Définir à l'avance les objectifs et les cibles

Le travail à distance vous permet de collaborer avec des collègues situés dans des lieux différents, et il est facile de perdre de vue des éléments que vous auriez pu facilement vérifier au bureau. Soyez toujours sur la même longueur d'onde que votre équipe en ce qui concerne les objectifs mensuels, trimestriels et annuels. Définissez clairement vos tâches et déterminez les activités nécessaires pour les réaliser. Le travail à distance exige que vous preniez votre travail en main, car votre patron n'est pas là pour vérifier ce que vous faites.

Créer un espace de travail virtuel

Nous avons tous un endroit au bureau où les fichiers sont stockés et où tout le monde peut y accéder. Vous devez en créer un pour votre équipe afin d'éviter les allers-retours inutiles entre les membres de l'équipe. Si vous travaillez sur un projet, créez un centre numérique où tout le monde peut télécharger des fichiers et collaborer.

Obtenir une connexion fiable

Vous aurez besoin d'une connexion internet solide pour utiliser la plupart des outils de travail à distance mentionnés dans cet article. Veillez à choisir un fournisseur de services qui propose une connexion fiable avec un minimum de pannes et d'interruptions. Si la stabilité de la liaison n'est pas garantie, prévoyez un plan B pour la compléter. Certains jours, vous devrez vous impliquer fortement dans des projets et présenter des exposés à des équipes, et vous ne voudrez pas avoir une connexion irrégulière. Si vous devez accéder aux systèmes de l'entreprise, envisagez de vous procurer un VPN.

Faire des pauses

Les gens pensent qu'ils ne peuvent pas se surmener lorsqu'ils travaillent à distance. C'est faux, et il est très courant de voir des personnes travailler pendant les pauses thé et déjeuner. Prévoyez un horaire précis pour vous éloigner de l'ordinateur, vous étirer ou vous regrouper afin de vous rafraîchir les idées.

Questions fréquemment posées

Ligne de fond 

Le travail à distance est là pour rester, et de nombreuses entreprises devront soutenir des équipes à distance dans les années à venir. Heureusement, de nombreuses entreprises ont essayé et cela a parfaitement fonctionné, et tout le monde peut s'inspirer des meilleures pratiques pour s'assurer de la réussite de l'opération dans son environnement spécifique.

Veillez à mettre en place les politiques et les structures adéquates avant de transformer la culture pour l'adapter au travail à distance. Une fois qu'elles auront été définies, vous pourrez gérer confortablement de grandes équipes à distance sans nuire à la productivité.

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• Examen et guide de Mayple