Última actualización en mayo 26, 2024 por Ewen Finser
Si está intentando llegar a la proverbial "bandeja de entrada cero" pero no sabe por dónde empezar, esta guía es para usted.
Como empresario muy ocupado, he luchado durante AÑOS para controlar mis diferentes bandejas de entrada. En un momento dado, tenía miles de mensajes, algunos marcados, reenviados a mí mismo, no leídos para permanecer visible (pero nunca actuado).
Con el tiempo, esta "deuda de correo electrónico" empezó a acumularse mentalmente. A principios de este año, empecé a optimizar la bandeja de entrada, lo que me llevó al concepto de "bandeja de entrada cero".
Ahora, mi descargo de responsabilidad es que tengo diferentes bandejas de entrada y no todos están en cero todavía, PERO he logrado esto con algunos ya ... gracias a los métodos y herramientas que se mencionan a continuación.
Así que yo empezaría de la siguiente manera HACIA la bandeja de entrada cero...
Definir el problema
Esto no aparece en la mayoría de las listas que he visto, pero llegar a "bandeja de entrada cero" significa cosas diferentes para cada persona. A mí me gusta empezar preguntándome. "¿cuál es el coste de NO tener bandeja de entrada cero?
En mi caso, las distracciones, los costes de cambio mental y el tiempo real dedicado a filtrar el correo electrónico eran un verdadero lastre para la productividad.
Pero para algunos, el desorden es un estado por defecto (en general) que no les molesta de la misma manera. No vayas a la bandeja de entrada cero porque lo diga un GURU.
Hazlo porque te hace más feliz y productivo.
Crear un marco de prioridades
No puedo insistir lo suficiente en lo importante que es este paso. Sin tener claro QUÉ es importante, es casi imposible dar ninguno de los siguientes pasos. Este es en realidad - mentalmente - el mayor bloqueo para mí.
Hay muchas maneras de hacerlo, pero yo lo hice así. Al pensar en lo que es importante, se me ocurrieron estas categorías:
- Urgente / Acción inmediata
- Importante / Acción hoy
- Importante / Referencia
- No Importante / Archivo
- No importante / Cancelar suscripción
Si echas un vistazo a tu bandeja de entrada actual, ¿cuántos de ellos encajan en alguna de estas categorías? Para mí, un truco (más adelante) consiste en crear carpetas para trasladar los elementos de "acción" de la bandeja de entrada principal a otro lugar.
De este modo, hay una bandeja de entrada de "acción" separada de la bandeja de entrada de clasificación. De lo contrario, me distraigo muchísimo tratando de alternar entre las dos bandejas de entrada.
Utilizo el término "acción" porque puede que no se necesite una respuesta directamente. Puede ser crear una tarea de gestión de proyectos, delegar en un miembro del equipo o simplemente enviarla a la persona adecuada.
Bonanza de sudes
A nadie le gusta limpiar el baño. A veces hay que hacerlo.
Esto es lo que pienso de la higiene de la bandeja de entrada. A veces necesitas dedicar una mañana o una tarde a darte de baja de TODA la basura que nunca abres.
Piénsalo de este modo: Si no has abierto un correo electrónico de un remitente concreto en más de 3 meses, es hora de darse de baja. Siempre puedes volver a suscribirte más adelante si realmente te interesa.
Hacer esto sólo una o dos veces al año hará maravillas con la sobrecarga de su bandeja de entrada.
Carpetas y etiquetas
Si te asusta la idea de tener correos electrónicos en la carpeta general, piensa en una estructura sencilla como ésta:
Acción > En espera > Procesado
Similar a un tablero Kanban en la gestión de proyectos, esta es una manera fácil de encaminar las cosas y obtener resultados.
Aunque este primer paso es útil, todavía necesito (personalmente) vincularle algún tipo de estado de urgencia. Hay cosas, como los boletines o las cartas a los accionistas, que quiero leer más tarde (normalmente a una hora determinada de la noche), pero que no requieren la misma acción que un asunto de trabajo.
Si empiezo a notar algunos patrones como este con un tema común, simplemente crearé una carpeta separada para ellos e incluso REGLAS personalizadas para auto-enrutar a carpetas específicas.
Esta es una buena guía sobre cómo crear filtros personalizados en Gmail.
También me gusta hacer referencia a mi marco de priorización original para ayudar aquí mediante la adición de una carpeta de "Referencia" para los elementos importantes, como las propuestas de proyectos, guías, instrucciones, direcciones, o cualquier otra cosa que pueda necesitar para hacer referencia más tarde, pero no es necesario para la acción Y no quiero que se pierda en una "carpeta procesada".
Software y servicios
Al principio dudaba si gastar dinero en un programa informático que me ayudara a conseguir la bandeja de entrada cero, pero cuando empecé a hacer inventario del "tiempo invertido", la compensación se hizo evidente...
Hay una clase emergente de excelentes herramientas y software que hacen el trabajo pesado por usted. Yo personalmente me he decidido por SaneBox después de probar un montón de opciones, pero aquí hay algunos nombres a tener en cuenta en esta categoría:
Lea también: Guía de herramientas de limpieza de correo electrónico.
Nota: no todas ellas tratan expresamente de llegar a la "bandeja de entrada cero", pero se centran en la organización del correo electrónico, el filtrado y la eliminación de los mensajes no deseados. En otras palabras, hacen que llegar a la bandeja de entrada cero sea más fácil.
Lee los correos importantes de tu bandeja de entrada. Olvídate del resto. La inteligencia artificial de SaneBox identifica los correos importantes y organiza automáticamente el resto para ayudarte a mantener la concentración. Utilice nuestro cupón de crédito exclusivo $25 vinculado al contratar el plan de pago.
¿Es Inbox Zero lo que realmente necesitas?
Personalmente, me encanta la sensación de tener cero mensajes que responder y filtrar agresivamente lo que entra por mi "zona de distracción". Pero hay otras formas de aumentar la productividad del correo electrónico.
Estas son otras ideas que puedes tener en cuenta si la bandeja de entrada cero no te resulta suficiente:
- Entregas programadas de correo electrónico (pausar correos electrónicos): Existen varios servicios sencillos que eliminan la distracción de comprobar constantemente la bandeja de entrada. Esta puede ser una estrategia más eficaz para hacer frente a la sobrecarga de la bandeja de entrada y/o un buen paso intermedio hasta llegar a la bandeja de entrada cero. Algunas herramientas son SaneBox, Carteroy Boomerang.
- Correo electrónico Organización: A veces no se trata tanto de tener correos no leídos o sin procesar como de tener un lugar donde colocarlos, o simplemente de tener los correos importantes en un solo lugar. Echa un vistazo a mi compañero guía sobre cómo organizar tu correo electrónico para más medidas.
- Asistentes virtuales / personales: Esto puede parecer exagerado y demasiado caro, pero en realidad hay una variedad de excelentes servicios para encontrar VAs en el extranjero que pueden manejar la tarea de clasificar, programar, e incluso responder a los correos electrónicos que se ajustan a ciertos formatos. Los servicios que puedes consultar son Zirtual y RemoteCoworker.