Última actualización el 21 de abril de 2023 por Ewen Finser
Si busca un CRM que sea asequible, fácil de usar y versátil, deberías echar un vistazo a Trello. Aunque no es un gestor de relaciones con el cliente tradicional, Trello es una herramienta de gestión de proyectos que puede utilizarse para diversos fines, entre ellos como CRM.
Si estás buscando una guía completa sobre cómo utilizar Trello como CRM, has llegado al lugar adecuado. En esta entrada de blog, cubriremos todo, desde qué Trello y algunas de sus mejores funciones, así como ejemplos de flujos de trabajo y una guía paso a paso para configurarlo como CRM.
Así que, si acaba de empezar y tiene curiosidad por saber cómo Trello puede utilizarse con fines de CRM o ya lo está utilizando pero quiere asegurarse de que está aprovechando al máximo sus posibilidades, siga leyendo.
¿Qué es Trello?
Antes de entrar en cómo utilizarla como plataforma de gestión de las relaciones con los clientes, ¿qué es exactamente? Trello? En pocas palabras, Trello es una herramienta visual que te ayuda a organizar tus proyectos.
Se compone de tableros, listas y tarjetas que te permiten crear un flujo de trabajo para cualquier proyecto imaginable. También puedes añadir personas a tus tableros como miembros, darles distintos permisos y adjuntar archivos o imágenes desde Google Drive, Dropbox o Box.
¿Cómo funciona Trello?
Trello funciona permitiéndote crear un tablero para tu proyecto. Los tableros pueden dividirse en listas, y cada lista puede tener varias tarjetas. Las tarjetas contienen toda la información pertinente a tus proyectos, como fechas de entrega, listas de control, imágenes y archivos.
También puedes añadir miembros a tus tablones, darles distintos niveles de permisos y adjuntar documentos desde Google Drive, Dropbox o Box.
¿Cuáles son los distintos tipos de flujos de trabajo de Trello?
Por lo tanto, cuando utilice Espalderao como CRM, ¿qué tipo de flujo de trabajo podría utilizar? Bueno, hay muchos tipos diferentes de flujos de trabajo que se pueden utilizar para diversos proyectos. Aquí cubriremos algunos de los más comunes:
Flujo de trabajo de CRM
El primero y más obvio es el flujo de trabajo de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Esto le permitirá realizar un seguimiento de todas las interacciones con sus clientes en un solo lugar. Puede añadir tarjetas para cada cliente y, a continuación, realizar un seguimiento de la siguiente información:
- Información de contacto
- Notas
- Interacciones (llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones, etc.)
- Productos/servicios que han adquirido
- Envío de presupuestos o propuestas
Es una forma estupenda de estar al tanto de sus clientes y asegurarse de que les ofrece el mejor servicio posible.
Flujo de trabajo de gestión de proyectos
Otro flujo de trabajo común es el de Gestión de Proyectos. Esto le permite crear tableros para cada proyecto y luego añadir tarjetas para tareas individuales dentro de esos proyectos. También puede asignar fechas de vencimiento, adjuntar archivos y añadir listas de comprobación para cada trabajo. Esta es una gran manera de mantener todos sus proyectos organizados en un solo lugar.
Flujo de trabajo Kanban
El flujo de trabajo Kanban le permite visualizar su trabajo a medida que avanza a través de diferentes etapas de finalización. Puedes crear tableros para cada tipo de proyecto y luego dividirlos en listas para las distintas fases de finalización.
Por ejemplo, puedes tener una lista para "Por hacer", "En curso" y "Terminado". Luego puedes ir añadiendo tarjetas a cada lista a medida que avanza el trabajo. Es una forma estupenda de controlar tus progresos y asegurarte de que todo va sobre ruedas.
Flujo de trabajo Scrum
En Scrum es perfecto para proyectos de desarrollo de software. Permite crear un tablero para cada proyecto y, a continuación, añadir tarjetas para tareas individuales. También puede añadir listas de comprobación, asignar fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del estado de cada tarjeta. Esta es una gran manera de mantener a su equipo de desarrollo organizado y en la pista.
Flujo de trabajo ágil
El flujo de trabajo ágil es ideal para equipos que necesitan adaptar y evolucionar constantemente sus procesos. Permite crear un tablero para cada proyecto y, a continuación, añadir listas para las distintas fases de finalización.
También puede añadir tarjetas como tareas dentro de esas etapas, asignar fechas de vencimiento, adjuntar archivos o imágenes de otros servicios en línea (como Google Drive) y realizar un seguimiento del estado de cada tarjeta. Es una forma estupenda de mantener a tu equipo organizado y al día.
Como puedes ver, hay muchos flujos de trabajo diferentes que se pueden utilizar con Trello. ¡Es perfecto para cualquier proyecto imaginable!
¿Cómo utilizar Trello como CRM?
Ahora que hemos cubierto algunos flujos de trabajo comunes, vamos a sumergirnos en cómo utilizar Trello como CRM.
Empezar por el flujo de trabajo
Lo primero es lo primero, tendrás que decidir un flujo de trabajo y cómo vas a diseñar tu Trello. El flujo de trabajo del CRM que hemos descrito antes es un buen punto de partida. Es preferible comenzar tu CRM con una lista para cada etapa de tu proceso de ventas.
Tendrá que plantearse cuál es la estructura de su embudo. ¿Se basa en la primera búsqueda de contacto, la consideración y, a continuación, la compra? Haga una lista de cada punto de contacto con sus nuevos consumidores potenciales. Cada punto de contacto estará representado por una lista de Trello.
Si no tienes el flujo adecuado, es imposible saber dónde colocar los contactos. Puede que tengas que experimentar con unas cuantas configuraciones diferentes antes de que algo tenga sentido.
Además, cuando descubra una nueva etapa en su embudo, añádala como lista. Si crees que dos etapas, como "Consideración" y "Decisión", son demasiado similares como para que no haya suficiente actividad en tu embudo, condénsalas o redefine los nombres de las etapas.
Esta es una de las mejores características de Trello: Siempre puedes crear un nuevo paso del flujo de trabajo o actualizar uno sobre la marcha.
Añade tus contactos
A continuación, tendrás que añadir tus contactos. Empieza creando una nueva tarjeta en la lista de "Contactos" y rellena toda la información sobre esa persona. Puedes incluir su nombre, dirección de correo electrónico, número(s) de teléfono, cargo, empresa e incluso sus enlaces en las redes sociales.
Con Trello como CRM, en lugar de tener contactos específicos, cada contacto se representa como una tarjeta de Trello. Trello tiene un montón de características que hacen que mantener registros sea sencillo y organizado.
Sin embargo, si tienes muchos contactos, añadir cada uno de ellos manualmente puede llevar bastante tiempo. Pero no te preocupes, puedes configurar fácilmente una conexión Zapier para crear automáticamente nuevas tarjetas en Trello a partir de nuevos contactos en tu CRM.
Esto también puede enviar automáticamente los leads entrantes a Trello desde herramientas de formularios como Jotform, SurveyMonkey, o cualquier otro tipo de software de rellenado de formularios que se te ocurra. Esto te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo al permitirte añadir a alguien cada vez que recibas un lead a través de un formulario.
Organiza tus contactos de forma eficiente
A continuación, es importante organizar tus contactos de forma eficiente. Para ello, crea etiquetas y asígnalas a cada tarjeta. Por ejemplo, puedes crear una etiqueta para "Prospectos" y otra para "Clientes". Esto te ayudará a encontrar rápidamente la información de contacto que necesitas.
Crear listas de control y listas de tareas pendientes
Otra buena forma de organizarse es mediante listas de control. Trello hace un gran trabajo utilizando listas de control, lo que es perfecto para la gestión de tareas. Puedes crear una lista de comprobación para cada etapa del proceso de ventas o incluso para tareas individuales.
Simplemente haga una lista de comprobación en la tarjeta si hay una lista de tareas pendientes que suela repasar cuando hace el seguimiento de los clientes potenciales. Solo tendrás que crearla una vez y luego podrás duplicar tarjetas con la lista de comprobación, o solo la lista de comprobación, en otras tarjetas.
Siguiendo este sistema, cuando consulte cada tarjeta podrá ver, de un vistazo, qué tareas ha completado y cuáles quedan pendientes para ese cliente.
Además, cuando haya completado todos los elementos especificados, el recuento pasará a verde, lo que es una fantástica indicación visible de que ha terminado todo en la etapa del embudo para este cliente potencial. Esto te ayudará a asegurarte de que todo se hace y nada se queda en el tintero.
No se olvide de las fechas de vencimiento
Las fechas de vencimiento en las tarjetas son una buena forma de saber cuándo hay que hacer algo. Puedes establecer una fecha límite para el seguimiento de un cliente o para enviarle un correo electrónico.
Puede que hoy hayas escrito un correo electrónico a uno de tus clientes y quieras volver a ponerte en contacto con él la semana que viene. Sólo tienes que establecer una fecha de vencimiento para cada tarjeta en tu tablero de Trello. Así, en lugar de dejarte una nota (y esperar que te acuerdes), Trello se encargará de recordártelo.
También puede configurar múltiples acciones repetitivas en el mismo día utilizando esta función. Además, puede cambiar la fecha de vencimiento a su próxima fecha límite después de ejecutar la actividad. Esto ayudará a garantizar que no se pierda ningún paso importante en el embudo.
Trabaje con su equipo mediante comentarios
Una de las mejores características de Trello es que es perfecto para trabajar en equipo. Como cada tarjeta tiene su propia sección de comentarios, puedes asegurarte de que todo tu equipo sabe lo que está pasando. Si hay un problema con un proyecto en particular, asígnaselo a alguien y déjale un comentario explicando lo que hay que hacer a continuación.
Mantenga toda la información del cliente en un solo lugar con los archivos adjuntos
Otra forma estupenda de tenerlo todo controlado es adjuntar archivos. Puedes adjuntar cualquier cosa, literalmente CUALQUIER COSA, desde PDF, hojas de Excel o incluso imágenes. Puedes guardar propuestas, presentaciones, contratos y otros documentos importantes. Luego, podrás acceder a los archivos adjuntos desde tu tablero de Trello en cualquier dispositivo con un simple clic.
Además, si quieres sacarle el máximo partido, también puedes integrarlo con Google Drive o Dropbox, para que también puedas adjuntar archivos desde allí. De este modo, toda la información de tus clientes estará en un único lugar y será fácilmente accesible.
Le ayudará a usted y a su equipo a tener toda la información que necesitan al alcance de la mano. Además, la colaboración es muy sencilla.
Utilice la función "email-to-board
Por supuesto, muchos CRM te permitirán sincronizar fácilmente tus correos electrónicos con la plataforma. De este modo, no tienes que copiar y pegar manualmente todos tus correos electrónicos en la herramienta. Trello tiene una ingeniosa función que te permite enviar un correo electrónico directamente desde tu bandeja de entrada a una de las tarjetas de tu tablero.
También puedes utilizar el asunto de tu correo electrónico para personalizar la dirección de correo electrónico de cada tablero de Trello, que luego creará una nueva tarjeta cuando envíes un correo electrónico a esa dirección. Cada tablero de Trello tiene una dirección de correo electrónico específica.
De hecho, cada tarjeta individual en Trello tiene su propia dirección de correo electrónico. Por lo tanto, es posible que simplemente desee reenviar todas sus comunicaciones de plomo a un solo correo electrónico y luego organizar las tarjetas de Trello en su tablero.
Basta con configurar un "correo electrónico a bordo" para cada tarjeta y reenviar los mensajes importantes a esas direcciones.
Utilice la función "repetición" para fijarse tareas puntuales
De forma similar a lo que ocurre con los recordatorios de los CRM tradicionales, puedes utilizar la función de repetición de tarjetas de Trello para establecer tareas puntuales. Por ejemplo, si sabes que un cliente concreto siempre responde a los correos electrónicos los martes por la mañana, puedes programarte un recordatorio para ponerte en contacto con él en ese momento.
De este modo, la tarjeta (incluidas sus alertas de vencimiento) permanecerá oculta hasta el día y la hora específicos que elija. Cuando se acerque esa hora y fecha concretas, la tarjeta reaparecerá automáticamente en la lista que hayas designado.
Utiliza la función "repetidor" para programarte tareas repetitivas
Esto también puede funcionar para tareas recurrentes. Por ejemplo, si hay algo que tienes que hacer todos los lunes por la mañana, puedes configurar el repetidor de tarjetas para que se active todos los lunes a una hora determinada. Esto generará una tarjeta que se repetirá el mismo día y a la misma hora según tu criterio, con toda la información (o listas de comprobación) que necesites.
La mejor parte es que también puedes personalizar el número de veces que se repite, así que si hay algo que sólo tiene que ocurrir una vez al mes, puedes configurarlo en consecuencia. Tanto si se trata de un recordatorio de mantenimiento mensual como de una visita mensual a un cliente o de cualquier otra cosa, puedes configurarlo para que se repita en consecuencia.
No olvide cuidar a sus clientes
Esta es una de las cosas más importantes que un CRM le ayuda a conseguir. Al hacer un seguimiento de los datos de sus clientes, podrá comprender mejor qué necesitan y cuándo. Puedes utilizar esta información para crear campañas de marketing específicas o incluso enviarles un correo electrónico para saludarles.
Lo mejor es que todos los pasos que hemos descrito anteriormente harán maravillas para ayudarle a nutrir a sus clientes.
Desde el uso de la función de correo electrónico a tablero para establecer recordatorios para ti mismo, hasta la adición de archivos adjuntos e información directamente en tus tarjetas - siempre y cuando utilices Trello de una manera que funcione para ti y tu negocio específico, puede ser una herramienta increíblemente útil.
No se olvide de informar
Por último, pero no menos importante, no te olvides de la importancia de los informes. Un CRM es una herramienta valiosa para entender tu negocio, y Trello puede ser genial para esto también. Por defecto, en tu tablero de Trello no hay alternativas de informes integradas. Sin embargo, hay algunas maneras diferentes de obtener información sobre estadísticas, datos y tendencias a partir de los datos de Trello.
El plugin del navegador Chrome "Original Card Counter for Trello" se puede utilizar para realizar un seguimiento del número de tarjetas en cada lista. Con él puedes ver fácilmente cuántos contactos hay en cada paso de tu embudo.
Otra forma es utilizar integraciones para vincular Trello a otras herramientas. Por ejemplo, herramientas como 'Harvest' te permitirán ver exactamente cuánto tiempo dedicas a cada contacto individual. Esta es una gran manera de entender el ROI de tu tiempo y cómo puedes utilizarlo de una manera más eficiente.
Una de mis formas favoritas de obtener información de Trello es mediante el uso de la tarjeta de envejecimiento. Esto mostrará todos los leads antiguos en un color diferente de los más frescos, lo que significa que serás capaz de obtener una visión general "de un vistazo" de los leads que se están quedando obsoletos. A partir de ahí, puedes dar un empujón a la pista, intentar retomar el contacto o darla por perdida.
La principal diferencia entre Trello y los CRM tradicionales son
Hay muchas diferencias entre Trello y otros CRM.
Trello es más ligero y no tiene muchas de las características de un CRM tradicional. Sin embargo, si buscas algo que te ayude específicamente con la organización y la gestión de contactos, Trello puede ser una gran opción.
Es personalizable, fácil de usar y se integra bien con otras herramientas, lo que la hace perfecta para pequeñas empresas o autónomos.
Las ventajas de Trello
Algunas de las ventajas de utilizar Trello como CRM son:
- Es gratis - La versión básica es gratuita y puedes pasar a la versión de pago en cualquier momento.
- Fácil de usar: tiene una interfaz sencilla que facilita su uso incluso a los principiantes.
- Personalizable - Puedes personalizar el tablero con potenciadores, integraciones y miembros de equipo para adaptarlo a tus necesidades específicas.
- Se integra bien con otras herramientas: puedes conectar fácilmente Trello con otras herramientas que estés utilizando en tu empresa, como Google Drive o Harvest, para obtener una visión más completa de tus datos.
Las desventajas de Trello
Utilizar Trello como CRM tiene algunas desventajas.
- No tiene todas las funciones de un CRM tradicional - Trello es más ligero y no tiene tantas funciones o integraciones como otros CRM como Salesforce, Hubspot, Pipedrive, etc. ¡Pero hace bien lo que se supone que tiene que hacer!
- Necesitas organizarte - Sólo puedes organizarte si tú mismo estás dispuesto a dedicarle trabajo (y tiempo).
- No es bueno para equipos grandes - Trello es genial para las pequeñas empresas, pero no escala bien a medida que crecen más y más. Si tu empresa tiene más de 50 personas en plantilla, puede que no sea una buena opción porque el gran número de tarjetas podría resultar muy confuso.
Preguntas frecuentes
Respuesta: Sí, Trello puede funcionar como CRM. No es tan completo como algunos de los CRM más tradicionales del mercado, pero es estupendo para las pequeñas empresas que buscan una forma asequible y fácil de usar de gestionar sus contactos.
Respuesta: Trello tiene un montón de características que lo hacen bueno para CRM. Es fácil de usar, personalizable, se integra bien con otras herramientas y es asequible (o incluso gratuito). También puedes utilizar potenciadores como la tarjeta de antigüedad, que mostrará todos los clientes potenciales antiguos en un color diferente al de los más recientes.
Respuesta: Puedes utilizar Trello para gestionar a tus clientes creando tableros con columnas para cada paso de su viaje. De este modo, podrás ver en qué punto del proceso se encuentran en cada momento y saber qué hay que hacer a continuación (por ejemplo, una llamada de seguimiento).
También puedes llevar un registro de los datos importantes de cada cliente utilizando etiquetas o adjuntando documentos como contratos directamente en su tarjeta, para tenerlos siempre a mano cuando los necesites.
Respuesta: Sí, Trello se puede utilizar como base de datos. Tiene muchas características que lo hacen ideal para almacenar datos y realizar un seguimiento de la información importante acerca de tus clientes o proyectos. También puedes usar etiquetas para mantener las cosas organizadas y que todo sea fácil de encontrar cuando más se necesite.
Respuesta: Los flujos de trabajo en Trello se pueden crear creando tarjetas y luego moviéndolas entre diferentes listas o tableros a medida que cambia su estado. También puedes usar integraciones con otras herramientas para crear flujos de trabajo más complejos que incluyan múltiples pasos y tareas.
Por ejemplo, puedes conectar Trello a tu herramienta de marketing por correo electrónico para que los nuevos suscriptores se añadan automáticamente a una lista en Trello cuando alguien se suscriba a tu boletín.
Respuesta: Hay muchas maneras de utilizar Trello como herramienta de gestión de proyectos. Podrías crear tableros para cada uno de los equipos de tu equipo y hacer que gestionen sus propios proyectos dentro de esos tableros o asignar tareas directamente de un tablero a otro (por ejemplo, un desarrollador podría asignar algo para diseño).
También es posible conectar Trello con otras herramientas como Jira para que las tareas fluyan perfectamente entre ellas sin que sea necesario ningún trabajo manual por parte de ninguno de los implicados en el proyecto.
Respuesta: Asana es una gran herramienta para la colaboración, pero no tiene todas las características que tiene Trello. También es más cara que Trello y tiene menos integraciones disponibles con herramientas de terceros como Slack o Jira Software Server.
Si buscas colaborar en proyectos dentro de tu equipo, Asana puede ser más adecuado para ti que Trello.
Respuesta: Es difícil decir qué herramienta es la mejor, ya que hay tantas opciones diferentes disponibles hoy en día. Algunas opciones comunes son Trello, Asana y Jira Software Server; ¡cada una tiene sus pros y sus contras!
Lo más importante a la hora de elegir entre ellos sería averiguar qué características son las más importantes para tu equipo (por ejemplo, si la colaboración es clave, entonces Asana podría ser lo que buscas).
Respuesta: Trello tiene un plan gratuito y 3 planes de pago diferentes. Los planes de pago empiezan en $5 al mes y van hasta un plan Enterprise con precio personalizado dependiendo del número de usuarios que tengas.
Conclusión
En general, Trello es una gran herramienta para la gestión de clientes y clientes potenciales, pero también se puede utilizar para realizar un seguimiento de sus proyectos. Los flujos de trabajo en Trello se pueden crear creando tarjetas y luego moviéndolas entre diferentes listas o tableros a medida que cambia su estado.
También puedes utilizar integraciones con otras herramientas para crear flujos de trabajo más complejos que incluyan múltiples pasos y tareas. Por ejemplo, puedes conectar Trello con tu herramienta de marketing por correo electrónico para que los nuevos suscriptores se añadan automáticamente a una lista en Trello cuando alguien se suscriba a tu boletín.
Esperamos que esta guía te ayude a utilizar la plataforma de la mejor manera posible, tanto si utilizas esta entrada del blog como introducción como si ya tienes algo de experiencia. Es hora de que los planificadores, gestores de proyectos y otros profesionales empiecen a utilizar Trello como CRM.