Guía de las mejores empresas de oficina virtual

Última actualización en junio 13, 2023 por Ewen Finser

Tanto si está harto de trabajar desde casa como si quiere vender su espacio de oficina debido al aumento de los costes, las empresas de oficinas virtuales son para usted. Si buscas la mejor empresa de oficinas virtuales a la que recurrir para disponer de un espacio de trabajo físico ocasional, un número de teléfono de empresa y una recepcionista, esta guía es para ti.

He probado muchas empresas de oficinas virtuales diferentes con mi equipo de pequeñas empresas en el pasado, así que tengo bastante experiencia en lo que se refiere a oficinas virtuales.

Las 5 empresas que figuran a continuación son mis mejores opciones. Voy a sopesar los pros y los contras y ofrecer una visión sobre qué oficina virtual es la adecuada para cada tipo de negocio.

Lo esencial por adelantado

De todas las empresas de esta guía, prefiero Oficinas virtuales Alliance. Tiene todas las características que busco en una oficina virtual, así como múltiples espacios de trabajo accesibles para reuniones y espacios de co-work.

Los planes disponibles con Alliance Virtual Offices son sencillos, permiten añadidos y tienen un precio flexible, ¡ideal para una pequeña empresa o una startup!

Mis mejores elecciones

Aquí están mis tres mejores elecciones:

• Oficinas virtuales Alliance - una oficina virtual y un espacio de trabajo excelentes y flexibles
• Regus - una oficina virtual y un espacio de trabajo buenos y de fácil acceso
• Oficinas virtuales Opus - un espacio de oficina virtual sencillo y con buenas prestaciones

Cómo elegir la mejor oficina virtual para su empresa

¿Qué herramientas le convienen a la hora de elegir una oficina virtual? Aquí están las mías:

Ubicación

Elegir una oficina virtual con ubicaciones que funcionaran para mí, mi equipo y mi negocio era una prioridad.

Asegurarse de que existe una ubicación central para que todos la utilicen como base principal facilitará el acceso a todos. De este modo, el personal de la oficina podrá recoger, firmar y almacenar el correo de forma segura.

Y lo que es más importante, tener una dirección profesional registrada ayuda a obtener una LLC.

Sin embargo, si necesitaba reservar una sala de reuniones o utilizar un espacio de trabajo conjunto durante un viaje de negocios a otro estado o país, tenía la opción flexible. Era mucho más beneficioso que atender llamadas o redactar informes en cafeterías ruidosas.

Espacio de trabajo

Puede ser difícil concentrarse cuando se trabaja desde casa (por no hablar de la soledad), así que me gusta poder reservar una mesa en un espacio de coworking cuando me viene bien.

Esto también es útil para separar claramente la vida laboral de la doméstica, lo que permite no distraerse con las tareas del hogar durante el día y desconectar por la noche cuando llega la hora de relajarse.

Las videollamadas virtuales son útiles para ponerse al día rápidamente con un colega o debatir un tema. Aun así, nada puede superar a una reunión cara a cara para comunicarse y comprender plenamente las ideas de los demás.

Nuestra guía para encontrar el mejor herramienta de gestión de proyectos para negocios en línea le ayudará a agilizar su flujo de trabajo cuando se reúna cara a cara.

Tener la flexibilidad de reservar un espacio para reuniones sólo cuando lo necesita significa que no está pagando por alquilar una sala que puede estar vacía la mayor parte de los días de la semana.

Además, la mayoría de las empresas de oficinas virtuales con espacios de trabajo de mi lista ofrecen:

• WiFi
• Impresoras
• Copiadoras
• Zonas de recepción

Recepcionista

El servicio de recepcionista es algo en lo que ni siquiera había pensado cuando decidí utilizar una oficina virtual, pero se ha convertido rápidamente en una de las herramientas más beneficiosas.

Me gusta el toque personal que este servicio añade a su negocio, desde simplemente saludar a los invitados que acuden a reuniones cara a cara o como gestores de llamadas. Los recepcionistas pueden ofrecer asesoramiento, desviar llamadas y organizar devoluciones de llamada cuando sea el momento adecuado para usted.

En algunas empresas, este servicio puede ser un complemento o estar incluido en los planes más avanzados, pero merece la pena invertir en él para asegurarse de que no se pierden clientes potenciales y de que su base de clientes actual es recibida con un trato amable cuando se pone en contacto con ella.

Teléfono de la empresa

Vinculado al servicio de recepcionista está el sistema de telefonía de empresa que ofrecen algunas empresas de oficinas virtuales.

No siempre se puede evitar dar tu número de teléfono a todos los contactos profesionales que conoces, pero yo intento limitarlo para reducir el número de personas que pueden ponerse en contacto conmigo a cualquier hora del día o de la noche.

Sin embargo, esto no siempre es posible, sobre todo para el propietario de una pequeña empresa. Por eso, utilizar un número de teléfono de empresa es ideal para desviar las llamadas a tu teléfono a través de un recepcionista sin tener que revelar tu número personal.

Puede anunciar públicamente el número de teléfono de su empresa, sabiendo que su privacidad está protegida.

Ayuda

Casi todas las oficinas virtuales de mi lista incluyen asistencia vía:

• Chat en directo en línea
• Envío de tickets de asistencia en línea
• Consulta telefónica
• Preguntas frecuentes
• Blog

Disponer de un sistema de apoyo fácilmente accesible es tranquilizador, sobre todo cuando se utiliza una oficina virtual por primera vez.

Precios

Los precios de las oficinas virtuales de mi lista pueden variar desde una tarifa fija o depender de los diferentes planes y ubicaciones que ofrece cada servicio.

Usted puede mantener su membresía simple utilizando sólo el espacio de oficina virtual como una dirección de negocios con complementos tales como la gestión del correo o servicios de recepcionista en vivo o tener las obras completas con acceso al espacio de trabajo y todas las comodidades.

La mayoría de los planes son flexibles, lo que le permite adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa. Me resultó fácil actualizar mi plan cuanto más utilizaba los espacios de oficina virtual.

Las mejores empresas de oficina virtual para empresas

Ahora es el momento de conocer y revisar mis empresas de oficina virtual favoritas. Voy a compartir mis pensamientos sobre cada empresa junto con sus pros y sus contras.

Regus - Mejor accesibilidad del espacio de trabajo

Regus es probablemente una de las ofertas de espacios de trabajo más accesibles de mi lista, además de tener algunas de las mejores características de una oficina virtual.

Los espacios de oficina se encuentran en miles de ciudades de todo el mundo, lo que es estupendo para empresarios o autónomos con clientes en distintas ciudades, estados o continentes.

Los espacios de trabajo en Regus varían desde oficinas privadas a espacios de co-working, que son ideales para cualquier empresa, tanto grande como pequeña. Pueden reservarse por horas, días completos o más tiempo, lo que le permite ser flexible con su tiempo de oficina.

El plan básico ofrece simplemente una dirección profesional para la gestión del correo, pero puede ampliarse a planes con acceso a un espacio de trabajo y servicios de recepcionista en directo.

En cuanto a los precios, el plan básico, "Dirección comercial", cuesta a partir de $35 al mes, y su plan más avanzado, "Oficina virtual Plus", a partir de $130 al mes.

Sin embargo, también puedes elegir entre tres planes de afiliación diferentes: Lounge, Coworking y Office. El plan más avanzado es el "Office":

• WiFi seguro
• Acceso a impresora, escáner y fotocopiadora
• Un recepcionista para recibir a los invitados
• Acceso al coworking
• Acceso a oficinas privadas

He descubierto que el abono "Oficina", con acceso a un despacho privado, es ideal para empresarios con negocios de tamaño medio, ya que limita las distracciones cuando se trabaja en proyectos importantes.

Regus ofrece un servicio profesional de atención de llamadas, así como un recepcionista que recibe a los huéspedes personalmente. Sus consultas pueden responderse casi de inmediato por teléfono o a través de la web, pero el sitio web cuenta con múltiples páginas de información y preguntas frecuentes.

Pros

• Miles de ubicaciones disponibles
• Oficinas privadas disponibles
• Gran variedad de funciones

Contras

• Aumento de los pagos por prestaciones de serie

iPostal1 - Lo mejor para gestionar el correo empresarial

iPostal1 tiene múltiples funciones, casi todas relacionadas con la gestión del correo empresarial a distancia.

Por lo tanto, no puedes reservar un espacio de coworking con esta empresa, pero eso no quiere decir que no sea beneficioso. Si eres autónomo o viajas mucho por negocios, tener una ubicación segura y centralizada a la que pueda ir tu correo puede cambiar las reglas del juego.

iPostal1 tiene oficinas en todos los estados e incluso le permite reenviar correo a diferentes lugares del mundo.

Puede ver el exterior de cada envío que reciba a través de la aplicación o del sitio web. A continuación, el personal profesional de cada oficina iPostal1 puede reenviar, escanear, reciclar, destruir o almacenar de forma segura su correo, en función de lo que desee hacer con él.

Sin embargo, su plan "Oficina virtual" ofrece un servicio de desvío de llamadas y buzón de voz para gestionar cualquier llamada de negocios por ti, pero esto es limitado en comparación con otras empresas de oficinas virtuales.

El coste de iPostal1 depende de la cantidad de correo que reciba este mes, de si desea añadir el servicio de oficina virtual y de cómo desee pagar. El coste más bajo es de $39,99 al mes por 60 envíos, y el más alto de $69,99 al mes por 240 envíos.

Pros

• Un gran número de localidades estadounidenses disponibles
• Gestión segura del correo profesional
• Desvío de llamadas y buzón de voz disponibles

Contras

• No hay oficinas remotas disponibles

Oficinas virtuales Alliance - Lo mejor para una gran variedad de funciones

Oficinas virtuales Alliance es un todoterreno en lo que a espacio de oficina virtual se refiere.

Se ofrecen múltiples ubicaciones con Oficinas virtuales Alliance que ofrecen espacios de cotrabajo, salas de reuniones y despachos privados.

Las funciones de teléfono virtual y recepcionista en directo permiten saludar profesionalmente a los clientes, responder o desviar consultas y reducir las distracciones. Esto le permitirá ganar y mantener más negocios mientras sigue con su jornada laboral.

El único inconveniente es que se trata de complementos de los dos planes de Alliance Virtual Offices: el Plan Premium y el Plan Platinum Plus.

Las principales características de ambos planes son:

• Dirección comercial reconocida
• Buzón ilimitado
• Miles de salas de reuniones en todo el mundo
• Recepcionista en el vestíbulo para recibir a los visitantes

Esto es estupendo para las empresas que ya saben que se beneficiarán de todas las prestaciones de una oficina virtual. Sin embargo, la única diferencia es que este último plan ofrece hasta 16 horas de sala de reuniones u oficina privada, a diferencia del primero.

En cambio, los precios no son tan sencillos. Todo depende de la ubicación, la hora y los complementos del plan, pero esto hace que sea algo personal.

Ofrecen una amplia lista de preguntas frecuentes, un chatbot y vídeos informativos para resolver cualquier duda que puedas tener, lo que me tranquilizó.

En general, tener la flexibilidad de personalizar mi plan funcionó para mí y para mi negocio a medida que nos expandíamos y necesitábamos un teléfono virtual.

Pros

• Casi todas las funciones disponibles en ambos planes
• Salas de reuniones accesibles
• Recepcionista en directo y sistemas telefónicos virtuales útiles

Contras

• No todas las funciones vienen de serie
• Los precios pueden variar

Stark Office Suites - Lo mejor para direcciones corporativas de primer nivel

Si la alta gama y el lujo son elementos importantes de su negocio, Oficinas Stark es para usted. Las ubicaciones disponibles en Stark Office Suites se limitan a la ciudad de Nueva York, Westchester, Long Island y Connecticut.

Dicho esto, Stark Office Suites, por lo tanto, ofrece direcciones corporativas de primer nivel en las zonas más prestigiosas. Particularmente bueno para abogados, servicios financieros o consultores.

Además, Stark Office Suites se enorgullece de sus interiores de primera clase, pero en conjunto, las áreas de trabajo ofrecen despachos privados, salas de reuniones o salas de conferencias.

En el sitio webpodrá profundizar en lo que ofrece cada espacio de oficina, así como ver varias imágenes y un plano.

La parte de oficina virtual de Stark Office Suites se divide en 5 planes escalonados con diferentes precios. El plan más avanzado, "La Oficina Profesional Plus", ofrece:

• Dirección postal profesional
• Acceso por horas a oficinas y salas de conferencias
• Sistema telefónico virtual (incluido un número exclusivo y filtrado de llamadas)
• Buzón de voz con acceso remoto o envío a correo electrónico
• Envío semanal del correo

El precio es de $400 al mes (o $450 en Nueva York) tras un cargo de instalación de $150. Puedes añadir más números de teléfono, direcciones postales o incluso un archivador por un coste adicional cada mes.

Se podría dar más información sobre cómo funciona el sistema telefónico virtual y el filtrado de llamadas (servicio de recepcionista), pero el hecho de que ofrezcan esto sitúa a Stark Office Suites en lo alto de mis estimaciones.

A la hora de buscar asistencia, hay varios números de contacto para las distintas ubicaciones, así como un formulario de envío, pero podría facilitarse más información sobre el funcionamiento de cada función.

Pros

• Direcciones corporativas de primer orden
• Variedad de funciones de oficina virtual disponibles
• Interiores de oficina de primera clase

Contras

• La empresa más cara de la lista
• No se proporciona mucha asistencia en línea

Oficinas virtuales Opus - Lo mejor en términos de coste

Oficinas virtuales Opus ofrece varias ubicaciones en varios estados, con espacios también en Puerto Rico y Canadá. Sin embargo, esto se limita a las empresas que viajan internacionalmente.

Aún más limitante es la falta de espacio de trabajo en persona para quienes buscan cambiar su entorno de trabajo desde su oficina en casa. Pero, por otro lado, esto es beneficioso para las empresas que solo necesitan salas de reuniones de vez en cuando.

A pesar de ello, los servicios de Opus Virtual Offices van directamente al grano:

• Recepcionista en directo que atiende las llamadas
• Dirección postal de la empresa
• Teléfono de la empresa
• Buzón de voz y faxes convertidos a correo electrónico

El coste de utilizar las Oficinas Virtuales Opus es una ventaja para mí, ya que sólo cuesta $99 al mes por todas las funciones mencionadas anteriormente.

En cuanto a la asistencia, el sitio web ofrece múltiples artículos y vídeos informativos para ayudarle, además de un número de contacto de la línea de ayuda.

En general, si le gusta trabajar desde casa o desde otra ubicación remota, las Oficinas Virtuales Opus son una buena opción por sus características y, sobre todo, por su coste.

Pros

• Grandes prestaciones de la oficina virtual
• Buen precio constante

Contras

• No se dispone de espacio de trabajo presencial
• Falta de ubicaciones internacionales

Preguntas frecuentes

Guía de las mejores empresas de oficina virtual: Mis reflexiones finales

La empresa de oficina virtual que he decidido seguir utilizando es Oficinas virtuales Alliance. La empresa ofrece múltiples sedes en todo el mundo, todas ellas con espacios de co-working, salas de reuniones y oficinas privadas.

Proporciona un gran teléfono virtual y funciones de recepcionista en vivo a un costo adicional para asegurar que los clientes, los clientes, y los nuevos clientes potenciales se comunican con una manera amable y profesional al tiempo que minimiza la distracción para mí.

Para saber más sobre las Oficinas Virtuales de Alliance, puede leer nuestro Revisión de Alliance Virtual Offices.

Sin embargo, también recomendaría Oficinas virtuales Opus si lo que buscas es una oficina virtual sin espacio de trabajo. Ofrece una amplia gama de funciones a un precio razonable, ideal para empresas de nueva creación o con un equipo pequeño.

Por último, si sólo necesita un local para una dirección comercial profesional y la gestión del correo, me decantaría por iPostal1. Sus sencillas funciones son ideales para autónomos o para quienes nunca están en casa, ya que gestiona de forma segura el correo profesional por ti.

Espero que este artículo le haya ayudado a decidirse por una empresa de oficinas virtuales.