Gids met de beste virtuele kantoorbedrijven

Laatst bijgewerkt op 13 juni 2023 door Ewen Finser

Of je nu genoeg hebt van thuiswerken of je kantoorruimte wilt verkopen vanwege de stijgende kosten, virtuele kantoorbedrijven zijn er voor jou. Als je op zoek bent naar het beste virtuele kantoorbedrijf voor af en toe een fysieke werkplek, een telefoonnummer van het bedrijf en een receptioniste, dan is deze gids iets voor jou.

Ik heb in het verleden veel verschillende virtuele kantoorbedrijven uitgeprobeerd en getest met mijn team van kleine bedrijven, dus ik heb aardig wat ervaring als het gaat om virtuele kantoren.

De 5 onderstaande bedrijven zijn mijn favorieten. Ik zal de voor- en nadelen tegen elkaar afwegen en inzicht geven in welk virtueel kantoor geschikt is voor welk soort bedrijf.

Bottom Line Up Front

Van alle bedrijven in deze gids geef ik de voorkeur aan Alliance Virtuele Kantoren. Het heeft alle functies die ik zoek in een virtueel kantoor, evenals meerdere toegankelijke werkruimten voor vergaderingen en co-work spaces.

De plannen van Alliance Virtual Offices zijn eenvoudig, bieden ruimte voor uitbreidingen en zijn flexibel geprijsd - geweldig voor een klein bedrijf of startup!

Mijn Top Picks

Dit zijn mijn top drie:

• Alliance Virtuele Kantoren - een geweldig, flexibel virtueel kantoor en werkruimte
• Regus - een goed, breed toegankelijk virtueel kantoor en werkruimte
• Opus Virtuele Kantoren - een eenvoudige virtuele kantoorruimte met goede functies

Hoe kiest u het beste virtuele kantoor voor uw bedrijf?

Welke tools zijn geschikt voor jou bij het kiezen van een virtuele kantoorruimte? Hier zijn de mijne:

Locatie

Het kiezen van een virtueel kantoor met locaties die werken voor mij, mijn team en mijn bedrijf was een hoge prioriteit.

Door ervoor te zorgen dat er een centrale locatie is die iedereen als basis kan gebruiken, wordt de toegang voor iedereen gemakkelijk. Zo kan alle post worden verzameld, afgetekend en veilig opgeborgen door het kantoorpersoneel.

Nog belangrijker is dat een professioneel geregistreerd bedrijfsadres helpt om een LLC krijgen.

Maar als ik op zakenreis in een andere staat of in een ander land een vergaderruimte moest boeken of gebruik moest maken van een co-work space, dan had ik de flexibele optie. Dit was veel voordeliger dan telefoontjes aannemen of rapporten schrijven in lawaaierige coffeeshops!

Werkruimte

Het kan moeilijk zijn om je te concentreren als je thuis werkt (om nog maar te zwijgen van de eenzaamheid), dus ik vind het fijn dat ik een bureau in een coworking space kan boeken wanneer het mij uitkomt.

Dit is ook handig om werk en privé duidelijk te scheiden, zodat je overdag niet wordt afgeleid door huishoudelijke taken en je 's avonds kunt uitschakelen als het tijd is om te ontspannen.

Virtuele videogesprekken zijn handig om snel bij te praten met een collega of een onderwerp te bespreken. Toch gaat er niets boven een persoonlijke ontmoeting om volledig te communiceren en de ideeën van mensen te begrijpen.

Onze gids voor het vinden van de beste projectbeheertool voor online zaken zal je helpen om je workflow te stroomlijnen wanneer je face-to-face vergadert.

De flexibiliteit hebben om een vergaderruimte alleen te boeken wanneer je die nodig hebt, betekent dat je niet betaalt voor het huren van een ruimte die de meeste dagen van de week leeg staat.

Daarnaast bieden de meeste virtuele kantoorbedrijven met werkruimte locaties op mijn lijst:

• WiFi
• Printers
• Kopieerapparaten
• Receptie

Receptioniste

Een receptionistenservice is niet iets waar ik aan gedacht had toen ik besloot om een virtueel kantoor te gebruiken, maar dit is al snel een van de meest voordelige hulpmiddelen geworden.

Ik hou van het persoonlijke tintje dat deze service toevoegt aan je bedrijf, van het eenvoudigweg begroeten van gasten die komen voor persoonlijke ontmoetingen tot het afhandelen van telefoontjes. Receptionisten kunnen advies geven, gesprekken doorschakelen en terugbellen wanneer het jou uitkomt.

Bij sommige bedrijven kan deze service een add-on zijn of deel uitmaken van de meer geavanceerde plannen, maar het is de moeite waard om erin te investeren om ervoor te zorgen dat potentiële leads worden gemist en je huidige klantenbestand vriendelijk wordt begroet wanneer je contact opneemt.

Telefoon bedrijf

Aan de receptionistenservice is een bedrijfstelefoonsysteem gekoppeld dat sommige bedrijven voor virtuele kantoren aanbieden.

Je telefoonnummer geven aan elke zakenrelatie die je ontmoet is niet altijd te vermijden, maar ik probeer dit te beperken om het aantal mensen dat op elk moment van de dag of nacht contact met me kan opnemen te beperken.

Dit is echter niet altijd mogelijk, vooral niet voor een kleine ondernemer. Daarom is het gebruik van een bedrijfstelefoonnummer ideaal om oproepen via een receptionist door te schakelen naar je telefoon zonder dat je je persoonlijke nummer hoeft door te geven.

Je kunt het telefoonnummer van je bedrijf publiekelijk bekendmaken in de wetenschap dat je privacy wordt beschermd.

Ondersteuning

Bijna alle virtuele kantoorlocaties op mijn lijst bieden ondersteuning via:

• Online live chat
• Online support ticket indienen
• Telefonisch overleg
• FAQ's
• Blog

Het is geruststellend om een gemakkelijk toegankelijk ondersteuningssysteem te hebben, vooral als je voor het eerst een virtueel kantoor gebruikt.

Prijzen

De prijzen van de virtuele kantoren op mijn lijst kunnen verifiëren aan de hand van een vast bedrag of zijn afhankelijk van de verschillende plannen en locaties die elke dienst aanbiedt.

Je kunt je lidmaatschap eenvoudig houden door de virtuele kantoorruimte alleen te gebruiken als zakelijk adres met extra's zoals postverwerking of live receptionisteservices, of je kunt de volledige werkruimte gebruiken met toegang tot de werkruimte en alle voorzieningen.

De meeste plannen zijn flexibel, zodat je ze kunt aanpassen aan je veranderende bedrijfsbehoeften. Ik vond het makkelijk om mijn pakket te upgraden naarmate ik de virtuele kantoorruimtes meer gebruikte.

De beste bedrijven voor virtuele kantoren

Nu is het tijd om mijn favoriete virtuele kantoorbedrijven te leren kennen en te beoordelen. Ik zal mijn gedachten over elk bedrijf delen, samen met hun voor- en nadelen.

Regus - Beste voor toegankelijkheid van werkplekken

Regus is waarschijnlijk een van de meest toegankelijke werkplekaanbiedingen op mijn lijst en heeft een aantal van de beste functies van een virtueel kantoor.

De kantoorruimtes zijn te vinden in duizenden steden over de hele wereld, wat geweldig is voor bedrijfseigenaren of freelancers met klanten in verschillende steden, staten of continenten.

De werkplekken bij Regus variëren van privékantoren tot co-working spaces, die ideaal zijn voor elk bedrijf, zowel groot als klein. Deze kunnen per uur, voor een hele dag of langer worden geboekt, zodat u flexibel kunt zijn met uw kantoortijden.

Het basisplan biedt gewoon een professioneel bedrijfsadres voor het afhandelen van mailings, maar dit kan worden opgewaardeerd naar plannen met toegang tot een werkruimte en live receptionisteservices.

Wat betreft de prijzen, het basisplan, 'Business Address' begint bij $35 per maand, met hun meest geavanceerde plan, 'Virtual Office Plus' vanaf $130 per maand.

Je kunt echter ook kiezen uit drie verschillende lidmaatschapsformules: Lounge', 'Coworking' en 'Office'. Het meest geavanceerde lidmaatschap, 'Office', biedt:

• Beveiligd WiFi
• Toegang tot een printer, scanner en kopieerapparaat
• Een receptionist om gasten te begroeten
• Toegang tot coworking
• Toegang tot privékantoor

Ik vond dat het 'Office'-lidmaatschap met toegang tot een privékantoor geweldig is voor bedrijfseigenaren met middelgrote bedrijven, omdat het afleiding beperkt wanneer er aan belangrijke projecten wordt gewerkt.

Regus biedt een professionele antwoordservice en een receptionist die gasten persoonlijk begroet. Uw vragen kunnen vrijwel onmiddellijk worden beantwoord via de telefoon of het web, maar de website heeft meerdere informatiepagina's en veelgestelde vragen.

Voors

• Duizenden locaties beschikbaar
• Privé kantoorruimte beschikbaar
• Een grote verscheidenheid aan functies

Nadelen

• Betalingstoeslagen voor functies die elders standaard beschikbaar zijn

iPostal1 - Het beste voor het beheren van zakelijke post

iPostal1 heeft meerdere functies, die bijna allemaal te maken hebben met het beheren van zakelijke mail op afstand.

Daarom kun je bij dit bedrijf geen coworkingruimte boeken, maar dat wil niet zeggen dat het niet voordelig is. Als je freelancer bent of veel reist voor je werk, kan een veilige, centrale locatie waar je je post naartoe kunt sturen een grote verandering zijn.

iPostal1 heeft locaties in alle staten en je kunt zelfs post doorsturen naar verschillende locaties wereldwijd.

Je kunt de buitenkant van elk poststuk dat je ontvangt bekijken via de app of website. De professionele medewerkers op elke iPostal1-locatie kunnen je post vervolgens doorsturen, scannen, recyclen, versnipperen of veilig opslaan, afhankelijk van wat je ermee wilt doen.

Hun 'virtueel kantoor'-plan biedt echter een dienst voor het doorschakelen van oproepen en voicemail om alle zakelijke oproepen voor je af te handelen, maar dit is beperkt in vergelijking met andere virtuele kantoorbedrijven.

De kosten van iPostal1 hangen af van hoeveel post je deze maand ontvangt, of je de virtual office service wilt toevoegen en hoe je wilt betalen. De laagste kosten zijn $39,99 per maand voor 60 poststukken en de hoogste kosten zijn $69,99 per maand voor 240 poststukken.

Voors

• Een groot aantal locaties in de VS beschikbaar
• Veilig beheer van zakelijke post
• Doorschakelen en voicemail beschikbaar

Nadelen

• Geen kantoorruimte op afstand beschikbaar

Alliance Virtuele Kantoren - De beste voor verschillende functies

Alliance Virtuele Kantoren is een allrounder op het gebied van virtuele kantoorruimte.

Er zijn meerdere locaties in de aanbieding met Alliance Virtuele Kantoren die co-working spaces, vergaderruimtes en privékantoren bieden.

Met de functies virtuele telefoon en live receptionist kun je gasten professioneel begroeten, vragen beantwoorden of omleiden en afleiding verminderen. Hierdoor kun je meer werk binnenhalen en behouden terwijl je gewoon door kunt gaan met je werkdag.

Het enige nadeel is dat dit uitbreidingen zijn op de twee plannen van Alliance Virtual Offices: het Premium Plan en het Platinum Plus Plan.

De belangrijkste kenmerken van beide plannen zijn:

• Erkend zakelijk adres
• Onbeperkte mailbox
• 1000 vergaderzalen wereldwijd
• Lobby receptionist om bezoekers te begroeten

Dit is geweldig voor bedrijven die al weten dat ze zullen profiteren van alle functies van een virtueel kantoor. Het enige verschil is dat het laatste plan tot 16 uur vergaderruimte of privékantoortijd biedt, in tegenstelling tot het eerste.

De prijzen daarentegen zijn niet zo eenvoudig. Het hangt allemaal af van de locatie, de tijd en eventuele toevoegingen aan je plan, maar dit maakt het wel persoonlijk voor jou.

Ze bieden een uitgebreide lijst met veelgestelde vragen, een chatbot en informatievideo's om eventuele vragen op te lossen, wat ik geruststellend vond.

Al met al werkte de flexibiliteit om mijn abonnement aan te passen voor mij en mijn bedrijf toen we uitbreidden en een virtuele telefoon nodig hadden.

Voors

• Bijna alle functies beschikbaar op beide plannen
• Toegankelijke vergaderzalen
• Handige live receptioniste en virtuele telefoonsystemen

Nadelen

• Niet alle functies zijn standaard
• Prijzen kunnen variëren

Stark Office Suites - het beste voor eersteklas bedrijfsadressen

Als high-end en luxe belangrijke elementen van je bedrijf zijn, Stark Kantoorsuites voor u is. De locaties die beschikbaar zijn bij Stark Office Suites zijn beperkt tot New York City, Westchester, Long Island en Connecticut.

Stark Office Suites biedt daarom eersteklas bedrijfsadressen in de meest prestigieuze gebieden. Vooral goed voor advocaten, financiële diensten of consultants.

Daarnaast is Stark Office Suites trots op het eersteklas interieur, maar als geheel bieden de werkruimten privékantoren, vergaderruimten of conferentiezalen.

Op de websiteJe kunt diep duiken in wat elke kantoorruimte te bieden heeft en meerdere afbeeldingen en een plattegrond bekijken.

Het virtuele kantoor van Stark Office Suites is onderverdeeld in 5 plannen met verschillende prijsniveaus. Het meest geavanceerde plan, 'The Professional Office Plus', biedt:

• Postadres bedrijf
• Uurlijkse toegang tot kantoor- en vergaderruimte
• Virtueel telefoonsysteem (inclusief een speciaal nummer en screening van oproepen)
• Voicemail met toegang op afstand of verzenden naar e-mail
• Wekelijks post doorsturen

Dit is geprijsd op $400 per maand (of $450 in New York City) na een $150 set-up kosten. U kunt extra telefoonnummers, postadressen of zelfs een archiefkast toevoegen voor extra kosten per maand.

Er zou meer informatie kunnen worden gegeven over hoe het virtuele telefoonsysteem en de screening van oproepen (receptionistenservice) werkt, maar het feit dat ze dit aanbieden, plaatst Stark Office Suites hoog in mijn schatting.

Bij het zoeken naar ondersteuning zijn er meerdere contactnummers voor de verschillende locaties, evenals een formulier om in te vullen, maar er zou meer informatie beschikbaar kunnen worden gesteld over hoe elke functie werkt.

Voors

• Eersteklas bedrijfsadressen
• Verschillende virtuele kantoorfuncties beschikbaar
• Eersteklas kantoorinterieurs

Nadelen

• Het duurste bedrijf op de lijst
• Er wordt niet veel online ondersteuning geboden

Opus Virtuele Kantoren - Beste qua kosten

Opus Virtuele Kantoren biedt verschillende locaties in meerdere staten, met ook ruimtes in Puerto Rico en Canada. Dit is echter beperkt tot bedrijven die internationaal reizen.

Nog beperkter is het gebrek aan persoonlijke werkruimte voor degenen die hun werkomgeving willen veranderen van hun thuiskantoor. Aan de andere kant is dit gunstig voor bedrijven die slechts af en toe vergaderruimtes nodig hebben.

Desondanks zijn de diensten van Opus Virtual Offices straight to the point:

• Live receptioniste die telefoontjes beantwoordt
• Postadres bedrijf
• Telefoonnummer bedrijf
• Voicemail en faxen geconverteerd naar e-mail

De kosten voor het gebruik van Opus Virtual Offices zijn voor mij een winst: slechts $99 per maand voor alle bovenstaande functies.

Wat betreft ondersteuning biedt de website meerdere artikelen en informatieve video's om je te helpen, naast een contactnummer voor de hulplijn.

Kortom, als je graag thuis of op een andere afgelegen locatie werkt, is Opus Virtual Offices een goede keuze als het gaat om de functies en vooral de kosten.

Voors

• Geweldige functies voor een virtueel kantoor
• Goede consistente prijs

Nadelen

• Geen persoonlijke werkruimte beschikbaar
• Gebrek aan internationale locaties

FAQ's

Gids met de Beste Virtuele Kantoorbedrijven: Mijn laatste gedachten

Het virtuele kantoorbedrijf dat ik heb besloten te blijven gebruiken is Alliance Virtuele Kantoren. Het bedrijf biedt wereldwijd meerdere locaties met co-working spaces, vergaderruimtes en privékantoren.

Het biedt geweldige functies voor virtuele telefoons en live receptionisten tegen extra kosten om ervoor te zorgen dat er op een vriendelijke en professionele manier wordt gecommuniceerd met klanten en nieuwe leads, terwijl ik zo min mogelijk wordt afgeleid.

Voor meer informatie over Alliance Virtuele Kantoren kunt u onze Alliance Virtuele Kantoren Review.

Ik zou echter ook het volgende aanraden Opus Virtuele Kantoren als je gewoon op zoek bent naar een virtueel kantoor zonder werkruimte. Het biedt een groot aantal functies voor een redelijke prijs - geweldig voor startende bedrijven of bedrijven met een klein team.

Als je alleen een locatie nodig hebt voor een professioneel bedrijfsadres en postverwerking, zou ik kiezen voor iPostal1. De eenvoudige functies zijn geweldig voor freelancers of mensen die nooit thuis zijn, omdat het veilig je zakelijke mail voor je afhandelt.

Ik hoop dat dit artikel je heeft geholpen bij je keuze voor een virtueel kantoor!