Leitfaden der besten Virtual-Office-Unternehmen

Zuletzt aktualisiert am Juni 13, 2023 von Ewen Finser

Ganz gleich, ob Sie es satt haben, von zu Hause aus zu arbeiten, oder ob Sie Ihre Büroräume aufgrund steigender Kosten verkaufen wollen - virtuelle Bürounternehmen sind genau das Richtige für Sie. Wenn Sie auf der Suche nach dem besten virtuellen Bürounternehmen sind, das Ihnen gelegentlich einen physischen Arbeitsplatz, eine Firmenrufnummer und eine Empfangsdame zur Verfügung stellt, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie.

Ich habe in der Vergangenheit mit meinem kleinen Unternehmensteam viele verschiedene virtuelle Bürofirmen ausprobiert und getestet, so dass ich über ziemlich viel Erfahrung in Sachen virtuelle Büros verfüge.

Die folgenden 5 Unternehmen sind meine Favoriten. Ich werde die Vor- und Nachteile abwägen und einen Einblick geben, welches virtuelle Büro für welche Art von Unternehmen das Richtige ist.

Unterm Strich von vorn

Von allen Unternehmen in diesem Leitfaden bevorzuge ich Allianz Virtuelle Büros. Es verfügt über alle Funktionen, die ich in einem virtuellen Büro suche, sowie über mehrere zugängliche Arbeitsbereiche für Meetings und Co-Working Spaces.

Die Pläne, die bei Alliance Virtual Offices erhältlich sind, sind unkompliziert, ermöglichen Add-Ons und sind preislich flexibel - ideal für kleine Unternehmen oder Start-ups!

Meine Top-Picks

Hier sind meine drei besten Vorschläge:

• Allianz Virtuelle Büros - ein großartiges, flexibles virtuelles Büro und einen Arbeitsbereich
• Regus - ein gutes, weithin zugängliches virtuelles Büro und einen Arbeitsbereich
• Opus Virtuelle Büros - ein einfacher virtueller Büroraum mit guten Eigenschaften

Wie Sie das beste virtuelle Büro für Ihr Unternehmen auswählen

Welche Instrumente sind für Sie die richtigen, wenn Sie sich für ein virtuelles Büro entscheiden? Hier sind meine:

Standort

Die Wahl eines virtuellen Büros mit Standorten, die für mich, mein Team und mein Unternehmen geeignet sind, hatte höchste Priorität.

Die Einrichtung eines zentralen Ortes, der von allen als erste Anlaufstelle genutzt werden kann, erleichtert den Zugang für alle. So kann die Post vom Büropersonal abgeholt, unterschrieben und sicher aufbewahrt werden.

Noch wichtiger ist, dass eine professionell registrierte Geschäftsadresse dazu beiträgt eine GmbH gründen.

Sollte ich jedoch auf einer Geschäftsreise in einem anderen Staat oder Land einen Besprechungsraum buchen oder einen Co-Working-Space nutzen müssen, hatte ich die flexible Option. Das war viel vorteilhafter, als in lauten Cafés Anrufe entgegenzunehmen oder Berichte zu schreiben!

Arbeitsbereich

Es kann schwierig sein, sich zu konzentrieren, wenn man von zu Hause aus arbeitet (ganz zu schweigen von der Einsamkeit), daher finde ich es gut, dass ich einen Schreibtisch in einem Coworking Space buchen kann, wann immer es mir passt.

Dies ist auch hilfreich, um Arbeit und Privatleben klar zu trennen, damit Sie tagsüber nicht durch Haushaltsaufgaben abgelenkt werden und abends abschalten können, wenn es Zeit zum Entspannen ist.

Virtuelle Videoanrufe sind nützlich, wenn man sich schnell mit einem Kollegen austauschen oder ein Thema besprechen möchte. Dennoch geht nichts über ein persönliches Treffen, um zu kommunizieren und die Ideen der anderen vollständig zu verstehen.

Unser Leitfaden für die Suche nach dem bestes Projektmanagement-Tool für Online-Unternehmen wird Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe bei persönlichen Treffen zu optimieren.

Die Flexibilität, einen Tagungsraum nur dann zu buchen, wenn Sie ihn brauchen, bedeutet, dass Sie nicht für die Miete eines Raums zahlen, der an den meisten Tagen der Woche leer steht.

Darüber hinaus bieten die meisten der in meiner Liste aufgeführten virtuellen Bürounternehmen mit Arbeitsplätzen an:

• WiFi
• Drucker
• Kopierer
• Empfangsbereiche

Rezeptionistin

An einen Empfangsdienst hatte ich nicht gedacht, als ich mich für ein virtuelles Büro entschied, aber er hat sich sehr schnell zu einem der nützlichsten Instrumente entwickelt.

Ich mag die persönliche Note, die dieser Service Ihrem Unternehmen verleiht, von der einfachen Begrüßung von Gästen, die zu persönlichen Treffen kommen, bis hin zur Bearbeitung von Anrufen. Die Mitarbeiter an der Rezeption können Sie beraten, Anrufe umleiten und Rückrufe vereinbaren, wenn die Zeit für Sie reif ist.

Bei einigen Unternehmen kann dieser Service als Zusatzleistung oder in den fortgeschritteneren Plänen enthalten sein, aber es lohnt sich, in ihn zu investieren, um sicherzustellen, dass potenzielle Kunden nicht übersehen werden und Ihr aktueller Kundenstamm bei der Kontaktaufnahme freundlich begrüßt wird.

Unternehmen Telefon

In Verbindung mit dem Empfangsdienst bieten einige Virtual-Office-Unternehmen eine Telefonanlage für Unternehmen an.

Es lässt sich nicht immer vermeiden, dass man seine Telefonnummer an jeden Geschäftspartner weitergibt, aber ich versuche, dies einzuschränken, um die Zahl der Personen zu verringern, die mich zu jeder Tages- und Nachtzeit kontaktieren können.

Das ist jedoch nicht immer machbar, vor allem nicht für einen Kleinunternehmer. Deshalb ist die Nutzung einer Firmenrufnummer eine gute Möglichkeit, Anrufe über eine Empfangsdame auf Ihr Telefon umzuleiten, ohne dass Sie Ihre persönliche Nummer preisgeben müssen.

Sie können Ihre Firmenrufnummer öffentlich bekannt machen und wissen, dass Ihre Privatsphäre geschützt ist.

Unterstützung

Fast alle virtuellen Büros auf meiner Liste bieten Support über:

• Online-Live-Chat
• Einreichung von Online-Support-Tickets
• Telefonische Beratung
• FAQs
• Blog

Ein leicht zugängliches Unterstützungssystem ist beruhigend, insbesondere wenn man zum ersten Mal ein virtuelles Büro nutzt.

Preisgestaltung

Die Preise der virtuellen Büros auf meiner Liste können von einer festen Gebühr zu überprüfen oder hängen von den verschiedenen Plänen und Standorten jeder Dienst bietet.

Sie können Ihre Mitgliedschaft einfach halten, indem Sie das virtuelle Büro nur als Geschäftsadresse mit Zusatzleistungen wie Postbearbeitung oder Live-Empfangsservice nutzen, oder Sie können die volle Leistung mit Zugang zum Arbeitsbereich und allen Annehmlichkeiten in Anspruch nehmen.

Die meisten Tarife sind flexibel, so dass Sie sich an Ihre wechselnden geschäftlichen Anforderungen anpassen können. Je mehr ich die virtuellen Büroräume genutzt habe, desto einfacher war es für mich, meinen Plan zu erweitern.

Die besten Virtual-Office-Unternehmen für Unternehmen

Jetzt ist es an der Zeit, meine Lieblingsunternehmen für virtuelle Büros kennen zu lernen und zu bewerten. Ich werde meine Gedanken zu jedem Unternehmen sowie seine Vor- und Nachteile darlegen.

Regus - Beste Zugänglichkeit des Arbeitsplatzes

Regus ist wahrscheinlich eines der am besten zugänglichen Arbeitsplatzangebote auf meiner Liste und verfügt über einige der besten Funktionen eines virtuellen Büros.

Die Büroräume sind in Tausenden von Städten auf der ganzen Welt zu finden, was für Geschäftsinhaber oder Freiberufler mit Kunden in verschiedenen Städten, Staaten oder Kontinenten von großem Vorteil ist.

Die Arbeitsräume bei Regus reichen von Privatbüros bis hin zu Co-Working-Spaces, die für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, ideal sind. Sie können stundenweise, für einen ganzen Tag oder länger gebucht werden, so dass Sie Ihre Bürozeit flexibel gestalten können.

Der Basisplan bietet lediglich eine professionelle Geschäftsadresse für die Postbearbeitung, kann aber auf Pläne mit Zugang zu Arbeitsräumen und Live-Empfangsdiensten aufgerüstet werden.

Was die Preise betrifft, so beginnt der Basisplan "Business Address" bei $35 pro Monat, während der fortschrittlichste Plan "Virtual Office Plus" bei $130 pro Monat beginnt.

Sie können aber auch zwischen drei verschiedenen Mitgliedschaftsmodellen wählen: Lounge", "Coworking" und "Office". Die fortschrittlichste Mitgliedschaft, "Office", bietet:

• Sicheres WiFi
• Zugang zu Drucker, Scanner und Fotokopierer
• Eine Empfangsdame zur Begrüßung der Gäste
• Coworking Zugang
• Privater Zugang zum Büro

Ich habe festgestellt, dass die "Office"-Mitgliedschaft mit privatem Bürozugang für Unternehmer mit mittelgroßen Unternehmen ideal ist, da sie die Ablenkung bei der Arbeit an wichtigen Projekten begrenzt.

Regus bietet einen professionellen Anrufbeantworter sowie eine Empfangsdame, die die Gäste persönlich empfängt. Ihre Fragen können fast sofort per Telefon oder Web-Anfrage beantwortet werden, aber die Website bietet mehrere Informationsseiten und FAQs.

Profis

• Tausende von Standorten verfügbar
• Privater Büroraum verfügbar
• Eine große Vielfalt an Funktionen

Nachteile

• Erhöhte Zahlungen für Merkmale, die anderswo als Standard verfügbar sind

iPostal1 - Die beste Lösung für die Verwaltung von Geschäftspost

iPostal1 verfügt über zahlreiche Funktionen, die fast alle mit der Fernverwaltung von Geschäftspost zusammenhängen.

Daher können Sie bei diesem Unternehmen keinen Coworking Space buchen, aber das heißt nicht, dass es nicht von Vorteil ist. Wenn Sie Freiberufler sind oder beruflich viel reisen, kann ein sicherer, zentraler Ort, an den Sie Ihre Post schicken können, ein entscheidender Vorteil sein.

iPostal1 verfügt über Standorte in allen Staaten und ermöglicht Ihnen sogar die Weiterleitung von Post an verschiedene Standorte weltweit.

Sie können die Außenseite jeder Sendung, die Sie erhalten, über die App oder die Website einsehen. Die professionellen Mitarbeiter an jedem iPostal1-Standort können Ihre Post dann weiterleiten, scannen, recyceln, schreddern oder sicher aufbewahren, je nachdem, was Sie damit machen möchten.

Der Plan "Virtuelles Büro" bietet jedoch eine Anrufweiterleitung und einen Voicemail-Service, um alle geschäftlichen Anrufe für Sie zu bearbeiten, aber das ist im Vergleich zu anderen virtuellen Bürounternehmen begrenzt.

Die Kosten für iPostal1 hängen davon ab, wie viel Post Sie in diesem Monat erhalten, ob Sie den Service des virtuellen Büros hinzufügen möchten und wie Sie bezahlen möchten. Der niedrigste Preis beträgt $39,99 pro Monat für 60 Sendungen, der höchste Preis $69,99 pro Monat für 240 Sendungen.

Profis

• Eine große Anzahl von US-Standorten verfügbar
• Sichere Verwaltung der Geschäftspost
• Anrufweiterleitung und Voicemail verfügbar

Nachteile

• Kein abgesetzter Büroraum verfügbar

Allianz Virtuelle Büros - Am besten für eine Vielzahl von Funktionen

Allianz Virtuelle Büros ist ein Allrounder, wenn es um virtuelle Büroräume geht.

Es werden mehrere Standorte angeboten mit Allianz Virtuelle Büros die Co-Working-Spaces, Tagungsräume und private Büros anbieten.

Die Funktionen des virtuellen Telefons und des Live-Empfangsdienstes ermöglichen eine professionelle Begrüßung der Gäste, die Beantwortung oder Weiterleitung von Fragen und eine geringere Ablenkung. So können Sie mehr Aufträge gewinnen und behalten, während Sie Ihren Arbeitstag bewältigen.

Der einzige Nachteil ist, dass es sich dabei um Add-Ons zu den beiden Plänen von Alliance Virtual Offices handelt: dem Premium Plan und dem Platinum Plus Plan.

Die wichtigsten Merkmale der beiden Pläne sind:

• Anerkannte Geschäftsadresse
• Unbegrenzte Mailbox
• 1000e von Tagungsräumen weltweit
• Empfangsdame in der Lobby zur Begrüßung der Besucher

Dies ist ideal für Unternehmen, die bereits wissen, dass sie von allen Funktionen eines virtuellen Büros profitieren werden. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der zweite Tarif bis zu 16 Stunden Zeit für Besprechungsräume oder private Büros bietet, im Gegensatz zum ersten Tarif.

Die Preisgestaltung hingegen ist nicht ganz so einfach. Es hängt alles vom Ort, der Zeit und eventuellen Zusatzleistungen ab, aber das macht es für Sie persönlich.

Sie bieten eine umfangreiche FAQ-Liste, einen Chatbot und Informationsvideos, um alle Fragen zu klären, die Sie haben könnten, was ich sehr beruhigend fand.

Insgesamt hat sich die Flexibilität, meinen Tarif individuell zu gestalten, für mich und mein Unternehmen bewährt, als wir expandierten und ein virtuelles Telefon benötigten.

Profis

• Fast alle Funktionen sind in beiden Tarifen verfügbar
• Zugängliche Sitzungsräume
• Nützliche Live-Rezeptionisten und virtuelle Telefonsysteme

Nachteile

• Nicht alle Funktionen sind serienmäßig
• Die Preisgestaltung kann variieren

Stark Office Suites - das Beste für erstklassige Unternehmensadressen

Wenn Hochwertigkeit und Luxus wichtige Elemente Ihres Unternehmens sind, Stark Büro-Suiten ist für Sie. Die Standorte, die bei Stark Office Suites verfügbar sind, beschränken sich auf New York City, Westchester, Long Island und Connecticut.

Stark Office Suites bietet daher erstklassige Unternehmensadressen in den renommiertesten Gebieten. Besonders gut für Anwälte, Finanzdienstleister oder Berater.

Darüber hinaus ist Stark Office Suites stolz auf seine erstklassige Innenausstattung, aber insgesamt bieten die Arbeitsbereiche private Büros, Besprechungsräume oder Konferenzsäle.

Auf der Websitekönnen Sie tief in das Angebot der einzelnen Büroräume eintauchen und sich mehrere Bilder und einen Grundriss ansehen.

Der virtuelle Bürobereich von Stark Office Suites ist in 5 Stufen mit unterschiedlichen Preispunkten unterteilt. Der am weitesten fortgeschrittene Plan, "The Professional Office Plus", bietet:

• Postanschrift des Unternehmens
• Stündlicher Zugang zu Büro- und Konferenzräumen
• Virtuelles Telefonsystem (einschließlich einer eigenen Nummer und Anrufsperre)
• Voicemail mit Fernzugriff oder Senden an E-Mail
• Wöchentliche Postweiterleitung

Der Preis liegt bei $400 pro Monat (bzw. $450 in New York City) nach einer Einrichtungsgebühr von $150. Sie können zusätzliche Telefonnummern, Postadressen oder sogar einen Aktenschrank für zusätzliche Gebühren pro Monat hinzufügen.

Es könnten mehr Informationen darüber gegeben werden, wie das virtuelle Telefonsystem und das Anrufscreening (Empfangsdienst) funktionieren, aber die Tatsache, dass sie dies anbieten, bringt Stark Office Suites in meiner Einschätzung weit nach oben.

Bei der Suche nach Unterstützung gibt es mehrere Kontaktnummern für die verschiedenen Standorte sowie ein Formular, aber es könnten mehr Informationen über die Funktionsweise der einzelnen Funktionen zur Verfügung gestellt werden.

Profis

• Erstklassige Unternehmensadressen
• Vielfältige Funktionen des virtuellen Büros verfügbar
• Erstklassige Büroausstattung

Nachteile

• Das teuerste Unternehmen auf der Liste
• Es wird nicht viel Online-Support angeboten

Opus Virtual Offices - das beste Preis-Leistungs-Verhältnis

Opus Virtuelle Büros bietet verschiedene Standorte in mehreren Bundesstaaten, auch in Puerto Rico und Kanada. Dies ist jedoch auf Unternehmen beschränkt, die international reisen.

Noch einschränkender ist das Fehlen eines persönlichen Arbeitsbereichs für diejenigen, die ihre Arbeitsumgebung von ihrem Büro zu Hause aus verändern wollen. Andererseits ist dies für Unternehmen von Vorteil, die nur ab und zu Besprechungsräume benötigen.

Trotzdem sind die Dienstleistungen von Opus Virtual Offices direkt auf den Punkt gebracht:

• Live-Rezeptionistin nimmt Anrufe entgegen
• Postanschrift des Unternehmens
• Telefonnummer des Unternehmens
• Konvertierung von Voicemail und Faxen in E-Mail

Die Kosten für die Nutzung von Opus Virtual Offices sind für mich ein Gewinn: nur $99 pro Monat für alle oben genannten Funktionen.

Was den Support betrifft, so bietet die Website neben einer Hotline-Kontaktnummer mehrere Artikel und informative Videos, die Ihnen helfen sollen.

Wenn Sie gerne von zu Hause oder von einem anderen entfernten Standort aus arbeiten, ist Opus Virtual Offices eine gute Wahl, was die Funktionen und vor allem die Kosten angeht.

Profis

• Großartige Funktionen des virtuellen Büros
• Gute Preisstabilität

Nachteile

• Kein persönlicher Arbeitsbereich verfügbar
• Mangel an internationalen Standorten

FAQs

Leitfaden für die besten virtuellen Bürounternehmen: Meine Schlussgedanken

Das virtuelle Bürounternehmen, das ich weiterhin nutzen werde, ist Allianz Virtuelle Büros. Das Unternehmen bietet mehrere Standorte auf der ganzen Welt an, die alle über Co-Working-Spaces, Besprechungsräume und private Büros verfügen.

Es bietet großartige virtuelle Telefon- und Live-Empfangsfunktionen zu zusätzlichen Kosten, um sicherzustellen, dass mit Klienten, Kunden und neuen Leads freundlich und professionell kommuniziert wird, während die Ablenkung für mich minimiert wird.

Um mehr über Alliance Virtual Offices zu erfahren, lesen Sie bitte unsere Alliance Virtual Offices Bewertung.

Ich würde aber auch empfehlen Opus Virtuelle Büros wenn Sie nur ein virtuelles Büro ohne Arbeitsraum suchen. Es bietet eine große Bandbreite an Funktionen zu einem vernünftigen Preis - ideal für Start-up-Unternehmen oder solche mit einem kleinen Team.

Wenn Sie nur einen Standort für eine professionelle Geschäftsadresse und Postbearbeitung benötigen, würde ich mich für die iPostal1. Seine einfachen Funktionen sind ideal für Freiberufler oder diejenigen, die nie zu Hause sind, da es Ihre Geschäftspost sicher für Sie bearbeitet.

Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen bei Ihrer Entscheidung für ein virtuelles Büro geholfen!