Zuletzt aktualisiert am 26. Mai 2024 von Ewen Finser
Wenn Sie versuchen, den sprichwörtlichen "Posteingang Null" zu erreichen, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie.
Als vielbeschäftigter Geschäftsmann habe ich seit JAHREN damit gekämpft, meine verschiedenen Posteingänge in den Griff zu bekommen. Zu jeder Zeit hatte ich Tausende von Nachrichten, einige mit Sternchen versehen, an mich selbst weitergeleitet, ungelesen, um sichtbar zu bleiben (aber nie bearbeitet).
Mit der Zeit begannen sich diese "E-Mail-Schulden" mental zu summieren. Anfang dieses Jahres begann ich mit der Optimierung des Posteingangs, was mich zu dem Konzept "Posteingang Null" führte.
Ich weise darauf hin, dass ich verschiedene Posteingänge habe und noch nicht alle auf Null sind, ABER bei einigen habe ich dies bereits erreicht... dank der unten genannten Methoden und Tools.
Ich würde also folgendermaßen vorgehen, um den Weg zum Posteingang zu ebnen...
Definieren Sie das Problem
Auf den meisten Listen, die ich gesehen habe, taucht das nicht auf, aber das Erreichen von "Posteingang Null" bedeutet für jeden etwas anderes. Ich beginne gerne damit, mich selbst zu fragen. "Was ist der Preis dafür, NICHT Null Posteingang zu haben"?
In meinem Fall waren die Ablenkung, die Kosten für das Umschalten und die Zeit, die ich mit dem Filtern von E-Mails verbracht habe, ein echter Hemmschuh für die Produktivität.
Aber für manche ist Unordnung ein Standardzustand (im Allgemeinen), der sie nicht auf die gleiche Weise stört. Gehen Sie nicht zum Posteingang Null, weil irgendein GURU das gesagt hat.
Tun Sie es, weil es SIE glücklicher und produktiver macht!
Schaffung eines Prioritätsrahmens
Ich kann nicht genug betonen, wie wichtig dieser Schritt ist. Ohne sich darüber klar zu werden, WAS wichtig ist, ist es fast unmöglich, die nächsten Schritte zu unternehmen. Das ist tatsächlich - mental - die größte Blockade für mich.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, aber ich habe es so gemacht. Bei der Überlegung, was wichtig ist, bin ich auf diese Kategorien gekommen:
- Dringend / Unverzügliches Handeln
- Wichtig / Aktion heute
- Wichtig / Referenz
- Nicht wichtig / Archiv
- Nicht wichtig / Abbestellen
Wenn Sie sich Ihren aktuellen Posteingang ansehen, wie viele passen in eine dieser Kategorien? Ein Trick für mich (mehr dazu weiter unten) besteht darin, Ordner anzulegen, um "Aktions"-Elemente aus dem Hauptposteingang an einen anderen Ort zu verschieben.
Auf diese Weise gibt es einen Posteingang für "Aktionen", der von einem Posteingang für die Sortierung getrennt ist. Andernfalls werde ich unglaublich abgelenkt, wenn ich versuche, in einem Posteingang zwischen beiden hin und her zu wechseln.
Ich verwende den Begriff "Aktion", weil eine Reaktion nicht unbedingt direkt erforderlich ist. Es könnte eine Projektmanagementaufgabe erstellt, an ein Teammitglied delegiert oder einfach an die richtige Person weitergeleitet werden.
Unsub-Bonanza
Niemand putzt gerne das Badezimmer. Manchmal muss es einfach gemacht werden.
So sehe ich das mit der Posteingangshygiene. Manchmal muss man sich einfach einen Vormittag oder Nachmittag Zeit nehmen und sich darauf konzentrieren, den ganzen Mist, den man nie öffnet, abzubestellen.
Betrachten Sie es einmal so: Wenn Sie eine E-Mail eines bestimmten Absenders seit mehr als 3 Monaten nicht mehr geöffnet haben, ist es Zeit, sich abzumelden. Sie können sich später immer wieder anmelden, wenn es Ihr Leben wirklich beeinflusst!
Wenn Sie dies nur ein- oder zweimal im Jahr tun, wird es Wunder bewirken, dass Ihr Posteingang nicht überlastet wird.
Mappen & Etiketten
Wenn Sie sich mit dem Gedanken anfreunden können, dass Ihre E-Mails einfach nur in Ihrem allgemeinen Ordner landen, sollten Sie einen einfachen Rahmen wie diesen in Betracht ziehen:
Aktion > Wartet > Bearbeitet
Ähnlich wie eine Kanban-Tafel im Projektmanagement ist dies eine einfache Möglichkeit, Dinge zu steuern und Ergebnisse zu erzielen.
Dieser erste Schritt ist zwar hilfreich, aber ich muss (persönlich) noch eine Art Dringlichkeitsstatus damit verbinden. Es gibt Dinge wie Newsletter oder Aktionärsbriefe, die ich später lesen möchte (in der Regel zu einer bestimmten Zeit am Abend), die aber nicht so dringend sind wie eine Arbeitsangelegenheit.
Wenn ich anfange, solche Muster mit einem gemeinsamen Thema zu bemerken, erstelle ich einfach einen separaten Ordner für sie und sogar benutzerdefinierte RULES, um automatisch zu bestimmten Ordnern zu leiten.
Dies ist ein guter Leitfaden über wie man benutzerdefinierte Filter erstellt in Gmail.
Ich beziehe mich dabei auch gerne auf mein ursprüngliches Priorisierungsschema, indem ich einen "Referenz"-Ordner für wichtige Dinge wie Projektvorschläge, Leitfäden, Anleitungen, Wegbeschreibungen oder andere Dinge anlege, auf die ich vielleicht später zurückgreifen muss, die ich aber nicht bearbeiten muss UND die nicht in einem "bearbeiteten Ordner" verloren gehen sollen.
Software und Dienstleistungen
Anfangs zögerte ich, Geld für eine Software auszugeben, die mir dabei helfen sollte, den Posteingang auf Null zu bringen, aber als ich anfing, die "verbrauchte Zeit" zu inventarisieren, wurde der Kompromiss offensichtlich...
Es gibt eine neue Klasse hervorragender Tools und Software, die Ihnen die Arbeit abnehmen. Ich persönlich habe mich für SaneBox entschieden nachdem ich eine ganze Reihe von Optionen ausprobiert habe, aber hier sind einige Namen, die man sich in dieser Kategorie ansehen sollte:
Lesen Sie auch: Leitfaden für E-Mail-Reinigungstools.
Hinweis: Nicht bei allen geht es ausdrücklich darum, den Posteingang zu eliminieren, aber sie konzentrieren sich auf die Organisation von E-Mails, das Filtern und die Beseitigung unerwünschter E-Mails. Mit anderen Worten, sie machen es einfacher, den Posteingang zu eliminieren.
Lesen Sie die wichtigen E-Mails in Ihrem Posteingang. Den Rest können Sie getrost vergessen. Die künstliche Intelligenz von SaneBox identifiziert wichtige E-Mails und organisiert automatisch den Rest, damit Sie sich konzentrieren können. Nutzen Sie unseren verlinkten exklusiven $25-Gutschein wenn Sie sich für den kostenpflichtigen Tarif anmelden!
Ist Inbox Zero das, was Sie wirklich brauchen?
Ich persönlich liebe das Gefühl, keine Nachrichten mehr beantworten zu müssen und aggressiv zu filtern, was durch meine "Ablenkungszone" kommt. Aber es gibt auch andere Möglichkeiten, die E-Mail-Produktivität zu steigern.
Dies sind einige andere Ideen, die Sie in Betracht ziehen können, wenn der Posteingang für Sie nicht ganz ausreicht:
- Geplante E-Mail-Zustellungen (Anhalten von E-Mails): Es gibt eine Reihe von einfachen Diensten, die einfach die Ablenkung durch die ständige Überprüfung des Posteingangs beseitigen. Dies kann eine effektivere Strategie sein, um mit der Überlastung des Posteingangs umzugehen, und/oder ein guter Zwischenschritt, bis Sie den Posteingang auf Null reduziert haben. Einige Tools, auf die Sie achten sollten, sind SaneBox, Postboteund Bumerang.
- E-Mail-Organisation: Manchmal geht es weniger darum, ungelesene oder unbearbeitete E-Mails zu haben, sondern vielmehr darum, einen Platz für sie zu finden oder nur die wichtigen E-Mails an einem Ort zu haben. Sehen Sie sich meinen Begleiter an Leitfaden für die Organisation Ihrer E-Mails für weitere Aktionsschritte.
- Virtuelle/persönliche Assistenten: Das mag übertrieben und zu teuer erscheinen, aber es gibt tatsächlich eine Reihe hervorragender Dienste für die Suche nach ausländischen VAs, die die Aufgabe des Sortierens, Planens und sogar des Beantwortens von E-Mails, die bestimmten Formaten entsprechen, übernehmen können. Folgende Dienste sind hier zu prüfen Zirtual und RemoteCoworker.