Laatst bijgewerkt op 8 december 2023 door Ewen Finser
Een geweldige agenda management tool is als een efficiënte persoonlijke assistent die houdt tabbladen op alles om ervoor te zorgen uw dagen zijn glad. Een van de beste vergadering planner apps op de markt op dit moment is Calendly.
Deze tool is voorzien van alle nodige functies om vergaderingen en afspraken gemakkelijk te organiseren. Dit kan zijn tussen collega's in dezelfde organisatie, of tussen bedrijven en hun klanten.
Nuttige functies geïnstalleerd in Calendly om organisatie gemakkelijk te maken
Met Calendly kunnen gebruikers voorkeuren instellen wat betreft beschikbaarheid. Dit schema kan dan als een gepersonaliseerde uitnodigingslink worden verstuurd naar iedereen die geacht wordt aanwezig te zijn. Volgens de beschikbaarheid ingesteld door de afzender, kan de genodigde zijn eigen voorkeur maken. Boek een afspraak met uw klant, stel herinneringen in, categoriseer elke afspraak met een vergadertype en ontvang meldingen met deze eenvoudig te gebruiken agenda planning app.
Calendly suggereert vergaderingen die 15 - 60 minuten duren. Je kunt de duur van je evenement echter aanpassen aan je behoeften en ook buffertijden tussen afspraken creëren. Het voorkomt ook last-minute boekingen door een minimale opzegtermijn in te stellen.
Met Calendly kunt u verschillende soorten uitnodigingen maken en versturen, waardoor de genodigden kunnen kiezen welke vergadervorm zij verkiezen en/of zelfs welke mensen zij in de vergadering willen spreken.
Alle deelnemers ontvangen op maat gemaakte bevestigingsmails en herinneringen voorafgaand aan de vergadering. Indien een deelnemer een andere datum kiest, wordt de informatie bijgewerkt door middel van kennisgevingen aan alle leden.
Tot slot stelt Calendly gebruikers in staat de agenda te integreren met apps van derden, zoals Google Agenda en Office 365 Agenda, om conflicten van gebeurtenissen te voorkomen.
Andere alternatieven voor agendabeheer
U vindt veel mensen en organisaties over de hele wereld die totaal verschillende soorten agenda management apps gebruiken, en dat is geen verrassing. Ieder van ons heeft een andere workflow, en onze planningsbehoeften kunnen niet allemaal hetzelfde zijn. Als gevolg daarvan, is er niet één kalender die voor iedereen geschikt is.
Terwijl sommigen zouden willen een eenvoudige en intuïtieve gebruikersinterface, anderen liever een stabiele en aanpasbare scheduling software die kan houden tabbladen op taken en houden notities en details voor gebeurtenissen. Het grote ding is dat er een overvloed aan andere calendly alternatieven voor u om uit te kiezen. We hebben gekeken naar enkele van de beste hieronder:
1. Google Agenda
Op dit moment, Google Agenda staat als een van de beste tijdmanagement tools ooit gemaakt, en dat is niet overdreven. Het beste aan deze app is dat gebruikers meerdere agenda's op één plek kunnen beheren en dat je alleen een Google-account nodig hebt.
Het resultaat is dat je je persoonlijke, werk en sociale leven gemakkelijk kunt beheren zonder dat je hoeft in te loggen (want als je je eenmaal hebt aangemeld bij Google, kun je aan de slag). Dat betekent dat als je een Android-apparaat hebt, je het kunt vinden onder "Play Store".
Deze app geeft alle individuele kalenders een kleurcode, zodat u snel alle aanstaande gebeurtenissen kunt bekijken en meteen weet of ze werkgerelateerd, persoonlijk of gewoon een feestdag zijn. U kunt gemakkelijk filteren wat u niet wilt zien, zoals vakanties.
Omdat Google Agenda nauw geïntegreerd is met zowel Gmail als Google Zoeken, kun je zelfs een gebeurtenis aanmaken via je e-mail en deze terugvinden in de app. De app beschikt ook over robuuste zoekmogelijkheden en de mogelijkheid om de agenda van een collega te bekijken en te matchen met die van jou.
Google Agenda maakt uitnodigingen ook gemakkelijk. U kunt een individu of een groep mensen uitnodigen om de hele kalender te bekijken, of alleen een specifieke gebeurtenis. Het enige nadeel is dat het nog geen desktop app heeft.
Toch kunt u Google Agenda integreren met vrijwel elke beheer-app die er is. Voor de meeste mensen is dit hulpprogramma meestal voldoende, maar als het een aantal functies mist die u misschien leuk vindt, kunt u het gebruiken naast een van de andere apps die hieronder staan.
2. Apple kalender
Net zoals Google Agenda dat is voor Android, is Apple Agenda de OS X- en iOS-versie van een geweldig agendabeheerprogramma.
Hiermee kunnen gebruikers agenda's synchroniseren op meerdere Apple-apparaten en online via iCloud. Als kers op de taart kan deze tool nog synchroniseren met Google Agenda.
Als u eerder een Mac of iPhone hebt gebruikt, zult u het simplistische en strakke ontwerp van deze app opmerken.. Bijgevolg, het is vrij intuïtief in gebruik.
Om bijvoorbeeld een nieuw evenement toe te voegen, hoeft u alleen maar op het teken (+) te tikken en u kunt alle details invoeren, waaronder herinneringen, notities, deelnemers, locatie, een titel, enz.
Een van de dingen die je geweldig zult vinden aan Apple Agenda is dat het goed geïntegreerd is in alle systemen van Apple. Als je een Mac gebruikt, worden meldingen weergegeven op het 'Vandaag'-scherm en kun je sneltoetsen gebruiken (Command + N) om snel een gebeurtenis aan te maken.
Je kunt bijvoorbeeld die snelkoppeling gebruiken en "Marketingvergadering 9 uur op vrijdag" intypen. Dit maakt een nieuwe gebeurtenis aan met de titel "Marketingvergadering" en de tijd en dag worden automatisch ingevuld. Is dat niet geweldig?
Als onderdeel van de grote merken, Microsoft blijft zeker niet achterLaten we eens kijken wat de volgende stap is.
3. Microsoft Outlook-kalender
Microsoft Outlook is een andere robuuste agenda-app die een enorm publiek vindt, zowel in de persoonlijke als in de zakelijke gemeenschap. In plaats van alleen een manier om afspraken te maken en te bekijken, is deze tool meer ontworpen als een PIM (personal information manager).
In de mobiele app wordt uw agenda gesynchroniseerd met uw e-mail voor eenvoudige organisatie. De desktop app is echter nog meer geïntegreerd, inclusief e-mails, notities, contacten en taken.
Als u het soort mensen bent dat alles in één mandje wil hebben in plaats van verspreid over verschillende apparaten, kan Microsoft Outlook uw beste keuze zijn.
De meeste organisaties gebruiken de Office-suite van Windows die geïntegreerd is met de mogelijkheid om eenvoudig agenda's te delen tussen collega's. Bovendien kunnen teamgenoten eenvoudig de agenda's van anderen bekijken, beheren en zich erop abonneren.
U kunt niet om de schone gebruikersinterface heen die Microsoft in deze tool heeft gebruikt. U kunt er verschillende schema's mee bekijken, in een gecombineerd, overlappend formaat of naast elkaar.
Zelfs voor persoonlijk gebruik bevat deze afsprakenplanner nog veel functies die u nuttig kunt vinden. In de Windows desktop app kunt u bijvoorbeeld een e-mail naar de agenda slepen, en die wordt dan automatisch omgezet in een afspraak.
Andere kenmerken zijn de mogelijkheid om snel verzoeken om afspraken te versturen, via de agenda of via e-mail. Ook kunt u meerdere tijdzones gebruiken voor verschillende mail, en talrijke personaliseringsfuncties zoals verschillende weergaven en kleurcodering.
De Mac-versie van Microsoft Outlook bevat echter niet alle functies, een tegenvaller voor degenen die op Mac draaien.
4. SuperSaaS
SuperSaaS is een relatief nieuwe online afspraakoplossing die wordt geleverd met aanpasbare functies waarmee u allerlei soorten afspraken kunt maken. Deze tool is speciaal ontworpen voor bedrijven die afspraken moeten maken met hun klanten.
Ze bieden de mogelijkheid om uw website of uw Facebook-pagina te integreren in de kalender, zodat u gemakkelijker kunt boeken.
Voor bedrijven kan SuperSaaS een enorm voordeel blijken te zijn vanwege de mogelijkheid om het afsprakenproces aan te passen. Voer met deze app alle noodzakelijke details in, van kleurenschema's en lay-out, tot wachtlijsten, betalingsopties en herhaalde boekingen.
Ze bieden formulieren voor nog meer maatwerk in uw agenda. De formulieren kunnen ook worden gesynchroniseerd met uw website en Facebook-pagina om zoveel mogelijk informatie van klanten te verzamelen. Het wordt geleverd in meer dan 29 verschillende talen en is compatibel met diverse SMS gateways. Het wordt veel gebruikt door organisaties en bedrijven vanwege zijn enorme flexibiliteit.
Met deze software, u kunt plannen voor alle tijdrovende activiteiten die verschillende behoeften vereisen, zoals interviews, afspraken, vergadertijden, boekingen, lessen, seminars, fitnesssessies, accommodatie enzovoort.
5. Dingen
Things is een taakbeheer software van Cultured Code. In mei hebben ze een nieuwe versie uitgebracht voor alle Mac apparaten, dus de iPhone, iPad, Mac en zelfs Apple Watch.
De nieuwe versies zijn voorzien van verschillende wijzigingen, zoals een interactiever ontwerp, nieuwe functies 'Vandaag' en 'Vanavond' waarmee je je dagen nog beter kunt indelen en ondersteuning voor checklists en rubrieken.
Voor het eerst is deze app voorzien van ondersteuning voor meerdere Windows of de slim-mode als hij op de Mac draait.
Dit gereedschap heeft een speciale functie die de Magie Plus knop waarmee je nieuwe taken kunt invoegen tussen bestaande taken en de aanpassingen worden automatisch gemaakt. Things maakt het ook makkelijk om je gedachten te verzamelen die soms gewoon te omslachtig zijn om te typen. Het enige wat je hoeft te doen is tegen Siri praten op alle ondersteunde apparaten door te zeggen "Herinner me eraan om...".
U kunt afspraken, taken of doelen maken die kunnen worden gecategoriseerd als werk, gezin of gezondheid. Uw verbeelding is hier de grens.
U hebt de mogelijkheid om uw agenda-evenementen samen met uw taken weer te geven, zodat u effectiever kunt plannen. De taken kunnen zich dagelijks, wekelijks, maandelijks, enz. herhalen.
Een andere leuke functie in Things is de "tagging" optie die het gemakkelijker maakt om te filteren bij het zoeken naar specifieke taken of afspraken. Het enige wat je hoeft te doen is de benodigde taak of gebeurtenis te 'taggen' met een woord zoals "Mike" en als je Mike zoekt, toont het alle items met deze zin.
Things staat als een krachtige taakbeheerder die gemakkelijk is aan te passen en zo goed is ontworpen.
6. Fantastisch 2
Toen de ontwikkelaars deze tool Fantastical 2 noemden, was dat niet uit pure hyperbool, want zoals u zult zien is dit weer een geweldig kalenderalternatief voor Mac en iOS.
Allereerst is het voorzien van een kleurrijke interface en toch wordt het niet te veel, het maakt het gemakkelijk om verschillende soorten details in uw agenda in te voeren. U kunt kiezen voor de menubalkversie van de app, waarmee u snel evenementen kunt aanmaken en bekijken. De volledige desktop app komt met extra functies.
Hier kunnen gebruikers eenvoudig vergaderingen, herinneringen en taken aanmaken en beheren met de mogelijkheid om details toe te voegen zoals URL's, locatie, genodigden/deelnemers en nog veel meer.
Het is ook goed geïntegreerd met het Mac-systeem. Je kunt bijvoorbeeld gebeurtenissen en herinneringen aanmaken vanuit andere apps, zoals het gebruik van URL's uit Safari of het instellen van locatie met adressen die je op Kaarten vindt.
De meest interessante eigenschap van Fantastical 2 blijft echter de intuïtieve mogelijkheid om evenementen te creëren. Als je bijvoorbeeld begint met het typen van "Meeting with Pascal 11AM Mall", zal het programma automatisch de woorden in de verschillende velden van de kalender analyseren en relevante informatie geven.
Het zou je bijvoorbeeld kunnen vertellen dat je op dat moment al een andere taak hebt. Het zou ook het adres kunnen tonen, Pascal's beschikbaarheid enz. Doordat Fantastical 2 op deze manier natuurlijke taal kan ontleden, kunnen gebruikers de app slechts zo vaak gebruiken als nodig is, terwijl ze toch de volledige controle houden.
7. Cozi
Ten slotte zullen we kijken naar een volledige familie planning app, omdat, nou ja, dingen kunnen ook behoorlijk gek thuis, vraag het maar aan je moeder.
Als ouder zijn er naast het werk talloze andere dingen die je thuis moet regelen. Een afspraak bij de tandarts, voetbaltraining, de kinderen van school halen, noem maar op. Na een tijdje wordt het moeilijk om alles te regelen en kun je wel wat hulp gebruiken. Nou, daarom is Cozi gebouwd.
Cozi is een handige agenda-app die speciaal is ontworpen voor drukke gezinnen om een pauze in te lassen. Allereerst combineert het to-do lijstjes, boodschappenlijstjes en meerdere agenda's in één app die op alle apparaten werkt. Dat wil zeggen, op Android, iOS, Windows Phone of op het web.
Gebruikers kunnen dan elke agenda een kleurcode geven die past bij elk gezinslid, zodat ze er gemakkelijker bij kunnen. Zo kan iedereen gemakkelijk elkaars agenda bekijken en indien nodig aanpassingen maken. Naast de mogelijkheid om to-do lijstjes, boodschappenlijstjes, dagboeken en zelfs berichten te maken, kan Cozi ook aangepaste boodschappenlijstjes en maaltijdplannen maken.
In een notendop, dit is de ultieme familie organiserende app. Als een lid bijvoorbeeld iets aan het boodschappenlijstje wil toevoegen, hoeft hij dat alleen maar aan het lijstje toe te voegen.
Eindoordeel over de beste alternatieven voor Calendly
Van de lijst hierboven, is het duidelijk dat managementinstrumenten van de grote bedrijven het meest relevant zijn voor een breder publiek. Soms heb je echter iets specifiekers nodig om aan je behoeften te voldoen. De bovenstaande hulpmiddelen kunnen helpen in een gezins-, werk- of persoonlijke omgeving, hoef je er alleen maar één te kiezen.
Hier is een ander gerelateerd artikel dat u wellicht interessant vindt om te lezen: