Mijn mening over de beste software voor personeelsplanning in de detailhandel

Laatst bijgewerkt op 1 juni 2024 door Ewen Finser

Als je een klein tot middelgroot detailhandelsbedrijf bent dat behoefte heeft aan goede - moderne - software voor personeelsplanning, dan zit je hier goed.

Ik heb onlangs een paar digitale personeelsplanningsoplossingen getest om te bepalen welke het beste passen bij verschillende soorten bedrijven.

Sommige namen waren bekend: Homebase, 7ploegendienst, Plaatsvervangerenz... maar er waren een aantal geweldige vondsten zoals Connecteam, Sling die ik nog niet eerder op mijn radar had gehad.

Nadat ik ze door enkele scenario's met retailomgevingen en werknemers heb laten lopen, zijn dit mijn topaanbevelingen:

Connecteam: Beste uitgebreide platform

Korte samenvatting: Connecteam is de suite waarmee ik de beste algemene ervaring had, met een intuïtief dashboard en een heleboel kleine functies die het onderscheiden van de concurrentie als een alles-in-één oplossing voor personeelsbeheer.

Waarom ik Connecteam leuk vind

• Uitgebreid Deskless Teambeheer: Connecteam is niet alleen een rooster- en timesheetplatform voor ploegendiensten. Het heeft alle extra functies om het een schaalbare oplossing te maken voor end-to-end teambeheer, inclusief prestaties, retentie, real-time communicatie, kennisbeheer en onboarding-ondersteuning.
• Gratis basisniveau: Voor kleine bedrijven of bedrijven die net beginnen, biedt Connecteam een volledig gratis tier tot de eerste 10 gebruikers, zonder verplichtingen. Dit is echt een mooie opstap voor servicebedrijven en kleinere bedrijven die op een kosteneffectieve manier hun activiteiten willen uitbreiden.
• Communicatie en betrokkenheid: Connecteam heeft een aantal zeer innovatieve functies, zoals werknemersenquêtes, team- of bedrijfsaankondigingen, een gemakkelijk toegankelijk adresboek voor contactgegevens van het bedrijf en zelfs een workflow voor evenementenbeheer voor speciale mijlpalen zoals indiensttreding, verjaardagen, etc... Dit is iets wat ik bij geen van de andere concurrenten terugvind.
• Onboarding voor professionals: Connecteam maakt het eenvoudig om nieuwe medewerkers in te werken, met voorgeformatteerde workflows voor het ondertekenen van documenten, trainingsmodules, kennisbeheergebieden, prestatiedoelen en gebruiksvriendelijke bedrijfsmappen.
• Aanpasbare modules: Connecteam wordt geleverd in 3 kernmodules die je naar behoefte kunt mixen en matchen op basis van je huidige pijnpunten (nogmaals - allemaal gratis bij 10 of minder teamleden).

Connecteam vergeleken met anderen:

• Connecteam vs Deputy vergeleken
• Connecteam vs Homebase vergeleken

Plaatsvervanger: Gemakkelijkst voor alleen plannen

Korte samenvatting: Deputy is een toegankelijk en gebruiksvriendelijk platform speciaal voor het plannen van planningen en het beheren van timesheets. Ze hebben ook een aantal leuke functies voor budgetprognoses, projecties en kostenbeheersing!

Waarom ik Deputy leuk vind

• Gebruikersinterface: Elke keer als ik inlog bij Deputy vergeet ik dat ik iets aan het doen ben waar ik een hekel aan heb... Ze hebben het proces van het plannen van ploegendiensten en het binnen het budget blijven echt doodsimpel gemaakt.
• Eenvoudige installatie: De gerichte functie reikwijdte en intuïtieve lay-out helpen Deputy een briesje om mee aan de slag. Ik was het bouwen van shift schema's binnen 45 minuten na het invoeren van een aantal basisgegevens.
• Communicatiesystemen: Deputy heeft een robuust communicatiesysteem, met een systeem voor roosterdistributie en meldingen (push naar mobiele apparaten van werknemers) om te waarschuwen of bij te werken wanneer er belangrijke wijzigingen worden doorgevoerd. Dit houdt iedereen op de hoogte en voorkomt eindeloze tekstwijzigingen om te proberen de laatste bronwaarheid te coördineren of te communiceren.
• Tijdregistratie: Deputy heeft een betrouwbare tijdregistratiefunctie, zodat je hier geen software van derden hoeft te integreren of aan te schaffen.
• Eenvoudige integraties: Ik vind het geweldig hoe eenvoudig Deputy het maakt om integraties toe te voegen (een paar muisklikken - zie hieronder). Ze hebben geen massa's integraties, maar ze hebben wel een gezonde en groeiende pool van zorgvuldig toegevoegde integraties!

Afgevaardigde vergeleken met collega's:

• Deputy vs Connecteam

Homebase: Meest geschikt voor klassieke voedingsmiddelen

Korte samenvatting: Homebase is een meer traditionele applicatie voor werkbeheer in de detailhandel, die zich richt op het plannen van diensten, urenstaten en salarisverwerking. Ik vind het leuk voor een restaurant, bar of andere "hoofdstraat" retail omgeving.

Waarom ik van Homebase hou

• Ingebouwde salarisverwerking: Homebase heeft salarisverwerking opgenomen in hun productsuite, er zijn geen integraties met derden nodig. Dit bespaart drukke managers en operators niet alleen tijd, maar mogelijk ook geld.
• Uitstekende integraties: Ik was erg onder de indruk van de vele tools van derden waarmee Homebase al integreert en dit kan een doorslaggevende factor zijn voor bedrijven met meerdere en/of belangrijke integraties die baat kunnen hebben bij centralisatie:

• Eenvoudige planning: De meest bruikbare functie hier is de planningsapp, met een eenvoudig te manipuleren visualisatie om verschillende planningen over elkaar te leggen en ervoor te zorgen dat er voldoende dekking is.

• Kostenbeheersing/budgettering: Ik vind de mogelijkheid om de dagelijkse OpEx overzichtelijk te visualiseren erg prettig (zie de onderkant van de schermafbeelding hierboven). Dit is een klein detail, maar het is ontzettend handig om binnen het budget te blijven en te voorkomen dat je dagen in het rood komt te staan.
• Goed voor eten en drinken: Het VOELT alsof Homebase is gebouwd met de gewone restaurant-, bar- of horecalocatie in gedachten. Dat wil niet zeggen dat het niet kan worden aangepast voor andere toepassingen, maar het lijkt gewoon het meest geschikt voor dit.

Homebase vergeleken met collega's:

• Homebase vs Connecteam

Sling: Eenvoudig plannen

Korte samenvatting: Sling stond aanvankelijk niet op mijn radar, maar als je op zoek bent naar een eenvoudig, mobiel app-vriendelijk planningsplatform voor je kleine team, dan is Sling een geweldige optie voor onder de radar.

Waarom ik Sling leuk vind

• Laserfocus op planning: Planning is een van de grootste en meest voor de hand liggende pijnpunten voor kleine bedrijven, dus ik waardeer het dat Sling zich echt richt op het oplossen van dit probleem en zich niet laat afleiden door "andere" HR-functies. Als dit 90% is van wat je nodig hebt, is een oplossing als Sling zinvol als eerste test.
• Goedkoop: Om te beginnen hebben ze een volledig gratis niveau voor onbeperkte gebruikers. De functionaliteit is beperkt, maar het werkt! Dan zijn er twee extra prijsklassen "per gebruiker" met extra functies voor tijdregistratie, kostenbeheer en PTO.

• Voorspelbare prijzen: Zelfs als je overstapt op een betaald plan, is het heel eenvoudig om de softwarekosten in te schatten. Er zijn geen "basis plus" prijzen of ingewikkelde gebruikersregels of beperkingen.
• Toast App-vriendelijk: Sling integreert rechtstreeks met de Toast-app, waardoor het een GREAT fit is voor restaurants en cateringteams.

Wanneer ik werk: Beste teamchat

Korte samenvatting: When I Work is een ander shift gebaseerd planningsplatform gebouwd met veel voorkomende use cases zoals food service en retail in het achterhoofd. Mijn ervaring met When I Work is dat het vrij gelijkaardig is aan Home Base, maar met enkele subtiele verschillen rond prijzen en functies.

Waarom ik graag werk

• Uitstekende teamcommunicatie: Waar When I Work zich onderscheidt van de concurrentie (zoals Deputy en Homebase) is met hun robuuste chatfunctionaliteit over teams en afdelingen heen. In deze functie kan het zich meten met mijn beste keuze (Connecteam), zonder al hun andere functies.
• Toegankelijke prijzen: Hun prijs per gebruiker is volledig incrementeel (geen basiskosten), met een relatief betaalbaar starttarief van $2/maand per gebruiker.
• Gemakkelijk te gebruiken: Ik hield absoluut van hun UX, het is makkelijk te gebruiken en alles is op een verstandige manier ingedeeld. Er is genoeg documentatie en tooltips, maar ik heb eerlijk gezegd de meeste functionaliteit zelf ontdekt (zonder iets te breken), gewoon rondklikken.

ZoomShift: Best Shift Swapping

Korte samenvatting: ZoomShift is een andere app voor het plannen van werkplekken die zich specifiek richt op shiftbeheer, maar met een aantal interessante functies zoals in-app shift-swapping (bespaart zoveel tijd!).

Waarom ik ZoomShift leuk vind

• Ingebouwde Shift Swapping: Het beheren van het heen en weer sturen van dienstwisselingsverzoeken kan veel tijd in beslag nemen, ook van managers. ZoomShift maakt het makkelijk met een in-app interface om dienstwisselingen aan te vragen.
• Betaalbare prijzen: ZoomShift begint bij slechts $2/maand per gebruiker, waardoor het een van de meer betaalbare shift scheduling platforms is.
• "Inklokken': Werknemers kunnen allemaal "inklokken" via de app op afstand, er zijn geen extra tools of systemen nodig.
• Sick & PTO ingebouwd: ZoomShift heeft ook modules ingebouwd waarmee werknemers formele verzoeken kunnen indienen die door managers moeten worden goedgekeurd. Dankzij deze workflow blijft iedereen op de hoogte van de stand van zaken.

Eervolle vermeldingen

Deze hebben niet mijn volledige lijst gehaald, maar zijn er wel die ik zou overwegen voor zeer specifieke situaties in de detailhandel:

• Zoekmyshift: Als u zeer aangepaste loonschalen hebt op basis van specifieke soorten werk of vakantiegeld, heeft Findmyshift een aantal echt leuke aangepaste categorieën die u kunt maken (bijv. oudejaarsavond, voorjaarsvakantie, enz...) die verder gaan dan de typische "overuren" catch all. Ook handig als je in staten bent met onbetaalde pauzes of verplichte pauzes die moeten worden bijgehouden.
• Planday: Als je Xero al gebruikt voor je boekhouding, dan hebben ze een speciale suite genaamd Planday die veel mensen niet kennen. De moeite waard om eerst te proberen als je Xero gebruikt en er dol op bent.
• Snap schema: Als je een GROTE detailhandel hebt met veel personeel EN veel planners, dan is Snap een heel interessant systeem voor het beheren van meerdere lagen, rollen en bulkregels. Denk aan: evenementenlocaties, casino's, grote restaurants, enz.
• KlokShark: ClockShark is gebouwd voor de buitendienst. Het heeft geofencing, jobsite quotes, planning en tijdregistratie allemaal onder één dak.

Hoe beslis je?

AL deze opties kunnen goed bij je passen, maar als je nog twijfelt, denk ik dat de meeste bedrijven een goede ervaring zullen hebben met Connecteam hier (vooral hun gratis 10-persoons niveau) OF voor rechtstreeks inplannen op vaste locaties in de detailhandel... Plaatsvervanger is een veelzijdige keuze.