Paylocity vs Paychex: ¿Qué plataforma de RRHH es mejor?

Última actualización en abril 24, 2023 por Ewen Finser

Si quiere simplificar algunas de las tediosas tareas administrativas que conlleva la gestión de su empresa, puede que le interese un Plataforma de RRHH y nóminas - que es donde nuestra comparación Paylocity vs Paychex puede ayudar.

Enseguida le diremos lo que pensamos: Paylocity y Paychex son bastante similares, pero creemos que Paylocity tiene la ventaja. Sigue leyendo para saber por qué nos gusta tanto.

Analizaremos en detalle ambas plataformas, sus características, precios, atención al cliente y ventajas e inconvenientes. Si quieres saber más sobre ambas plataformas y cómo pueden ayudarte a ahorrar tiempo y esfuerzo, sigue leyendo.

En primer lugar, veamos las principales diferencias entre Paylocity y Paychex!

Principales diferencias entre Paylocity y Paychex

Las principales diferencias entre Paylocity y Paychex son:

• Paychex ofrece un paquete completo de recursos humanos, mientras que Paylocity se limita sobre todo a las nóminas.
• Paylocity anima a los empleados a hablar a través de la aplicación, mientras que Paychex no se centra en eso
• Paylocity tiene un sitio web más fácil de navegar, mientras que Paychex puede ser un poco abrumador.
• Paylocity tiene una aplicación móvil, mientras que Paychex tiene dos aplicaciones separadas
• Paylocity no tiene un centro de préstamos para pequeñas empresas, mientras que Paychex sí.

Lo principal a tener en cuenta aquí es que Paylocity se centra más en animar a los empleados a utilizar la aplicación para discutir proyectos y darse feedback mutuamente, mientras que Paychex no lo hace.

Paylocity es un poco menos intimidante en términos de navegación por su sitio web, por lo que para las empresas pequeñas o nuevas, podrían encontrarlo un poco más fácil de usar. Paychex tiene un montón de funciones, pero puede resultar un poco confuso averiguar qué ofrecen.

Paychex tiene un centro de préstamos para pequeñas empresas, que es estupendo.

Paylocity vs Paychex: Similitudes

Son muy similares en muchos aspectos:

• Ambos ofrecen excelentes servicios de nóminas
• Ambos se encargan de declarar ciertos impuestos por usted
• Ambas cuentan con herramientas de gestión del personal que incluyen funciones de gestión del tiempo
• Ambos le ayudan a gestionar las prestaciones de sus empleados
• Ambos utilizan aplicaciones para simplificar el proceso de incorporación de sus empleados.
• Ambos permiten a los empleados retirar dinero anticipadamente de sus nóminas

Veámoslos con más detalle.

Paylocity vs Paychex: ¿Qué es Paylocity?

Paylocity es una plataforma destinada a agilizar los procesos de recursos humanos y nóminas, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo administrativo. Fue lanzada en 1997 y se centra en la comunidad, la bienvenida a nuevos empleados y la ayuda a su equipo para comunicarse de manera efectiva a través de su aplicación móvil. Está dirigida a empresas de cualquier tamaño.

Paylocity vs Paychex: ¿Qué es Paychex?

Paychex se fundó en 1971, por lo que tiene mucha experiencia en RRHH y nómina. Se centran tanto en las pequeñas empresas (con menos de 50 empleados) como en las grandes empresas, con funciones independientes para cada una de ellas. También ofrecen gestión de seguros para empresas, y tienen un centro de préstamos para pequeñas empresas para ayudar a las empresas más pequeñas.

Paylocity vs Paychex - Características principales

Nómina

Paylocity dispone de varias herramientas para la gestión de nóminas.

Las herramientas de gestión de gastos permiten controlar los gastos fácilmente. Los empleados pueden capturar recibos utilizando sus teléfonos para obtener la aprobación de un supervisor con unos pocos clics. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores de introducción manual y evita que se acumule el papeleo.

Puedes seguir y organizar los gastos por tipo (como viajes, comidas, etc.) y recibir notificaciones de estado. La posibilidad de aprobar gastos reduce el tiempo que tus empleados tienen que esperar para recibir el reembolso, lo cual es estupendo.

Los servicios de impuestos sobre nóminas de Paylocity también son bastante buenos. Dado que son un Agente Registrado de Informes con el IRS (en los 50 estados, Puerto Rico, las Islas Vírgenes y Guam) pueden ayudar con la presentación:

• 940 declaraciones federales de desempleo y 941 declaraciones trimestrales
• Declaraciones de desempleo federales y estatales
• Declaraciones de retenciones estatales y locales
• Conciliación anual estatal y local
• Todos los W-2
• Formularios 1099 MISC (copias para el empleado y la empresa)

Las declaraciones federales se presentan electrónicamente en 24 horas, y asumen la responsabilidad, la multa o el cobro de intereses (si cometen un error). Sin embargo, algunos usuarios han informado de que la comunicación con Paylocity en cuanto a la gestión de los impuestos puede ser lenta y frustrante.

También ofrecen pago instantáneo. Esto puede suponer una gran ventaja para sus empleados. Pueden acceder a los salarios ganados antes de su día de pago habitual, sin causarle ninguna molestia adicional. Paylocity se ocupa de la logística y no afecta a su flujo de caja, ya que Paylocity envía el dinero a sus empleados. Esencialmente, puede ocuparse de sus empleados sin perjudicar a su negocio. Es una gran ventaja.

También ofrecen servicios de gestión de embargos. Esto significa que pueden ocuparse de cualquier requisito legal complicado que pueda estar relacionado, por ejemplo, con que sus empleados tengan que pagar una pensión alimenticia. Si se encarga de ello, se asegurará de no cometer errores costosos, ya que las sanciones por descuidos pueden ser muy elevadas.

Gestión del personal

Paylocity cuenta con herramientas de control de asistencia, que son ideales para controlar las horas de trabajo de sus empleados. Los empleados pueden fichar a la entrada y a la salida en un dispositivo móvil, en una tableta quiosco o utilizando un reloj de fichar.

Ofrecen una tecnología estupenda, como un lector biométrico de huellas dactilares o de reconocimiento facial, un escáner térmico (para evaluar la salud de los empleados, algo especialmente importante en estos momentos) y un lector de tarjetas (que permite a los empleados escanear sus tarjetas de empresa para confirmar su identidad).

La tecnología de captura de fotos le ofrece un extra de seguridad, ya que evita que alguien pueda fichar como otra persona. También puede configurar avisos de atención, como controles de salud y bienestar o recordatorios de procedimientos, cada vez que sus empleados fichen; estos avisos pueden personalizarse para adaptarlos a las necesidades de su empresa.

Recursos Humanos

En lo que respecta a RRHH, Paylocity ofrece varias funciones. La principal es la aplicación ESS (Employee Self Service). Los empleados pueden ver sus nóminas, solicitar tiempo libre, fichar a la entrada y a la salida, actualizar sus datos personales, colaborar e interactuar entre ellos. Se trata de un sistema realmente útil que integra todas las funciones de la plataforma, pero que destaca en la sección de recursos humanos.

Si sus empleados están realizando cursos, también pueden acceder a la formación del Sistema de Gestión del Aprendizaje para ver el estado de finalización del curso sobre la marcha.

Desde el punto de vista del empleador, las herramientas de cumplimiento son estupendas. Te ayudan a estar al tanto de todo lo que necesitas para cumplir la normativa, como la autorización de trabajo I-9, la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible, la igualdad de oportunidades en el empleo y mucho más.

Recibirá un resumen de las últimas actualizaciones de la legislación fiscal y de cumplimiento, lo que resulta muy útil. Disponer de este "respaldo" garantiza que nada se escape y le cause problemas más adelante.

También ofrecen un servicio llamado "HR Edge". Se trata de un servicio (por un coste adicional) que te pone en contacto con un gestor de cuentas de HR Edge, que puede responder a tus preguntas y ofrecerte soluciones específicas para las necesidades de tu empresa.

También dispondrás de una biblioteca de recursos con artículos y guías sobre la reforma sanitaria, salarios y mucho más. Puedes formar a tus empleados con cursos de formación online en áreas como ciberseguridad, antiacoso y acoso. Además, pueden ayudarte a redactar manuales personalizados de directrices para tus empleados.

Talento

Hay muchas características a tener en cuenta, empezando por el proceso de contratación. Hay muchas herramientas para ahorrar tiempo, lo cual es estupendo. Puedes personalizar las solicitudes de empleo y publicarlas automáticamente en portales de empleo en línea, mantener y realizar un seguimiento seguro de los datos personales de tus empleados potenciales, personalizar los flujos de trabajo de contratación y aprobación para una comunicación rápida con los gestores y las partes interesadas, y mucho más.

Puede obtener información sobre los candidatos en tiempo real, lo que resulta realmente útil para tomar decisiones con rapidez. Además, una vez que hayas encontrado al empleado adecuado, puedes ofrecerle un trabajo rápidamente utilizando plantillas de cartas. También puedes guardar candidatos potenciales que no hayan pasado el corte para futuras oportunidades laborales.

En términos de incorporación, también hay muchas funciones que ahorran tiempo. Puedes tener toda la documentación importante -como tipos impositivos, manuales, datos de contacto, formularios de retención de impuestos, información sobre depósitos directos, etc.- reunida en un solo lugar para que tu empleado pueda acceder a ella y completarla fácilmente.

A la hora de dar la bienvenida a nuevas personas a tu empresa, puedes incluir notas de bienvenida de los líderes que incluyan vídeos, darles información sobre la cultura y las políticas de la empresa, perfiles de los equipos y mucho más. Esto les ayudará a sentirse preparados y bienvenidos desde el primer momento.

También se ocupa de la gestión del rendimiento, con una serie de funciones que incluyen la gestión de objetivos (los empleados pueden fijar y gestionar sus propios objetivos con los jefes), establecer revisiones del rendimiento y obtener feedback. El feedback se presenta en forma de "diarios", que ofrecen a los empleados un registro de sus tareas y logros. También pueden solicitar la opinión de otros.

La gestión de la remuneración puede ser complicada, pero Paylocity ofrece gestión de presupuestos, lo que le permite ver resúmenes presupuestarios y asegurarse de que se ajustan a los objetivos y políticas de la organización. En determinados niveles, los empleados pueden consultar el historial de rendimiento y retribución (por ejemplo, los jefes pueden consultar el historial de retribución de un empleado si están pensando en subirle el sueldo).

Por último, está el Sistema de Gestión del Aprendizaje que hemos mencionado brevemente antes. Esto permite a tus empleados acceder a una serie de cursos interesantes y de desarrollo profesional, y pueden aprender y seguir su progreso sobre la marcha utilizando la aplicación.

Beneficios

Llevar la cuenta de los beneficios de los empleados puede ser complicado. Paylocity tiene algunas funciones que le ayudarán en este sentido. Los empleados pueden crear cuentas de ahorro sanitario, cuentas de gastos flexibles, acuerdos de reembolso sanitario, planes de prima única, cobertura COBRA y cuentas de gestión del transporte.

La gestión es un proceso bastante sencillo gracias a los análisis y el panel de control de administración. Los empleados pueden utilizar la aplicación Employee Self Service para ver sus propios planes y pagos.

Aplicación móvil

Paylocity se centra en la comunidad y la conexión, lo cual es estupendo. La plataforma y la aplicación Employee Self Service permiten a los empleados comunicarse entre sí a través de una plataforma de mensajería:

• Envío de mensajes sobre avisos y eventos importantes
• Utilice encuestas para recoger opiniones
• Permitir la colaboración en proyectos sin tener que utilizar un servicio de terceros
• Recopilar datos de las respuestas tras los anuncios y sondeos para tomar decisiones.

En lo que nos parece un buen detalle, Paylocity permite que sus empleados se den feedback mutuamente sobre los proyectos y se otorguen premios en función de su trabajo, lo que aumenta la satisfacción laboral y fomenta el trabajo duro.

La aplicación móvil une todo en la plataforma, incluyendo la nómina, la gestión del tiempo, los beneficios, la incorporación, y más. Es fácil de usar y cuenta con excelentes opiniones de los usuarios.

Paychex - Características principales

Servicios de nómina en línea

Paychex dispone de diferentes opciones de sistemas de nóminas en función de las necesidades de su empresa.

Pequeña empresa - 1-49 empleados

Puedes encargarte de las nóminas de tu pequeña empresa utilizando su servicio de Nómina Online, o utilizando la aplicación móvil. También puedes pedir a Paychex que se encargue de las nóminas por ti (por un coste adicional). También calculan, pagan y presentan los impuestos federales, estatales y locales sobre las nóminas.

Medianas y grandes empresas - 50-1000+ empleados

Si usted tiene una empresa más grande, todavía puede utilizar Paychex para hacer sus procesos de nómina mucho más simple - que pueden presentar los impuestos de la misma manera. También obtendrá:

• Procesamiento de nóminas en línea
• Depósito directo, cheques en papel y tarjetas de pago
• Pagar a los trabajadores asalariados, por horas y contratados
• Administración y registro de RR.HH.
• Informes de nueva contratación a organismos públicos
• Kit de cartel laboral
• Embargos

También tienen un servicio llamado Paychex FlexPaychex Flex es un software de gestión del capital humano que puede configurarse para satisfacer las necesidades específicas del proceso de nóminas de su empresa. Mantenerse al día con las tasas de impuestos puede ser un poco confuso, pero Paychex Flex automatiza algunos de estos procesos, asegurando que se mantenga en cumplimiento.

Los empleados pueden solicitar salarios a la carta, con hasta $500 de antelación por cada periodo de pago. De nuevo, esto es genial para tus empleados, ya que les permite pagar sus facturas, pero no interrumpirá tu flujo de caja.

Ambos planes de nómina de empresa incluyen informes avanzados y la herramienta de autoservicio del empleado, pero hablaremos de ello más adelante.

Control de presencia

Existen varias herramientas que le ayudarán a controlar las horas de trabajo de sus empleados. La aplicación móvil funciona muy bien en este caso, ya que permite a tus empleados hacer un seguimiento de sus propias horas de trabajo estén donde estén.

Existen dos opciones para el control de presencia, que le ofrecen funciones ligeramente diferentes:

Paychex Flex Time Essentials

• Software de control del tiempo
• Rápida instalación (cinco días laborables)
• Cuadros de mando para directivos y empleados
• Múltiples opciones de perforación
• Cálculo del coste de los trabajos y distribución de la mano de obra

Paychex Flex Time

• Todo incluido en Paychex Flex Time Essentials
• Más opciones de fichaje, como el sistema interactivo de respuesta por voz, el teclado, la tarjeta de proximidad, el registro de horas en línea, el fichaje web, el fichaje móvil, las soluciones de quiosco, el escáner biométrico de huellas dactilares, la tecnología de reconocimiento del iris y la tecnología de reconocimiento facial (mediante la aplicación).
• Gestión del tiempo libre
• Seguimiento geolocalizado
• Geocercas (impiden que los empleados fichen fuera de su zona designada)
• Programación mediante arrastrar y soltar de las hojas de horas y los días libres
• Programación avanzada con código de colores y pausas/comidas
• Capacidad de cambio de turno
• Calculadoras de kilometraje para el reembolso de gastos
• Módulos adicionales, incluidos el seguimiento de las vacaciones, el seguimiento de los puntos de los empleados y la elaboración de presupuestos.

Recursos Humanos

Aquí hay mucho que ofrecer en términos de agilización de procesos: puedes establecer procedimientos para asegurarte de que todo fluye por el camino correcto (por ejemplo, las evaluaciones de los empleados: pueden seguir un proceso predefinido para garantizar que funciona de la misma manera para cada empleado). Su software le recordará los cumpleaños y aniversarios laborales, lo cual es una minucia, pero puede ayudar a que sus empleados se sientan más valorados.

También puede solicitar más ayuda a un profesional de RRHH de Paychex. Esto es útil si necesita que otra persona le guíe a través de cualquier problema con su negocio cuando se trata de recursos humanos.

También ofrecen un Sistema de Gestión del Aprendizaje, que permite a sus empleados mejorar sus competencias mediante una plataforma en línea. Tiene una interfaz moderna (mediante la aplicación móvil), con temas relevantes que puedes elegir para adaptarlos a las necesidades de tu empresa. Hay dos planes para LMS - Essentials y Enhanced - con Enhanced ofreciendo un poco más de personalización en términos de creación de cuestionarios, encuestas y más.

También tenemos que hablar de la aplicación.

Contratación

Paychex ofrece mucho en este sentido, desde el proceso de contratación. Puede reducir el papeleo y las tediosas tareas administrativas utilizando Paychex Flex Hiring, que automatiza muchos de los procesos relacionados con la publicación de nuevos puestos de trabajo. También beneficia a los empleados potenciales, ya que les permite presentar su candidatura utilizando su teléfono u ordenador, y pueden iniciar sesión en el sistema para comprobar el estado de su solicitud. Puedes compartir automáticamente tus ofertas de empleo en diferentes plataformas, lo cual es estupendo.

También ofrecen servicios de selección de personal: ocuparse de la comprobación de antecedentes puede ser tedioso, pero Paychex se ocupará de algunas de estas comprobaciones por usted, permitiéndole ver los antecedentes de sus nuevos empleados.

La contratación es un poco más fácil gracias a algunas funciones adicionales, como la programación automática de entrevistas y la clasificación automática de posibles empleados.

Beneficios

Paychex puede ayudarle a estar al corriente de una serie de prestaciones, entre las que se incluyen:

• Seguro de enfermedad colectivo
• Seguro de enfermedad individual
• Informes ACA y servicios ESR
• Servicios de jubilación
• Cuentas de prestaciones
• Planes de la sección 125
• Prestaciones voluntarias
• Bienestar financiero

Aplicaciones móviles

La aplicación móvil es genial. Mientras que Paychex es un servicio complejo con un montón de opciones diferentes para elegir, la aplicación (Paychex Flex) une todo para sus empleados y la gestión. Vincula la incorporación, las nóminas, los recursos humanos, el LMS, los beneficios y mucho más.

También existe la aplicación Paychex Time Kiosk, que permite a sus empleados fichar a la entrada y a la salida utilizando sus móviles.

Características adicionales

Paychex ofrece algunas funciones más y puede ayudarle a gestionar:

• Seguro de empresa
• Préstamos y financiación para empresas
• Servicios de puesta en marcha

Paylocity vs Paychex: Paylocity - Base de conocimientos y soporte

Paylocity cuenta con una útil biblioteca de recursos, con artículos sobre recursos humanos, nóminas y gestión de empleados. También ofrecen cursos de formación sobre el producto, con tutorías virtuales sobre cómo utilizar la plataforma correctamente.

En cuanto al servicio de atención al cliente, tienen muchas opciones, con asistencia telefónica y por correo electrónico disponible para empleados y administradores. Los usuarios informan de que a veces los servicios de atención al cliente pueden tardar en responder, lo cual es una pena.

Paychex - Base de conocimientos y soporte

Paychex también tiene una biblioteca de recursos, con un montón de entradas de blog y artículos sobre nóminas, RRHH y mucho más. Si necesitas ayuda adicional (ya seas empleado o administrador), puedes utilizar su soporte telefónico para obtener ayuda.

Por desgracia, el servicio de atención al cliente también decepciona a Paychex, ya que los usuarios afirman que pueden ser lentos y frustrantes a la hora de tratar con ellos.

Precios Paylocity vs Paychex

Precios de Paylocity

En realidad, es difícil saber cuánto cuesta desde el propio sitio web de Paylocity: tienes que ponerte en contacto con ellos para que te hagan una demostración. Hemos investigado un poco y hemos averiguado que cuesta desde $2 por empleado y mes hasta $4 por empleado y mes.

También es probable que cobren un precio mensual básico por utilizar su plataforma, pero sin obtener un presupuesto específico, no está claro cuál sería este precio.

Puede obtener más información sobre sus precios solicitando una demostración. aquí.

Precios de Paychex

Los precios de Paychex también están disponibles sólo bajo petición, por lo que es difícil compararlos. Sin embargo, otros sitios web sugieren que los precios se estructuran así:

Nómina exprés

• $60 al mes precio base
• $4 al mes por empleado

Paychex Flex Select

• $90 al mes precio base
• $3 al mes por empleado

Paychex Flex Pro

• $158 al mes precio base
• $3,65 al mes por empleado

Paychex Flex Enterprise

Precio a consultar

Los precios pueden variar en función de sus necesidades, por lo que deberá ponerse en contacto con Paychex para obtener un presupuesto específico, pero esto nos da una idea básica de cuáles pueden ser los costes.

Paychex ofrece actualmente 3 meses gratis - puedes más información solicitando una demostración aquí.

Paylocity - Ventajas e inconvenientes

Pros

• Muchas opciones de control de presencia
• Una gestión decente de los recursos humanos
• Buena gestión de las prestaciones
• Muchas funciones de nómina
• Centrarse en la comunidad y el compromiso con otros empleados
• Los empleados pueden retirar dinero anticipadamente de su nómina
• La aplicación móvil es fácil de usar

Contras

• El servicio de atención al cliente no es bueno
• La comunicación con el equipo encargado de tramitar los impuestos puede ser frustrante

Paychex - Ventajas e inconvenientes

Pros

• Buena gestión del tiempo y la asistencia
• Buena gestión de RRHH
• Las funciones de contratación e incorporación son buenas
• Las aplicaciones móviles son fáciles de usar
• Hay funciones adicionales para grandes empresas

Contras

• El servicio de atención al cliente no es bueno
• Puede resultar confuso navegar por todos los servicios que ofrecen

Preguntas frecuentes sobre Paylocity y Paychex

Paylocity vs Paychex: Nuestro ganador es...

Es difícil elegir un ganador. Ambos son similares en muchos aspectos.

Creemos que Paylocity tiene un montón de grandes características. Tienen muchas de las mismas funciones que Paycheck, además de muchos años de experiencia en recursos humanos y fiscalidad...

Resumen: Creemos que Paychex tiene la ventaja aquí. El servicio de nóminas en línea de Paychex existe desde hace más tiempo y se adapta mejor a las organizaciones en crecimiento (no sólo a las pequeñas empresas). También tienen un centro de préstamos para pequeñas empresas, que es excelente. Si usted es una pequeña empresa, es posible que desee comprobar que fuera

Si se utiliza correctamente, Paylocity puede ayudar realmente a establecer el tono de su empresa y ayudaría mucho a dar la bienvenida a un nuevo empleado. Pero las razones anteriores, vamos a elija Paychex como nuestra opción preferida entre los proveedores de servicios de nóminas actualespero cualquiera de las dos sería una gran opción si quiere ahorrar tiempo y molestias en la gestión de su negocio.

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