Mi opinión sobre el mejor software de planificación de horarios para minoristas

Última actualización en junio 1, 2024 por Ewen Finser

Si su empresa es una pequeña o mediana empresa minorista que necesita un software moderno de planificación de horarios para sus empleados, está en el lugar adecuado.

Recientemente he puesto a prueba algunas soluciones nativas digitales de programación de horarios para determinar cuáles son las más adecuadas para los distintos tipos de empresas.

Algunos de los nombres eran familiares: Homebase, 7 turnos, Adjuntoetc... pero hubo algunos grandes hallazgos como Connecteam, Sling que no tenía en mi radar antes.

Después de haberlos probado en algunos escenarios con entornos minoristas y empleados en mente, estas son mis principales recomendaciones:

Connecteam: Mejor plataforma integral

Resumen rápido: Connecteam es la suite con la que he tenido la mejor experiencia en general, entre un panel de control intuitivo y un montón de pequeñas funciones que la hacen destacar de la competencia como solución de gestión de mano de obra todo en uno.

Por qué me gusta Connecteam

• Gestión integral de equipos sin escritorio: Connecteam no es SÓLO una plataforma de programación y hojas de horas para trabajos por turnos. Tiene todas las características adicionales para que sea una solución escalable para la gestión de equipos de extremo a extremo, incluyendo el rendimiento, la retención, la comunicación en tiempo real, la gestión del conocimiento y el apoyo a la incorporación.
• Nivel básico gratuito: Para las pequeñas empresas o las que acaban de empezar, Connecteam ofrece un nivel completamente gratuito hasta sus primeros 10 usuarios, sin condiciones. Se trata de una buena rampa de acceso para las empresas de servicios y las operaciones más pequeñas que buscan mejorar sus operaciones de forma rentable.
• Comunicación y compromiso: Connecteam tiene algunas características muy innovadoras como encuestas a los empleados, anuncios del equipo o de la empresa, un directorio de fácil acceso para la información de contacto de la empresa, e incluso un flujo de trabajo de gestión de eventos para hitos especiales como la tenencia, cumpleaños, etc. Esto no es algo que he encontrado representado en cualquiera de los otros compañeros con los que compiten.
• Profesionales de la incorporación: Connecteam facilita la incorporación de nuevos empleados, con flujos de trabajo de firma de documentos preformateados, módulos de formación, áreas de gestión de conocimientos, objetivos de rendimiento y directorios de empresa fáciles de usar.
• Módulos personalizables: Connecteam se presenta en 3 módulos básicos que puede combinar según sus necesidades en función de los puntos débiles actuales (de nuevo, todos gratuitos con 10 o menos miembros del equipo).

Connecteam comparado con otros:

• Comparación entre Connecteam y Deputy
• Comparación Connecteam vs Homebase

Adjunto: Más fácil sólo para programar

Resumen rápido: Deputy es una plataforma accesible y fácil de usar específica para la planificación de horarios y la gestión de hojas de horas. También cuenta con funciones de previsión presupuestaria, proyecciones y control de costes.

Por qué me gusta el adjunto

• Interfaz de usuario: Cada vez que me conecto a Deputy me olvido de que estoy haciendo algo que generalmente me disgusta... Realmente han simplificado mucho el proceso de programar el trabajo por turnos y ajustarse al presupuesto.
• Fácil instalación: Las funciones específicas y el diseño intuitivo hacen que sea muy fácil empezar a utilizar Deputy. En menos de 45 minutos ya estaba creando programas de turnos tras introducir la información básica.
• Sistemas de comunicaciones: Deputy cuenta con un sólido sistema de comunicaciones, con un sistema de distribución de horarios y notificaciones (push a los dispositivos móviles de los empleados) para alertar o actualizar cuando se realizan cambios importantes. De este modo, todo el mundo está informado y se evitan los interminables cambios de texto para coordinar o comunicar la última fuente de información.
• Control del tiempo: Deputy incorpora una función fiable de seguimiento del tiempo, por lo que no es necesario integrar o contratar software de terceros.
• Integraciones sencillas: Me encanta lo fácil y sencillo que resulta añadir integraciones con Deputy (unos pocos clics de ratón; véase más abajo). No tienen montones de integraciones, ¡pero sí un conjunto saludable y creciente de integraciones cuidadosamente añadidas!

Diputado comparado con sus homólogos:

• Diputado vs Connecteam

Homebase: Lo mejor para el caso de uso clásico de alimentos y bebidas

Resumen rápido: Homebase es una aplicación más tradicional de gestión del trabajo minorista, centrada en la programación de turnos, hojas de horas y procesamiento de nóminas. Me gusta para un restaurante, bar u otro tipo de comercio minorista.

Por qué me gusta Homebase

• Procesamiento de nóminas integrado: Homebase incluye el procesamiento de nóminas en su paquete de productos, sin necesidad de integraciones de terceros. Esto sin duda ahorra tiempo a los gestores y operadores ocupados, pero también puede ahorrar algo de dinero.
• Excelentes integraciones: Me impresionó mucho la cantidad de herramientas de terceros con las que Homebase ya se integra de forma nativa y esto puede ser un factor decisivo para las empresas con integraciones múltiples y/o clave que pueden beneficiarse de estar centralizadas:

• Programación sencilla: La función más útil es la aplicación de programación, con una visualización fácil de manipular para superponer varios horarios y garantizar una cobertura adecuada.

• Control de costes / Presupuestos: Me gusta mucho la posibilidad de visualizar limpiamente los gastos operativos diarios (véase la parte inferior de la captura de pantalla anterior). Se trata de un pequeño detalle, pero resulta increíblemente útil para ajustarse al presupuesto y evitar quedarse días en números rojos.
• Bueno para alimentos y bebidas: Se siente como Homebase fue construido con el restaurante común, bar, o servicio de alimentos al por menor ubicación en mente. Eso no quiere decir que no se pueda adaptar a otros casos de uso, pero parece el más adecuado para este.

Homebase comparada con sus homólogas:

• Homebase vs Connecteam

Honda: Programación simple

Resumen rápido: Sling no estaba en mi radar inicialmente, pero si usted está buscando una plataforma de programación simple, aplicación móvil amigable para su pequeño equipo, Sling es una gran opción bajo el radar.

Por qué me gusta Sling

• Enfoque láser en la programación: La programación es uno de los mayores y más obvios puntos débiles para las pequeñas empresas, por lo que aprecio cómo Sling se centra realmente en resolver este problema y no se distrae con "otras" funciones de recursos humanos. Si esto es 90% de lo que necesita, ir con una solución como Sling tiene sentido como una primera prueba.
• Barato: Para empezar, tienen un nivel completamente gratuito para usuarios ilimitados. La funcionalidad es básica, ¡pero funciona! Luego, hay dos niveles adicionales de precios "por usuario" con funciones adicionales de seguimiento del tiempo, gestión de costes y PTO.

• Precios previsibles: Incluso cuando se pasa a un plan de pago, es realmente fácil calcular el coste del software. No hay precios "base plus" ni complicadas reglas o limitaciones de uso.
• Toast App Friendly: Sling se integra directamente con la aplicación Toast, lo que la convierte en una GRAN opción para restaurantes y equipos de restauración.

Cuando trabajo: El mejor chat en equipo

Resumen rápido: When I Work es otra plataforma de planificación de turnos creada pensando en casos de uso común como la restauración y el comercio minorista. Mi experiencia con When I Work es que es bastante similar a Home Base, pero con algunas diferencias sutiles en cuanto a precios y características.

Por qué me gusta trabajar

• Comunicaciones destacadas del equipo: Donde When I Work destaca de la competencia (como Deputy y Homebase) es en su sólida funcionalidad de chat entre equipos y departamentos. En esta función rivaliza con mi primera opción (Connecteam), sin todas sus otras características.
• Precios asequibles: Sus precios por usuario son completamente incrementales (sin cuotas básicas), con una tarifa inicial relativamente asequible de $2/mes por usuario.
• Fácil de usar: Me encantó su experiencia de usuario, es fácil de usar y todo está dispuesto de forma sensata. Hay un montón de documentación y herramientas, pero honestamente me di cuenta de la mayor parte de la funcionalidad (sin romper nada), simplemente haz clic.

ZoomShift: Mejor cambio de turno

Resumen rápido: ZoomShift es otra aplicación de programación de horarios de trabajo centrada en la gestión de turnos, pero con algunas características interesantes como el cambio de turno en la aplicación (¡ahorra mucho tiempo!).

Por qué me gusta ZoomShift

• Cambio de turno integrado: Gestionar las idas y venidas de las solicitudes de cambio de turno puede llevar mucho tiempo a todo el mundo, incluidos los jefes. ZoomShift hace que sea fácil con una interfaz en la aplicación para poner a cabo y reclamar cambios de turno.
• Precios asequibles: ZoomShift cuesta a partir de $2/mes por usuario, lo que la convierte en una de las plataformas de programación de turnos más asequibles.
• "Clocking In": Los empleados pueden "fichar" a través de la aplicación remota, sin necesidad de herramientas o sistemas adicionales.
• Enfermo y toma de fuerza incorporada: ZoomShift también cuenta con módulos integrados de baja por enfermedad y excedencias para que los empleados presenten solicitudes formales que deben ser aprobadas por los gestores. Gracias a este flujo de trabajo, todo el mundo está al corriente de la situación en todo momento.

Algunas menciones honoríficas

Éstas no han llegado a completar mi lista, pero son algunas que tendría en cuenta para situaciones muy específicas de programación de ventas al por menor:

• Encuentre el turno: Si tiene escalas salariales muy personalizadas basadas en tipos específicos de trabajo o vacaciones, Findmyshift tiene algunas categorías personalizadas realmente interesantes que puede crear (por ejemplo, Nochevieja, Vacaciones de primavera, etc.) que van más allá de las típicas "horas extra". También es útil si usted se encuentra en estados con descansos no remunerados o descansos obligatorios que deben ser rastreados.
• Planday: Si ya utilizas Xero para la contabilidad, tienen una suite dedicada llamada Planday que mucha gente no conoce. Merece la pena probarlo primero si usas y te gusta Xero.
• Programa Snap: Si tiene una GRAN operación de venta al por menor con mucho personal Y muchos planificadores, Snap es un sistema realmente interesante para gestionar múltiples capas, roles y reglas masivas. Piense en: salas de eventos, casinos, grandes restaurantes, etc...
• ClockShark: ClockShark está diseñado para la venta al por menor sobre el terreno. Cuenta con geofencing, cotizaciones de sitio de trabajo, programación y seguimiento de tiempo todo construido bajo un mismo techo.

¿Cómo decidir?

TODAS estas opciones pueden encajar bien, pero si aún estás indeciso, creo que la MAYORÍA de las empresas tendrán una buena experiencia con Connecteam aquí (en particular su grada gratuita para 10 personas) O para la programación directa en puntos de venta fijos... Adjunto es una opción muy completa.