Laatst bijgewerkt op 4 december 2023 door Ewen Finser
Bij het oprichten van een bedrijf in New York richten de meeste eigenaren zich op strategie, marketing en verkoop, naast andere bedrijfsfuncties, en vergeten ze één belangrijk aspect: de juridische structuur van het bedrijf. Het lijkt een makkelijke beslissing die je kunt overslaan, maar het bepaalt voor een groot deel of een bedrijf slaagt of niet. De Amerikaanse wetgeving kent een aantal bedrijfsstructuren waaronder je je bedrijf kunt opzetten, en ze hebben allemaal hun goede en slechte kanten.
Dit stuk gaat in op de populairste, een LLCen leg uit hoe je formulier één in NY.
Lees verder;
Overzicht van een LLC
Een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid is een "intermediaire" bedrijfsstructuur die eigenaars bescherming biedt tegen de schulden van het bedrijf.
Om je te helpen begrijpen wat een LLC is, is het verstandig om een bedrijf en eenmanszaak/vennootschap in beeld te brengen en te zien hoe ze zich tot elkaar verhouden.
Een eenmanszaak is een bedrijf dat eigendom is van en wordt geleid door één persoon. Voor belastingdoeleinden lopen de winsten en verliezen van het bedrijf via de persoonlijke belastingaangifte van de eigenaar. Eenvoudig gezegd wordt het bedrijfsinkomen gerapporteerd als individueel inkomen voor de eigenaar. Het bedrijf en de eigenaar zijn verstrengeld en de bedrijfsaansprakelijkheid is gekoppeld aan de eigenaar. Eenmanszaken kunnen een andere naam gebruiken wanneer ze hun bedrijf runnen met behulp van een DBA (Doing Business As). Een eenmanszaak is de kleinste bedrijfsstructuur in de Verenigde Staten.
Een vennootschap groter is dan een LLC en is eigendom van aandeelhouders en wordt bestuurd door een raad van bestuur. De bestuurders benoemen mensen die de dagelijkse activiteiten van het bedrijf leiden. De eigenaars zijn gevrijwaard van de aansprakelijkheden van het bedrijf, behalve in enkele speciale omstandigheden. De winsten en verliezen vloeien niet door in het rendement van de eigenaar omdat het bedrijf een aparte juridische entiteit is die zijn belastingen betaalt. De vereisten om een bedrijf op te richten verschillen van staat tot staat, en die voor NY zijn hier beschikbaar.
Een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid leent het beste van de twee bovengenoemde bedrijfsstructuren. Het biedt juridische bescherming tegen aansprakelijkheden terwijl de eigenaars toch een doorstroombelasting krijgen. De stappen en vereisten om een LLC op te richten in NY zijn eenvoudiger dan die van een bedrijf.
Een LLC oprichten in NY
1. Kies een naam
De eerste stap naar het vormen van een LLC is het kiezen van een geschikte naam. De kans is groot dat je dit al eerder hebt gedaan, maar de naam moet voldoen aan een aantal eisen die de staat stelt. Houd er rekening mee dat je bedrijfsnaam enige invloed heeft op het merk en de marketingelementen, en zoek er een die je zaak helpt. Je kunt de naam later altijd nog veranderen, maar dat kan je klanten snel in verwarring brengen.
Als je eenmaal een naam hebt gekozen, wil je er zeker van zijn dat deze beschikbaar is. U kunt dit doen op de Zoekpagina voor bedrijfsentiteiten in New York. Begrijp dat de bedrijfswet van New York vereist dat alle LLC's namen hebben die eindigen op Limited Liability Company, L.L.C, of LLC.
Bovendien moet de naam uniek zijn en niet verward worden met andere bedrijfsnamen. New York geeft je de mogelijkheid om een naam te reserveren als je nog niet klaar bent om een bedrijfsnaam aan te vragen. LLC meteen voor maximaal 60 dagen om te voorkomen dat andere entiteiten de naam gebruiken om hun bedrijf te registreren. Merk op dat een reservering niet automatisch betekent dat de staat je naam heeft goedgekeurd, omdat het alleen voorkomt dat andere LLC's die naam gebruiken.
Een ander belangrijk ding over de naam is als je een handelsmerk in New York of als de naam die je hebt gekozen al een handelsmerk is van iemand anders. Een handelsmerk is een naam, symbool of combinatie die bedrijven gebruiken om hun goederen en diensten te identificeren.
Registratie van een handelsmerk voegt een beschermingslaag toe aan de naam van je LLC. Het is niet verplicht door de staat, maar kan helpen om je merknaam te beschermen.
2. Een geregistreerd agent aanstellen
Deze entiteit ontvangt officiële belastingcommunicatie, nalevingsinformatie en communicatie over rechtszaken namens je LLC. Standaard treedt de Secretary of State op als de geregistreerde agent voor alle LLC's in New York. Je kunt echter een extra geregistreerde agent benoemen en dit aangeven in de Articles of Organization, die we in de volgende stap verder zullen toelichten.
Je kunt ervoor kiezen om de geregistreerde agent van het bedrijf te worden, maar dat is niet aan te raden. Het kost veel tijd en moeite om al het papierwerk bij te houden terwijl je het nieuwe bedrijf runt. Daarom is het aan te raden om een derde partij in te huren om dit deel van het bedrijf af te handelen. Enkele voordelen van het aanstellen van een onafhankelijke agent zijn de consistente beschikbaarheid om documenten op te halen en discretie omdat je juridische documenten niet op de plaats van je bedrijf krijgt.
3. De statuten indienen
In de Articles of Organization staat alle essentiële informatie over je bedrijf voor de NY overheid. Het is het wettelijke bewijs dat je een LLC hebt aangevraagd en bevestigd als bedrijfsentiteit. Gelukkig hebben NY en veel andere staten dit proces gedigitaliseerd en kun je een online formulier invullen en indienen op de Website van de staatssecretaris. Als je niet vertrouwd bent met de online procedures, download dan het afdrukbare formulier van de website, vul het met inkt in en stuur het op voor indiening.
De statuten bevatten het volgende;
- Naam van de LLC - de database zal bevestigen of de naam beschikbaar is of niet.
- Naamcontrole en provincie - in dit gedeelte wordt de naamstructuur bevestigd en wordt gevraagd in welke provincie het bedrijf actief zal zijn. Aanvullende optionele velden vragen of je ouder bent dan 18 jaar en of je toestemming nodig hebt van een overheidsinstantie voordat je met je activiteiten kunt beginnen.
- Geregistreerd agent - de staat is standaard je geregistreerd agent, maar het is raadzaam om een extra agent op te geven.
- Organisatorverklaring - hier worden de naam en het adres vermeld van de persoon die het dossier opstelt.
- Indienerverklaring - hier vermeld je de naam en het adres van de indiener.
4. Een exploitatieovereenkomst opstellen
Een exploitatieovereenkomst is een juridisch bindend document dat de eigenaren van een LLC moeten ondertekenen en naleven. Het beschrijft de regels van het bedrijf. Volgens de statuten van New York kan een exploitatieovereenkomst op elk moment worden gesloten binnen 90 dagen na het indienen van de Articles of Organization. Een typische exploitatieovereenkomst omvat;
- Lid specifieke beperkingen
- Rechten en verantwoordelijkheden van leden
- De initiële investering van het lid in het bedrijf
- Formule voor winstverdeling
- Opvolgingsplan als een lid vertrekt
- Stemregels
- Gevallen die kunnen leiden tot de ontbinding van de LLC.
- Hoe om te gaan met omstandigheden rond onenigheid tussen leden
- De overeenkomst wijzigen
Een ideale exploitatieovereenkomst moet elke situatie waarmee eigenaars te maken kunnen krijgen voorkomen en het gemakkelijk maken om elke situatie te omzeilen. Als je er geen maakt, is de standaard bedrijfsovereenkomst van toepassing en zijn de regels misschien niet vergevingsgezind als je in een moeilijke situatie terechtkomt.
5. Een EIN krijgen
A Federaal Werkgever Identificatienummer is een fiscaal nummer dat de IRS gebruikt om je bedrijf te identificeren. Elke LLC in New York met werknemers of meer dan één lid heeft dit nummer nodig. Een LLC heeft dit nummer nodig voor belastingdoeleinden, het aannemen van nieuwe werknemers en het openen van zakelijke bankrekeningen.
Je kunt er snel een aanvragen op de IRS-website. Als je het eenmaal hebt, open dan een zakelijke bankrekening om zakelijke en privégelden te scheiden. Het mengen van zakelijke en privégelden maakt het moeilijk om belastingaangifte te doen en stelt andere entiteiten in staat om jou aansprakelijk te stellen voor de verplichtingen van de LLC. Ze kunnen betwisten of jij en het bedrijf wel echt aparte entiteiten zijn als jullie geld op dezelfde rekening staat.
6. Voldoen aan publicatie-eisen
Alle L.L.C.'s in New York zijn verplicht om binnen 120 dagen na de ingangsdatum een kopie van hun statuten of aankondiging van de oprichting van de LLC te publiceren. Ze moeten eenmaal per week gedurende zes opeenvolgende weken worden gepubliceerd in twee kranten, een weekblad en een dagblad. De districtsgriffier specificeert de specifieke krantenaanwijzingen. De kennisgeving omvat;
- De naam van de LLC
- Het zakelijke doel
- De datum van indiening van de statuten van de organisatie
- Het district en adres van de bedrijfslocatie
- Een verklaring waarin de Secretary of State wordt aangewezen als geregistreerde agent
- De naam en het adres van een extra geregistreerde agent
- Een specifieke datum van ontbinding, indien van toepassing
Hoeveel kost het om een LLC op te richten in New York?
De kosten voor het oprichten van een LLC in NY zijn $200 en deze kosten worden betaald aan het New York Department of State bij het invullen van de statuten van de organisatie.
Er zijn echter extra kosten, zoals de tweejaarlijkse aangiftekosten. De staat verplicht alle LLC's om elke twee jaar een tweejaarlijks rapport in te dienen bij het ministerie van de staat voor het einde van de maand waarin je het bedrijf hebt opgericht. Het kost $9 om dit rapport in te dienen.
Verschillende entiteiten bieden hun diensten als geregistreerde agenten aan tegen een kleine vergoeding. Je moet betalen om er een in te schrijven en de kosten variëren van agent tot agent. De meeste agentenkosten beginnen bij $40 per jaar.
De publicatiekosten bij de staat en kranten maken een aanzienlijk deel uit van de totale kosten voor het oprichten van een LLC in NY. De indieningskosten bij de staat bedragen $50, terwijl het bedrag dat kranten in rekening brengen afhankelijk is van de specifieke locatie in de staat. Bedrijven in New York City betalen tussen $1500 en $2000, terwijl bedrijven in gebieden als Albany tussen $80 en $100 betalen.
De kosten voor het oprichten van een buitenlandse LLC in NY zijn $250.
Voordelen van het oprichten van een LLC in New York
Een LLC is niet de enige bedrijfsstructuur die je kunt vormen in NY, maar de meeste mensen verkiezen ze boven andere. Dit komt omdat LLC's een aantal voordelen hebben die eigenaren van kleine bedrijven aantrekken. Deze omvatten;
- Persoonlijke vermogensbescherming die hen beschermt tegen de schulden en aansprakelijkheden van het bedrijf.
- Doorstroombelasting helpt hen te vermijden dat ze twee keer belasting moeten betalen, op het niveau van hun inkomen en op het niveau van het bedrijf.
- Flexibele managementopties omdat eigenaars ervoor kunnen kiezen om toezicht te houden op het dagelijks bestuur van de LLC of om professionals aan te stellen om het werk te doen.
- Minder rapportageverplichtingen in vergelijking met bedrijven die onder andere bestuursvergaderingen en AVA's moeten plannen.
FAQ's
Vraag: Hoe voeg ik een lid toe aan een LLC in New York?
Antwoord: Raadpleeg de exploitatieovereenkomst voor de clausule die dit proces definieert, aangezien dit per LLC verschilt. Afhankelijk van wie de LLC beheert, hebt u toestemming nodig van de leden of eigenaren. Vanaf hier wordt het nieuwe lid gekozen.
Een extra lid van een LLC verandert het hele bedrijfslandschap en je moet een nieuwe exploitatieovereenkomst opstellen om de wijzigingen op te nemen. Dit zorgt ervoor dat de rollen, verantwoordelijkheden en rechten van het nieuwe lid expliciet worden vastgelegd.
Vraag: Hoe ontbind ik een LLC in NY?
Antwoord: Als je ervoor kiest om een LLC in NY te ontbinden, dien je de ontbindingsakte in binnen 90 dagen na de feitelijke ontbindingsdatum. In deze tijd kun je alle schulden betalen, verplichtingen aan andere partijen nakomen en belastingen betalen.
Vraag: Welke licenties en vergunningen zijn vereist voor een LLC in NY?
Antwoord: NY heeft geen uniforme licentievereisten voor alle LLC's, omdat dit afhangt van het zakelijke doel en de locatie van de LLC. Sommige specifieke soorten LLC's hebben extra vergunningen nodig om zaken te kunnen doen in NY. Voorbeelden hiervan zijn LLC's die professionele diensten aanbieden zoals geneeskunde, loodgieterswerk en bouwdiensten.
Vraag: Welke belastingstructuur moet ik kiezen voor mijn LLC?
Antwoord: LLC's kunnen op twee manieren worden belast. Raadpleeg een deskundige om vast te stellen welke methode voor jou het beste werkt. Standaard zal de belastingdienst je LLC als een eenmanszaak belasten, waarbij het bedrijfsinkomen op persoonlijk niveau wordt belast. Je kunt er echter voor kiezen om te worden belast als een vennootschap, waarbij je bedrijfsbelasting betaalt op ondernemingsniveau en nog steeds je persoonlijke belasting betaalt.
Bottomline
Het oprichten van een LLC in NY is niet ingewikkeld; je kunt het online doen dankzij het vereenvoudigde proces. Als je een snellere goedkeuring nodig hebt, kies dan voor de versnelde indieningsopties tegen een hoger tarief en je krijgt de LLC binnen een kortere tijd opgericht. Zorg ervoor dat je aan alle eisen voldoet die de Secretary of State stelt aan het vormen van een LLC in NY om je kansen op een snellere goedkeuring te vergroten.