Revue et guide de Square Payroll

Dernière mise à jour le 1 juin 2023 par Ewen Finser

Diriger une petite entreprise n'est pas sans poser de problèmes. Je suis bien placé pour le savoir, puisque j'en dirige une. D'une part, vous souhaitez que votre entreprise se développe, mais vous devez trouver un équilibre avec la gestion de vos activités quotidiennes. Il s'agit notamment de mettre en place des systèmes de paiement efficaces, sécurisés et précis qui vous permettent de payer vos employés à temps, à chaque fois.

Recherche la bonne solution de paie, peut toutefois s'avérer difficile. Il existe des tonnes d'options, dont beaucoup s'adressent aussi bien aux petites qu'aux grandes entreprises, alors comment faire son choix ? Cela dit, j'espère vous aider dans votre recherche en examinant au microscope l'un de ces fournisseurs : Square Payroll. Il y a beaucoup de choses à voir, alors commençons.

Mon bilan d'entrée de jeu

Dans l'ensemble, Carré est une solution basée sur le cloud qui fonctionne sur iOS et Android, offrant à ses clients une suite complète d'outils de paie. Ceux-ci comprennent les dépôts directs, l'aide fiscale, les congés payés et une application mobile.

J'apprécie le fait que les utilisateurs de points de vente Square puissent facilement intégrer le système de paie de Square, ce qui leur permet de rationaliser leurs systèmes de vente en personne et de gestion de la paie. De même, Square Payroll est conçu pour fonctionner avec d'autres applications Square, telles que Square Team. Ici, les employés peuvent pointer, voir leurs heures travaillées, voir leur salaire hebdomadaire, modifier leur profil d'équipe, et plus encore.

La tarification est simple à comprendre et s'adresse principalement aux petites et moyennes entreprises à la recherche d'une solution tout-en-un à prix transparent.

Ce qu'est le carré

Depuis sa création en 2015, Square Payroll s'est développé pour offrir des solutions de paiement aux entreprises à travers les États-Unis, l'Australie, le Royaume-Uni et l'Europe. Comme je l'ai déjà mentionné, les petits vendeurs et les vendeurs de niveau entreprise peuvent utiliser Square pour bénéficier d'un logiciel de traitement de la paie assez complet. Que vous soyez un magasin, un restaurant, un bar, etc,

service professionnel, ou une entreprise plus importante, vous pouvez :

• Établir les cycles de paie
• Générer des rapports
• Personnalisez votre paie

...pour les salariés et les employés.

Square Payroll comprend une gamme de services mixtes qui vous permettent de compléter votre plan de paie avec d'autres fonctions moyennant des frais supplémentaires. Ce service comprend l'intégration des points de vente, le matériel Square, l'assistance fiscale, l'impression des chèques, et plus encore.

Maintenant que vous savez ce qu'est Square Payroll, nous allons nous pencher plus en détail sur certaines de ses principales fonctionnalités.

Fonctionnalités et prix de Square Payroll

Les fonctionnalités de Square Payroll offrent aux clients tout ce dont ils ont besoin pour fonctionner :

• Paie
• Gérer les avantages sociaux
• Automatiser les déclarations fiscales pour les entrepreneurs et les employés

... en un seul endroit.

La façon la plus simple d'expliquer ce que Square Payroll offre est de donner un aperçu des fonctionnalités et de leur coût.

A ce stade, je tiens à rappeler que Square Payroll s'intègre à plusieurs autres produits Square. Cela inclut Square POS et Square Timecards. C'est aussi le cas de différentes intégrations tierces comme Xero, QuickBooks, QuickBooks Time, et ZipRecruiter. Bien entendu, ces intégrations peuvent entraîner des coûts supplémentaires.

Alors, sans plus attendre, jetons un coup d'œil sur les fonctionnalités et les prix de Square Payroll :

Payer les employés et les contractants

Si vous souhaitez payer des employés et des entrepreneurs, les prix de ce service commencent à $35 par mois, plus $5 par personne que vous payez. Vous pouvez annuler ce service à tout moment.

Pour cela, vous bénéficiez des fonctionnalités suivantes :

• Nombre illimité de paiements par mois.
• Calcul automatique des charges sociales
• Toutes les déclarations et tous les paiements d'impôts
• Paiements dans plusieurs États
• Assistance en direct pour l'ouverture d'un compte.
• Accès aux fiches de présence et à l'application pour les employés
• Vous pouvez suivre, importer et calculer les pourboires et les commissions.
• Square envoie les formulaires W-2 et 1099-NEC à l'IRS pour vous.
• Vous pouvez payer vos employés par chèque, par dépôt direct ou par Cash App.
• Accès à l'assistance clientèle du lundi au vendredi, de 6 heures à 18 heures, heure du Pacifique.
• Inactivité saisonnière gratuite - Il n'y a pas de frais cachés pour l'inactivité du compte si votre entreprise ne fonctionne que pendant certaines saisons. Il n'est pas nécessaire de désactiver votre compte pendant cette période !

Payer juste les entrepreneurs

Si vous ne voulez payer que les entrepreneurs, les prix commencent à $5 par mois, par personne payée. Là encore, vous pouvez résilier à tout moment. Pour cela, vous recevez ce qui suit :

• Paiements mensuels illimités
• Square envoie tous les formulaires 1099-NEC à l'IRS
• L'assistance à la clientèle est disponible du lundi au vendredi, de 6 heures à 18 heures, heure du Pacifique.
• Vous pouvez payer des entrepreneurs par chèque, dépôt direct ou Cash App
• Inactivité saisonnière gratuite

Que vous payiez des employés et des entrepreneurs ou seulement des entrepreneurs, une fois que vous vous êtes inscrit, vous avez accès à un tableau de bord Square à partir duquel vous pouvez commencer à exécuter une paie dans la section Paie. Vous pouvez également gérer la paie à partir de l'application Square Payroll.

Je pense qu'il vaut la peine de noter que vous devrez exécuter la paie avant 20 heures PT pour vous assurer que vos destinataires de dépôt direct reçoivent leur salaire le jour de paie le lendemain. Maintenant, examinons plus en détail certaines des caractéristiques énumérées ci-dessus, ainsi que d'autres caractéristiques qui ne figurent pas dans la structure tarifaire de Square Payroll :

Paie

Comme je l'ai déjà mentionné, Square Payroll vise à simplifier le système de paie de votre entreprise. Vous pouvez automatiser la paie, programmer des rappels pour l'exécution de la paie et licencier les employés/entrepreneurs qui ne font plus partie de vos livres de compte.

Les autres fonctions de traitement de la paie comprennent un nombre illimité de cycles de paie, le paiement des sous-traitants, le soutien fiscal, les dépôts directs, l'accès à l'application mobile Square Payroll, les chèques de paie manuels et la possibilité de payer les employés et les sous-traitants à l'aide de l'application de paiement en espèces.

Taxe

Remplir ses obligations d'employeur auprès de l'IRS est essentiel, c'est pourquoi Square Payroll vise à simplifier cela. Plus précisément, l'assistance fiscale de Square Payroll offre ce qui suit :

• Calcul, déclaration et paiement automatiques de l'impôt national (pour les personnes bénéficiant du plan de rémunération des salariés et des entrepreneurs)
• Calculs, déclarations et paiements automatiques de l'impôt fédéral (là encore, uniquement pour les personnes ayant souscrit au Plan de rémunération des salariés et des entrepreneurs).
• Square envoie pour vous les formulaires fiscaux I-9 et W-9 à l'IRS
• Créer, classer et envoyer les formulaires 1099 et W-2 (ce dernier n'est disponible que dans le cadre du plan Payer les employés et les entrepreneurs).
• Les employés peuvent signer électroniquement les formulaires d'imposition - (là encore, uniquement dans le cadre du plan Payer les employés et les entrepreneurs).

Congés payés et congés de maladie

Vous pouvez mettre en place une politique de congés payés (PTO) pour les employés soit à partir de vos paramètres de paie dans le tableau de bord de Square, soit à partir de la section de profil de l'équipe de paie.

Vous pouvez calculer l'accumulation des congés et suivre le solde des congés payés et des congés de maladie. Vous pouvez effectuer ce suivi sur la base du nombre d'heures travaillées ou d'un montant fixe. Dans le premier cas, votre employé accumulera un certain nombre de congés en fonction du nombre d'heures travaillées. En revanche, avec un montant fixe, vos employés n'ont droit qu'à une quantité de PTO déterminée par vous.

Gestion d'équipe

Bien que Square Payroll n'intègre pas le suivi du temps dans son logiciel, vous pouvez vous inscrire à l'application Square Team (gestion). Il vous en coûtera $35 de plus par mois et par site pour accéder à la liste complète des fonctionnalités. Il existe cependant une version gratuite avec des fonctionnalités limitées.

Il permet notamment aux employés de calculer les heures supplémentaires, de pointer, de planifier les quarts de travail, de suivre les congés payés et les congés de maladie. (Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec l'option Payer les employés et les entrepreneurs).

Reporting

Vous pouvez générer des rapports sur les totaux de la paie des employés, les totaux des chèques de paie, le nombre de fiches de paie générées, les totaux de l'impôt sur les sociétés, les détails de l'employé, et plus encore. Malheureusement, à l'heure où nous écrivons ces lignes, la fonction de rapport n'est disponible que sur l'ordinateur de bureau et non sur l'application Square Payroll.

RH et Onboarding

Square Payroll s'intègre à la société de conseil en ressources humaines Bambee. En conséquence, les clients de Square Payroll bénéficient d'une réduction sur ses fonctionnalités. Cela permet aux employés de se connecter eux-mêmes à votre entreprise, d'ajouter des signatures électroniques aux documents et d'accéder aux informations relatives à leur fiche de paie.

Vous recevrez des alertes lorsque de nouvelles recrues seront intégrées. Vous pouvez également savoir où ils en sont dans le processus d'intégration.

Les prix varient en fonction du nombre de personnes que vous employez :

• 1-4 employés = $99 par mois + $0 audit RH unique et approfondi de Bambee
• 5-19 employés = $199 par mois + $250 audit RH unique et approfondi de Bambee
• 20-49 employés = $299 par mois + $500 audit RH unique et approfondi de Bambee
• 50-99 employés = $449 par mois + $750 audit RH unique et approfondi de Bambee

Vous bénéficiez d'une réduction de 50% sur les frais d'audit RH de Bambee. Si votre entreprise compte entre 1 et 4 employés, les frais d'audit sont de $0.

Conseils

Supposons que vous soyez un employeur qui attribue des pourboires à ses employés. Dans ce cas, vous pouvez automatiser ce processus en utilisant l'option "Activer les pourboires" de votre tableau de bord. Vous pouvez ensuite importer les pourboires quotidiennement/par équipe/par période de paie. Vous pouvez également payer les pourboires directement aux employés à l'aide de l'application Square Payroll.

Il existe également une option de saisie manuelle dans Square Payroll. Les pourboires peuvent être payés par l'intermédiaire de votre système de paie ou en espèces. Vous verrez également le nombre de pourboires déjà attribués par les employés.

Coûts supplémentaires liés à l'utilisation de Square

Bien que les coûts de Square Payroll soient généralement transparents, cela vaut la peine de creuser un peu plus la question. Pourquoi ? Parce que si vous souhaitez offrir à vos employés une gamme complète d'avantages sociaux, cela vous coûtera plus cher.

Examinons quelques-uns des avantages que vous pouvez apporter à votre système de paie :

• Plan de retraite 401(k) : à partir de $49 par mois et $8 par employé (Square s'associe à Guideline pour fournir ce service)
• Avantages pour la santé : à partir de $190 par mois et par employé
• Indemnisation des travailleursà partir de $50 par mois et par employé
• Soutien aux RH : A partir de $99 par mois

À partir de l'onglet " Avantages ", vous pouvez configurer les avantages sociaux des employés tels que l'assurance maladie, les plans de retraite 401(k) et l'indemnisation des accidents du travail dans votre tableau de bord Square Payroll.

Si vous offrez déjà des avantages sociaux à vos employés, Square Payroll vous permet d'ajouter des déductions d'avantages imposables et des contributions sur le profil individuel de chaque employé. Les avantages pris en charge comprennent le compte d'épargne santé (HSA), le plan de retraite Roth 403 B, 457(b) et le plan de rémunération différée.

Avantages et inconvénients de Square Payroll

Nous avons abordé de nombreux sujets, aussi vais-je tenter de condenser certains des points abordés dans la liste rapide des avantages et des inconvénients ci-dessous :

Pour :

• Des prix abordables
• Il existe un régime réservé aux entrepreneurs
• Square propose un bon ensemble de ressources en ligne
• Square Payroll s'intègre de manière transparente aux autres fonctionnalités de Square
• Il peut être utilisé dans les 50 États américains, ainsi qu'en Australie et en Europe.
• Un soutien fiscal complet
• Il n'y a pas de contrat, vous pouvez donc résilier à tout moment.

Cons :

• L'expérience utilisateur n'est pas aussi intuitive ou élégante que celle d'autres services de paie. L'interface est quelque peu désuète et toutes les données relatives aux salariés sont affichées sur un long écran, ce qui rend difficile l'identification des informations dont vous avez besoin.
• Les fonctions de reporting sont relativement basiques. Square ne propose pas beaucoup de rapports préformatés et vous ne pouvez pas consulter les rapports sur la plateforme. Vous devez les télécharger. La personnalisation est également limitée ; vous ne pouvez filtrer que par plage de dates de paie et par membres de l'équipe.
• Vous ne pouvez pas payer vos employés le jour même de votre inscription, car Square prend quelques jours pour authentifier vos comptes bancaires.
• Les frais de $5 par personne payée peuvent s'accumuler si vous devez générer de nombreux paiements.
• Les utilisateurs doivent toujours saisir manuellement toutes les données relatives aux employés lors de la mise en place de ces derniers. Ce processus peut être très long et fastidieux. Il n'existe pas de moyen simple d'importer les données des employés.

Que disent les critiques ?

J'ai consulté plusieurs sites d'évaluation pour savoir ce que les clients de Square Payroll pensent de son logiciel. Logiciel Conseils aux utilisateurs lui attribuent une note globale de 4,7 étoiles sur 5, avec des éloges pour ses fonctionnalités, son rapport qualité-prix, son assistance clientèle et sa facilité d'utilisation. Toutefois, certains utilisateurs estiment que le tableau de bord est quelque peu basique, et d'autres ne sont pas satisfaits du manque d'options de reporting.

Utilisateurs de Capterra évaluent également le logiciel de manière très positive, avec 4,7 étoiles sur 5. Ils sont optimistes quant à sa facilité d'utilisation, à l'aide apportée pour la déclaration et la préparation des impôts, et à la possibilité d'effectuer un nombre illimité de paies mensuelles. Les temps de réponse du service clientèle et les références aux fonctions de reporting de base sont moins appréciés.

Support client Square

Vous pouvez contacter un expert Square Payroll en remplissant un formulaire en ligne décrivant la nature de votre demande. Vous pouvez parler à un humain du lundi au vendredi, de 6h à 18h (heure du Pacifique), par email et par téléphone. De plus, des spécialistes basés aux Etats-Unis peuvent vous assister par chat en direct du lundi au vendredi, de 6h à 16h PST.

Vous pouvez également vous adresser à la communauté des vendeurs Square via le forum de la communauté Square. Le forum comprend des ressources commerciales, des questions de la semaine, des groupes de vendeurs avec des intérêts communs que vous pouvez rejoindre, et bien plus encore.

Le Square Support Center est l'endroit où vous pouvez taper des questions relatives à la paie et trouver des réponses aux questions les plus courantes. Par exemple, comment suspendre une paie lorsque vous n'avez pas d'employés, comment télécharger l'application Square Payroll, etc. En outre, le site Web propose des articles et des messages sur la paie, notamment sur la façon d'exécuter une paie.

Alternatives à Square Payroll

Lorsque vous recherchez des solutions de gestion de la paie pour votre entreprise, il est toujours judicieux de faire des recherches avant de prendre une décision finale. Pour ce faire, il faut notamment examiner la concurrence. Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques solutions alternatives à Square Payroll que vous pourriez explorer avant de vous décider pour l'une d'entre elles :

Gusto

Comme Square Payroll, Gusto s'adresse aux petites et moyennes entreprises à la recherche d'une solution de paiement tout-en-un. Cependant, les prix de Gusto sont un peu plus élevés, à partir de $40 par mois et $6 par personne payée, et jusqu'à $80 par mois et $12 par personne payée si vous souhaitez également utiliser les fonctionnalités RH de Gusto. La facturation est mensuelle et vous pouvez résilier à tout moment.

Parmi les fonctionnalités les plus remarquables, citons le nombre illimité de paies mensuelles, les fonctions RH intégrées, l'intégration des employés et les avantages sociaux.

En outre, Gusto s'intègre à diverses applications tierces, notamment QuickBooks, FreshBooks et Xero. Toutefois, seul Square Payroll propose une application mobile permettant aux employeurs de gérer leurs salaires.

ADP

ADP est l'une des plateformes logicielles de gestion de la paie les plus connues. Elle propose des solutions pour les petites entreprises de 25 à 199 salariés et les grandes entreprises de plus de 999 salariés, ainsi que pour les entreprises implantées dans le monde entier.

Elle se présente comme une solution de RH et de paie offrant des fonctionnalités telles que l'onboarding, le libre-service pour les employés et les managers via une application mobile, l'accès à des experts en paie 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, l'intégration avec les systèmes de RH et de suivi du temps, l'administration fiscale, et bien d'autres encore.

Il existe différentes solutions de paie en fonction de la taille de l'entreprise. Cependant, le site web d'ADP n'est pas facile à naviguer et aucun prix n'était disponible au moment de la rédaction de ce document.

Paychex Flex

Voici une solution de logiciel de paie pour les petites et grandes entreprises. Il est présenté comme une solution tout-en-un pour la paie, les ressources humaines, le suivi du temps de travail et des présences des employés, ainsi que les avantages sociaux. L'assistance à la clientèle est également disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Paychex automatise le processus de paie et vous pouvez tout gérer à partir de l'application mobile Paychex Flex. Cependant, comme pour Square Payroll, les coûts sont plus élevés si vous souhaitez offrir à vos employés des avantages supplémentaires tels que la planification de la retraite et les soins de santé.

Il y a trois niveaux de prix, le plus bas commençant à $39 par mois et $5 par personne payée, et allant jusqu'à deux autres plans avec des prix personnalisés. Vous devez contacter le service des ventes pour obtenir un devis.

FAQs

Examen de Square Payroll : Mon avis final

Après avoir lu mon article, vous avez maintenant une meilleure idée de ce que Square Payroll peut faire et s'il convient à votre entreprise. Par exemple, supposons que vous soyez à la recherche d'une solution logicielle simple et facile à utiliser qui s'intègre à Square POS et qui offre un soutien en matière de paie et d'impôt à des prix abordables. Dans ce cas, Square Payroll pourrait être un concurrent pour vous.

Il n'y a pas de frais cachés, mais vous devrez payer des frais supplémentaires si vous prévoyez d'ajouter des avantages sociaux. Square Payroll fait à peu près ce qui est écrit sur la boîte. Il s'agit d'une solution de paie sans fioritures qui est particulièrement attrayante pour ceux qui utilisent déjà d'autres outils Square, tels que POS et Team, pour gérer leur entreprise.

En fin de compte, c'est à vous de décider. Par exemple, vous pouvez penser qu'au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous voudrez peut-être une plateforme de traitement de la paie qui puisse évoluer avec vous. Malheureusement, Square Payroll est plus adapté aux petites entreprises, et vous risquez donc de ne plus pouvoir utiliser cette plateforme avec le temps.

C'est tout, mesdames et messieurs, faites-nous part de votre décision dans les commentaires ci-dessous !