Comparación entre Quickbooks Payroll y Paychex

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

Small business owners have a lot of responsibilities, and choosing the right bookkeeping and payroll tools is one of them. If you are a business owner, then you know that managing your finances is essential to your success. There are a number of different tools out there that can help make this process easier, but it can be difficult to decide which one is right for you. If you’re searching for a comprehensive package that can handle all of your bookkeeping and financial requirements, you’ll want to compare Quickbooks Nómina vs Paychex.

Quickbooks es un popular programa de contabilidad que ayuda a las empresas a controlar sus gastos e ingresos. Paychex es un servicio de procesamiento de nóminas que ayuda a las empresas a pagar a sus empleados.

Pero, ¿cuál es la diferencia entre estas dos herramientas? En esta entrada del blog, analizaremos las características clave de cada herramienta y le ayudaremos a decidir cuál es la más adecuada para usted.

Let’s take a closer look at each tool to see which one might be best for your business!

Principales diferencias entre Quickbooks y Paychex

Las principales diferencias entre Quickbooks y Paychex son:

• Quickbooks está pensado para pequeñas y medianas empresas, mientras que Paychex está diseñado para grandes corporaciones.
• Quickbooks es más un software de contabilidad, mientras que Paychex es principalmente un software de nóminas.
• Quickbooks tiene precios transparentes, mientras que Paychex sólo cotiza
• Quickbooks está mucho más extendido en todo el mundo, mientras que Paychex se basa principalmente en los EE.UU..
• Quickbooks no ofrece un soporte 24/7, mientras que Paychex sí.
• Quickbooks es fácil de usar para los principiantes, mientras que Paychex es algo más complicado.

Lo esencial por adelantado

Aunque tanto Paychex como Quickbooks pueden realizar en última instancia muchas de las mismas funciones, están diseñados principalmente para otras diferentes. Paychex es un proveedor de nóminas, y Quickbooks es un servicio de contabilidad. Además, Quickbooks es mucho más adecuado para pequeñas y medianas empresas, mientras que Paychex está diseñado para las más grandes.

¿Qué es Quickbooks?

Quickbooks es un programa de software de contabilidad desarrollado por Intuit. Ayuda a las pequeñas empresas a gestionar sus finanzas y mantenerse organizadas con funciones como facturación, pago de facturas, seguimiento de gastos y servicios de preparación de impuestos.

Los productos QuickBooks, que se lanzaron originalmente en 1983, están diseñados para pequeñas y medianas empresas. Quickbooks está disponible en versión de escritorio y como aplicación basada en la nube.

¿Qué es Paychex?

Paychex es una empresa que ofrece servicios de externalización de recursos humanos, nóminas y prestaciones a empresas medianas y grandes. Se fundó en 1971 y, aunque tiene su sede en Rochester (Nueva York), desde sus inicios se ha extendido rápidamente por todo Estados Unidos.

La empresa tiene ahora más de 100 sedes en todo el país y también ofrece servicios en Europa. Estos servicios incluyen procesamiento de nóminas, apoyo de recursos humanos, administración de planes 401(k) y seguros médicos, entre otros.

Para quién es Quickbooks

Quickbooks es ideal para autónomos y pequeñas empresas porque es fácil de configurar, tiene una curva de aprendizaje corta y ofrece muchas funciones. Aunque está diseñado para ser un servicio de contabilidad, la cantidad de complementos que puedes adquirir para él significa que puede ser mucho más que eso.

Los propietarios de pequeñas empresas apreciarán el grado de flexibilidad que permite QuickBooks Online. Ofrece una amplia gama de paquetes y alternativas de precios, empezando por un plan para autónomos y culminando en un plan Avanzado que puede admitir hasta 25 usuarios.

El programa se actualiza constantemente para incluir nuevas funciones y acceso a más programas de forma periódica, lo que lo hace adecuado tanto para pequeñas como para grandes empresas.

Para quién es Paychex

Dirigido principalmente a todo tipo de empresas, desde empresas en crecimiento hasta grandes empresas, Paychex está diseñado para crecer con usted a medida que amplía su negocio. Centrada en los servicios de empleo, ofrece un servicio de nóminas personalizado e individualizado y permite a los clientes enviar los datos de las nóminas en línea, por teléfono o por fax.

Paychex también es una buena opción para las empresas que tienen empleados en varios estados, ya que ofrece asistencia para el cumplimiento de la normativa en los 50 estados. Además, ofrece diversos planes que se adaptan a empresas de distintos tamaños y requisitos.

Las principales funciones de Quickbooks

For over 20 years, Quickbooks has helped companies manage their business finances. QuickBooks is known for being simple to use and having a broad range of capabilities to help you manage your business’s finances and stay on top of all financial details. Here are some of the top features that Quickbooks offers:

Software de contabilidad

You should choose Quickbooks for accounting software if you’re looking for a program that helps manage your company’s money. It does this by providing capabilities such as invoicing, tracking expenses, generating reports, and so on.

La herramienta afirma que puede ahorrarle hasta 8 horas al mes sin dejar de ofrecerle una visión general de alto nivel de su empresa. También ofrecen una gran cantidad de tutoriales y artículos de ayuda para ayudarte a empezar de forma sencilla.

Nómina

Arguably one of the most popular features of the tool, Quickbooks allows you to run payroll from within the app. This is a great way to save time, ensure that your employees are paid correctly and on time, and help you manage your employees’ salaries, benefits, and more. Payroll processing can be completely automated, including pension submissions, deductions, and pay runs.

También puede utilizar el programa para agilizar sus pagos mediante depósito directo, pagar a contratistas o autónomos y asegurarse de que está al corriente de todas sus obligaciones fiscales anuales. También ayuda en el seguimiento del cumplimiento, como las presentaciones de HMRC, las deducciones de contratistas CIS, y se vinculará a todas sus cuentas.

Por último, las ventajas de las nóminas para el personal son tan completas como para los empresarios. El portal del empleado permite a los empleados acceder fácilmente a sus nóminas, hojas de horas y solicitar vacaciones anuales, y a los jefes organizar sus turnos, vacaciones y gastos.

Quickbooks también le permite gestionar varios calendarios y nóminas desde cualquier lugar del mundo, automatizar las cosas y gestionar los pagos reglamentarios, para que pueda centrarse en dirigir su empresa.

Facturación

Además, Quickbooks dispone de una amplia gama de funciones de facturación. Desde cualquier lugar del mundo, puede enviar y crear facturas para ahorrar tiempo y papeleo. También puede ver todas sus facturas anteriores y realizar pagos más rápidos mediante pagos remotos.

This enables you to keep track of payments in real-time on your laptop, phone, or tablet, as well as customize invoices to directly support your company. This is a fantastic function that allows you to guarantee that your invoices are consistent with your company’s personality rather than simply following a generic template.

Flujo de caja

Quickbooks incluye una serie de funciones que pueden ayudarle a controlar sus entradas y salidas de efectivo, permitiéndole seguir siendo rentable.

Podrá ver rápidamente cuánto dinero tiene ingresado y cuándo vencen sus facturas, así como recibir notificaciones si los pagos se retrasan o se producen descubiertos. Esto te permite gestionar mejor tus finanzas y estar al tanto de cualquier posible problema.

You can also create estimates and track progress payments so that you can see how much money is owed to you at any given time. You can see a 2-year history of all your transactions right away, and even see a prediction of where you’ll be 2 months ahead. This makes invoicing and collections much simpler, as well as helping you avoid any nasty surprises.

Gastos

You can also use Quickbooks to keep track of your expenses. The tools allow you to automate all of your expenses, saving you time, money, and energy. You can say goodbye to tedious data entry and reclaim expenditures, all while lowering your tax bill. You can also set up rules to automatically flag transactions that may be considered “out of the ordinary.”

This is a great way to catch any potential fraudulent activity quickly, as well as get an overview of where your company is spending its money. Plus, you can collaborate directly with your accountant from within the app – another financial and time-saving bonus!

Control del tiempo

Time tracking is also available in Quickbooks. It can assist you keep track of how much time your employees spend working, which may be useful if you’re paying by the hour.

You may also see an overall view of who is working on what, and export the data to Xero or Excel for further analysis. This is great for getting an overview of where your team’s time is being spent, and for tracking progress on projects.

Time tracking capabilities allow staff to log in and out quickly, take breaks in a matter of seconds, and save time. You can also use the scheduling capabilities to modify shift workers’ days or alter the itinerary of those on the road.

Ambas funciones están pensadas para simplificarte la vida y ayudar a que todos los miembros del equipo estén de acuerdo, a la vez que se establecen límites y se hace un seguimiento de las tareas.

Gestión fiscal

No one likes to deal with taxes, but Quickbooks’ features make this considerably easier than many other programs. Quickbooks can help you prepare and file your taxes quickly and easily. You can also receive alerts when new tax laws or regulations come into effect so that you can ensure that you’re always compliant.

También puede hacer un seguimiento del IVA y del impuesto de construcción (CIS) en tiempo real, para saber cuánto dinero debe reservar. Con las funciones de automatización de Quickbooks, también puede ahorrarse mucho tiempo de administración automatizando tareas, como la facturación y los gastos.

Características principales de Paychex

Next on the list is Paychex. This payroll software is a great option for small businesses, as it offers a lot of features and is very user-friendly. Paychex allows you to run your payroll from anywhere, at any time. It’s simple to use and quick to set up, meaning that you can get started immediately. So, here are some of the top features that you can find with Paychex:

Servicios de nómina

Like Quickbooks, Paychex offers a range of payroll services that can save you time and money. With Paychex, you can automatically calculate payroll taxes, file and pay taxes online, direct deposit paychecks, and print checks. Payroll processing is also automated, and the tool integrated this with employee data – benefitting HR as well.

You can get important payroll data at a glance with the free Paychex Flex mobile app. Plus, this allows you to manage your payroll on the go, or from anywhere you’re sunning yourself on the beach, or hiking up a mountain.

Paychex ofrece servicios de nóminas adaptados a las pequeñas empresas, hasta las medianas y grandes empresas. Y también minimizarán las complicaciones fiscales ayudándole a calcular, pagar e incluso presentar sus impuestos sobre nóminas. Todos estos servicios están diseñados para facilitarle la vida y ayudarle a ahorrar tiempo.

Beneficios para los empleados

Paychex también ofrece muchas ventajas a sus empleados. Su paquete de beneficios le ayudará a conseguir y retener a los mejores talentos para su empresa, a la vez que le quita tiempo de encima en tareas de recursos humanos.

Con Paychex, las prestaciones de los empleados son fluidas. La plena integración en la herramienta significa que puede realizar un seguimiento constante de quién tiene derecho a cada prestación. También puede gestionar sus prestaciones en línea, incluido el seguimiento de los formularios de inscripción, los cambios en las prestaciones, las fechas de las nuevas contrataciones y mucho más.

Control del tiempo

Like Quickbooks, Paychex also offers a comprehensive time tracking service. Their cloud-based solution makes it easy to see who’s working, and on what. This is great for getting an overview of where your team’s time is being spent, and for tracking progress on projects.

Las funciones de seguimiento del tiempo permiten al personal entrar y salir rápidamente, tomar descansos en cuestión de segundos y ahorrar tiempo. También puede utilizar la herramienta de seguimiento para tomar nota de los ajustes de pago (como propinas o cualquier gasto), realizar un seguimiento de las horas extra y hacer un seguimiento de todo ello con un coste laboral global.

Seguros para empresas

Another vital feature of Paychex is its insurance feature. This includes workers’ compensation, casualty coverage, professional liability insurance, property coverage, and more. With these insurances in place, you can protect your business from any potential risks.

It also automatically integrates with your payroll and makes administering benefits much simpler. It’s also been named one of the top 100 insurance companies for businesses. Paychex’s insurance feature is a great way to keep your business safe, and your employees protected.

Servicios de RRHH

Vital for any business, big or small, is a good HR service. And Paychex offers just that. With their integrated HR services, you can manage employee data, onboard new staff, create and manage employee files, and more – all from one place.

Esta función incluye asesoramiento útil en materia de RR.HH., apoyo para el cumplimiento de la normativa y también incorpora las ventajas para los empleados mencionadas anteriormente. Le ayudará a cumplir la legislación laboral, retener el talento y establecer planes de formación eficaces para impulsar su negocio. También puede hablar directamente con un profesional de RR.HH. de Paychex, que estará encantado de responder a cualquiera de sus preguntas.

Es una forma estupenda de mantener a tu equipo organizado y racionalizado y de asegurarte de que todo el mundo dispone de la información que necesita.

Integraciones

Otra de las grandes ventajas de Paychex es que ofrece una amplia gama de integraciones para ayudar a conectar sus servicios de nómina y RRHH con otras herramientas de su flujo de trabajo existente. Esto incluye herramientas populares como Indeed, Microsoft Azure, Xero, Mindbody, Clover y más. Incluso tienen una integración con Quickbooks Online.

Se trata de una función realmente útil, ya que le permite conectar sus datos de nómina con el resto de los datos de su empresa y obtener una visión global de todo en un único lugar. Las integraciones también facilitan el intercambio de datos con otros miembros de tu equipo o con tu contable.

Plus, Paychex also has a custom API which is super useful for software developers or those with more specific integration needs that aren’t currently listed. With this API, you can really tailor the Paychex experience to fit your business.

Quickbooks vs Paychex: Facilidad de uso

Cuando se trata de utilizar este tipo de software, la facilidad de uso es primordial. Debe adaptarse rápidamente a las necesidades de su empresa y permitirle seguir trabajando sin problemas.

So, let’s see how these two pieces of software compare when it comes to ease of use.

Las ventajas de Quickbooks

It’s very simple to set up a new account with QuickBooks Online. You can choose the activities you’ll perform on a regular basis during the installation procedure and set up your preferences accordingly. The software can be used by companies of all sizes, from small businesses to large enterprises. It’s very versatile and can be customized to suit the specific needs of each business.

Quickbooks Online demuestra ingeniosamente la potencia y flexibilidad de este tipo de herramienta de RR.HH. al tiempo que le mantiene conectado con su banco. La interfaz del software es fácil de navegar y se centra en el panel principal.

This dashboard screen is a little jam-packed and intimidating at first, but you can sort out what you need and what you don’t need, and remove what you don’t need from the screen, which makes it much more manageable.

En general, QuickBooks Online es sencillo y fácil de usar, con un montón de grandes características para ofrecer a las empresas de todos los tamaños.

Las ventajas de Paychex

Paychex es una gran opción para las empresas que buscan una solución completa de nóminas y recursos humanos. Cuenta con una amplia gama de funciones que agilizarán su flujo de trabajo.

Yet, unfortunately, it isn’t known for being super easy to use. Many of its features require a learning curve to get your head around, and an interface isn’t quite as intuitive as Quickbooks. However, despite the lack of flashy UI, it offers a very comprehensive and feature-rich HR solution.

Al igual que Quickbooks, cuenta con una aplicación móvil gratuita que está disponible tanto en IOS como en Android para que la descarguen los empleados. Sin embargo, a diferencia de Quickbooks, sí permite introducir las nóminas por teléfono.

Ganador

Our clear winner here is Quickbooks. The software is very user-friendly and can be used by businesses of all sizes. It’s versatile, with a lot of great features on offer, and has a simple, straightforward interface.

Paychex is a great option for businesses that are looking for a comprehensive payroll and HR solution, but it just doesn’t quite match up to Quickbooks when it comes to ease of use.

Quickbooks vs Paychex: Atención al cliente

Lo siguiente en nuestra lista de comparaciones importantes para estas dos herramientas es la atención al cliente. Creemos que esto es vital porque, si algo va mal con su software, será crucial tener a alguien a mano que pueda ayudarle a solucionar el problema lo antes posible.

Here’s what Quickbooks and Paychex offer in terms of customer support:

Las ventajas de Quickbooks

Customers that use Quickbooks can get assistance through a variety of channels. Live chat, the option to send an email, and a vast knowledge base are just a few. It also has an active user group that provides in-product assistance and, for problems that can’t be solved via messaging, even offers phone support.

Las ventajas de Paychex

Paychex también ofrece una asistencia completa a sus clientes. Proporcionan un servicio útil tanto por teléfono como por chat en directo 24 horas al día 7 días a la semana. También ofrecen soporte específico tanto para clientes como para empleados.

This is extremely useful for businesses that have employees in different time zones, or who are based in different countries. They too, have a detailed knowledge center where you can research the option you’d like to know more about.

Ganador

The winner here is Paychex. They both offer excellent customer support, but Paychex’s round-the-clock phone and live chat support is just that little bit better.

Quickbooks vs Paychex: Integraciones

When it comes to integrations, seamlessly syncing your existing workflow with your new HR software is crucial. If your software doesn’t integrate with the tools you’re already using, it can cause a lot of headaches further down the line. Let’s see how Quickbooks and Paychex stack up when it comes to integrations:

Ventajas de Quickbook

Quickbooks ofrece una amplia gama de integraciones con herramientas empresariales populares. Esto incluye software de contabilidad como Xero, aplicaciones de pago como PayPal, Stripe, Square y Vend, e incluso herramientas empresariales populares como Amazon Business y Shopify.

A few more apps that you can connect Quickbooks accounts with are GoCardless, Fathom, Gusto, Method: CRM, Buildtrend, and more. However, Quickbooks doesn’t quite have the 35+ library of integrations that Paychex does. But, you can also use Zapier to connect Quickbooks with the apps of your choice.

Las ventajas de Paychex

The helpful range of integrations is one of Paychex’s key features. They have a native integration with over 35 different products and tools including some of the most popular ones like Xero, Deputy, and Indeed.

They also have a custom API which means that, if there’s a tool you’re using that isn’t on their list of integrations, you can still connect it to Paychex. Of course, you will most likely need to use a software developer to do this, but it’s still a great option to have.

Todo esto significa que puede estar seguro de que Paychex se adaptará a su flujo de trabajo actual con el mínimo trastorno.

Ganador

The winner here is Paychex. They offer a great range of both native and custom integrations, meaning that you’ll be able to connect your existing workflow with ease. Quickbooks is a close second, thanks to its wide range of native integrations and the option to use Zapier for custom integrations.

Quickbooks vs Paychex: Precios

Of course, one of the most important factors to consider when choosing any type of software is pricing. Let’s take a look at the pricing plans offered by Quickbooks and Paychex:

Las ventajas de Quickbooks

QuickBooks Online es un software escalable que puede ser utilizado por todo el mundo, desde un autónomo hasta el propietario de una pequeña empresa floreciente. Tiene cuatro planes de suscripción distintos. No tienen un plan gratuito, pero ofrecen un descuento 50% para los tres primeros meses de uso. Hay tres opciones diferentes de suscripción de pago: Simple Start, Essentials, Plus y Advanced.

El paquete Simple Start le ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, facturar a los clientes y recibir pagos, realizar informes, maximizar las deducciones fiscales y realizar un seguimiento de los kilómetros recorridos. También puede gestionar los gastos, recopilar recibos, realizar un seguimiento de las ventas y los impuestos, así como gestionar más de 1.000 contratistas que utilicen el programa. Este plan cuesta $7,50 al mes durante 3 meses y $25 al mes después.

El plan Essentials, que es el siguiente, incluye todo lo del plan Simple Start, pero además añade tres usuarios más a tu cuenta.

This is one of the most popular accounting software programs available because it’s highly customizable and user-friendly. It also gives you the option to track time as well as miles and you can pay and manage bills directly within the Quickbooks app. This costs $15 per month for 3 months and then $50 per month after.

Además, la siguiente opción, añade otros dos usuarios a Essentials y lo amplía a cinco personas. También puedes hacer un seguimiento del inventario y proyectar la rentabilidad. El precio es de $24 al mes durante los tres primeros meses y de $80 al mes después.

Por último, el plan más caro, Avanzado, incluye todas las funciones del plan Plus y, además, análisis e información empresarial, la posibilidad de facturar y contabilizar gastos por lotes y una función de permisos de usuario personalizados.

Puede gestionar los gastos de personal, automatizar procedimientos y actividades, restaurar la información empresarial, recibir acceso a integraciones exclusivas y, además, le asignan su propio equipo de cuentas personal.

It’s not possible to do payroll from the program itself, but a special add-on is available through QuickBooks Online.

Las ventajas de Paychex

También hay varios planes diferentes disponibles para Paychex. Paychex Flex Select está diseñado específicamente para pequeñas empresas con menos de 50 empleados. Cuenta con administración de impuestos, informes de nuevas contrataciones, especialistas en nóminas dedicados y funciones de bienestar financiero para los empleados.

También cuenta con un servicio de verificación de ingresos para los empleados, da a los empleados opciones de pago adicionales, una opción de depósito directo para los empleados y ofrece atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana.

Flex Pro includes everything that Select does in terms of features, but is suitable for companies with 50 or more employees. It also offers several additional features including a workers’ compensation report, an unemployment insurance service, a general ledger service, and advanced analytics and reporting. It also provides onboarding and employee screening essentials specific to this plan.

Paychex Flex Enterprise is specifically designed for businesses with 100 employees or more. You’ll get all the features in the Basic and Pro plans plus custom analytics and reporting and Paychex Flex Hr administration features. These allow you to create a cloud-based structure for employee training, development, and feedback.

All the Paychex plans are based on a quote, so it’s difficult to predict exactly how much they’ll cost. However, because of the range of tiers available and the fact that some cater specifically to larger enterprises, we would expect those tiers to cost more than the lower prices, and also potentially more than Quickbooks.

Ganador

Although both of these tools offer a few years designed specifically for businesses at different stages of their journey, Quickbooks’ transparent pricing is what gives it the edge here. You know exactly how much you’ll pay per month, and there are no added extras to worry about. Plus, you don’t have to reach out to a sales rep in order to know if the tool is affordable.

Preguntas frecuentes

Nómina Quickbooks vs Paychex: Conclusión

So, there you have it – a quick overview of Quickbooks vs Paychex. As you can see, both tools offer a range of benefits and features that can be useful for any business.

A la hora de decidir cuál es mejor, nos inclinamos ligeramente por Quickbooks. Paychex está diseñado para ser una plataforma de nómina pura, y lo hace muy eficazmente. Por supuesto, también tiene otras funciones, pero su propósito principal es la nómina.

Quickbooks, por su parte, es más bien un programa de contabilidad y seguimiento de gastos. Sin embargo, hay muchos complementos para Quickbooks que pueden convertirlo fácilmente en algo más.

Esto significa esencialmente que, si usted está buscando tener todas sus nóminas y herramientas de contabilidad y RRHH en un solo lugar, Quickbooks es ideal. Sin embargo, si desea mantener estas funciones separadas y está buscando puramente una solución de nóminas, Paychex sería su mejor opción.

Plus, since Paychex can integrate with Quickbooks, there’s nothing to say that you can’t use both of these tools to achieve the result you want. Yes, this will certainly make things more expensive, but Paychex provides a personalized level of service that we don’t encounter with most other payroll systems.

Overall, if you have a larger business and payroll is your focus, go for Paychex. If you are a freelancer, start-up, or smaller business, Quickbooks will give you what you need and more. And, if you want the best of both worlds, there’s nothing stopping you from using them both!