Guía del mejor rellenador de formularios PDF para empresas

Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser

He probado varias marcas diferentes de software de cumplimentación de PDF para mi negocio en línea, así que soy consciente de lo importante que es elegir el mejor software para tus necesidades. 

Puede ser complicado encontrar entre todas las opciones de software que existen, sólo para descubrir que no es el más adecuado para su marca.

Un software de cumplimentación de PDF adecuado le facilita la vida a usted como empresario, así como a sus empleados y clientes.

En esta extensa guía, descubrirá mis elecciones para el mejor software de rellenado de formularios PDF. 

Lo esencial por adelantado

Hay muchos programas de cumplimentación de PDF útiles y fiables entre los que elegir. Este artículo enumera cinco programas que ofrecen una gran cantidad de funciones, seguridad estándar del sector y un mundo de integraciones. Las únicas diferencias importantes se encuentran en los planes de precios. 

Yo sugeriría PandaDoc o DocuSign si desea el software de firma electrónica más básico. DocuSign también es una gran opción si quieres el software más completo, mientras que Recomendaría SignNOW a todo el mundo ya que este software ofrece la mejor relación calidad-precio.  

En general, el mejor valor para la mayoría de los casos de uso empresarial es va a ser PDFfiller aquí. Al centrarse en la gestión y cumplimentación de documentos, supone un enorme ahorro de tiempo para la mayoría de las organizaciones.

Cómo elegir el mejor software para rellenar PDF

Estos son los factores que debe comparar para encontrar el mejor software de cumplimentación de PDF para sus necesidades.

Facilidad de uso

Necesitará un software de cumplimentación de formularios PDF con una curva de aprendizaje suave para que su negocio sufra las mínimas interrupciones.

Lo ideal es que puedas crear, editar PDF y enviar documentos de aspecto profesional a gran velocidad, aunque no te consideres un experto en tecnología. 

Si resulta demasiado complicado añadir al documento las entradas necesarias en los campos del formulario PDF o enviarlas a las personas adecuadas, le frustrará más que le ayudará. Aquí no hace falta ser un experto en PDF.

Precio

El precio siempre será un factor a tener en cuenta a la hora de comprar cualquier tipo de software para su empresa. El software de cumplimentación de PDF suele ofrecer varios niveles de precios a los clientes potenciales, por lo que tendrá que evaluar qué nivel se adapta mejor a sus necesidades.

Busca también pruebas gratuitas y descuentos para afiliaciones anuales.   

Número de firmas incluidas en el paquete

Cada nivel de precios ofrecerá diferentes límites en las diversas funciones del software. 

En la mayoría de los casos, sin embargo, el límite más importante que hay que tener en cuenta es la cantidad de firmas que se pueden adquirir al mes. Por lo tanto, es una buena idea comparar qué paquetes ofrecen los mejores precios para el número de firmas que probablemente necesites.

Lo más probable es que a las grandes empresas les convenga adquirir paquetes que permitan un número ilimitado de firmas.  

Seguridad

La seguridad de su rellenador de formularios PDF será de suma importancia, ya que lo más probable es que maneje datos confidenciales con este software.  

Querrá comparar qué funciones de seguridad tendrá a su disposición. En la mayoría de los casos, podrá acceder a la autenticación de dos factores, así como a registros de auditoría que muestran los movimientos de los usuarios del software. Los niveles más caros suelen ofrecer funciones de seguridad más avanzadas.  

Integración con otras plataformas

La mayoría del software de cumplimentación de PDF ofrece integraciones con otras plataformas para acelerar tu flujo de trabajo. En la mayoría de los casos, puedes esperar cientos de integraciones disponibles, incluidas conexiones con plataformas como Google Workspace, Zapier, Microsoft 365, etc.  

Los mejores rellenadores de formularios PDF para empresarios

Estos son los rellenadores de formularios PDF que consideramos los mejores para autónomos, empresarios y propietarios de negocios.

Para crear esta lista, he tenido en cuenta facilidad de uso, seguridad, integraciones con otras plataformas y la mejor relación calidad-precio.

PDFFiller: Mejor gestión documental global

PDFFiller es un reconocido software en el que confían decenas de millones de usuarios, incluidas muchas empresas famosas. Puede crear documentos rellenables desde cero o editar los existentes y enviarlos a sus contactos con facilidad. 

Esta herramienta es fácil de entender y de utilizar. Sin embargo, cuando la probé, me pareció un poco complicada. Con otros programas de la competencia, pude crear documentos de muestra en cuestión de segundos. Aquí la curva de aprendizaje es algo mayor.  

El servicio de atención al cliente se ofrece a través de chat de texto en directo si inviertes en el plan Premium. Para todos los demás, hay un servicio de atención al cliente por correo electrónico, y prometen responderte en 30 minutos si tienes el plan Plus. Si no puedes esperar 30 minutos, el canal de YouTube de PDFFiller también te ayudará con las preguntas más frecuentes. 

El servicio de atención al cliente se ofrece a través de chat de texto en directo si invierte en el plan Premium. El canal de YouTube de PDFFiller también te ayudará con las preguntas más frecuentes. 

Hay mucho de personalización. Por ejemplo, hay siete formas de añadir tu firma personal. Además, hay más de 25 millones de euros plantillas de documentos entre las que elegir. A mí me parece un poco exagerado, pero no afecta negativamente a la experiencia del usuario.  

Existen tres niveles de precios para PDFFiller; Básico, Plus y Premium. Su nivel más bajo está disponible por $8 al mes si pagas anualmente. Sin embargo, hay funciones útiles (y, para muchas personas, esenciales) que están bloqueadas en los niveles superiores del software. Por ello, PDFFiller no puede considerarse tan rentable como otros competidores. Es probable que la mayoría de los clientes tengan que pagar $15/mes por el nivel Premium si deciden registrarse.   

Pros de PDFfiller

• Fácil de usar;
• Mucha personalización;
• Millones de plantillas;
• Una gran aplicación para smartphone;
• 30 días de prueba gratuita.

Contras de PDFfiller

• Opciones de fuente limitadas;
• Muchas funciones útiles no están disponibles en su nivel básico. 

SignNow: Lo mejor para las pequeñas empresas

SignNow es uno de los programas de cumplimentación de formularios PDF más recientes del mercado. Sin embargo, ya cuenta con la confianza de más de 28 millones de usuarios en todo el mundo. Una vez que lo pruebes, verás por qué.

Este fue mi software favorito para probar, aunque sólo fuera porque era inmediatamente sencillo y obvio cómo completar las acciones más básicas de la herramienta. Este software agilizaría la jornada laboral de cualquiera que trabaje con PDF de forma habitual. 

Puede crear, editar y enviar todo tipo de documentos rellenables (como archivos PDF) con facilidad utilizando este software. Su intuitivo software de arrastrar y soltar puede ser dominado rápidamente incluso por los usuarios menos expertos en tecnología. No tardará en utilizar SignNOW para enviar contratos, solicitudes de pago, facturas o cualquier otra cosa que necesite.  

Además, es el software con el precio más competitivo de esta lista. 

Hay cuatro niveles de precios: Business, Business Premium, Enterprise y Enterprise Cloud. A diferencia de sus competidores, el nivel Business, el más barato, está repleto de funciones y será más que suficiente para la mayoría de los usuarios. Comienza en $8 al mes si pagas un año por adelantado.  

SignNow incluso se ha atrevido a comparar las características de su nivel Business más básico con las de sus competidores en la página de inicio de su sitio web.

Es una jugada de poder absoluto, que hace imposible discutir la increíble relación calidad-precio ofrecida.         

Pros

• El programa de arrastrar y soltar es muy intuitivo;
• Podrás cargar, editar y enviar documentos y archivos PDF con facilidad;  
• Su plan "Business" ofrece una increíble relación calidad-precio. 

Contras

• El equipo de soporte técnico no responde demasiado rápido a las consultas;
• La función de análisis es algo torpe. Puede llevar un tiempo encontrar los datos que necesita. 

signNow frente a otros editores de formularios PDF

• Comparación entre signNow y HelloSign
• Comparación entre signNow y Adobe Sign
• Comparación entre signNow y Docusign

DocuSign

DocuSign es otro de los pesos pesados del sector de los rellenadores de formularios PDF. Lleva desde 2003 permitiendo a particulares y empresas agilizar sus procesos de trabajo, ofreciendo firma electrónica de documentoscreación de formularios rellenables, servicios de cobro y mucho más.

Lo mejor de DocuSign es que ofrece distintas versiones de su software para satisfacer las necesidades de muchos clientes diferentes. Hay tres niveles de precios diferentes para sus productos básicos (Personal, Standard y Business Pro), pero la cosa va más allá. 

Para empezar, existe una versión gratuita para quienes sólo quieren firmar documentos y nada más. Además, hay una versión alternativa del software DocuSign creada específicamente para el sector inmobiliario, y los miembros de la Asociación Nacional de Agentes Inmobiliarios (NAR) pueden beneficiarse de un descuento. Se trata de un movimiento inteligente dirigido a un nicho específico como éste, y estoy seguro de que ha merecido la pena para la empresa.   

DocuSign es el preferido sobre todo por las grandes empresas, y cuenta con una gran variedad de funciones y opciones de personalización. De hecho, más que la mayoría de sus competidores.

Aun así, te impresionará la cantidad de métodos que te ofrece para crear, editar y enviar documentos. Puedes esperar integrarte con un montón de CRM, cuentas comerciales y mucho más.     

El inconveniente es que el acceso a los planes de pago de DocuSign es más caro que el de sus competidores. También parece que la curva de aprendizaje es ligeramente más pronunciada, aunque quizá solo se deba a su abrumadora cantidad de funciones.

Pros

• Se trata de uno de los programas de cumplimentación de PDF más completos que existen;
• Existe una versión gratuita si sólo necesitas firmar documentos;
• Existen versiones de DocuSign diseñadas especialmente para el sector inmobiliario; 
• Hay disponible una prueba de 30 días sin tener que dar los datos de la tarjeta de crédito.

Contras

• DocuSign tiene una curva de aprendizaje algo más pronunciada que algunos de sus competidores;
• Le costará más utilizar DocuSign que sus competidores directos. 

Docusign comparado con otras soluciones de firma electrónica:

• Comparación entre Docusign y signNow
• Comparación de los principales competidores de Docusign

Dropbox Sign: mejor si ya usas Dropbox

Firma en Dropbox se llamaba anteriormente HelloSign, antes de ser adquirida por DropBox en 2019. El punto de venta exclusivo más obvio de este software es que sus niveles de precios más altos incluyen el almacenamiento en la nube de Dropbox y los formularios de Dropbox.

Como fanático de las ofertas que ahorran dinero, me inclinaría a elegir este paquete frente a sus competidores, aunque solo fuera porque ya soy usuario del almacenamiento en la nube de DropBox.            

El software conserva la sencillez que esperas de los productos de DropBox e incluye todas las funciones básicas que ofrecen sus competidores. El eslogan de su página de inicio es "Send. Firma. Rastrear. Listo", y la facilidad de este proceso queda patente en Dropbox Sign. Estoy seguro de que hasta mi anciana abuela sabría cómo hacerlo. 

Tiene tres niveles de precios: Essentials, Dropbox + eSign y Standard. El paquete Essentials incluye firmas ilimitadas y todas las herramientas básicas que probablemente necesites como particular. Sin embargo, te costará $15 al mes.

El verdadero valor viene con el paquete Dropbox + eSign a $25/mes, ya que ahorrarás más de 20% en comparación con la compra de ambas plataformas por separado.

No parece que haya una forma sencilla de actualizar si ya eres usuario de DropBox Cloud, pero quizás puedas llegar a un acuerdo tras unas rápidas palabras con el equipo de atención al cliente.   

Pros

• Fácil de aprender y utilizar. 
• Ahorra dinero en el almacenamiento en la nube de Dropbox combinándolo con este software.
• Hay disponible una prueba gratuita de 30 días.

Contras

• No tiene un precio tan competitivo como otras opciones de esta lista. 
• No hay tanta personalización para rellenar formularios ni tantas integraciones en comparación con sus competidores.  

PandaDoc

La ventaja más evidente de PandaDoc es que ofrece una cuenta GRATUITA con cargas y firmas ilimitadas. La cuenta gratuita carece de plantillas, integraciones y registros de auditoría, aunque están disponibles en sus planes de pago.

Personalmente, como usuario ocasional de software de cumplimentación de PDF, soy de los que se saltan estas funciones para ahorrarse la cuota mensual. En realidad, sólo sirven para ahorrar tiempo, algo que quizá no sea tan importante para los usuarios ocasionales. 

Si te pasas a un plan de pago, PandaDoc es una de las opciones más caras. Los planes de pago son el plan "Essentials" a $19 al mes o el plan "Business" a $49 al mes. Los precios no son tan competitivos como los de los otros programas mencionados en este artículo, y no he encontrado nada que justifique este mayor coste en comparación con sus competidores. De hecho, las funciones disponibles con PandaDoc no parecen ser tan amplias.

Claro, podía crear contratos y facturas básicos con relativa facilidad. PandaDoc parece bastante fácil de usar, como demuestran sus comentarios mayoritariamente positivos. El problema es que cuesta más y no ofrece tanto como otros programas de la competencia.

 Pros

• Una cuenta gratuita con cargas y firmas ilimitadas;
• Hay disponible una prueba gratuita de 14 días, además de poder solicitar una demostración en directo de 15 minutos al personal de PandaDoc;
• Más de 750 plantillas y multitud de integraciones en sus cuentas de pago.

Contras

• Los planes de pago de PandaDoc son caros;
• Sus planes de pago no están tan repletos de funciones en comparación con sus competidores. 

Otras menciones honoríficas

Los siguientes editores de PDF y herramientas para rellenar formularios no entraron en mi lista, pero vale la pena mencionarlos como alternativas de buena reputación.

• Foxit PDF Editor (Foxit Pro): Sólido software PDF para la edición de PDF, pero también un gran lector de PDF (visor de PDF).
• Caramelo PDF: Ideal para fusionar archivos o como convertidor directo de PDF
• Soda PDF: Otro editor de documentos PDF y conversor de archivos.
• SwifDoo PDF: No es el mejor editor de PDF, pero ofrece una herramienta de descarga gratuita.

Preguntas frecuentes

Los mejores creadores de formularios PDF para empresas: Conclusión

La verdad es que todos los programas de cumplimentación de PDF analizados en esta guía le permitirán realizar funciones básicas con facilidad. 

Todos ellos hacen que sea bastante sencillo crear y editar documentos rellenables. Podrás enviar y hacer un seguimiento de los documentos firmables sin problemas.

Todos ellos disponen de integraciones con el software CRM más popular, cuentas comerciales y mucho más. Todas incluyen niveles de seguridad estándar del sector para proteger sus datos confidenciales.

La única diferencia importante es cuánto tendrás que pagar para hacer lo que quieres. Entonces, ¿cuál es la ganadora según estos criterios?   

Te recomiendo que elijas PandaDoc o DocuSign si SOLO quieres firmar documentos sin complicaciones. Podrás hacer lo que necesites de forma gratuita con estas dos.  

Utilice SignNOW si eres un particular o un pequeño empresario que sólo necesita funciones básicas. Ofrece la mejor relación calidad-precio. 

Utilice DropboxSign si está interesado en adquirir servicios de DropBox junto con su software de cumplimentación de PDF.
Invierte en DocuSign si te dedicas al sector inmobiliario o si estás a cargo de una gran empresa. Ofrece la mayor variedad de funciones, aunque a un precio ligeramente superior y con una curva de aprendizaje algo más pronunciada.  

En general, el mejor valor para la mayoría de los casos de uso empresarial es va a ser PDFfiller aquí. Al centrarse en la gestión y cumplimentación de documentos, supone un enorme ahorro de tiempo para la mayoría de las organizaciones.

Recuerda que todos los programas que aparecen en esta guía ofrecen a los usuarios una versión de prueba gratuita, para que puedas probar cada uno de ellos si aún no estás seguro de cuál es la mejor opción para ti. 

También obtendrá un importante descuento si contrata el plan anual, en lugar de pagar mensualmente.

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