Hoe Trello gebruiken als CRM

Laatst bijgewerkt op 21 april 2023 door Ewen Finser

Als je op zoek bent naar een CRM die betaalbaar, gebruiksvriendelijk en veelzijdig is, moet je zeker Trello eens bekijken. Hoewel het geen traditionele relatiebeheerder is, Trello is een instrument voor projectbeheer dat voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt, onder meer als een CRM.

Als je op zoek bent naar een uitgebreide gids over hoe je Trello kunt gebruiken als CRM, dan ben je hier aan het juiste adres. In deze blogpost behandelen we alles van wat Trello is en enkele van zijn beste functies tot voorbeeldworkflows en een stap-voor-stap gids voor het instellen ervan als uw CRM.

Dus of je nu net begint en nieuwsgierig bent naar hoe Trello gebruikt kan worden voor CRM-doeleinden of gebruik je het al maar wil je zeker weten dat je de mogelijkheden optimaal benut, lees dan verder.

Wat is Trello?

Dus, voordat we ingaan op het gebruik ervan als platform voor klantenrelatiebeheer, wat is precies Trello? Nou, simpel gezegd, Trello is een visueel hulpmiddel dat u helpt uw projecten te organiseren.

Het bestaat uit borden, lijsten en kaarten waarmee je een workflow kunt maken voor elk denkbaar project. Je kunt ook mensen toevoegen aan je boards als leden, ze verschillende rechten geven en bestanden of afbeeldingen bijvoegen vanuit Google Drive, Dropbox of Box.

Hoe werkt Trello?

Trello werkt door u toe te staan een bord te maken voor uw project. Borden kunnen worden onderverdeeld in lijsten, en elke lijst kan meerdere kaarten hebben. Kaarten bevatten alle informatie die relevant is voor uw projecten, zoals deadlines, checklists, afbeeldingen en bestanden.

U kunt ook leden aan uw forums toevoegen, hen verschillende machtigingsniveaus geven en documenten toevoegen vanuit Google Drive, Dropbox of Box.

Wat zijn de verschillende soorten Trello workflows?

Dus als je Trello als CRM, wat voor soort workflow kun je dan gebruiken? Er zijn veel verschillende soorten workflows die voor verschillende projecten kunnen worden gebruikt. We zullen hier enkele veelgebruikte workflows behandelen:

CRM-workflow

De eerste en meest voor de hand liggende is de Customer Relationship Management (CRM) workflow. Hiermee kunt u al uw klantinteracties op één plaats bijhouden. U kunt voor elke klant kaarten toevoegen en vervolgens de volgende informatie bijhouden:

• Contactgegevens
• Opmerkingen
• Interacties (telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen, enz.)
• Producten/diensten die ze hebben gekocht
• Verzonden offertes of voorstellen

Dit is een geweldige manier om op de hoogte te blijven van je klanten en ervoor te zorgen dat je ze de best mogelijke service biedt.

Workflow projectbeheer

Een andere veel voorkomende workflow is de Project Management workflow. Hiermee kunt u borden maken voor elk project en vervolgens kaarten toevoegen voor individuele taken binnen die projecten. U kunt ook vervaldatums toewijzen, bestanden bijvoegen en checklists toevoegen voor elke taak. Dit is een geweldige manier om al uw projecten op één plaats georganiseerd te houden.

Kanban workflow

Met de Kanban-workflow kunt u uw werk visualiseren terwijl het de verschillende stadia van voltooiing doorloopt. U kunt borden maken voor elk type project en ze vervolgens verdelen in lijsten voor de verschillende stadia van voltooiing.

Je kunt bijvoorbeeld een lijst hebben voor "Te doen", "In uitvoering" en "Voltooid". Je kunt dan kaarten toevoegen aan elke lijst naarmate het werk vordert. Dit is een geweldige manier om je voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Scrum Werkstroom

De Scrum workflow is perfect voor softwareontwikkelingsprojecten. U kunt een bord maken voor elk project, en dan kaarten toevoegen voor individuele taken. U kunt ook checklists toevoegen, vervaldatums toekennen en de status van elke kaart bijhouden. Dit is een geweldige manier om uw ontwikkelingsteam georganiseerd en op koers te houden.

Agile Werkstroom

De Agile workflow is ideaal voor teams die hun processen voortdurend moeten aanpassen en ontwikkelen. U kunt voor elk project een bord aanmaken en vervolgens lijsten toevoegen voor verschillende stadia van voltooiing.

U kunt ook kaarten toevoegen als taken binnen die fasen, vervaldata toewijzen, bestanden of afbeeldingen van andere online diensten (zoals Google Drive) toevoegen, en de status van elke kaart bijhouden. Dit is een geweldige manier om uw team georganiseerd en op koers te houden.

Zoals je kunt zien, zijn er veel verschillende workflows die je met Trello kunt gebruiken. Het is perfect voor elk denkbaar project!

Hoe kun je Trello gebruiken als CRM?

Nu we een aantal veelvoorkomende workflows hebben behandeld, gaan we kijken hoe we Trello als CRM kunnen gebruiken.

Begin met de workflow

Om te beginnen moet je een workflow bepalen en bepalen hoe je Trello gaat indelen. De CRM-workflow die we eerder schetsten is een goede plek om te beginnen. Het verdient de voorkeur om je CRM te beginnen met een lijst voor elke fase van je verkooppijplijn.

Je moet je afvragen wat de structuur van je trechter is. Is deze gebaseerd op eerst contact zoeken, overwegen en dan kopen? Maak een lijst van elk contactmoment met je potentiële nieuwe consumenten. Elk touchpoint wordt weergegeven door een Trello-lijst.

Als je niet de juiste stroom hebt, is het onmogelijk om te weten waar je je contactpersonen moet plaatsen. Het kan zijn dat je met een paar verschillende configuraties moet experimenteren voordat iets zinvol is.

En als je een nieuwe stap in je trechter ontdekt, voeg deze dan toe als lijst. Als je het gevoel hebt dat twee stappen, zoals "Overweging" en "Beslissing", te veel op elkaar lijken dat er niet genoeg activiteit is in je pijplijn, kort ze dan in of herdefinieer de namen van de stappen.

Dit is een van de beste functies van Trello: Je kunt altijd een nieuwe workflowstap maken of er een bijwerken terwijl je bezig bent!

Uw contacten toevoegen

Vervolgens moet je je contacten toevoegen. Begin met het aanmaken van een nieuwe kaart in de lijst "Contactpersonen" en vul vervolgens alle informatie over die persoon in. Je kunt hun naam, e-mailadres, telefoonnummer(s), titel, bedrijf en zelfs hun links naar sociale media invullen.

Met Trello als CRM, in plaats van specifieke contacten, wordt elk contact weergegeven als een Trello kaart. Trello heeft veel functies die het bijhouden van gegevens eenvoudig en georganiseerd maken.

Als je echter veel contacten hebt, kan het handmatig toevoegen van elk van hen nogal tijdrovend zijn. Maar geen nood, je kunt eenvoudig een Zapier-verbinding instellen om automatisch nieuwe kaarten in Trello aan te maken vanuit nieuwe contacten in je CRM.

Dit kan ook automatisch inkomende leads naar Trello sturen vanuit formuliertools zoals Jotform, SurveyMonkey, of elk ander type software voor het invullen van formulieren dat je kunt bedenken. Dit bespaart je veel tijd en moeite doordat je elke keer dat je een lead ontvangt via een formulier iemand kunt toevoegen.

Uw contacten efficiënt organiseren

Vervolgens is het belangrijk om je contacten efficiënt te organiseren. Dit kun je doen door labels te maken en deze toe te wijzen aan elke kaart. Je kunt bijvoorbeeld een label maken voor "Prospects" en een ander voor "Klanten". Dit zal je helpen om snel de contactinformatie te vinden die je nodig hebt.

Checklists en takenlijsten maken

Een andere geweldige manier om georganiseerd te blijven is via checklists. Trello maakt goed gebruik van checklists, wat perfect is voor taakbeheer. U kunt een checklist maken voor elke fase van de verkooppijplijn of zelfs voor afzonderlijke taken.

Maak gewoon een checklist op de kaart als er een takenlijst is die je gewoonlijk doorloopt bij het opvolgen van leads. Je hoeft hem maar één keer te maken en daarna kun je kaarten met de checklist, of alleen de checklist, dupliceren naar andere kaarten!

Als u dit systeem volgt, kunt u bij elke kaart in één oogopslag zien welke taken u hebt voltooid en welke nog openstaan voor die klant.

Bovendien wordt de teller groen als je alle opgegeven items hebt voltooid, wat een fantastische zichtbare indicatie is dat je alles in de trechterfase voor deze lead hebt voltooid. Dit helpt je ervoor te zorgen dat alles wordt gedaan en dat er niets tussen wal en schip valt.

Vergeet de vervaldatums niet

Due data op kaarten zijn een goede manier om bij te houden wanneer iets moet gebeuren. U kunt een datum vastleggen waarop u een klant moet opvolgen of een e-mail moet sturen.

Misschien heb je een van je klanten vandaag een e-mail geschreven en wil je volgende week weer contact met hem opnemen. Je kunt voor elke kaart op je Trello-bord gewoon een vervaldatum instellen. Op die manier, in plaats van een notitie voor jezelf achter te laten (en hopen dat je het onthoudt), zorgt Trello ervoor dat je eraan herinnerd wordt.

Je kunt met deze functie ook meerdere herhalende acties op dezelfde dag instellen. Bovendien kunt u de vervaldatum wijzigen in uw volgende deadline na het uitvoeren van de activiteit. Dit zorgt ervoor dat je geen belangrijke stappen in de trechter mist.

Werken met uw team met behulp van opmerkingen

Een van de beste dingen aan Trello is dat het perfect is voor het werken met een team. Omdat elke kaart zijn eigen commentaarsectie heeft, kun je ervoor zorgen dat je hele team weet wat er gaande is. Als er een probleem is met een bepaalde lead, wijs het dan toe aan iemand en laat een opmerking achter waarin je uitlegt wat er nu moet gebeuren.

Houd alle klantinformatie op één plaats met bijlagen

Een andere geweldige manier om alles bij te houden is door bestanden bij te voegen. Je kunt alles bijvoegen - ik bedoel letterlijk ALLES - van PDF's, Excel-sheets of zelfs afbeeldingen. Je kunt voorstellen, concepten, contracten en andere belangrijke papieren bewaren. Vervolgens kun je de bijlagen met één klik openen vanaf je Trello-bord op elk apparaat.

En als je er echt alles uit wilt halen, kun je het ook integreren met Google Drive of Dropbox, zodat je daar ook bestanden kunt toevoegen. Op deze manier is alle informatie van je klanten op één plek en gemakkelijk toegankelijk.

Het helpt u en uw team om alle informatie die ze nodig hebben binnen handbereik te hebben. Bovendien wordt samenwerken een fluitje van een cent!

Gebruik de 'e-mail-naar-bord' functie

Natuurlijk kun je met veel CRM's je e-mails eenvoudig synchroniseren met het platform. Op die manier hoef je niet al je e-mails handmatig te kopiëren en in de tool te plakken. Trello heeft een handige functie waarmee je rechtstreeks vanuit je inbox een e-mail kunt sturen naar een van de kaarten op je bord.

Je kunt ook het onderwerp van je e-mail gebruiken om het e-mailadres van elk Trello-bord te personaliseren, zodat er een nieuwe kaart wordt aangemaakt wanneer je een e-mail naar dat adres stuurt. Elk Trello-bord heeft een specifiek e-mailadres.

In feite heeft elke individuele kaart op Trello zijn eigen e-mailadres. Dus, misschien wil je gewoon al je lead communicatie doorsturen naar één e-mail en dan de Trello kaarten organiseren op je bord.

Stel gewoon "e-mail-naar-bord" in voor elke kaart en stuur belangrijke berichten door naar die adressen.

Gebruik de sluimerfunctie om jezelf eenmalige taken te geven

Vergelijkbaar met het instellen van een herinnering in een traditioneel CRM, kunt u de kaart sluimerfunctie in Trello gebruiken om uzelf eenmalige taken te geven. Als u bijvoorbeeld weet dat een bepaalde klant altijd op dinsdagochtend reageert op e-mails, kunt u voor uzelf een herinnering instellen om hem dan te bereiken.

Op deze manier wordt de kaart (inclusief de waarschuwingen voor de vervaldatum) verborgen tot een specifieke dag en tijd die je kiest. Wanneer die specifieke tijd en datum nadert, verschijnt de kaart automatisch weer in de lijst die je hebt aangewezen.

Gebruik de 'repeater'-functie om jezelf herhalende taken te geven

Dit kan ook werken voor terugkerende taken. Als er bijvoorbeeld iets is dat je elke maandagochtend moet doen, kun je de kaartrepetitor zo instellen dat hij elke maandag op een bepaald tijdstip afgaat. Dit genereert een kaart die op dezelfde dag en tijd herhaald wordt, compleet met alle informatie (of checklists) die je nodig hebt.

Het beste is dat je ook het aantal keren dat het wordt herhaald kunt aanpassen, dus als er iets is dat maar één keer per maand hoeft te gebeuren, kun je het dienovereenkomstig instellen. Of het nu gaat om een maandelijkse onderhoudsherinnering, een maandelijkse controle bij een klant of iets heel anders - je kunt het zo instellen dat het herhaald wordt.

Vergeet niet je klanten te koesteren

Dit is een van de belangrijkste dingen waar een CRM je bij helpt. Door de gegevens van je klanten bij te houden, kun je beter begrijpen wat ze nodig hebben en wanneer. Je kunt deze informatie vervolgens gebruiken om gerichte marketingcampagnes op te zetten of om ze gewoon even een mailtje te sturen om gedag te zeggen.

Het beste is dat alle stappen die we hierboven al hebben beschreven wonderen zullen doen om je te helpen je klanten te koesteren.

Van het gebruik van de e-mail-naar-bord functie om herinneringen voor jezelf in te stellen tot het rechtstreeks toevoegen van bijlagen en informatie aan je kaarten - zolang je Trello gebruikt op een manier die werkt voor jou en je specifieke bedrijf, kan het een ongelooflijk nuttig hulpmiddel zijn.

Vergeet rapportage niet

Vergeet ook het belang van rapportage niet. Een CRM is een waardevol hulpmiddel om inzicht te krijgen in je bedrijf, en Trello kan hier ook geweldig voor zijn. Er zijn standaard geen ingebouwde rapportage-alternatieven op je Trello-bord. Er zijn echter een paar verschillende manieren om inzicht te krijgen in statistieken, gegevens en trends uit je Trello-gegevens.

De Chrome browser plugin "Original Card Counter for Trello" kan worden gebruikt om het aantal kaarten in elke lijst bij te houden. Hiermee kun je eenvoudig zien hoeveel contacten zich in elke stap van je trechter bevinden.

Een andere manier is om gebruik te maken van integraties om Trello te koppelen aan andere tools. Met tools als 'Harvest' kun je bijvoorbeeld precies zien hoeveel tijd je besteedt aan elk individueel contact. Dit is een geweldige manier om inzicht te krijgen in de ROI van je tijd en hoe je die op een efficiëntere manier kunt gebruiken.

Een van mijn persoonlijke favoriete manieren om inzicht te krijgen in Trello is door de verouderingskaart power-up te gebruiken. Hiermee worden alle verouderde leads in een andere kleur weergegeven dan de verse leads, wat betekent dat je in één oogopslag kunt zien welke leads oud worden. Op basis hiervan kun je de lead een duwtje in de rug geven, hem opnieuw proberen te benaderen of hem kwijtraken als verloren.

Het grote verschil tussen Trello en traditionele CRM's zijn

Er zijn tal van verschillen tussen Trello en andere CRM's.

Trello is lichter en heeft niet veel van de functies van een traditioneel CRM. Als je echter op zoek bent naar iets dat specifiek helpt met organisatie en contactbeheer, dan kan Trello een geweldige optie zijn.

Het is aanpasbaar, gebruiksvriendelijk en integreert goed met andere tools, waardoor het perfect is voor kleine bedrijven of zelfstandigen.

De voordelen van Trello

Enkele voordelen van het gebruik van Trello als uw CRM zijn:

• Het is gratis - De basisversie is gratis en je kunt op elk moment upgraden naar de betaalde versie.
• Gebruiksvriendelijk - Het heeft een eenvoudige interface waardoor het zelfs voor beginners makkelijk te gebruiken is.
• Aanpasbaar - Je kunt het bord aanpassen met power-ups, integraties en teamleden om aan je specifieke behoeften te voldoen.
• Integreert goed met andere tools - Je kunt Trello eenvoudig verbinden met andere tools die je in je bedrijf gebruikt, zoals Google Drive of Harvest, om een completer beeld van je gegevens te krijgen.

De nadelen van Trello

Er zijn een paar nadelen aan het gebruik van Trello als uw CRM.

• Het heeft niet alle functies van een traditioneel CRM - Trello is meer lichtgewicht en heeft niet zoveel functies of integraties als andere CRM's zoals Salesforce, Hubspot, Pipedrive, enz. Maar het doet goed wat het moet doen!
• Je moet georganiseerd zijn - Het kan je alleen helpen om georganiseerd te zijn als je bereid bent om er zelf het werk (en de tijd) in te steken.
• Het is niet goed voor grote teams - Trello is geweldig voor kleine bedrijven, maar het schaalt niet goed als ze groter en groter worden. Als je bedrijf meer dan 50 mensen in dienst heeft, is dit misschien niet zo geschikt omdat het aantal kaarten erg verwarrend kan worden.

FAQ's

Conclusie

In het algemeen is Trello een geweldig hulpmiddel voor het beheer van klanten en leads, maar het kan ook worden gebruikt om uw projecten bij te houden. Werkstromen in Trello kunnen worden gecreëerd door kaarten aan te maken en ze vervolgens tussen verschillende lijsten of borden te verplaatsen naarmate hun status verandert.

Je kunt ook integraties met andere tools gebruiken om complexere workflows te creëren die meerdere stappen en taken omvatten. U kunt Trello bijvoorbeeld koppelen aan uw e-mailmarketingtool, zodat nieuwe abonnees automatisch worden toegevoegd aan een lijst in Trello wanneer iemand zich inschrijft voor uw nieuwsbrief!

We hopen dat deze gids ervoor zorgt dat je altijd weet hoe je het platform het beste kunt gebruiken - of je deze blogpost nu gebruikt als introductie of al wat ervaring hebt. Het is tijd voor planners, projectmanagers en andere professionals om Trello te gaan gebruiken als hun CRM!