Última actualización en abril 22, 2023 por Ewen Finser
Las funciones de gestor de proyectos y gestor de programas se han convertido en algo integral, pero muchas empresas las confunden.
He aquí un ejemplo: hace años, hice una entrevista para un puesto de redactor, o lo que yo creía que era un puesto de redactor. Cuando entré en la entrevista, descubrí que se trataba de un puesto de gestor de proyectos en el departamento de contenidos. La oferta de empleo lo hacía parecer un trabajo de redacción, así que me confundí.
Después empecé a trabajar como redactora independiente y colaboré con jefes de proyecto. A partir de esa experiencia, comprendí mejor sus funciones. Un colega incluso me habló del trabajo de gestor de programas, que entonces ni siquiera conocía.
¿Necesita un puesto de gestión para su proyecto pero no está seguro de a quién debe contratar? Lee mi guía de gestor de proyectos frente a gestor de programas para conocer las diferencias entre estas funciones, cuál es la mejor para tu empresa y algunas funciones alternativas que puedes necesitar en su lugar.
Lo esencial por adelantado
Los gestores de proyectos dirigen un proyecto cada vez, mientras que los gestores de programas se encargan de todos los proyectos de una organización. Los directores de proyecto y de programa trabajan juntos; cuando un director de proyecto crea un calendario para un proyecto con objetivos, el director de programa lo aprobará y posiblemente modifique el plan.
Principales diferencias entre gestor de proyectos y gestor de programas
Las principales diferencias entre Jefe de Proyecto y Jefe de Programa son:
- Los directores de programa supervisan varios proyectos, mientras que un director de proyecto supervisa uno solo.
- Los directores de programa tienen más funciones de gestión, mientras que los directores de proyecto supervisan el proyecto.
- Los directores de programa tienen más responsabilidades y un salario más alto que los directores de proyecto.
- Los directores de proyecto supervisan un proyecto de principio a fin, mientras que un director de programa tiene más flexibilidad.
- Los jefes de proyecto llevan a cabo tareas más individuales, mientras que los jefes de programa se sientan a supervisar el progreso de un proyecto.
Jefe de proyecto
Los jefes de proyecto dirigen un proyecto a la vez. Cuando inician un proyecto, elaboran un plan en el que se describen todas las tareas que hay que realizar, qué miembros del personal las llevarán a cabo, y planifican un calendario general y una fecha de finalización.
Aunque los gestores de proyectos suelen delegar tareas en distintos miembros del equipo, también pueden trabajar en ellas ellos mismos. Esto explica por qué me entrevisté para lo que yo creía que era un trabajo de redacción cuando la empresa necesitaba un gestor de proyectos y uno con formación en redacción.
Un buen gestor de proyectos tendrá en cuenta todos los detalles. Por ejemplo, las habilidades de cada miembro del equipo, los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea, los posibles problemas y retrasos, los costes y los plazos.
Una vez que el jefe de proyecto disponga de toda esta información, se la transmitirá al jefe de programa.
Ventajas de trabajar con un gestor de proyectos
- Define los objetos de un proyecto
- Esboza un plan de proyecto que le mantiene más organizado
- Crea un equipo para cada proyecto
- Programar actividades y tareas
Contras de trabajar con un gestor de proyectos
- Esto puede crear conflictos entre ellos y los directores de programa
- Solapamiento de autoridad, especialmente si operan fuera del proyecto.
- Mala planificación y confusión entre los miembros del equipo
- Su proyecto puede resentirse si no contrata a un buen gestor de proyectos
Habilidades
Los gestores de proyectos deben ser capaces de planificar proyectos equilibrando presupuestos, gestionar riesgos, tener dotes de liderazgo, conocimientos y experiencia en distintas herramientas de gestión de proyectos y grandes dotes de comunicación.
Estas son las habilidades más comunes de un gestor de proyectos:
- Presupuestos
- Diferentes metodologías, como Waterfall, Agile y Scrum
- Uso de herramientas de gestión de proyectos, como Asana
- Conocimiento de distintos tipos de herramientas de gestión de proyectos, como los diagramas burndown y los diagramas GANTT.
- Gestión de riesgos
Durante la entrevista, no te contengas a la hora de calibrar esta información. Aunque la mayoría de los profesionales están familiarizados con programas como Asana, la persona media no está familiarizada con las metodologías Agile o Scrum.
Escribo mucho contenido empresarial y he incursionado en metodologías de gestión de proyectos. Puedo decir de primera mano que se trata de un material complejo que todo gestor de proyectos debería conocer.
Entre las competencias interpersonales que debe poseer el gestor de proyectos figuran las siguientes:
- Comunicación
- Liderazgo
- Organización
- Planificación
Su gestor de proyectos será el líder del proyecto, por lo que deberá motivar a su equipo para que destaque.
Por eso es tan importante contratar a un gestor de proyectos con grandes dotes de comunicación, para que los demás miembros del personal confíen en él. Unas excelentes dotes de planificación y organización mantendrán el proyecto en marcha y tu equipo podrá alcanzar todos los objetivos.
Demanda
La Oficina de Estadísticas Laborales prevé que el la función de gestión de proyectos aumentará en 7% entre 2021 y 2031. Los gestores de proyectos son los más demandados en la industria informática y de la información.
¿Por qué está creciendo el papel del gestor de proyectos? Una de las principales razones es la mejora de la comunicación en equipo. Desde que el lugar de trabajo pasó a ser remoto y digital, las empresas tecnológicas necesitan un gestor de proyectos que se sienta cómodo trabajando en espacios digitales.
Esto supone un gran cambio con respecto a cuando me entrevisté para ese puesto de gestor de proyectos hace años. El puesto era interno y tenía que desplazarme a su oficina. El puesto de gestor de proyectos también era para una empresa de marketing; tengo muchos colegas gestores de proyectos en marketing, pero la mayoría trabajan para empresas tecnológicas.
Qué buscar en un gestor de proyectos
En primer lugar, deberá buscar certificaciones. Aunque no son obligatorias, demuestran la experiencia del candidato en gestión de proyectos. Algunas de las certificaciones integrales que debe buscar son:
- Asociado Certificado en Gestión de Proyectos (CAPM)
- Profesional de la gestión de proyectos (PMP)
- Certificaciones Scrum Master
- Gestión de proyectos de Google: Certificado Profesional
También es necesaria una experiencia relevante. Esto es importante porque el gestor de proyectos habrá experimentado los puntos débiles habituales y podrá encontrar soluciones.
Durante el proceso de la entrevista, deberá fijarse en algunas aptitudes interpersonales esenciales. Entre ellas se incluyen:
- Buena comunicación
- Pensamiento visionario
- Capacidad de liderazgo
- Integridad
- Delegación de tareas
- Toma de decisiones
- Comunicación
- Capacidad de organización
Requisitos salariales
En efecto, afirma que el salario medio de un jefe de proyecto es superior a $77.000. Sin embargo, el salario puede ser tan bajo como $55.000.
También he visto sueldos de gestor de proyectos tan bajos como $40.000, pero no es un sueldo habitual a menos que se trate de un puesto de nivel inicial. El salario de un gestor de proyectos depende de la experiencia, la ubicación y el sector. Las empresas también deben tener en cuenta los beneficios.
Director de programa
Mientras que los gestores de proyectos se centran en un proyecto, los gestores de programas tienen una visión más amplia. Analizan uno o varios proyectos y cómo afectan al conjunto de la organización.
Cuando un director de proyecto les entrega su plan de proyecto, el director de programa puede introducir cambios en el proyecto y sus objetivos. Estos cambios suelen incluir el presupuesto y el calendario. Cuando se ejecute el proyecto, el director de programa seguirá supervisándolo y sus objetivos.
El director de programa puede realizar algunas tareas que no forman parte integrante de su función. Por ejemplo, puede negociar contratos con clientes o implantar un nuevo software de gestión de proyectos.
En mi opinión, el director de programa es el jefe del director de proyecto, pero no gestiona directamente el proyecto. El gestor del proyecto sigue siendo responsable de la ejecución y el seguimiento del proyecto, garantizando que se alcancen todos los objetivos requeridos.
Ventajas de trabajar con un gestor de programas
- Elabora estrategias para que los objetivos del proyecto beneficien a toda la empresa
- Tiene una visión global de los distintos proyectos
- Puede ahorrar dinero a la empresa
- Garantiza que cada proyecto produzca resultados coherentes y cumpla los objetivos.
- Puede pensar en soluciones y transiciones innovadoras
Contras de trabajar con un gestor de programas
- Hay que confiar mucho en este papel
- Puede contratar a alguien que no sea tan detallista
- Cuestiones de liderazgo
Habilidades
Dado que el gestor de programas piensa en la empresa como un todo, debe tener experiencia en operaciones empresariales y una gran capacidad de gestión.
Un gestor de programas debe ser capaz de equilibrar un presupuesto, gestionar riesgos, ser un excelente líder, tener conocimientos y experiencia en el uso de distintas herramientas de gestión de proyectos y grandes dotes de comunicación.
Éstas son las competencias básicas que debe tener un gestor de programas:
- Conocimientos operativos y empresariales
- Experiencia previa en gestión de proyectos o funciones similares
- Conocimiento y experiencia en el uso de programas/herramientas de gestión de proyectos.
- Gestión de recursos
Estas habilidades interpersonales también beneficiarán al puesto:
- Comunicación
- Organización
- Colaboración
- Analítica
- Negociación
Demanda
No encuentro estadísticas sobre el crecimiento del empleo en la función de gestor de programas, ya que la mayoría de las oficinas y organizaciones agrupan ambas funciones.
Pero la gestión de programas es un campo en auge, sobre todo porque la gestión de proyectos está muy solicitada. Me he dado cuenta de que este crecimiento se está produciendo sobre todo en el campo de la tecnología, pero los gestores de programas pueden trabajar en casi todos los sectores.
En qué fijarse
Sólo hay una certificación principal de gestor de programas: Program Management Professional. Es importante contratar a un profesional con esta certificación, ya que demuestra que tiene la formación necesaria para el trabajo.
Dado que el director de programa es una función avanzada, querrá buscar experiencia, conocimientos y habilidades que se correlacionen con su puesto. No te limites a buscar aptitudes de liderazgo: asegúrate de que el gestor de programas pueda recomendar procesos y tecnologías mejorados que beneficien al proceso de gestión de proyectos.
Yo también buscaría experiencia en el sector. Por ejemplo, no querrás contratar para tu empresa de marketing digital a un gestor de programas que solo tenga experiencia en la construcción.
Contratar a un gestor de programas con experiencia en el sector garantiza que conozca los entresijos de su industria y pueda tomar las mejores decisiones en cuanto a presupuestos y objetivos del proyecto.
Requisitos salariales
Como los directores de programa tienen un papel de liderazgo, ganan más dinero que un director de proyecto. Salario.com calcula que el salario medio de un director de programa es de $143k, aunque algunas empresas pueden pagar $100k.
Como en el caso del gestor de proyectos, el salario del gestor de programas puede variar en función de la experiencia, el sector y la ubicación.
Elegir el mejor papel
Tanto los gestores de programas como los de proyectos organizarán sus procesos para cumplir sus objetivos y controlar su presupuesto. Pero, para saber qué función necesitas, es fundamental que tengas en cuenta la parte más amplia de tu empresa, así como tus proyectos.
¿Tiene su empresa varios proyectos que necesitan una mejor gestión? Si es así, lo que necesita es un gestor de programas. ¿O trabaja a menudo en proyectos más pequeños? Si es así, puede prescindir de contratar a un gestor de proyectos.
También debe tener en cuenta los requisitos de experiencia. Si necesita un profesional con experiencia para gestionar sus gestores de proyectos, debe buscar un gestor de programas. Los gestores de programas suelen tener experiencia en el sector, lo que puede beneficiar a industrias en nichos como la tecnología.
Recuerde que es habitual que los jefes de proyecto se conviertan en jefes de programa. Tu director de programa también fue director de proyecto en algún momento. Algunas empresas prefieren contratar a un gestor de proyectos y ascenderlo cuando necesitan más ayuda.
Roles alternativos a considerar
¿Ha leído esta guía y se ha dado cuenta de que no necesita un gestor de proyectos? o ¿un gestor de programas? Muchas empresas confunden estas funciones con otras comunes. He aquí algunas funciones alternativas que puede necesitar en su lugar.
Jefe de producto
Si tiene una empresa de comercio, lo más beneficioso para usted es contar con un gestor de productos. Esta persona identificará las necesidades de los clientes para crear los mejores productos para su empresa. Al igual que el gestor de proyectos, el gestor de productos también establece objetivos de creación de productos y colabora con otras figuras de tu organización.
Director de operaciones
El director de operaciones es una función general que beneficia a la mayoría de las empresas que producen bienes y servicios. Este profesional creará y controlará el proceso de producción. Supervisará todas las áreas del proceso de producción, como compras, presupuestos, formación, contratación y promociones.
Gestor de cuentas
Un gestor de cuentas es un profesional de ventas que supervisa clientes específicos, a menudo llamados "cuentas". Su objetivo es ofrecer un excelente servicio al cliente a estas personas, a menudo supervisando varias cuentas.
Algunos gestores de cuentas estudian Comunicación o Empresariales, mientras que otros llegan a este puesto sin tener estudios.
Preguntas frecuentes
Pregunta: ¿Colaborará mi Jefe de Proyecto con otros miembros del equipo?
Respuesta: Por supuesto. Los gestores de proyectos suelen colaborar con informáticos, ingenieros y diseñadores. El gestor de proyectos puede trabajar con más equipos, en función de su empresa.
Tomando como ejemplo la empresa de marketing para la que me entrevisté, los gestores de proyectos colaboran con todos los equipos de marketing en este tipo de organización.
Pregunta: Tengo un Director de Programa y quiero ascenderlo. ¿Cuál es la siguiente función?
Respuesta: El siguiente puesto es el de Director de Gestión de Proyectos, que es el puesto de gestor de proyectos de mayor rango. Este director supervisará todos los aspectos de la gestión de proyectos en una organización y tendrá una visión más amplia del presupuesto y los objetivos de una empresa.
Pregunta: Mi empresa no se dedica al marketing ni a la tecnología. ¿Debería tener un gestor de proyectos?
Respuesta: Por supuesto. Todas las empresas pueden beneficiarse de un gestor de proyectos. La clave está en encontrar un gestor de proyectos que tenga experiencia en su sector. De este modo, podrá colaborar con todos los miembros de su organización y recomendarle distintas herramientas de gestión de proyectos relacionadas con su sector.
Conclusión
Una vez me confundí con la función de gestión de proyectos, ¡hasta que me entrevistaron para una! Desde entonces, he trabajado como redactora autónoma durante varios años y he trabajado con distintos gestores de proyectos. Entiendo que esta función sea confusa. Lo mejor es recordar que los gestores de proyectos supervisan un proyecto, mientras que un gestor de programas se encarga de varios proyectos de distintos gestores.
El gestor de proyectos creará el plan para un proyecto y los objetivos necesarios, mientras que un gestor de programas aprobará el proyecto y se asegurará de que se complete. Le sugiero que contrate primero a un gestor de proyectos si sólo trabaja en unos pocos proyectos. Cuando su empresa crezca, podrá contratar a un gestor de programas o ascender a uno desde dentro.