BRD frente a FRD

Última actualización en diciembre 4, 2023 por Ewen Finser

La documentación del proyecto es uno de los pasos más importantes en cualquier proceso de desarrollo de software o empresarial. Las partes interesadas deben tener una idea común de lo que quieren construir. Al documentar con precisión los requisitos, las empresas pueden evitar que se desplacen, asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo y acelerar el desarrollo. 

Un estudio de 2014 del Project Management Institute (PMI) revela que 37% de los proyectos fracasan por una recopilación de requisitos inexacta. Establecer los requisitos correctos de antemano evita tener que hacer cambios costosos más adelante.

Los analistas de negocio suelen utilizar dos tipos de requisitos documentosel Documento de Requisitos Empresariales (BRD) y el Documento de Requisitos Funcionales (FRD). Sin embargo, existen otros documentos que, en conjunto, ofrecen una visión global del proyecto.

Algunos de estos documentos son:

• Documento de requisitos del producto (PRD)
• Documento de especificación de casos de uso (USD)
• Matriz de trazabilidad de requisitos (RTM)
• Documento de Requisitos de Mercado (MRD)
• Historias de usuarios 

Nos centraremos en BRD frente a FRD. Ambos son importantes, pero tienen finalidades distintas. Más adelante hablaremos de las diferencias entre ambos documentos, sus características y cuándo conviene utilizar cada uno.

Lo esencial por adelantado

La principal diferencia entre BRD y FRD es que las BRD se centran en lo que debe hacer el producto, mientras que las FRD se centran en cómo debe hacerlo.

Un documento de requisitos de negocio (BRD) es un contrato formal entre el cliente y el proveedor que recoge todo el trabajo de un proyecto. Un documento de requisitos funcionales (FRD) define exhaustivamente la solución necesaria para satisfacer las necesidades de negocio identificadas en el BRD.

Principales diferencias entre BRD y FRD

Las principales diferencias entre BRD y FRD son:

• El público principal de un BRD son las partes interesadas de la empresa, los clientes y los consumidores, mientras que el público principal de un FRD es el equipo de desarrollo, los ingenieros y los probadores.
• Una BRD describe lo que debe hacer el producto, mientras que una FRD describe cómo debe hacerlo el proyecto.
• Un BRD pretende obtener los requisitos del cliente, mientras que un FRD pretende definir los requisitos para el equipo de desarrollo. 
• El formato de un BRD es libre, con una mezcla de texto y elementos visuales, mientras que el formato de un FRD es más rígido, y suele utilizar Lenguaje Unificado de Modelado (UML).
• Un analista de negocio prepara el documento BRD, mientras que el analista de negocio prepara el FRD bajo la supervisión de un experto técnico (es decir, un arquitecto).

¿Qué es un documento de requisitos empresariales (BRD)?

Un documento de requisitos de negocio (BRD) es una visión de alto nivel de un proyecto. Los analistas empresariales utilizan los BRD para captar los objetivos de un proyecto desde la perspectiva de la empresa o la organización. Es uno de los primeros pasos del proceso de desarrollo de software y suele crearse antes de que comience el trabajo técnico.

Los desarrolladores la utilizan como herramienta para ejecutar el proyecto y construir la solución adecuada. La BRD contiene una descripción general de lo que debe hacer el producto, quién lo utilizará y cómo lo utilizará. También establece los criterios de éxito cuantificables necesarios para evaluar si el producto final satisface las necesidades de la empresa.

Como documento que establece los pasos posteriores y guía el desarrollo, un BRD es esencial para crear el producto adecuado. Los distintos proyectos tienen requisitos únicos, por lo que el analista de negocio debe crear un BRD que refleje con precisión las necesidades específicas del proyecto en cuestión. 

Componentes de un documento de requisitos empresariales (BRD)

El carácter único de un documento de referencia implica que no existe un modelo estándar. Sin embargo, todos los BRD comparten características y elementos comunes. Los componentes esenciales de un BRD son:

1. Declaración sumaria: Una declaración resumida de BRD debe ofrecer una visión general del proyecto. Establece una conexión entre los objetivos del proyecto y las necesidades de la empresa. Esencialmente, responde a la pregunta: "¿Qué problema intentamos resolver y cómo nos ayudará a hacerlo este proyecto?".
2. Alcance del proyecto: El alcance del proyecto es una visión de alto nivel de lo que se conseguirá con el proyecto e incluye entregables, plazos, costes y riesgos. Explica las responsabilidades de la organización, la empresa y el equipo de desarrollo.
3. Visión general de los objetivos: El resumen de objetivos enumera las metas específicas que debe alcanzar el proyecto. Cada objetivo debe ser SMART: Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-bound (limitado en el tiempo). Describe los antecedentes del proyecto y enumera las partes interesadas, los motores empresariales (operativos, de mercado, financieros, etc.) y los principales factores de éxito.
4. Proceso de identificación de las partes interesadas: Un proceso de identificación de partes interesadas es una herramienta para identificar y analizar a las partes interesadas del proyecto. Los analistas empresariales lo utilizan para comprender el papel de cada parte interesada, evaluar su influencia en el proyecto y desarrollar estrategias para gestionar las expectativas. 
5. Medibles: Los mensurables son KPI que ayudan a evaluar si el proyecto ha tenido éxito. Algunos ejemplos son el aumento de los ingresos, la disminución de los costes o el incremento de la cuota de mercado.
6. Limitaciones del proyecto: Todo proyecto tiene restricciones, que son condiciones o limitaciones que pueden afectar al éxito del proyecto. Algunos ejemplos habituales son el presupuesto, el tiempo, el alcance y los recursos.

Estos componentes cubren los aspectos básicos de un BRD. Sin embargo, el documento también puede incluir otras características, como hipótesis y riesgos específicos del proyecto. 

Objetivos de un documento de requisitos empresariales (BRD)

Un BDR es la base de un proyecto, por lo que sus objetivos son amplios. En general, un BDR debe:

• Obtener los requisitos de las partes interesadas: Para crear el producto adecuado, los desarrolladores deben conocer las necesidades de la empresa. Un BRD es uno de los primeros pasos en la recopilación de estos requisitos.
• Definir criterios de éxito: Los elementos medibles del BRD ayudan a evaluar si el proyecto ha tenido éxito.
• Minimizar el desvío del alcance: Al documentar los objetivos, riesgos y limitaciones del proyecto, el documento de planificación puede ayudar a evitar que se desplace el alcance.
• Servir de punto de referencia: El BRD es un documento vivo que necesita una actualización constante. Sin embargo, también es un punto de referencia para todas las partes interesadas. Ofrece una visión general de las metas, objetivos y resultados del proyecto.
• Establecer un consenso con las partes interesadas: Un BRD puede ayudar a los analistas de negocio a conseguir la aceptación de las partes interesadas. Si todos están de acuerdo desde el principio, se evitan malentendidos y desacuerdos.

¿Qué es un documento de requisitos funcionales (FRD)?

Un documento de requisitos funcionales (FRD) es un tipo de documento de requisitos que especifica qué debe hacer un sistema y cómo debe funcionar.  Contiene información más específica sobre cómo debe funcionar el producto o proyecto, incluidas descripciones de cada característica. En un sentido básico, es un derivado de un BRD y destaca los requisitos funcionales. 

Los analistas de negocio, bajo la supervisión de un experto técnico, son los responsables de crear un FRD. El documento debe ser claro, conciso y sin tecnicismos. También debe ser fácil de entender para todas las partes interesadas. Al igual que un BRD, también describe una visión general de alto nivel de la funcionalidad, pero se centra en detalles técnicos y específicos.

Por ejemplo, un FRD para una aplicación basada en web podría especificar que la página de inicio de sesión debe tener campos para un nombre de usuario y una contraseña. También describiría cómo debe gestionar el sistema la autenticación. Por el contrario, una BRD para la misma aplicación podría indicar simplemente que la página de inicio de sesión debe ser segura. 

Componentes de un Documento de Requisitos Funcionales (FRD)

No hay una norma fija que deban seguir todos los FRD. Sin embargo, la mayoría incluyen elementos similares:

1. Introducción: La introducción debe ofrecer una visión general del sistema y su finalidad. Debe detallar la finalidad, el ámbito de referencia, los supuestos y las limitaciones del sistema. También deben identificarse las partes interesadas más importantes.
2. Antecedentes: La sección de antecedentes proporciona más contexto para el sistema. Debe describir el estado actual del sistema y los problemas que el nuevo sistema pretende resolver. 
3. Requisitos funcionales: La sección de requisitos es la parte esencial del FRD. Contiene una lista de todos los requisitos funcionales, organizados por categorías. Cada requisito debe tener un identificador único, un nombre, una descripción y una fuente. En algunos casos, los requisitos pueden ir acompañados de un criterio de aceptación.
4. Interfaces de usuario: La sección de interfaz de usuario debe proporcionar una visión general de alto nivel de las interfaces del sistema. Debe describir cómo interactuarán los usuarios con el sistema y cualquier requisito especial de la interfaz. 
5. Ilustraciones de modelado: La sección de modelado debe proporcionar representaciones visuales del sistema. Estas ilustraciones pueden incluir diagramas, organigramas, prototipos y maquetas. También debe incluir requisitos de usuario, casos de uso y otros modelos relevantes.
6. Glosario: El glosario debe contener una lista de todos los términos, acrónimos y abreviaturas utilizados en el FRD. También debe incluir definiciones de cada término técnico. 

El uso de los FRD depende de la organización, el proyecto y el producto. Debe ajustarse a las políticas, procesos y procedimientos de la organización.

Objetivos de un documento de requisitos funcionales (FRD)

Aunque los objetivos de un FRD pueden variar de una organización a otra, existen algunas metas comunes que la mayoría de los FRD pretenden alcanzar, entre ellas:

• Definir la función de un sistema: El objetivo principal de una FRD es definir la función de un sistema. Debe describir qué debe hacer el sistema y cómo debe funcionar. 
• Dependencias entre enlaces: Un FRD también debe identificar cualquier dependencia de interconexión entre diferentes funciones. Por ejemplo, la función de inicio de sesión puede depender de la función de autenticación.
• Estimación de riesgos y costes: Un FRD también puede ayudar a estimar los riesgos y costes asociados a un proyecto. Al esbozar todos los requisitos, es más fácil identificar posibles riesgos durante el proceso de desarrollo. 
• Mejorar la comunicación: Un FRD también puede mejorar la comunicación entre las distintas partes interesadas. Al ofrecer una visión clara y concisa del sistema, es más fácil que todos entiendan los requisitos y objetivos del proyecto. 
• Proporcionar una visión holística de cada requisito: El FRD debe proporcionar una visión holística de cada requisito, por pequeño o insignificante que parezca. Por ejemplo, el requisito de mostrar un mensaje de error cuando un usuario introduce una contraseña no válida puede parecer trivial. Sin embargo, sigue siendo un requisito que debe incluirse en la FRD. 

Principales diferencias entre los DRB y los DRF

Ahora que hemos repasado los conceptos básicos de los BRD y los FRD, vamos a analizar más a fondo las principales diferencias entre estos dos tipos de documentos. 

1. Ámbito de aplicación

La diferencia más significativa entre un BRD y un FRD es su alcance. Un BRD es una visión general de alto nivel de todo el proyecto. Debe proporcionar una visión general de los objetivos, requisitos y calendario del proyecto. En cambio, un FRD es un documento más detallado que se centra en los requisitos funcionales del sistema.

Al examinar el alcance de un proyecto, es esencial tener presente el objetivo de cada documento. El BRD debe ofrecer una visión general del proyecto, mientras que el FRD debe dar una visión más detallada del sistema. Por ejemplo, el BRD puede establecer que el proyecto debe "aumentar las ventas en 10%". A continuación, la FRD detallaría cómo debe alcanzar el sistema este objetivo. 

2. Audiencia

Los destinatarios de una DRA son el patrocinador del proyecto, la alta dirección u otros responsables críticos. La DBR debe proporcionar información suficiente para que estas partes interesadas puedan tomar decisiones sobre el proyecto con conocimiento de causa. 

El público objetivo de una FRD suele ser el equipo de desarrollo. Debe proporcionar información suficiente para que estas partes interesadas comprendan los requisitos del sistema y empiecen a trabajar en el proyecto. También proporciona al personal de control de calidad la información necesaria para crear planes y casos de prueba. 

3. Longitud

La extensión de un BRD puede variar en función del proyecto. Por ejemplo, un proyecto pequeño puede requerir sólo unas pocas páginas, mientras que un proyecto más grande puede requerir un documento más detallado. Pero, en general, los BRD suelen ser más breves que los FRD. 

En cambio, los FRD suelen ser documentos más extensos. Estos documentos documentan ampliamente los requisitos del sistema. Por ello, suelen ser mucho más largos que los BRD. Un FRD estándar tiene entre 10 y 100 páginas, mientras que un proyecto de mayor envergadura puede requerir un documento más extenso. 

4. ¿Quién prepara el documento?

Los analistas de negocio son los únicos responsables de crear los BRD. Algunas organizaciones pueden implicar a gestores de proyectos para garantizar que el documento satisface las necesidades del proyecto. 

Los analistas de negocio trabajan bajo la supervisión de analistas de sistemas o expertos técnicos para preparar una FRD. Un equipo de implementación puede participar en el desarrollo de una FRD. Sin embargo, su participación se limita a aportar información sobre la funcionalidad del sistema. 

5. Flexibilidad

Los BRD suelen ser más flexibles que los FRD porque tratan conceptos de alto nivel que es menos probable que cambien a medida que avanza el proyecto. Las FRD, en cambio, son más rígidas porque a menudo describen detalles técnicos específicos que deben seguirse al pie de la letra para que un sistema funcione correctamente. 

Cuándo utilizar BRD y FRD

Tanto los documentos BRD como los FRD son esenciales para cualquier proyecto. Una vez que tenga el BRD, puede utilizarlo para crear el FRD. Una vez completado el FRD, puede utilizarlo para desarrollar las especificaciones funcionales del proyecto. 

Sin embargo, puede haber ocasiones en las que necesite utilizar un documento sobre el otro. Por ejemplo, si va a presentar el proyecto a la alta dirección, querrá utilizar el BRD. En cambio, si trabajas con el equipo de desarrollo, querrás utilizar el FRD. 

A continuación encontrará un resumen de cuándo utilizar cada documento: 

Utiliza BRD cuando: 

• Tiene que convencer a los altos directivos para que aprueben el proyecto 
• Presenta el proyecto por primera vez 
• Debe ofrecer una visión general de los objetivos, requisitos y plazos del proyecto. 
• Al esbozar los requisitos del proyecto 
• Al crear una visión general de alto nivel del proyecto 

Utilice FRD cuando: 

• Desea proporcionar información detallada sobre la funcionalidad del proyecto 
• Trabajas con los desarrolladores para crear las especificaciones funcionales del sistema 
• Debe asegurarse de que todos los miembros del equipo comprenden los requisitos del sistema. 
• Al esbozar las especificaciones técnicas detalladas del proyecto 
• Al proporcionar información que los desarrolladores utilizarán para crear planes y casos de prueba 

Una organización más grande puede utilizar ambos documentos de principio a fin. En este caso, el BRD se utiliza para obtener la aprobación del proyecto. Una vez que el proyecto obtiene la aprobación, el analista de negocio crea el FRD. Una vez completado el FRD, se pasa al equipo de desarrollo para que elabore las especificaciones funcionales del sistema. 

No todos los proyectos o empresas necesitan ambos documentos. Por ejemplo, una empresa pequeña o un proyecto de poca complejidad pueden necesitar sólo un BRD. Sin embargo, un proyecto no puede funcionar solo con un FRD porque es un derivado del BRD. 

Preguntas frecuentes

Conclusión

Una BRD y una FSD son documentos esenciales para cualquier proyecto. La principal diferencia entre ambos es que un BRD es un documento de alto nivel que describe los objetivos empresariales, mientras que un FRD es un documento más detallado que describe los requisitos funcionales del proyecto.

Ambos documentos son elaborados por el analista de negocio y revisados por las partes interesadas y los expertos en la materia. 

A la hora de decidir qué documento utilizar, es esencial tener en cuenta la finalidad del proyecto y quién lo utilizará. Las pequeñas empresas con poca complejidad pueden necesitar solo un BRD, mientras que las grandes empresas o proyectos pueden necesitar ambos documentos.